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電子帳簿保存法の改正に伴い、ビジネス界で大きな話題となっている「ペーパーレス化」。この動きは、多くの企業において、効率化と環境保全のための重要な取り組みになっています。
現在ペーパーレス化の推進に追われている企業も多いでしょう。
本記事では、ペーパーレス化の基本情報から具体的な進め方まで詳細に解説していきます。
さらに、ペーパーレス化のメリットとデメリット、導入事例、そして実現に役立つおすすめのツールも紹介します。
ぜひ、この記事を最後まで読んで、全体像を把握し、ペーパーレス化を推進していきましょう。
小中規模プロジェクトを中心にSEやコンサルとして活動。クラウド導入やスタートアップ、新規事業開拓の支援も経験しました。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙を使用せずにデジタル化することです。
具体的には、以下のようなものが挙げられます。
- 請求書・領収書
- 契約書
- 見積書
- 注文書・発注書
- 納品書
- 会議議事録
- 社内報告書
- 稟議書
- 出張申請書・経費精算書
- 勤怠記録
- 給与明細
- 人事評価シート
- 顧客情報・営業報告書
- プレゼンテーション資料
- マニュアル・規定集
- 名刺
- 社内回覧文書
- 採用関連書類（履歴書、面接評価シートなど）
- 在庫管理表
- 品質管理記録
文章や資料をデジタル化すると
- 情報は検索すれば見つけられる
- 印刷や郵送にかかるコストも削減できる
- 物理的な保管場所を用意する必要がない
などのメリットがあります。
紙の消費量は2007年をピークに減少しています。2017年1月には電子帳簿保存法の改正が行われ、領収書やレシートをスマホのカメラで撮影して保存することが許可されるようになりました。
請求書の電子化は2024年1月から義務化されています。
ペーパーレス化は単なる効率化の手段だけではなく、ビジネスの標準的な運営手法として地位を確立しつつあります。
ペーパーレス化の5つのメリット・効果
ペーパーレス化のメリットは以下の5つが主に挙げられます。
- 環境に優しい
- コスト削減ができる
- 業務効率化が進む
- 働き方改革に対応できる
- 企業のイメージが向上する
それぞれについて解説していきますね。
環境に優しい
ペーパーレス化が進むと、紙の使用量が減少するため、環境保護に直接つながります。
紙の生産には大量の木材が必要であり、ペーパーレス化によって森林伐採を削減することが可能です。
ペーパーレス化はSDGs（Sustainable Development Goals／持続可能な開発目標）の観点からもおすすめとなります。
このように、ペーパーレス化はビジネスの効率化だけでなく、地球環境の保護という大きな目的にも寄与するわけです。
コスト削減ができる
紙を使用していると、紙そのものやプリンターのインク、印刷、郵送、さらには書類や契約書の保管のための倉庫などのコストが発生しますが、ペーパーレス化によりこれらの費用を大幅に削減可能です。
例えば、紙の書類をデジタル化すると、物理的な書類の保管に必要なスペースが減少します。
その結果、企業は小さなオフィススペースで運営できるようになり、不動産コストを安くすることが可能です。
空いたスペースを従業員の福利厚生のためのスペースに使うこともできます。
業務効率化が進む
ペーパーレス化は業務の効率化に大きく貢献します。
アナログな作業がデジタル化されると、時間と労力を大きく削減することが可能です。
紙ベースの稟議書や承認書をデジタル署名などの電子的な承認プロセスに置き換えるとしましょう。
これまでのアナログ作業がオンラインで完結できれば、承認待ちの文書をリアルタイムで追跡し、必要な承認者にすぐに通知可能です。
このように進捗が見えるようになると、作業の進捗状況や担当者の情報を容易に共有でき、プロジェクトの流れをスムーズにできます。
その結果、業務全体の効率が向上し、従業員がより生産的な作業に集中できるようになります。
働き方改革に対応できる
ペーパーレス化が推進できれば、働き方改革に対応できるようになります。
オンライン上で業務に必要なデータを取得できるため、従業員は出社せずに仕事することが可能です。
リモートワークが普及することで、社員の満足度や定着率は向上すると言われています。
なぜなら、従業員が自宅や好きな場所で働けると、ワークライフバランスを取りやすくなり、モチベーション向上にもつながるからです。
さらに、ペーパーレス化により、地域にとらわれない人材採用が可能。世界中から優秀な人材を獲得できる可能性が高まり、より社風にマッチした人材確保ができるようになります。
企業のイメージが向上する
ペーパーレス化を推進している企業は、社会的な責任を果たしていると見なされ、結果として企業イメージが向上します。
現代のビジネス環境では、企業は単に利益を追求するだけではなく、サステナビリティや環境保全などの社会貢献活動に注力することが重要です。
ペーパーレス化は、環境に配慮した持続可能な経営の一環として認識され、企業のブランド価値を高めます。
このような姿勢は特に意識の高い顧客層に響き、新しい顧客獲得につながるケースも少なくありません。
ペーパーレス化のデメリット
メリットの多いペーパーレス化ですが、以下のデメリットに気をつける必要があります。
- デジタル文書は紙よりも見にくい
- 操作に慣れるまで時間がかかる場合がある
- 導入コストがかかる
それぞれについて、順番に確認しましょう。
デジタル文書は紙よりも見にくい
パソコンやスマホ経由で文章を読む際に、紙よりも見にくいという現実があります。
画面の光やレイアウトが、本や雑誌より読みにくいと感じさせるのです。
また、デジタル文章であれば文字の大きさを任意に調整できますが、字を大きくすると画面全体を確認するのが難しくなります。
また、画面上でのスクロールやタップといった操作が必要になるため、使い勝手が異なると感じるユーザーも少なくありません。
操作に慣れるまで時間がかかる場合がある
ペーパーレス化のツールを利用するには、一定のITリテラシーが求められます。
これまでアナログ環境に慣れてしまった方であれば、一つひとつの操作を覚えなくてはならないため、習得するまでのハードルが高くなります。
そのため、根気よく学ぶ姿勢が重要です。
サービス提供側には、導入支援の一環として研修やサポートが用意されている場合がありますので、ツールを選定する際にはそのような会社のツールを選ぶようにしましょう。
導入コストがかかる
ペーパーレス化のシステムやツールを導入すると、費用が発生します。初期費用に加えて、ランニングコストがかかる場合もあります。
しかし、この投資は長期的に見れば、コスト削減できるケースが少なくありません。
というよりも、長期的なコスト削減のためにペーパーレス化は行われます。ペーパーレス化にかけるコストをかけてもペーパーレス化を推進する意味はあります。
長期間使用すると、効率化による節約効果が増し、結果的に費用対効果が高まっていくものです。
目先の導入コストだけに目を奪われてはなりません。
ペーパーレス化の成功事例
ペーパーレスは多くの企業で実施されています。
この章では、成功事例を3例ほど紹介します。
申請書のペーパーレス化（株式会社カワニシ）
株式会社カワニシでは申請書をペーパーレス化しました。
従来は、紙の申請書を使用していたため、各拠点間を郵送する手間がかかったり、役員にハンコをもらうのに手間がかかったりしていました。また仕入れ先から届く伝票の確認作業の手間もばかになりませんでした。
そこで、申請フローをペーパーレス化したところ、決裁時間は半減し、伝票の確認作業は月間200時間削減できました。200時間というのは、社員一人の総業務時間よりも長い時間です。
このペーパーレス化は中長期での生産性向上に寄与しました。
支払通知のペーパーレス化（株式会社レンタルのニッケン）
株式会社レンタルのニッケンでは、取引先への支払い通知をペーパーレス化しました。
従来、支払い通知の配送業務にコストがかかっていました。また、日本全体でペーパーレス化が進む中、取引先からはデジタル媒体で支払い通知をもらえないかと要望されていました。
そこで、支払い通知をペーパーレス化したのです。
もちろん配送業務のコストが減りました。そして見逃せない効果としては、取引先からの要望に応えられたことでした。
会社であれば取引先と円滑にやっていくことが求められます。株式会社レンタルのニッケンにとって、支払い通知のペーパーレス化は待ったなしの課題だったと言えるでしょう。
役員会議のペーパーレス化（ぺんてる株式会社）
ぺんてる株式会社は文具メーカーです。世界21カ国に販売拠点を持ち、120カ国以上に輸出をしています。
そんなぺんてる株式会社の役員には多大な業務負担が押し寄せており、「スピード感のある意思決定と業務改革による企業体質の強化」が課題でした。すべての役員が事前に資料に目を通すのが難しかった状況を改善する必要がありました。
資料をペーパーレス化しサーバーに蓄積しておくことで、役員は事前に資料に目を通せるようになりました。会議時間は半日から1.5時間に短縮されました。
ぺんてる株式会社は役員会議のペーパーレス化によって、強靭な企業体質を手に入れたのです。
ペーパーレスは進まない？現状を分析
ペーパーレス化が注目される中、実際には思うように進んでいない企業も多く見られます。その理由は、技術的な課題だけでなく、文化的・心理的な要因が複雑に絡み合っているからです。
特に日本では、紙の書類に対する信頼感や「確認は紙で行いたい」という心理的な壁が根強く、業務慣習の見直しが進みにくい状況があります。
法的な規制や監査要件で紙の保存が求められる場面も多く、完全なペーパーレス化を妨げる要因となっています。
デジタルツールの導入にかかる初期コストや既存の業務プロセスの変更への抵抗感も課題です。
特にITリテラシーが十分でない従業員が多い場合、新しいシステムの導入後に運用が定着しないケースも見られます。
クラウドサービスや電子署名など、ペーパーレス化を支援する技術は確実に進化しており、成功事例も増えつつあります。
ペーパーレス化を進めるには、段階的な導入や社員教育の充実、規制の緩和、そして成功事例の共有がポイントです。
ペーパーレス化を実現する4つのやり方
ペーパーレス化を進めるためには、以下のような方法が効果的です。
- 文書管理システムを導入する
- クラウドストレージサービスを導入する
- デジタル署名を利用する
- メールやチャットツールを利用する
それぞれについて解説していきます。
文書管理システムを導入する
ペーパーレス化を進める上でツール選びは重要です。
文書管理システムは、作成から管理、廃棄に至るまでのプロセスを一元管理します。
このシステムでは、PDF保存やOCR技術でアナログ情報をデジタルデータに変換できます。
結果として、文書の検索や共有が容易になり、情報へのアクセス速度と正確性が向上します。
クラウドストレージサービスを導入する
最近では、自社サーバーからクラウドストレージサービスへの移行が進んでいます。
クラウドストレージでは、データをインターネット経由でクラウド上に保存します。
場所や時間を問わず、アクセスが可能です。リモートワークや外出先でも書類の提出や共有がスムーズになります。
クラウドストレージサービスのセキュリティは高度なセキュリティ対策と高水準な環境維持ができており、一般的に自社サーバーより強いです。
デジタル署名を利用する
ペーパーレス化にはデジタル署名の利用が重要です。
デジタル署名で書類の承認プロセスを完全にデジタル化し、業務を迅速化できます。
経費精算や見積もり、契約書などの承認プロセスが効率化されます。
デジタル署名はセキュリティも強化します。特別な暗号化で署名者の身分確認と文書の真正性を保証し、改ざんの検出も可能です。
メールやチャットツールを利用する
ペーパーレス化ではメールやチャットツールの活用が重要です。
特にチャットツールは、付箋や紙メモの代替として有用です。メールと比べ、チャットは必要最小限の情報を素早く共有できます。
迷惑フォルダに振り分けられる心配もなく、確実にメッセージが届きます。これにより情報伝達のリスクを軽減し、業務効率化を実現します。
ペーパーレス化の進め方
ペーパーレス化を成功させるためには、計画的なアプローチが必要です。以下の5つのステップを踏むことで、ペーパーレス化をスムーズに実施できます。
- 目的を設定する
- 対象の紙媒体を決定する
- ペーパーレス化できるツールを選ぶ
- 社員に導入する旨を周知する
- スケジュールを立てて導入する
それぞれについて解説していきます。
1.目的を設定する
ペーパーレス化に取り組む前に、その目的を明確にすることが重要です。
一般的には、業務効率化やコスト削減、リモートワークの推進などがあります。
社内で直面している課題を洗い出し、ペーパーレス化によって何を解決するか明確にしましょう。
目的を明確にできると、取り組みに方向性が生まれ、効果的な計画を立てやすくなります。
目的が不明確なまま進めてしまうと、取り組みが散漫になり、結果として時間やリソースの無駄遣いにつながるリスクがありますよ。
2.対象の紙媒体を決定する
ペーパーレス化に移行するにあたり、どの紙媒体をデジタル化するかを決める必要があります。
すべての書類を一度に、ペーパーレス化するのは現実的ではありません。一般的に、多くのことを同時に進めようとするととん挫しがちです。とん挫したら取り組みの意味ないでしょう。
そのため、最初に目的に合わせてデジタル化する書類を決定する必要があります。
業務効率化を目的とする場合は業務フローを見直し、効率化が可能な部分から順にペーパーレス化を進めるのがおすすめです。
ペーパーレス化によって得られる効果が大きい部分から、選んでいくのがポイントです。
3.ペーパーレス化できるツールを選ぶ
ペーパーレス化の成功には、目的に合ったツール選びが大切です。
特に、業務効率化を目指す場合、その目的に合った効果的なツールを選択しなければなりません。
効果的なツールの例としては、自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズできるツールや、自動操作機能を備えたツールがあります。
例えば、文書管理システムでのテンプレート追加機能や、メールの自動応答設定機能などが含まれます。
また、ツールの使いやすさも大切な要素です。デジタルツールにありがちですが、複雑で使いにくいツールは、逆に業務の効率を下げる原因となります。
さらに、ツールの導入に際しては、サポート体制が整っている会社のツールを選定することが大切です。
適切なサポート体制があれば、導入後トラブルや疑問があった際にも迅速かつ適切な対応が期待できます。
4.社員に導入する旨を周知する
ペーパーレス化を社内でスムーズに進めるためには、社員一人ひとりが新しいシステムについてきちんと理解し、受け入れることが大切です。
そのために、ペーパーレスが会社にとって必要な理由や導入するメリット、スケジュールなどについて、しっかりと社員に共有しましょう。
そして、詳しい操作方法も事前に共有し、わからない点があれば質問しやすい環境を整える必要もあります。
また、社内でのルールや新しいフローについても、事前にきちんと説明しておくことが重要です。
急な変更で社員が混乱しないように、十分な準備期間を設け、徐々に新システムに慣れていくようにしましょう。
5.スケジュールを立てて導入する
ペーパーレス化を導入する際、導入に数ヶ月かかる場合もあります。
業務フローの見直しなどに時間を取られるためです。
思ったよりも時間がかかるケースもあります。導入するまでのスケジュールは綿密に作成しましょう。
スケジュールには、ツール選定から導入準備、実際の導入、そして社内に展開するまでのステップを含めます。
それぞれのステップに期限を設け、進捗を確認しましょう。
導入プロセスでは、社員からのフィードバックを集めて改善をしていくことが大切です。
ペーパーレス化に関する法律
日本におけるペーパーレス化を推進する主な法律として、以下のものがあります。
- 電子帳簿保存法
1998年に施行され、企業が作成する帳簿や書類を電子データで保存することを認めています。2022年の改正により、電子取引データの保存要件が緩和され、ペーパーレス化が進みやすくなりました。 - e-文書法
2005年に施行され、民間企業が保存義務を負う法定文書の電子保存を認めています。これにより、契約書や請求書などの電子化が可能となりました。 - 改正会社法
2021年の改正で、株主総会関連資料の電子送付が可能となり、企業活動におけるペーパーレス化が進展しました。 - 改正宅地建物取引業法
2022年の改正により、不動産取引における重要事項説明書等の電子化が認められ、契約手続きのデジタル化が促進されています。
法整備により、企業は紙の書類を電子データとして保存・管理することが容易になり、業務効率化やコスト削減が期待されています。
電子保存にあたっては、データの真実性や可視性の確保など、法令で定められた要件を満たす必要があります。
ペーパーレス化を支援するおすすめツール
最後に、ペーパーレス化を支援するツールをいくつかチェックしましょう。主に「業務サポート系ツール」と「人的ミスを防止するツール」に分類できます。
業務サポート系ツール
業務サポート系ツールは、現在の企業にとって不可欠です。
これらのツールには、情報共有の迅速化やデータ管理の効率化、リモートワークの支援などの効果があります。
ツールの詳細は、下記の表でまとめました。
| カテゴリ | 機能 | ツール名 |
| ビジネスチャット | ・情報共有を迅速に行える ・コミュニケーションの効率化と活性化 |
・Slack（スラック） ・Chatwork（チャットワーク） ・Teams（チームス） |
| ナレッジ共有ツール | ・ナレッジやマニュアルを共有しやすくする | ・Notion（ノーション） ・Qast（キャスト） |
| オンラインストレージ | ・データにアクセスしやすくなる ・データ保管がより安全になる |
・Google drive ・Dropbox（ドロップボックス） |
| Web会議ツール | ・商談やコミュニケーションの効率化 ・リモートワークに対応 |
・Zoom（ズーム） ・Google Meet（グーグルミート） |
| 勤怠管理システム | ・従業員の勤務管理の効率化 | ・ジョブカン勤怠管理 |
これらのいずれも導入していない企業は、何か1つから始めてみると良いでしょう。
無料プランを用意しているツールもたくさんあるため、導入しやすくなっています。
有料であっても、月に500円〜1,000円ほどで使えるプランも取り扱っているため、予算に限りのある小規模企業やスタートアップにとって、大きなメリットです。
また、ビジネスチャットやオンラインストレージなど、複数のツールを組み合わせて使用すると、コミュニケーションの迅速化や情報共有の容易さが向上します。
その結果、従業員の生産性がさらに向上できるわけです。
人的ミスを防止するツール
人的ミスを防止するツールは、文書管理や電子契約などの業務を自動化し、ミス削減や遅延防止のためにつくられています。
契約書や請求書の処理でミスや遅れがあると、クライアントに迷惑がかかり、ビジネス上の信頼関係に悪影響を及ぼすリスクが高まります。
ツールの詳細は、下記の表でまとめました。
| カテゴリ | 機能 | ツール名 |
| 文書管理システム | ・文書のスキャンから保管や廃棄まで一括管理 | ・TOKIUM（トキウム）電子帳簿保存 ・invoiceAgent（インボイスエージェント） |
| 電子契約システム | ・オンライン上で印鑑の捺印ができる ・メールやリンクで共有可能 |
・クラウドサイン ・電子印鑑GMOサイン |
| 請求書受領サービス | ・請求書のデータ化を自動化する ・データ入力なくミスも削減可能 |
・BillOne（ビルワン） ・バクラク請求書 |
ミスや遅れがあったときに、会社に実害を与えるリスクが出てくるため、積極的にこれらのツールは導入しましょう。
効率的な業務をサポートするだけでなく、クライアントと良い関係を保つために重要な役割を果たします。
まとめ：ペーパーレス化の未来と企業への意義
ペーパーレス化が現代のビジネスシーンにおいて不可避であることはお分かりいただけたかと思います。
法的に定められていることもそうですが、コスト削減、従業員のモチベーション維持、取引先との関係性維持からも避けられません。
更に企業体質の強化やSDGsへの貢献にもつながるとなれば、ペーパーレス化に反対する理由はないと断言していいでしょう。
しかし、ペーパーレス化のツールを自作したり、ペーパーレス化担当の社員を採用したりするのはハードルが高いかもしれません。
そんなときにはペーパーレス化推進を外注してみてはいかがでしょうか。
Jitera社は、豊富な実績により、ペーパーレス化の導入から運用までトータルでサポートできます。自社の業務のペーパーレス化に困ったら、ぜひJitera社にお問い合わせください。
