近年、持たざる経営という経営スタイルがトレンドとなっています。実際、ビジネスに必要な機器や備品などを購入という形で入手しようとすると、多額の初期投資が必要になります。

それに対して、レンタルやリースという形でビジネスに必要な物品を入手する手法の場合、ランニングコストは少し大きくなりますが、初期投資は抑えられるため、ベンチャー企業やスタートアップ企業にとってはメリットが大きいです。

このように、レンタル・リース関連のビジネスに対する需要は高まっており、それに伴いレンタル・リースする物品の効率的な管理が重要な課題となっています。

そこで本記事では、レンタル・リース管理システムとはどのようなものか、具体的にはどのようなシステムが現在あるのかを解説していきます。

目次

• レンタル・リース管理システムとは？
• レンタル・リース管理システムの選び方
  • クラウド型かオンプレミス型か
  • モバイル対応の必要性
  • 必要な機能が揃っているか
  • 規模や業種が合っているか
• おすすめのレンタル・リース管理システム6選
  • Invento（tc-i）
  • 楽商Myレンタル（株式会社日本システムテクノロジー）
  • アラジンオフィス（株式会社アイル）
  • ZAIKA（株式会社TENT）
  • KAREN-CORE（キッセイコムテック株式会社）
  • レンタルプラス（株式会社アトムエンジニアリング）
• RFID技術を活用した在庫管理システム
  • レンタル・リース業界におけるRFID導入効果
• RFID技術のレンタル・リース品管理への活用事例
  • レンタル業界でのRFID活用事例
• エクセルを使ったレンタル・リース品の管理
  • エクセルでの基本的な管理方法
  • エクセル管理を効率化するテクニック
  • エクセル管理のメリットとデメリット
• まとめ：レンタル・リース品管理はシステムで効率化

監修者 原

文系大学出身で、25歳の時にIT業界に足を踏み入れました。ヘルプデスクから要件定義まで、下流から上流まで文字通り叩き上げでキャリアを築き上げました。取得した資格もいつの間にかもう２桁に。趣味も資格取得。あと、映画鑑賞と飲み会。

レンタル・リース管理システムとは？

レンタル・リース管理システムとは、簡単に言うと賃貸業務を支援・管理するためのシステムです。賃貸と聞くとワンルームマンションなどの不動産業を思い浮かべる人が多いかもしれませんが、OA機器、建設機械、イベント用品などの動産のレンタルも重要なビジネス分野です。

賃貸業においては、在庫数や契約内容の管理は勿論、貸出している顧客の管理や貸出期間、メンテナンス履歴、返却予定日なども管理する必要があります。

これらは顧客の数や取扱商品が多くなってくるとエクセルなどのオフィスソフトや手書きの管理簿だけで管理・チェックするのは当然難しくなります。そこで、これらの管理が効率的に行えるレンタル・リース管理システムを導入する必要性が高まります。

レンタル・リース管理システムを使うことで以下のようなメリットが得られます。

• 在庫管理の効率化と正確性の向上
• 貸出・返却作業の迅速化
• メンテナンス計画の最適化
• 顧客情報の一元管理によるサービス向上
• 業務効率化による人的リソースの有効活用

これらの効果により、社内のリソースを新規顧客の開拓や顧客サービスの向上など、より価値を生み出す業務に振り向けることが可能になります。

レンタル・リース管理システムの選び方

レンタル・リース管理システムは基幹システムの一種であり、業務効率化に大きく貢献します。適切なシステムを選ぶことは、業務の質と効率を左右する重要な意思決定です。

システム選びでは、以下の4つのポイントを重視すべきです。

クラウド型かオンプレミス型か

システム導入時に最初に検討すべきは、クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶかという点です。

クラウド型システム

• AWS、Google Cloud、Microsoft Azureなどのクラウドサービス上で稼働
• 初期投資が少なく、月額課金制が多い
• サーバーメンテナンスの負担がない
• インターネット環境があればどこからでもアクセス可能
• データが社外に保存されるため、セキュリティポリシーとの整合性確認が必要

オンプレミス型システム

• 自社内のサーバーに導入・運用
• 初期投資は高いが、長期利用ではコスト効率が良い場合も
• 自社でのメンテナンス対応が必要
• 高いセキュリティを確保しやすい
• カスタマイズの自由度が高い

モバイル対応の必要性

現場でのレンタル品の受け渡しや在庫確認など、モバイル端末からのアクセスが業務効率を大きく向上させる場合があります。

モバイル対応のメリット

• 現場での即時データ入力が可能
• バーコードやQRコードを使った迅速な在庫確認
• 外出先でも在庫状況の確認が可能

セキュリティ上の注意点

• 端末紛失時のリスク対策（リモートロック、データ暗号化など）
• 認証強化（多要素認証の導入）
• データアクセス制限の設定

顧客情報や契約内容など秘匿性の高いデータを扱う場合は、モバイルアクセスのセキュリティ対策を十分に講じることが不可欠です。

必要な機能が揃っているか

システム選定の際は、自社業務に必要な機能をリストアップし、それらがカバーされているかを確認することが重要です。

特に既存のシステムをそのまま流用して自社のシステムとして運用する際は、必要な機能がなければ購入費用が全て無駄になってしまうリスクもあります。

従って、システムの導入前に必要機能を明確化し、デモや試用版を通じて実際の使い勝手を確認することをお勧めします。

後から機能追加するよりも、初めから必要機能が揃っているシステムを選ぶ方がコスト効率に優れています。

規模や業種が合っているか

システムは企業規模や業種に適したものを選ぶことが重要です。大企業向けのシステムを小規模企業が導入すると、機能過剰でコストが見合わない場合があります。

レンタル・リースする物品の在庫数や種類、社員がそこまで多くないにも関わらず、不必要に処理能力やサーバの機能が高い、高価なシステムを使用した場合、コストパフォーマンスの悪い資産となってしまいます。

また、そもそも秘匿性の高いデータが多いにも関わらずモバイルアプリでの使用を可能にしたところでお金の無駄だけでなく、前述した様にセキュリティリスクを高めるだけです。

適切なシステムを選定することで、業務効率の向上、人的リソースの最適配分、コスト削減を実現し、ビジネスの持続的成長を支援することができます。

おすすめのレンタル・リース管理システム6選

レンタル・リース業の効率化には専用の管理システムが不可欠です。ここでは、業種や規模別に適したシステムを紹介します。各システムの特徴を比較検討し、自社のニーズに最適なものを選びましょう。

Invento（tc-i）

Inventoは小規模のレンタル事業者向けに開発されたクラウド型在庫管理システムです。特に導入コストを抑えたい事業者や、初めてシステム化を検討している企業におすすめです。

在庫や商品マスタの管理が大変だったり、情報を特定のPCでしか見られないといった課題を解決し、使いやすい管理アプリとクラウド環境で、どこからでも在庫状況を確認できます。

専用アプリでQRコードを読み込むだけの簡単な操作で、出荷・返却管理をミスなく処理できるのが特徴です。

使い方は3ステップと非常に簡単で、「注文に対し出入個伝票を作成」→「スマホアプリで在庫のピックアップ」→「スマホアプリで返却処理」という流れで業務を進められます。

特筆すべき点として、既存の受注システムからAPIを使って自動的に伝票を作成することも可能であり、システム連携にも対応しています。また、登録上限数を超えても新規在庫やユーザーを登録することはできますが、ご利用中の登録上限を超えている場合は新規出入庫伝票を作成することができなくなります。

楽商Myレンタル（株式会社日本システムテクノロジー）

楽商Myレンタルは、多業種に対応した総合レンタル・販売在庫管理システムです。PC・OA機器、映像・音響機器、建設資材など幅広い業種のレンタル業に対応しています。自社開発のため、様々な要望にカスタマイズで柔軟に対応できる点が特徴です。

このように、RFIDタグの読み取り機器との連携もでき、細かい管理もできてモバイルアプリからの管理も可能であるため、非常に利便性の高いシステムとなっています。

アラジンオフィス（株式会社アイル）

アラジンオフィスは、中堅・中小企業を中心に5,000社以上の導入実績を持つ、販売管理・在庫管理パッケージシステムです。多くの顧客からのフィードバックを反映した完成度の高いパッケージであり、業種・業態に合わせたカスタマイズも可能です。

特に、レンタル・リース業向けにも専用の機能を提供しており、多様な業種に対応した豊富な実績があります。ハンディターミナル連携やRFIDとの連携など、物流現場の効率化にも対応しています。

アラジンオフィスの強みは、単なるシステム提供にとどまらず、導入前から導入後まで一貫したフォロー体制を提供する点にあります。

顧客の運用面まで考慮した提案を行い、業界特有の課題・悩みを解決するためのカスタマイズにも対応しています。また、BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」などの他システムとの連携も容易です。

ZAIKA（株式会社TENT）

ZAIKAは、レンタルサービス事業者向けに特化したクラウド型在庫管理システムです。QRコードやRFIDタグを活用して、レンタル業務の効率化と在庫単位での収益・稼働管理を実現します。特にエクセル等での在庫管理から移行したい事業者や、効率的な在庫管理を目指す企業に適しています。

ZAIKAの大きな特徴は、レンタル運用に特化した機能が標準搭載されていることです。CSVファイル取り込みによる一括登録機能や、APIによる既存伝票システムとの連携も可能で、導入のハードルを下げています。

特に、レポート機能を活用することで、在庫単位でのレンタル稼働データ（利用回数、売上金額、収益率、稼働率など）の可視化が可能となり、在庫数の調整や価格設定、マーケティング戦略の立案に役立ちます。

KAREN-CORE（キッセイコムテック株式会社）

KAREN-COREは、ICT機器レンタルのキッセイコムテックが開発したレンタル業向け販売・在庫管理システムです。レンタル業特有の「一度出荷した商品が戻ってくる」「一つの受注で複数回の請求が発生する」といった業務形態に最適化されており、商品貸出データや請求データ、顧客データなどを一元管理できます。

KAREN-COREの大きな特徴は、レンタル業務に特化した機能を標準で備えていることです。導入事例からは「余剰在庫を削減でき、在庫の適正化に繋がった」「正確な原価管理が可能になった」「検品ミスや誤出荷を削減できた」などの声が寄せられています。

3つの提供プランにより、お客様のニーズに合わせた導入形態を選択できます。SaaSプランは初期費用が安価で短期間での導入が可能、Subscriptionプランはランニング費用が安価でお客様所有の稼働環境で運用可能、for WEBプランは柔軟なカスタマイズが可能です。

レンタルプラス（株式会社アトムエンジニアリング）

レンタルプラスは、レンタル品やデモ品の正確なスケジュール管理と貸出管理を行うクラウド型システムです。特にレンタル業、イベント業、製造・小売業におけるサンプル・デモ機の貸出管理に適しています。

レンタルプラスの主な特徴は、カレンダー表示による直感的な在庫管理と、バーコードを活用した検品作業による正確な貸出・返却業務の実現です。クラウド型のため、オフィスはもちろん外出先からも在庫状況を確認でき、貸し逃しを防止します。

「商品がいつからいつまで貸し出せるか分からない」「貸出・返却業務でミスが発生する」「倉庫に行かないと商品が貸し出せるか分からない」といった課題を抱えている企業に効果的なソリューションとなっています。

返却後のクリーニングやメンテナンスなどの状態管理もできるため、レンタル品の品質管理にも貢献します。

RFID技術を活用した在庫管理システム

RFIDとは何か

RFID（Radio Frequency Identification：無線自動識別）とは、ICチップとアンテナを内蔵したタグから電波を使って情報をやり取りする技術です。バーコードと異なり、非接触で情報を読み取れるほか、複数のタグを一度に読み取れる、見えない場所に取り付けても読み取り可能、データの書き換えができるといった特徴があります。

RFID技術は大きく分けて以下の3つの要素で構成されています：

1. RFIDタグ（ICタグ）：物品に貼付または埋め込むタグで、固有IDや情報を記録
2. リーダー/ライター：タグの情報を読み取りまたは書き込む装置（ハンディターミナルなど）
3. 管理システム：読み取ったデータを処理・管理するソフトウェア

レンタル・リース業界におけるRFID導入効果

RFID技術のレンタル・リース業務への導入は、単なる業務効率化だけでなく、ビジネスモデル自体を変革する可能性を秘めています。具体的には以下のような効果が期待できます。

1. 入出庫管理の自動化
   • 貸出・返却作業の大幅な時間短縮（通常の60-80%削減）
   • 複数商品の一括確認による処理時間の削減
   • 24時間無人貸出・返却システムの実現可能性
2. 在庫管理の精度向上
   • 現物確認の正確性向上（通常は年に数回の棚卸しが日次で可能に）
   • 紛失・盗難の早期発見と抑止効果
   • メンテナンス時期の適切な把握とスケジュール管理
3. 顧客体験の向上
   • 貸出・返却手続きの簡素化による待ち時間短縮
   • 予約商品の迅速な準備と提供
   • 返却期限・料金の明確な提示
4. 新たなビジネスモデルの創出
   • 無人営業時間の拡大による利便性向上
   • 利用頻度に基づいた柔軟な料金体系の導入
   • IoTとの連携による遠隔監視・管理システムの構築

RFID技術のレンタル・リース品管理への活用事例

RFID技術は、レンタル・リース品管理において大きな効率化と正確性向上をもたらします。ICタグを利用することで入出庫管理を自動化し、人為的ミスを削減できるため、多くのレンタル・リース業界で導入が進んでいます。

レンタル業界でのRFID活用事例

図書館・レンタルメディア店 図書館や書店、レンタルDVD店では、RFID技術を活用して貸出・返却プロセスを効率化しています。本やDVDにRFIDタグを埋め込むことで、以下のような効果が得られています。

• 複数の本やDVDを一度に読み取り可能で、貸出・返却処理が数秒で完了
• 自動貸出機の導入により、スタッフの人員配置を最適化
• 棚卸し作業の時間が大幅に短縮（従来の10分の1程度）
• 誤返却や配架ミスの減少による利用者満足度の向上

エクセルを使ったレンタル・リース品の管理

レンタル・リース物品の管理では、商品情報と契約情報を体系的に整理することが基本です。この観点から、多くの企業が最初にエクセルを活用します。

エクセルでの管理は初期コストがほぼかからないという大きなメリットがありますが、事業拡大に伴い様々な限界に直面することがあります。

エクセルでの基本的な管理方法

効果的なエクセル管理表の基本構造は以下のとおりです。

縦列（列）

各レンタル品の情報（商品ID、品名、型番、購入日、原価など）

横列（行）

契約情報（貸出日、返却予定日、顧客情報、料金、ステータスなど）

このような構造によって、どの商品が誰にいつまで貸し出されているかを一目で把握できます。履歴管理のために、同一商品の複数回の貸出記録は消去せず、新規行として追加していくことが重要です。

エクセル管理を効率化するテクニック

基本的な管理表に以下の機能を追加することで、作業効率を向上させることができます。

• データの検証機能: 入力ミスを防ぐためにドロップダウンリストを設定
• 条件付き書式: 返却期限超過など注意が必要な項目を色分け
• ピボットテーブル: 商品カテゴリごとの稼働率や収益を分析
• フィルター機能: 必要な情報だけを素早く抽出
• VLOOKUP関数: 商品マスタと貸出情報を連携

エクセル管理のメリットとデメリット

メリット

• 初期コストがほぼゼロ（既存のオフィスソフトを活用）
• 基本的な操作に慣れたスタッフなら使いやすい
• 小規模事業や創業初期には十分対応可能
• カスタマイズの自由度が高い

デメリット

• データ量が増えると処理速度が低下する
• 複数人での同時編集に制限がある
• バックアップ管理が煩雑
• 入力ミスのリスクが高い
• バーコードリーダーなど外部機器との連携に専門知識が必要
• 高度な分析や自動化には上級スキル（VBAなど）が必要

中小規模のレンタルビジネスであれば、工夫次第でエクセル管理も十分実用的です。

しかし、事業拡大に伴い取扱商品数や取引量が増加すると、専用システムへの移行を検討すべきタイミングが訪れます。

目安としては、管理アイテム数が100を超える場合や、複数拠点での運用が必要な場合は専用システムの導入を検討する価値があります。

まとめ：レンタル・リース品管理はシステムで効率化

本記事で解説したように、レンタル・リース品の管理は専用システムを導入することで大幅な効率化が実現できます。エクセルでの管理は初期コストが低い反面、多数の物品や契約を管理する際には限界があり、長期的には業務効率とコストパフォーマンスの観点から専用システムの導入がおすすめです。

多様なシステムが市場に存在するため、自社の状況を整理し、複数のベンダーから情報を収集して比較検討することが重要です。また、業界特有の要件がある場合は、同業他社の導入事例なども参考にすると良いでしょう。

システム選定にあたっては、ITコンサルタントや専門家のアドバイスを受けることも検討する価値があります。適切なシステム選びが、貴社のレンタル・リースビジネスの成長と効率化に大きく貢献するでしょう。