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Kintoneは、業務アプリを簡単に開発できるクラウドサービスです。
多くの企業が導入しているKintoneですが、「Kintoneの導入を検討しているけど特徴がわからない」「Kintoneでできること・できないことを知りたい」と思っている企業の方も多いでしょう。
そこで本記事では、Kintoneとは何か仕組みやできること・できないことを解説します。
合わせて、Kintoneの導入事例も紹介するので、ぜひ本記事を参考にKintoneの導入を検討してみてください。
コンピュータの専門学校がプログラミング及び、コンピュータの基礎を学び、その後、日本電気の子会社で働きました。その後、いくつかの開発の仕事を経て,コンピュータの専門学校の講師兼担任を経験し、その後はフリーにてシステムエンジニアやプログラマーの開発の仕事を担当、そのかたわらプログラミングスクールや職業訓練所、企業の新人教育などを担当しました。 25年以上のシステムエンジニア、プログラマーの仕事の経験があります。
Kintone（キントーン）とは？できること一覧
Kintoneの特徴やメリットを理解できたところで、実際にKintoneでできることを紹介します。
Kintoneを使う上での可能性と限界を理解するのは、適切なツール選択に不可欠です。もしもKintoneを導入したのに、「自分のやりたいことができない」となってしまっては、また別のツールを探さなければいけません。
なので、Kintoneでできることをしっかり把握して、自身のニーズに合っているかどうかを判断しましょう。
業務アプリの作成
Kintone公式サイト50秒でわかるキントーン
Kintoneのメインとも言えるのが「業務アプリの作成」です。業務内容やニーズに合わせてアプリの開発ができます。以下は開発できるアプリの一例です。
- 顧客管理・案件管理アプリ：顧客の情報や訪問記録などの入力・記録・印刷をプログラムなしで作成できます。現在進行中の案件も進捗管理するアプリが簡単に作成できます。
- プロジェクト管理アプリ：会社ではいくつものプロジェクトが進行していきます。普通はEXCELなどで作りますが、キントーンなら簡単な操作でリソースやタスクの管理をおこなうアプリが作れます。
- 勤怠管理アプリ：勤怠管理の管理は、どの会社にも必要な業務です。出退勤や有給休暇などを簡単に入力でき管理するアプリです。
上記はあくまでも一例なので、他にもさまざまなアプリの開発ができます。またKintoneはノーコードのプラットフォームなので、プログラミングの知識がなくても誰でもアプリを作成できるのは魅力的です。
データ管理
Kintoneを使用すると、効率的なデータ管理が可能です。以下は、Kintoneで実現できるデータ管理の主な機能です。
- データの集約と統合:会社内では部署ごとにデータベースやデータがバラバラになっていることが多いです。それらを集約し、統合します。
- カスタムデータベースの構築：会社で特有の項目をデータベースにもたせることが簡単にできます。
- データ検索：あらゆる検索が自由に自在に構築できます。
Kintoneで上記の機能を活用すると、企業のデータ管理を効率化するのに有効です。
円滑なコミュニケーション
Kintoneはコミュニケーションを円滑にするのにも役立ちます。Kintoneでは、コミュニケーションの機能として、具体的に以下のものが備わっています。
- チャット機能：チャットとは簡単（言うとlineのようなメッセージを送りあえるアプリ。kintonで簡単にチャットを作れます。
- コメント機能：コメントを入れられる機能も簡単につくれます。
- 共有ドキュメント：Kintone上にドキュメントをアップロードし、チームメンバーと共有できる。
- アクティビティ機能：ユーザー間でのやり取りや、更新情報などがリアルタイムでわかります。
- イベント管理：カレンダー機能を使用して、会議やイベントのスケジュール管理ができる。
上記の機能を活用すると、チームメンバー間のコミュニケーションが活発化され、プロジェクトの進行や意思決定にも良い影響が出るでしょう。
自社事業に沿ってカスタマイズ
Kintoneは、利用者が業務アプリケーションを自由にカスタマイズできるプラットフォームです。カスタマイズの範囲は広く、さまざまな活用方法があります。
- フォームの設計：プログラムや難しい設定がいらず、フォームの部品をドラック&ドロップするだけで簡単にフォーム画面が作成できます。
- ワークフローの構築：ワークフロー機能を使用すると業務の自動化を行うことができます。
- デザインのカスタマイズ：豊富なテンプレートやスタイルシートによってアプリを簡単に自社に合わせたものに作り変えることができます。
カスタマイズ機能は多岐にわたり、ニーズに合わせた柔軟な対応ができます。
他サービスとの連携
KintoneはAPIを公開しており、外部システムやサービスとのデータ連携が簡単です。他のデータベースやアプリケーションからのデータをKintoneに取り込んだり、Kintoneのデータを他のシステムに送信できたりします。
また、Kintoneは多くの一般的なビジネスアプリケーションとのプリセット連携機能が使えます。例えば、メールやカレンダーアプリ、クラウドストレージ、顧客管理システム、経費精算システムなどとの連携が可能です。
JavaScriptを使用すれば、独自のカスタムスクリプトを作成でき、他のサービスやアプリケーションとの連携を実装できるのも魅力です。このような柔軟性により、Kintoneは他のビジネスツールとの連携ができ、利用者にとってはさらなる業務効率化へと繋がるでしょう。
進捗状況の可視化・タスク管理
Kintoneを活用した効果的な案件管理では、進捗状況の可視化とタスク管理も重要です。
Kintoneを使用して、プロジェクトの進行状況や担当者のタスクを一元管理し、ダッシュボードやカスタムビューを活用してリアルタイムで進捗を把握します。担当者にタスクを割り当て、優先度や期限を設定し、タスクの進捗状況をリアルタイムで更新します。
これにより、チーム全体がプロジェクトの進行状況を把握し、タスクの効率的な管理が可能です。
業務の自動化
案件管理において、自動化も不可欠です。
Kintoneのワークフロー機能を使用して、ルーチン業務やプロセスを自動化します。たとえば、タスクの割り当てや承認プロセス、リマインダーの送信などを自動化すると、業務効率が向上します。
また、条件付きアクションを設定して特定の状況に応じた処理を自動化するのも可能です。手作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら作業効率を高められます。
レポート作成
レポート作成機能を使うと、案件管理も効率よく進みます。
Kintoneは、データを集約し、分析しやすい形でレポートを作成する機能が利用可能です。プロジェクトの進捗状況や課題や予算の状況など、重要な情報をリアルタイムで把握できるので、問題点を素早く発見し適切な対策を取れます。
さらに、Kintoneのダッシュボード機能を活用すると、グラフやチャートを用いて情報を視覚的に表現し、わかりやすいレポートとして共有できます。
充実したレポートがKintone上で作成できるので、プロジェクトの管理者や関係者の迅速な情報収集や意思決定に効果的です。
キントーンの仕組み・料金
Kintone公式サイト
先程から説明していることと重複するのですが、Kintoneはクラウドアプリです。（クラウドアプリは、自社のサーバーやクライアントにアプリをインストールする必要がありません。）そして、プログラムなしで業務システム化や効率化ができます。つまりはシステム開発にかかる費用を大幅に削減することができます。
それはすでに使える業務のアプリが用意されていますし、それを自社の業務にあわせてカスタマイズできます。また、外見やフォームをテンプレートやスタイルシートを使って自社に向いたものに変えることが可能です。
以下はKintoneの料金体系になります。
| コース | ライトコース | スタンダードコースオススメ | ワイドコース |
| 価格 | 月額780円/1ユーザー 年額9,170円/１ユーザー | 月額1,500円/1ユーザー年額17,640円/１ユーザー *1 | 月額3,000円/1ユーザー年額36,000円/１ユーザー |
| 最小契約ユーザー数 *2 | 5ユーザー | 5ユーザー | 1,000ユーザー |
| アプリ数 *2 | ～200個 | ～1,000個 | ～3,000個 |
| スペース数 | ～100個 | ～500個 | ～1,000個 |
| 外部サービスとの連携・プラグイン、および拡張機能 | × | 〇 | 〇 |
| 大規模利用向け機能 | × | × | 〇 |
| ディスク容量 | ５GB×ユーザー数 | ||
| サポート | メール・電話・チャットによるサポート | ||
| 言語設定 | 多言語対応（日本語・英語・簡体字・繁体字・スペイン語） | ||
| スマホ専用アプリ | 〇有 iPhone android | ||
*1 30日間無料お試しからはじめる ※30日間の無料お試し終了後、自動的に課金されることはありません。
*2 ※上限については必要に応じてご相談ください
オプション
| コース | ライトコース | スタンダードコースオススメ | ワイドコース |
| ゲストユーザー価格 | 月額580円/１ユーザー年額6,820円/１ユーザー | 月額1,200円/１ユーザー年額14,110円/１ユーザー | |
| ゲストスペース数 | ～100個 | ～500個 | |
| オススメセキュアアクセス | 月額250円/１ユーザー（年額2,940円/１ユーザー） | ||
| ディスク増設 | 月額1,000円/10GB（年額11,760円/10GB） | ||
Kintoneの主な特徴・メリット
Kintoneは、簡単にカスタムアプリケーションを作成できるプラットフォームです。
アプリケーションを開発できるツールはさまざまありますが、Kintoneは累計30,000社以上が導入しているほど、人気度がかなり高いツールです。
なぜKintoneがそこまで人気なのでしょうか。結論、Kintoneには他のアプリケーション開発ツールにはない導入するメリットがあります。
Kintoneの簡単な特徴やメリットを解説します。
ノーコード・ローコード開発
Kintoneの主な特徴・メリットの1つは、「ノーコード・ローコード開発」です。プログラミング知識がなくても、あるいは少なくても、利用者は簡単にアプリケーションを開発できます。
Kintoneの場合、ビジュアルなドラッグ＆ドロップインターフェースやプリセットのテンプレートを使用して、フォームやワークフローをカスタマイズできます。
IT部門の負担を軽減しながら、ビジネス部門やエンドユーザーが自らニーズに合ったアプリケーションを開発することが可能です。さらに、アプリケーションの開発サイクルが短縮され、作業効率も上がります。
Kintoneを使用すると、従来の開発プロセスよりも効率的にアプリケーションを構築し、開発できるのは大きな魅力です。
豊富なテンプレート・アドオン・プラグイン
豊富なテンプレート、アドオン、プラグインが使えるのもKintoneのメリットです。利用者は簡単に機能を追加しカスタマイズできるので、ビジネスプロセスを最適化するのに役立ちます。
まず、Kintoneには様々な業界や業種向けのテンプレートが用意されています。プロジェクト管理、タスク管理、問い合わせ管理、在庫管理など、さまざまなビジネスニーズに対応したものです。これらのテンプレートは、誰でもすぐに使用できるので、時間と労力を節約できます。
また、Kintoneはアドオンやプラグインにも対応しており、機能の追加や拡張が簡単です。例えば、カレンダーアドオンを導入すると、スケジュール管理がより効率的になります。さらに、外部サービスやツールとの連携を強化するためのプラグインも利用可能です。
Kintoneの豊富なテンプレート・アドオン・プラグインは柔軟性が高く、幅広いニーズに対応できるため、さまざまな業界や規模の企業に適しています。
モバイル対応
Kintoneはモバイルフレンドリーなプラットフォームであり、利用者はいつでもどこでもスマートフォンやタブレットからアクセスし、業務を行えます。
モバイル対応により、従業員はオフィス外で作業する際にも、業務が可能です。例えば、営業担当者は外出先で顧客情報にアクセスして取引履歴を確認したり、現場の作業員はモバイルデバイスからタスクやスケジュールを管理できたりします。
Kintoneのモバイルアプリは使いやすく、操作は非常に簡単です。モバイル版でもデスクトップ版と同様の機能が使え、画面サイズに合わせて最適化されています。
モバイル対応により、従業員は柔軟な働き方ができ、業務効率の向上にも繋がります。
Kintoneでできないこと・注意点
Kintoneは多くの業務を効率化できますが、導入するにあたっては、いくつかの留意点があります。
最後に、Kintone導入前の準備と注意すべきポイントを解説します。
できないことや注意点を把握せずに導入してしまうと、作業効率は上がらないので、しっかりと把握しておきましょう。
複雑なシステム開発には向かない
Kintoneは柔軟性や拡張性に優れたプラットフォームですが、複雑なシステム開発には向かない場合があります。例えば、複雑なビジネスロジックや処理が必要なシステムや、大規模なデータ処理を必要とする場合には、Kintoneの標準機能だけでは対応しきれない可能性があります。
また、カスタムコーディングや高度な統合が必要な場合にも、Kintoneの範囲外の作業となる場合にも注意が必要です。
Kintoneを導入する際には、適切なアプリケーションや業務プロセスを選択し、Kintoneの利用範囲内で実現可能な業務効率化やデジタル化を検討するのが重要です。
データ分析機能が弱い
Kintoneは、業務プロセスの管理やデータの収集、共有、操作などを簡単に行えるプラットフォームですが、データ分析機能に関してはある程度の制約があります。
一般的なデータ分析ツールやビジネスインテリジェンス（BI）ツールと比較すると、Kintoneのデータ分析機能は限定的です。
Kintoneはデータ分析に特化したプラットフォームではなく、主に業務プロセスの管理やデータの共有・操作に焦点を当てています。そのため、複雑なデータ分析はKintoneを補完する形で他の専用のデータ分析ツールやBIツールを使うのがおすすめです。
セキュリティ対策に不安がある
Kintoneはセキュリティに配慮されたクラウドサービスですが、一部の企業ではセキュリティに関する注意点があります。
例えば、企業が自社のデータを第三者のクラウドプロバイダーに預けるのに不安を感じる場合や、データ漏洩や不正アクセスへの懸念がある場合です。
また、Kintoneが提供するセキュリティ機能が企業の要件を満たさない場合もあります。
そのため、企業がKintoneを導入する際には、セキュリティポリシーや規制要件を十分に考慮し、必要に応じて追加のセキュリティ対策を検討する必要があります。
モバイルアプリは簡易的な機能のみ
Kintoneのモバイルアプリは、基本的なデータの閲覧や入力、承認などの簡易的な操作に対応していますが、より高度な機能やカスタマイズはできません。
例えば、モバイルアプリでは複雑なワークフローの設定やレポートの作成など、より高度な業務処理は行えません。
また、モバイルアプリ版ではPC版に比べて画面表示が狭く、操作性に制限があるのも注意点です。
そのため、Kintoneを利用する際には、モバイルアプリを使用する場合でも、主要な業務処理はPC版を使うのがおすすめです。
カスタマイズには専門知識が必要
Kintoneでのカスタマイズは、専門的な知識やスキルが必要です。
特に、複雑な業務プロセスのワークフロー設計や高度なレポート作成、データベースの設計などは、専門的な技術や経験がないと難しい場合があります。
また、Kintoneの柔軟性を最大限に活用するためには、JavaScriptやHTML、CSSなどのプログラミング言語に対する理解も重要です。
Kintoneを導入する際には、専門的な知識やスキルを持つ人材やパートナーとの連携があった方が良いでしょう。また、カスタマイズに関する作業は慎重に行う必要があります。
データ移行には時間と費用がかかる
Kintoneでのデータ移行は、時間と費用がかかる点も注意が必要です。
既存のデータが複雑で大量である場合や、異なる形式や構造を持つデータを統合する場合は、より多くの時間とリソースが必要となります。
また、データ移行には予期せぬ問題が発生する可能性もあるため、余裕を持ったスケジュールを設定し、慎重に計画を立てるのが重要です。
撤退する場合に費用が発生する可能性がある
Kintoneを撤退する場合、追加の費用が発生するケースがあります。Kintoneに蓄積されたデータのエクスポートや移行に関連する費用です。
そのため、撤退に伴う作業や変更に関連する追加費用を事前に把握し、予算内で対応できるようにしましょう。
また、Kintoneとの契約条件やサポートプランによっては、契約解除に伴う違約金や手数料が発生する場合もありますので、契約書や規約をよく確認してから契約しましょう。
Kintoneの導入事例とその効果
Kintoneでできることやメリットは多いですが、実際にKintoneを導入してどのような変化が起こるのか気になる方もいるでしょう。
Kintoneの導入事例とその影響は、さまざまな企業や組織で確認されています。
ここでは、Kintoneを導入した企業の成功事例を紹介します。
パーソルキャリア
「パーソナルキャリア株式会社」は、転職サービス「DODA」やアルバイト求人情報サービス「an」などを運営している総合人材サービス会社です。
システム開発や保守業務を行う際に、さまざまな間接業務が複数の手段で実行されており、必要な事務手続きが完了せずに開発が始まりそうになる時が多々ありました。そんなパーソナルキャリアではIT統括部でKintoneを導入しました。そこで開発した利用頻度の高いアプリは以下の3つです。
- プロジェクト管理アプリ
- IT審議アプリ
- 発注アプリ
kintoneの導入により、現場で情報を更新し、それをリアルタイムで確認できるようになりました。さらに、各アプリに共通のプロジェクトナンバーを割り当てができるようになり、現場担当者とガバナンス部門の両方が、一つのプロジェクトの情報を包括的に把握できるようになった事例です。
Fast Fitness Japan
「株式会社Fast Fitness Japan」は、24時間営業フィットネスクラブ「エニタイムフィットネス」を運営しています。
あらゆる契約書が、紙のファイルとなって溢れてしまう課題があり、Kintoneを導入したのです。
Kintoneの導入後は契約書管理以外にも、店舗管理や取締役会議事録管理、出店承認やトラブル報告書など、あらゆる業務に関するアプリをkintoneで作成。また、kintoneの導入後、アプリを作る過程で、それぞれの業務フローが整理・可視化されたことによる思わぬ効果もありました。
あらゆる業務のシステム化を実現し、作業時間も大幅に短縮できた事例です。
大東精密株式会社
「大東精密株式会社」は、自動車関連部品の製造を中心に行っています。
元々Excelで作業していた際、フォーマットの修正中は誰もファイルに触れないため、作業が滞るときもありました。しかし、Kintoneを導入後、通常の業務を続けながらも、フォーマットの修正が容易に行えるようになりました。
会社全体の紙業務をExcel化する施策を進め、そこからkintoneに出会い、より効率化に成功した事例です。
エネチェンジ
「エネチェンジ株式会社」は、国内最大級の電気・ガス代見直しサービスサイト「エネチェンジ」を運営する会社です。
Kintone導入前は、エクセル形式のスプレッドシートで、数千の顧客を管理していました。どの営業担当が、いつコンタクトを取り、次回の電話はいつなのかをを1行でまとめていたので、当然データは重くなり、開かなくなる時も。また、顧客への連絡漏れが起きてしまう時もありました。
そこで情報管理を効率化するためにKintoneを導入。Kintone導入後、状況が大幅に改善し、CMを見た人からの問い合わせにも積極的に対応できるようになったのです。もちろん案件数は増加し、導入前のなんと15倍ほどの案件を抱えるようになりました。
結果として、Kintoneが大幅な成約増加の要因となった事例です。
リノベる
「リノベる株式会社」は、古い建物を再生し、新たな価値を生み出す不動産リノベーションのプロジェクトを展開する会社です。
顧客管理のシステムが整備されておらず、その整備が急務でした。そこでKintoneを導入した背景があります。
Kintoneの導入後、各業務担当者は顧客情報をIDで関連付けし、顧客の問い合わせから契約までの業務をアプリ内で完結できるようになりました。
さらに、営業担当者ごとの実績管理を手作業からKintone上で実施し、そのデータをスプレッドシートやBIツールを用いて視覚化するシステムを構築しました。これにより、従来は30分かかっていた集計作業をたったの2〜3分で完了させ、業務効率化に成功した事例です。
まとめ：Kintoneを利用して効率よく案件管理
本記事では、Kintoneとは何か、仕組みやできることを解説しました。
Kintoneは、ビジネスアプリケーションプラットフォームであり、企業や組織が簡単にカスタマイズ可能な業務アプリケーションを構築・運用できるサービスです。
Kintoneは、特にベンチャー中小企業にとって作業効率の向上など多くのメリットをもたらします。
しかし、Kintoneにはできないことや注意点もあるので、限界を正確に理解するのが重要です。
Kintoneに関して、疑問点や相談、導入の相談などあれば実績豊富な株式会社Jiteraに一度ご相談ください。貴社の要件に対する的確なアドバイスが提供されると期待できます。
株式会社Jitera
