組織や個人が業務でより多くの利益を得るために業務の効率化を図ることは非常に重要です。

業務効率化を行うことで業務で発生する人的コストや時間の削減ができ、生産性の高い業務に集中できるようになります。

そんな業務効率化ツールは現在、目的に合わせてさまざまなツールがリリースされており、どのツールを導入したらよいのか分からない人も少なくないでしょう。

本記事では、業務効率化ツールの基本やメリット、導入方法について解説していきます。目的別に合わせたおすすめ業務効率化ツールも紹介しているため、組織や個人で効率化したい業務に合わせた業務効率化ツール選びの参考にしてみてください。

目次

• 業務効率化ツール:名刺管理3選
  • Sansan
  • CAMCARD/CAMCARD BUSINESS
  • Wantedly people
• 業務効率化ツール:タスク管理・プロジェクト管理6選
  • Todoist
  • jooto
  • Time Krei
  • Notion
  • Backlog
  • Trello
• 業務効率化ツール:コミュニケーション4選
  • Zoom
  • Chatwork
  • Microsoft Teams
  • Slack
• 業務効率化ツール:RPA（Robotic Process Automation）3選
  • WinActor
  • BizRobo!
  • Blue Prism
• 業務効率化ツール:ペーパーレス化6選
  • GMOサイン
  • 承認TIME
  • ジョブカン勤怠管理
  • セキュアSAMBA
  • クラウドサインSCAN
  • Xｰpoint cloud
• 業務効率化ツール:クラウドストレージ2選
  • コワークストレージ
  • Google Workspace
• 業務効率化ツール:ナレッジ共有2選
  • NotePM
  • Mazrica Sales
• 業務効率化ツールのまとめ

監修者 nyann_writer

現役のシステムエンジニアとして10年程度のキャリアがあります。 Webシステム開発を中心に、バックエンドからフロントエンドまで幅広く対応してきました。 最近はAIやノーコードツールも触っています。

業務効率化ツール:名刺管理3選

名刺交換はビジネスの場において非常に重要な役割をはたします。そのため、多くの場面でもらった名刺がたまって整理する作業が発生する場合も少なくないでしょう。

名刺管理ツールは、もらった名刺をデータ化して一括管理するためのツールです。

名刺管理による人脈整理をすることで次のビジネスにつなげる材料になるため名刺交換シーンが多い人におすすめのツールといえます。

こちらでは、名刺管理機能に特化した業務効率化ツールを紹介していきます。

Sansan

Sansanは、名刺や企業情報、営業利益を一元管理・共有することで売り上げ拡大とコスト削減を実現させる業務効率化ツールです。

名刺交換やメールのやり取りがデータ化されるため、顧客や企業担当者と誰が繋がっていて、どんなやり取りがされているのかを見える化してくれます。

公開されている組織情報や同僚が交換した名刺の情報をもとに顧客企業の人事情報などを最新化でき、さまざまな形のアプローチに役立つため、名刺交換が積極的に行われていてその情報をデータ化したい企業におすすめの業務効率化ツールといえるでしょう。

Sansanはこちら

CAMCARD/CAMCARD BUSINESS

CAMCARDは、全世界で1.1億人以上のユーザー数を誇る名刺管理アプリです。無料で利用できる個人用の「CAMCARD」とビジネス向けの「CAMCARD BUSINESS」が提供されています。

OCR（文字認識）機能が組み込まれているため、名刺をスマホで撮影するだけですぐにデータ化できることが魅力です。

名刺情報を全社で共有して人脈データへのアクセスや管理が容易になります。オンライン上での名刺交換や共有にも対応しており、名刺管理業務の効率化が期待できるためおすすめの業務効率化ツールです。

CAMCARDはこちら

Wantedly people

Wantedly peopleは、無料で利用できる名刺管理アプリです。複数の名刺を一緒に撮るだけでその場でデータ化して名刺交換相手の情報を入手できます。

また、データ化した名刺情報と連絡先を同期することで自動的に名刺交換相手の情報が連絡帳に登録されて今後のやり取りで自動的に名前が表示されるようになることがポイントです。

他サービスからの乗り換えにも対応していることも魅力で、名刺情報の管理のみでよい場合や無料で管理したい場合におすすめのアプリといえるでしょう。

Wantedly peopleはこちら

業務効率化ツール:タスク管理・プロジェクト管理6選

タスク管理・プロジェクト管理する業務効率化ツールは、タスクを可視化し、共有するツールです。これまでチームやチームメンバーのタスクは各々が俗人的に管理してきました。

そのため、タスクの把握漏れや進捗遅れなどが発生してしまうケースが少なくありませんでした。

タスク管理・プロジェクト管理ツールはそんな俗人的なタスク管理を明示することでチームや会社全体でタスクを管理し、効率化が図れます。

こちらでは、タスク管理やプロジェクト管理業務の効率化を図ってくれるツールを紹介していきます。

Todoist

Todoistは、個人や組織内のコラボレーションと仕事管理を行いタスクとプロジェクトを管理するタスク管理＆ToDoリストアプリです。

タスク欄にタスクを入力することで自然言語認識機能により自動的にToDoリストを作成します。

また、作成されたタスクは優先順位をカスタマイズすることができ、重要な業務やタスクを優先的に実行できるようになることが魅力です。

Todoist

jooto

jootoは、かんばん方式を利用した直感的にわかるシンプルな画面が特徴のタスク・プロジェクト管理ツールです。

個人でもビジネスシーンでも使用できるため、ストレスの少ないタスク・プロジェクト管理ができます。

またコミュニケーションツールとしても利用可能で外部ツールとの連携にも対応しているため、導入しやすいことが魅力です。

jootoはこちら

Time Krei

Time Kreiは、プロジェクトを効率よく回すために管理職・従業員・経営者の3者の視点から情報を管理・分析ができるプロジェクト管理ツールです。

グループウェアとプロジェクト管理をオンラインで一元管理することができ、プロジェクトや業務の可視化を実現して作業効率の向上が期待できます。

経営者はコスト削減観点で、管理職はプロジェクト全体のタスク進捗・進行管理、従業員は作業進捗の可視化に活用可能です。

Time Kreiはこちら

Notion

Notionは、タスクやプロジェクト、議事録など幅広い業務の自動化や管理に対応したビジネスツールです。

複数の機能がNotionに集約されており、これまで目的ごとに契約していたツールから一元化してコストを削減することができます。

またオプションでAI機能の追加が可能で、AIやAPIを駆使したワークフローの自動化がだれでもできるようになることがポイントです。

カスタマイズ性も高いためユーザーニーズに合わせてワークスペースの構築がでるため、タスク管理だけでなく幅広い業務の自動化に活用したい場合は本ツールを検討してみてください。

Notionはこちら

Backlog

Backlogは、シンプルな操作性と親しみやすいUIで、誰でも直感的に操作できることが魅力のプロジェクト完治・タスク管理ツールです。

スペース課金制を導入しており、ユーザー数の増加で料金が変わらないためメンバー追加が気軽に行えます。

外部サービスとの連携機能だけでなく、Backlog APIを利用することで外部サービスへのBacklog機能の連携ができることが強みです。

Backlog

Trello

Trelloは、チームがプロジェクトやワークフロー、タスクの追跡を管理できるようにする視覚的なタスク・プロジェクト管理ツールです。

表示機能が豊富で、Trelloボードやタイムライン、カレンダーなどチームの働き方に合わせて柔軟にカスタマイズできます。

統合機能など、これまで使用していたアプリをTrelloワークフローにつなげることで特定のニーズの微調整ができるなど導入のしやすさが魅力です。

Trelloはこちら

業務効率化ツール:コミュニケーション4選

コミュニケーションツールは、働き方改革が行われている現代において必要不可欠なツールの1つです。

従来対面でのみ行われてきた打ち合わせをリモートでも行えるようにできます。そのため、場所を選ばず自社や顧客との打ち合わせがセッティングでき、業務の効率向上が図れるのです。

こちらでは、コミュニケーション業務の効率化をサポートしてくれるツールを紹介していきます。

Zoom

Zoomは、あらゆるデバイスでの簡単なビデオ会議やメッセージングを行えるコミュニケーションツールです。

高いセキュリティ性や50人規模でも安定できる接続の強さが魅力で、多くの企業がミーティングツールとして活用しています。

無料版でも機能が充実しており、最大100名で連続40分の利用が可能です。連続使用時間が40分を超えた場合、再度立ち上げなおせばミーティングが再開できることも魅力となります。

録画機能も有しているため、ミーティングの証跡を残すことが可能なため、個人法人問わずインストールしておくと便利なツールといえるでしょう。

Zoomはこちら

Chatwork

Chatworkは、国内利用者数トップクラスのビジネスチャットツールです。

メールや電話のやり取りに時間がかかることや担当者とのコンタクトができないなどの悩みを解決する機能をもっています。そのため、ビジネスの本題に集中したコミュニケーションが実現可能です。

シンプルなUIとなっており、システムが苦手な人でも使いやすく、スピーディーなやり取りが行えます。

また本ツールを使った業務効率化を実現させるためのサポートコンテンツとして資料やセミナー、コラムなどが豊富に用意されており導入時の疑問点も解決して利用できることが魅力です。

Chatworkはこちら

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するコミュニケーションツールです。

チャット機能をメインとしてWeb会議や通話、ファイル共有、共同編集などさまざまな機能が備わっています。

あらゆる働き方に合わせて作られており、会議はどこからでも参加できたり、ドキュメントの共同編集で全体の協調を保ったりとできることが多いツールです。

他Microsoft製品との相性も良いため、業務でMicrosoft製品を使用することが多い場合は本ツールをインストールを検討するのもよいでしょう。

Microsoft Teamsはこちら

Slack

Slackは、ビジネスシーンでの利用に特化したコミュニケーションツールです。

プロジェクトやチームごとに作成可能なチャンネル内のコンテンツはすべて検索可能で、メッセージだけでなくファイル共有や通話、クリップなどさまざまな機能が用意されています。

そのため、プロジェクトに途中参加するメンバーにいちいち過去のデータを送信する手間が省けるのです。

連携できる外部ツールが多いことも特徴の1つで、AWSやGoogleクラウド、Zoomなどの業務効率化システムと併用することができます。

Slackはこちら

業務効率化ツール:RPA（Robotic Process Automation）3選

RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコンで行われる作業を自動化できるシステムや仕組みをさします。

データなどの集計作業や議事録の文字起こしなど日常業務で実施している作業時の操作を記録することでシステムが作業を代替して業務の効率化、生産性の向上を実現するのです。

こちらでは、そんなRPAツールを紹介していきます。

WinActor

WinActorは、業務効率化を支援するRPAツールです。

Windows端末上のアプリケーションの操作を学習して自動実行でき、数日かかるような大量の事務処理などをツールを24時間稼働させることでスピーディーな処理を実現してくれます。

また自動化ロボットによる作業のため作業ミスをなくし、従業員は本来の業務に従事できるようになるため、生産性の向上効果が期待できます。

こちらのツールは対象OSがWindowsのみとなっているため、導入を検討する場合はOSが対応しているか注意が必要です。

WinActorはこちら

BizRobo!

BizRobo!は、面倒な作業を自動化して社内DX化のサポートをしてくれるRPAツールです。

定例作業や慢性的な人手不足、手入力によるミスや手戻り、作業の偏りなどの悩みを作業の自動化によって解消してくれます。

使いやすい操作画面とローコード開発で視覚的に開発できるため、IT知識がなくても作業の自動化ができることがポイントです。

また製品によってはロボットの同時実行が可能なため、定例作業の時期に偏りが発生する場合でも同じタイミングでロボット実行ができるため、定例作業が偏ったり多い場合は本ツールの導入を検討してみてください。

BizRobo!はこちら

Blue Prism

Blue Prismは、AIと機械学習を活用した自動化を行い業務管理や効率化を実現するRPAツールです。

高いセキュリティ性と柔軟性、拡張性、管理のしやすさが特徴としてあげられます。

高いセキュリティ性によって金融業界や医療業界などを中心に世界中さまざまな企業で活用されているツールです。

作成したシナリオは365日24時間稼働可能で、実行もルール設定やスケジューリングで自動化ができ、業務効率向上が期待できます。

Blue Prismはこちら

業務効率化ツール:ペーパーレス化6選

契約や決済・勤怠管理などさまざまなビジネスシーンで紙媒体の書類が利用されており、書類の輸送や対面での契約締結のための移動時間など金銭だけでなく時間的コストがかかります。

ペーパーレス化の業務効率化ツールは、そんな書類関連の業務をペーパーレス化することで効率化を図るツールです。

特に電子契約が可能になったことで、わざわざ出向かずに契約が締結できるようになり移動時間などの削減が可能です。

こちらでは、ペーパーレス化をサポートする業務効率化ツールを紹介していきます。

GMOサイン

GMOサインは、GMOグローバルサインHDが運営する電子契約サービスです。

送信料が他社と比較しても安く、また部外秘の文書を権限設定や閲覧制限で大切に保管してくれることが魅力。電子帳簿保存法に準拠しており安心して利用できます。

SalesforceやkintoneなどさまざまなサービスとGMOサインをAPI連携することが可能です。

あらゆるシーンで使える電子契約サービスとして、契約などで発生する手間を削減してくれます。

GMOサインはこちら

承認TIME

承認TIMEは、稟議申請や捺印申請をはじめとした社内文書の電子化を実現できるワークフローシステムです。

申請や決済、保管などの業務がWeb上で完結できるため、これまで対面で行っていた分かかっていた時間が削減されリモートワークや多拠点でも意思決定をスムーズにしてくれます。

最短1週間で導入できるシステムでバージョンアップやメンテナンスが不要のため、すぐに導入して社内文書関連の業務をペーパーレス化が可能です。

承認TIMEはこちら

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、勤怠管理業務に必要な機能が備わったクラウド勤怠管理システムです。

あらゆる勤怠携帯に対応しており、シフト管理や残業管理、休暇・申請管理などの書類関連業務で発生する手作業をシステムに一元化することで勤怠管理のペーパーレス化を実現できます。

データのダウンロードや残業設定、打刻忘れ防止機能などの便利機能が備わっているだけでなく、働き方改革関連法に対応ができることも魅力です。

ジョブカン勤怠管理

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、安全にファイル共有が行える法人向けのオンラインストレージサービスです。

アクセス経路とファイル全てが暗号化できるなどセキュリティに優れており、紙媒体で保管していた重要書類を高いセキュリティを保ってペーパーレス化ができます。

操作が簡単でデバイスをを問わずファイルのやり取りができるため、外出先からでも安全にファイル閲覧や送受信が可能です。

また本サービスを導入していない相手とのデータの送受信をする場合にもセキュリティ性能が発揮されるため、企業間でデータのやり取りをする機会が多い組織や個人の方にもおすすめとなります。

セキュアSAMBAはこちら

クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、電子契約サービスのクラウドサインの関連サービスの1つで、スキャンした紙の契約書の書類情報の入力からデータのインポートまでを代行してくれる業務効率化ツールです。

スキャンデータの情報入力の自動化や取り込んだ契約書の検索・参照が簡単に行えることが魅力となります。

また、インポートしたデータを基に契約書の更新日や終了日の管理でき、期日が近づいた契約書を一から探す必要がなくスムーズな更新業務が実施可能です。

クラウドサインの導入を考えている場合は、クラウドサインSCANも一緒に導入することでより効果的に電子契約・管理業務が実施できるためおすすめです。

クラウドサインSCANはこちら

Xｰpoint cloud

Xｰpoint cloudは、紙イメージの入力フォームをノーコードで実現できる申請・決済業務の電子化を実装する業務効率化ツールです。

直感的に使える申請書入力フォームや承認ルートの構築をノーコードで実施できるため、システム管理者などの経験がなくても構築・運用ができます。

本サービスは、ペーパーレス化以外にも業務プロセスのシステム化や勤怠管理のクラウドシステム化など業務効率化できる観点が多く、このサービス1つでさまざまな改善が期待できます。

ペーパーレスを含むさまざまな観点で効率化を行いたい場合はおすすめです。

Xｰpoint cloudはこちら

業務効率化ツール:クラウドストレージ2選

クラウドストレージとは、オンライン上のサーバーにデータを保存できるサービスです。

オンプレミスのストレージと違い、インフラ整備が不要で状況に応じて拡張ができるため、業務規模に応じた活用ができます。

こちらでは、クラウドストレージの業務効率化ツールについて紹介していきます。

コワークストレージ

コワークストレージは、NTT東日本が提供するクラウドストレージサービスです。

インターネット環境があれば企業や組織、個人に関係なくどこからでも社内データが利用できます。

デスクトップ感覚で利用できるため、新たな操作を覚える必要がなくプログラミング経験を問わず従業員全員が活用できることが魅力です。

社内共有フォルダや個人用のパーソナルフォルダ、外部共有プロジェクトフォルダと3つのフォルダタイプを使い分けることができます。

また共有されるデータには、柔軟にアクセス権が設定でき、セキュリティを高めるためにリンクURLを発行して共有することでセキュアな情報連携が可能です。

コワークストレージはこちら

Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ドライブ、Meetなどのアプリを1つに集約したコラボレーションツールです。

AIが活用されており、それぞれ独立したツールをコラボレーションさせてくれるため、業務の効率を向上させてくれます。

クラウドストレージとして、ドライブ機能も搭載されており保存容量は従量課金することで柔軟に拡張可能です。

業務でGoogle製品を活用する場合は本ツールで1つにまとめて活用することが推奨されます。

Google Workspaceはこちら

業務効率化ツール:ナレッジ共有2選

ナレッジ共有ツールでは、業務効率化につながるナレッジを社内全体に共有できる業務効率化ツールです。

こちらでは、ナレッジ共有ができる業務効率化ツールを紹介していきます。

NotePM

NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できるナレッジマネジメントツールです。

マニュアル作成や社内Wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有などさまざまなシーンで活用できます。

見るだけユーザーは無料で利用できるため、ナレッジ作成部門を作成することでコストを削減して運用可能です。

APIなどを活用して外部連携することで自社業務システムにナレッジを組み込むこともできます。社内業務の属人化に課題がある場合は、本サービスの導入を検討してみてください。

NotePMはこちら

Mazrica Sales

Mazrica Salesは、マーケティングと営業をシームレスにつないでくれるSFA/CRMツールです。

組織のナレッジやノウハウを資産として社内で共有が可能で、営業でのやり取りや提案資料などの案件情報やAIによる分析で似た状況にある案件にて自動的にナレッジを共有ができます。

SFA/CRM機能も豊富で、本ツールだけで営業活動支援やカスタマーサービス業務のサポートが可能です。

ナレッジ機能だけでなく、営業部門や顧客対応部門の業務プロセスに課題や改善点を抱えている組織におすすめのツールといえます。

Mazrica Salesはこちら

関連記事

RPAとは？できることや導入メリット・デメリット、やり方まで解説！

業務効率化ツールのまとめ

業務効率化ツールは、ITテクノロジーを活用して業務の効率化を図るツールのことです。効率化したい業務や観点でおすすめのツールやサービスが変わるため、自分の組織や個人の業務を効率化させたい業務や作業を明確化することが重要になります。

業務効率化ツールを活用することで、無駄な業務や作業の削減によるコスト削減や従業員の工数削減効果が期待でき、組織や個人の売り上げや生産性向上につながることがメリットです。

ただ、導入による費用対効果が見込めない場合、導入しても意味がないケースもあるため、ツール選びの際には、効率化できる業務と費用を照らし合わせて検討しましょう。

Jiteraでは、業務効率化ツールの導入支援を実施しており、自分の組織や自分自身にあった業務効率化ツール選びに不安や不明点がある場合には、ツール選びから導入までサポートいたします。

業務効率化ツールの導入支援や案件についてはお問い合わせフォームからご相談ください。

Jiteraへのお問い合わせはこちら