イベント管理システムは、イベントの計画・組織・実行および追跡を支援するためのソフトウェアシステムです。

このシステムには、さまざまなものがありそれぞれ特徴が異なります。

この記事では、おすすめのシステムを比較したり、システムの基本を解説しています。

この記事を読んで、どのシステムを利用するかの参考にしてください。

イベント管理システム比較

イベント管理システムは、イベントの計画・組織・実行、および追跡を支援するためのソフトウェアシステムです。イベントプランナーやオーガナイザーが、イベントを円滑に進行させるために使用されるツールで、さまざまな機能を提供しています。

イベント管理システムは、多くの企業が提供しており、それぞれ特徴が異なります。

ここでは、以下のおすすめなイベント管理システムの7選を紹介します。

• 【無料あり】 formrun（フォームラン）
• 【無料あり】 Peatix（ピーティックス）
• 【無料あり】EventRegist（イベントレジスト）
•  楽らく受付くん
•  EventCreate（イベントクリエイト）
•  Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）
•  SPIRAL®

それぞれみていきましょう。

【無料あり】 formrun（フォームラン）

出典：https://form.run/home/t1

formrun（フォームラン）は、株式会社ベーシックが提供するフォーム作成ツールです。フォーム作成や顧客情報の管理までをワンストップで行うことができます。

formrunでは、問い合わせ窓口やアンケートフォームなど、さまざまなフォームを作成することが可能です。このため、専門知識がなくても、デザイン性の高いフォームを簡単に作ることができるでしょう。

また、フォームのカスタマイズもノーコード、つまり、プログラムコードを書かなくてもカスタマイズができます。

formrunには、無料版と有料版があり、無料版ではフォームの作成数が1個のみと制限があります。

有料版では複数のフォームを作成したり、複数人のメンバーで編集を行うことが可能となるため、本格的に利用したい人は有料版の利用も検討するとよいでしょう。

【無料あり】 Peatix（ピーティックス）

出典：https://peatix.com/?lang=ja

Peatix（ピーティックス）は、アメリカに本社を置く、イベント管理システムです。2011年からサービスを開始して以来、現在では会員数が840万人で、常時15,000件を超えるイベントを掲載しています。

Peatixは、イベント名やチケット金額、会場住所などを入力するだけで、最短5分でイベント告知ページを開設できることが特徴的です。事前審査も設けていないため、専門的な技術は不要で、簡単にイベントページを作成することができます。

また、外部のチケット販売サービスと連携させることもでき、イベントの告知目的だけでも利用が可能です。Peatixは、告知ページ作成から当日の受付まで、初期登録無料および月額日無料で利用できます。

ユーザーの使用言語に応じて、日本語・英語・中国語でサービスを提供しており、海外向けのイベント作成も可能です。ほかにも、主催者・参加者向けのヘルプページやサポートデスクも多言語対応しているため、利用しやすくなっています。

【無料あり】EventRegist（イベントレジスト）

出典：https://eventregist.com/?lang=ja_JP

EventRegist（イベントレジスト）は、イベントの告知・事前決済や申込・参加者管理ができるイベント管理システムです。個人や趣味の仲間内で開くような小さなイベントから、企業や自治体が運営する大きなイベントまで、幅広いイベントに対応が可能です。

EventRegsitには、ベーシックな機能とプレミアム機能があります。

ベーシックな機能は無料での利用が可能で、有料チケットを販売する場合には、チケット売上の8%を手数料として支払う必要があります。

プレミアム機能には、法人主催イベントや展示会、オンラインセミナーなどに欠かせない機能が豊富に用意されている点が、ベーシック機能との違いです。

小さなイベントなどで利用する際にはベーシック機能で問題ないですが、大規模なイベントや豊富な機能を利用したい場合は、プレミアム機能の利用を検討するとよいでしょう。

楽らく受付くん

出典：https://wuke.jp/

楽らく受付くんは、セミナーや講義の運営に特化したセミナー管理システムで、入力チェックや自動応答メールなどの機能を備えています。

ほかにも、正確な受付リストの作成や、受付終了後に受付データをExcelリストですぐに受け取れるなどの機能が提供されています。

楽々受付くんは、クラウド型の受付システムであるため、システムのインストール費用が発生しません。このシステムを利用するための費用は、設置費は無料で、利用費は月額13,000円から導入可能です。

EventCreate（イベントクリエイト）

出典：https://www.eventcreate.jp/

EventCreate（イベントクリエイト）は、イベントやセミナーの運営管理を効率化するクラウドサービスです。イベントの申込フォームやメール配信、名簿作成など、イベントを開催するために必要な機能が充実しています。

EventCreateは、イベント運営の手間とストレスを解消することができる、法人・団体向けのクラウドサービスです。イベント管理が初めてとなる人でも、このシステムを利用すればさまざまなことを簡単に行えるのが強みとなっています。

料金プランはシンプルで、導入前に無料で試すことができる、お試しプランもあります。継続して利用する場合のプランは、初期費用が50,000円（税別）ですが、単発利用プランの初期費用はかからないため、利用しやすいです。

Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）

出典：https://eventcloudmix.com/

Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）は、株式会社メジャースが提供する、クラウド型のイベント管理システムです。イベントの企画から当日の運営、事後フォローまでをワンストップで管理できます。

このシステムには、「Event Manager」というイベントの登録やコミュニケーションの管理を行える機能と、来場後の顧客を管理できる「Customer Relation」という機能を利用できます。このように、社内外を問わない情報共有機能に優れているのが特徴的です。

このシステムでは、関係者間のやりとり・当日の受付・収集した情報の共有などを行うことができます。

SPIRAL®

出典：https://www.pi-pe.co.jp/solution/seminar/

SPIRAL®（スパイラル）は、人事・営業・開発など、業務や業種を問わず必要なアプリケーションを自由に構築できる開発プラットフォームです。

SPIRAL®は、受付フォーム作成からセミナーの来場客管理までをワンストップで運用でき、管理・入金管理・イベント管理をトータルにサポートしています。

このシステムの特徴の一つは、顧客接点強化や業務効率化を実現させるためのローコード開発ができることです。ローコード開発とは、ソースコードをできるだけ書かずに、視覚的な操作でアプリケーションを開発する手法やその支援ツールのことです。

このため、専門的な知識がなくても、イベント管理システムを構築できるのが魅力です。

イベント管理システムの基本

イベント管理システムには、さまざまなサービスがあり、それぞれ特徴が異なることがわかりました。

では、イベント管理システムはどのように利用するものなのでしょうか。

ここでは、イベント管理システムの基本を知るために、以下の項目に分けてイベント管理システムの基本を解説します。

• イベント管理システムとは？
• イベント管理の流れ

それぞれみていきましょう。

イベント管理システムとは？

イベント管理システムとは、イベントの計画・組織・実行および追跡を支援するためのソフトウェアシステムです。このシステムは、イベントプランナーやオーガナイザーが、イベントを円滑に進行させるために便利な機能が多く提供されています。

イベント管理システムが提供しているおもな機能は、以下の表のとおりです。

機能	説明
イベントのスケジューリングとカレンダー管理	イベントの日程調整・会場の予約・スピーカーや出演者のスケジュール管理などの支援ができる
参加者の管理	参加者の登録・情報の収集・チケットの販売・支払いの処理など
コミュニケーションツール	電子メールの送信・SMSの送信・チャット・お知らせの配信など、参加者と関係者とのコミュニケーションを円滑にするためのツールを提供する
会場管理	会場の配置図の作成・セッションやプレゼンテーションのスケジュール管理・設備の手配など、会場に関するあらゆる面をサポートする
データ分析とレポート	参加者のフィードバックの収集・イベントの成功度の分析・収益の追跡など、イベントに関するデータを分析して、報告するための機能を提供する

イベント管理者は、これらの機能を利用して、イベントを効率的に計画・実行・評価することができます。

イベント管理の流れ

イベント管理システムを利用したイベント管理の流れは、以下のとおりです。

• 申し込みフォームの作成
• 顧客の管理
• 協賛企業の管理
• 来場受付
• 当日の進行管理
• データの整理と分析
• 参加者へのフォロー

それぞれ解説します。

申し込みフォームの作成

イベント管理の流れにおいて、申込フォームの作成は非常に重要です。参加者がイベントに登録して、必要な情報を提供できるようにするためには、効果的な申込フォームを作成することが必要です。

効果的な申込フォームを作成するためには、目的の明確化や項目の選定が重要となります。ほかにも、フォームのデザインやフォームの配置を考慮するのも必要となるでしょう。

これら項目を考慮したフォームを作成することで、参加者から必要な情報を提供してもらい、スムーズにイベントに参加してもらうことができます。

顧客の管理

イベント管理の流れにおける顧客の管理は、参加者や関係者とのコミュニケーションや情報の管理・参加者のニーズや要求の把握・参加者に対するサポートなどを行います。

イベント管理システムを使用して、参加者の基本情報（氏名・連絡先情報・所属組織など）を収集します。これら情報を申込フォームや登録ページを通じて、参加者情報を収集し、データーベースや顧客管理システムに保存することが可能です。

顧客の管理を行うことで、参加者との円滑なコミュニケーションや関係構築を行うことができ、イベントの成功につなげられるでしょう。

協賛企業の管理

協賛企業の管理は、イベントの資金調達やイベントの成功に不可欠です。

協賛企業との関係を構築して、イベントを支援してもらうために、まずは協賛企業の特定を行いましょう。

イベントに適した協賛企業を特定し、企業の目的・価値観・製品・サービスとの関連性などを考慮して、パートナーシップの可能性を検討することが重要です。

協賛企業を特定したら提携の交渉を行い、契約の締結を行います。契約後は、ブランド露出やプロモーション活動を計画し、実行しながら、よい関係を構築を継続してイベントを行います。

イベント終了後は、協賛企業との関係を維持して将来のイベントやプロジェクトへの参加を促進し、関係を深めていくのがよいでしょう。

協賛企業との効果的な関係構築と管理を通じて、イベントの資金調達やブランド露出を最大化し、参加者や関係者に価値を提供することができます。

来場受付

来場受付は、参加者がイベント会場に到着し、正式に参加するための手続きを行う重要な要素です。

イベント会場内に受付エリアを設置し、受付スタッフが参加者を迎えるための準備をしましょう。受付エリアには、受付テーブル・カウンター・椅子・サイン・表示物など、必要な資料や機器などを配置します。

ほかにも、受付手順の決定や受付資料の準備、受付プロセスの実行などが必要となります。

これらの準備などを行って、来場受付をスムーズに実行し、参加者がイベントに円滑に参加できるようにしましょう。

当日の進行管理

当日の進行管理を行うことは、イベントのスムーズな運営に不可欠です。

当日の進行管理を行うために、チームのブリーフィングを行いましょう。スタッフや関係者に当日のイベントのスケジュールや重要なタスクについてのブリーフィングを行います。

このとき、役割と責任を明確にしてコミュニケーションをとりやすくするのが重要です。ほかにも、イベント会場自体の準備や、スケジュール管理も重要な要素となります。

当日に何か問題が発生する可能性を考慮するのも忘れてはなりません。何か問題やトラブルが発生した際は、迅速かつ適切な解決策を提案できるようにしましょう。

このためには、事前に対処策を準備しておくのがおすすめです。

データの整理と分析

データの整理と分析をすることで、イベントの成功や改善点を理解することができ、次回のイベントの計画や実行に役立ちます。データの収集をするためには、イベント前からデータ収集の計画を立てるのが必要です。

どのようなデータを収集するか、収集方法やツールに何を使うかなどを決定しておきます。

収集したデータは、イベントが進行中や終了後に整理します。

収集したデータは、整理をして必要に応じて統合するとよいでしょう。データベースやスプレッドシートなどのツールを使用してデータを整理し、関連付けや統合をするのがおすすめです。

データの整理と分析を行うことで、イベントの成功や改善点を理解し、将来のイベントの計画や実行に活かすことができるでしょう。

参加者へのフォロー

イベントが終了した後の、参加者へのフォローも重要なポイントの一つです。

参加者との関係をイベント終了後も維持して、満足度を高めるようにしましょう。そのためには、参加者への感謝の表明が重要です。

たとえば、イベント終了後に参加者に感謝のメッセージを送る、などです。参加してくれたことに対する感謝の気持ちを表し、イベントの成功に役立ったことを伝えましょう。

参加者からのフィードバックの収集も、おすすめな方法の一つです。アンケートや満足度調査を実施し、参加者の意見や感想、改善点などを把握します。

これら情報を、次回のイベントの改善や調整に利用するとよいでしょう。

参加者へのフォローを行うことで、参加者との関係を維持し、将来のイベントやビジネスにつながる良好な関係を築くことができます。

最適なイベント管理システムの選び方

ここまで、イベント管理システムを利用した、イベント管理の流れをみてきました。

では、このようなイベント管理システムは、どのようなポイントで選ぶとよいのでしょうか。

ここでは、イベント管理システムを選ぶ際の、以下3つのポイントを解説します。

• 必要な機能を洗い出す
• セキュリティ面の確認
• 必要なプランとコストを比較

それぞれみていきましょう。

必要な機能を洗い出す

イベント管理システムを選ぶ際には、必要な機能を洗い出すことが重要です。

必要な機能を洗い出すために、まずは、ニーズの明確化を行いましょう。どのような種類のイベントを運営するのか、どの程度の規模でどのような機能が必要なのかを考えます。

たとえば、イベント登録・チケット販売・参加者管理・セッション管理・支払い処理・メールマーケティング・報告書生成などの機能が必要となるでしょう。

このような、必要な機能を洗い出せれば、最適なイベント管理システムを選択することができます。

セキュリティ面の確認

セキュリティ面を確認することは、イベント管理システムを選ぶ際に重要なポイントの一つです。

参加者の個人情報や支払い情報などのデータがシステムに保存されるため、適切なセキュリティ対策が必要となります。

具体的には、「データが暗号化されているか」「アクセス制御が設定されているか」「データバックアップと復元ができるか」「脆弱性の管理がされているか」などです。

このようなポイントを考慮して、適切なセキュリティ対策がされているイベント管理システムかどうかを判断するようにしましょう。

セキュリティの不備は、参加者や企業に深刻なリスクをもたらす可能性があるため、慎重に検討することが重要です。

必要なプランとコストを比較

イベント管理システムを選ぶ際に、必要なプランとコストを比較するのは、重要なポイントの一つです。

必要なプランとコストを比較するために、まずは自分のイベントに必要な機能を明確にしましょう。

必要な機能を明確にしたら、比較対象のプランの選定を行います。

通常は、基本プラン・スタンダートプラン・プレミアムプランなど、使える機能が増えるほど価格が高くなるプランが多いです。各プランの機能を比較して、自分のイベントに適したプランを選ぶとよいでしょう。

比較する際は、価格・利用条件だけでなく、隠れた費用のチェックも重要です。

追加で必要な機能やサービスに関連する隠れた費用の確認が必要で、たとえば、特定の機能やカスタマイズが必要な場合に追加料金がかかる可能性があります。

このように、必要なプランとコストを比較すれば、自分のイベントに最適なイベント管理システムを選択するようにしましょう。

まとめ

イベント管理システムは、イベントの計画・組織・実行、および追跡を支援するためのソフトウェアシステムです。

イベント管理システムには、多種多様でそれぞれ特徴があるため、自身が開催するイベントにどのような機能が必要か検討した上でシステムを選ぶのがおすすめです。

イベントを行うためには、申込フォームの作成から協業企業の管理などを自身で行わなければなりません。このようなとき、イベント管理システムを利用すると、さまざまな面でサポートを受けられるでしょう。

イベント管理システムを選ぶ際には、多くの選ぶポイントがあり、自分のイベントに適したイベント管理システムを選ぶ必要があります。

しかしながら、多くの特徴を理解してシステムを選ぶのは、難しい場合もあるでしょう。

このような場合は、イベント管理システムに知見のある、株式会社Jiteraへご相談ください。

どのようなイベントを行いたいかをヒアリングさせていただき、そのイベントに適したイベント管理システムを提案させていただきます。