おすすめ・比較
イベント管理システムは、イベントの計画・組織・実行および追跡を支援するためのソフトウェアシステムです。
このシステムには、さまざまなものがありそれぞれ特徴が異なります。
この記事では、イベント管理システムの機能やメリット・デメリット、おすすめのシステムなどをご紹介します。
高校からHTML/CSS/COBOL/C++/Rubyに触れ、システム管理やCMSなど幅広く網羅。建築士から転身し、Webメディアの制作を主軸とした会社を設立。ITパスポート所有。趣味は建築物巡り。
イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベントの計画・組織・実行および追跡を支援するためのソフトウェアシステムです。
このシステムは、イベントプランナーやオーガナイザーが、イベントを円滑に進行させるために便利な機能が多く提供されています。
イベント管理システムが提供している主な機能は、以下の表のとおりです。
| 機能 | 説明 |
| イベントのスケジューリングとカレンダー管理 | イベントの日程調整・会場の予約・スピーカーや出演者のスケジュール管理などの支援ができる |
| 参加者の管理 | 参加者の登録・情報の収集・チケットの販売・支払いの処理など |
| コミュニケーションツール | 電子メールの送信・SMSの送信・チャット・お知らせの配信など、参加者と関係者とのコミュニケーションを円滑にするためのツールを提供する |
| 会場管理 | 会場の配置図の作成・セッションやプレゼンテーションのスケジュール管理・設備の手配など、会場に関するあらゆる面をサポートする |
| データ分析とレポート | 参加者のフィードバックの収集・イベントの成功度の分析・収益の追跡など、イベントに関するデータを分析して、報告するための機能を提供する |
イベント管理者は、これらの機能を利用して、イベントを効率的に計画・実行・評価することができます。イベント管理の流れは、まず、申込フォームの作成からスタート地点します。
このフォームでは、参加者が必要な情報を簡単に入力できるようにデザインされており、参加の手続きをスムーズに行うための基本となります。
次に、顧客管理が重要です。
イベント管理システムを活用して、参加者のデータを一元的に管理し、コミュニケーションを円滑に行います。
顧客管理をしっかり行うことで、参加者や関係者との連絡が取りやすくなり、参加者のニーズに素早く対応することが可能です。
さらに、協賛企業の管理もイベント運営にとって不可欠です。
イベントを成功させるためには、協賛企業とのパートナーシップが非常に大切です。<
企業の協力を得ることで、イベントの資金調達やプロモーション活動を支援してもらい、イベント自体の価値を高めることができます。
来場受付は、イベント当日に非常に重要となります。
来場者が会場に到着した際、スムーズに受付を済ませられるよう、受付エリアの設置やスタッフの配置、受付手順の決定が必要です。
事前にしっかりと準備を行うことで、イベントのスタートが良い印象で始まります。
当日の進行管理も、イベントのスムーズな運営には欠かせません。
チーム全体でイベントのスケジュールを共有し、スタッフ一人ひとりの役割を明確にしておくことで、予定通りに進行できます。
最後に、データの整理と分析、そして参加者へのフォローがイベント終了後の重要なポイントです。
収集したデータをもとに、イベントの成功点や改善点を把握し、次回のイベントの計画に活かすことで、より良いイベントを実現できます。
さらに、参加者への感謝のメッセージやアンケートを送ることで、次回のイベントへの参加意欲を高めることができます。
【オールインワン】イベント管理システムのおすすめ6選を比較
イベント管理システムにはさまざまな種類があります。
ここからは、多くの機能を備えたオールインワンのイベント管理システムをご紹介します。
| ツール名 | 月額料金 | 導入費用 | 主な機能 | 導入件数 |
|
100,000円〜（要問い合わせ） | 300,000円（要問い合わせ） | ・自社WEBページ（CMS） ・LIVE配信 ・ホットリード抽出 |
7,000件（導入イベント数） |
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50,000円〜（要問い合わせ） | 200,000万円 | ・イベントLP制作ノーコード ・登録フォーム ・チケット発券 ・イベントプライバシー設定 ・入出場管理 ・完全独自配信 ・参加者同時のオンライン商談 ・行動データ取得・分析 |
750社超え |
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プレミアム：33,000円 エンタープライズ：66,000円 カスタマイズ：要問い合わせ |
プレミアム：55,000円 エンタープライズ：110,000円 カスタマイズ：要問い合わせ |
・申込者管理 ・QRコード受付 ・簡単フォーム作成 ・フォーム送信時の登録不要 ・総合決済サービス連携 |
87,000万件（運用実績） |
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要問い合わせ | 要問い合わせ | ・タスク・予算管理 ・イベントサイト制作 ・メール配信 ・レポーティング ・MA・CRM連携 ・グローバル対応 ・受付管理 ・来場者管理 ・リードキャプチャ機能 ・ライブ配信・VOD配信 ・オンライン商談 ・オンライン展示 ・エンゲージメント機能 |
23,000社以上 |
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120,000円〜 | 要問い合わせ | ・リード管理 ・スコアリング ・メール配信 ・Webパーソナライズ ・Webトラッキング ・Zoom連携機能 ・SFA機能 |
900社以上 |
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50,000円〜（定額従量課金制） | 100,000円（アカウント発行費） | ・イベントページ作成 ・案内メール ・申込フォーム ・リマインドメール ・QRコード受付 ・フォローメール/参加者アンケート ・申込者自動リスト化 ・LINE/SMS配信/他ツール連携 |
不明 |
eventos
eventosは、DX（デジタルトランスフォーメーション）によってイベント運営をスマート化するイベント管理システムです。
オンライン・オフラインを問わず、さまざまな企業イベントに対応しており、初めてイベントを開催する方や運営コストを削減したい方におすすめです。
集客から開催まで1つのツールで効率よく管理でき、リッチなイベントページの作成も簡単です。
さらに、顧客分析やマーケティング支援機能を活用し、商談化の促進をサポートします。
Eventory
Eventoryは、ウェビナーから展示会まで、あらゆる形態や規模のイベントに対応するイベント管理システムです。
リアル、オンライン、ハイブリッドイベントすべてをワンストップで効率的に運営でき、イベント管理の悩みを解消します。
データとAIを活用し、イベント効果を最大化できるのが特徴です。
また、LPビルダー機能により、ノーコードで魅力的なイベント募集ページを簡単に作成でき、参加者数の最大化を実現します。
さらに、ユーザー行動履歴に基づいたCRM機能やSFA/MAとの連携で、効果的なインサイドセールス活動も可能です。
イーベ！
イーベ！は、業界最安値水準で利用できるイベント管理システムです。
最低1ヶ月から利用可能で、30日間「プレミアムプラン」相当の機能を無料で試せます。
お試し期間中に作成した編集データは、本契約後もそのまま利用できるため、準備期間としても活用可能です。
また、お試し終了後に自動課金が発生しないため、安心して試せます。
導入が決まった後は、プランと支払い方法を選択するだけで、すぐに運用を開始できる手軽さが特徴です。
Cvent
Cventは、すべてのイベント運営を1つのプラットフォームで管理できるイベント管理システムです。
これまでに2億人以上のイベント参加者をサポートしています。
イベントデータはリアルタイムで管理画面から確認可能で、参加者の行動に基づいたリアルタイムの営業アプローチや、データドリブンマーケティングを実現します。
顧客とのエンゲージメントを高めるための多彩な機能が搭載されており、イベントの成功を強力にサポートします。
SHANON MARKETING PLATFORM
SHANON MARKETING PLATFORMは、リードの獲得から購買意欲の向上までを一貫してサポートするマーケティングオートメーションツールです。
セミナーや展示会など、リアルおよびオンライン（2D・3D）イベントのどちらにも対応可能なプラットフォームを提供しています。
申込フォームやアンケート作成、メール配信など、イベント運営に必要な業務を効率化し、申込者の管理も可能。
幅広いイベントで活用でき、マーケティング活動の効果を高めるツールです。
SPIRAL®
SPIRAL®（スパイラル）は、人事・営業・開発など、業務や業種を問わず必要なアプリケーションを自由に構築できる開発プラットフォームです。
SPIRAL®は、受付フォーム作成からセミナーの来場客管理までをワンストップで運用でき、管理・入金管理・イベント管理をトータルにサポートしています。
このシステムの特徴のは、顧客接点強化や業務効率化を実現させるためのローコード開発ができることです。
ローコード開発とは、ソースコードをできるだけ書かずに、視覚的な操作でアプリケーションを開発する手法やその支援ツールのことです。
このため、専門的な知識がなくても、イベント管理システムを構築できるのが魅力です。
【セミナー・展示会に強い】イベント管理システムのおすすめ5選を比較
イベント管理システムには、セミナーや展示会に特化したシステムがいくつかあります。
ここからは、セミナーや展示会に強いイベント管理システムを5つご紹介します。
| ツール名 | 月額料金 | 導入費用 | 主な機能 | 導入件数 |
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要問い合わせ | 要問い合わせ | ・参加者データ分析 ・事前登録フォームページ作成 ・アンケート・チャット ・ライブ動画配信 ・参加者管理 ・ライブ商談 ・他言語対応 ・会場フロア設計 ・リード・ログの取得 |
不明 |
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要問い合わせ | 要問い合わせ | ・擬似ライブ配信 ・顧客情報の視覚化 ・ハイブリッド開催対応 ・イベントアーカイブ |
不明 |
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13,000円〜 | 無料 | ・入力チェック ・自動応答メール ・定員管理 ・期間管理 ・受付データ ・バックアップ ・登録内容修正・削除 ・一括メール送信 ・セキュリティ |
不明 |
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要問い合わせ | 700,000円〜 | ・資料ダウンロード/請求 ・動画配信/アーカイブ ・LP制作 ・出展社ページ制作 ・アンケート ・Web面談 ・Web面談予約 ・問い合わせ ・チャット ・参加者マッチング ・スタンプラリー ・抽選 ・プロフィール登録/変更 ・セッション予約/変更 ・リアルタイムデータ確認 |
100件以上（イベント件数） |
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プランSS：9,800円 プランS：19,800円 プランM：29,800円 プランL：80,000円 カスタム：要問い合わせ |
無料 | ・マイページ ・イベント登録者管理 ・QRコード受講票発行 ・CSV登録者データ入出力 |
3,000社以上 |
EventIn
EventInは、成果と効果が見える双方向型のイベントプラットフォームです。
1つの画面で多数のブースを表示し、ワンクリックで他のブースへ簡単に移動できるため、参加者にとっても操作がスムーズです
プレゼン、トーク、展示を網羅しており、面談や商談に加え、講演や展示も行える多機能ブースで、複数のセッションを同時開催可能です。
参加者の事前申し込みから事後のログ出力までを一括で管理でき、イベントの運営を効率化します。
Event BASE
Event BASEは、イベント担当者を強力にサポートするプラットフォームです。
事前収録した動画を指定した時刻にライブ配信でき、視聴者の早送りや巻き戻しを防止し、講演者の負担軽減や配信事故の回避を実現します。
来場者情報は簡単なフォームで作成・カスタマイズでき、事前に一括アップロードすることで、事前登録なしでも参加可能です。
さらに、来場承認制やセミナー申し込みの取得も可能です。
告知ページも簡単に作成でき、すぐにイベントの立ち上げが可能です。
楽らく受付くん
楽らく受付くんは、セミナーや講義の運営に特化したセミナー管理システムで、入力チェックや自動応答メールなどの機能を備えています。
ほかにも、正確な受付リストの作成や、受付終了後に受付データをExcelリストですぐに受け取れるなどの機能が提供されています。
楽々受付くんは、クラウド型の受付システムであるため、システムのインストール費用が発生しません。
このシステムを利用するための費用は、設置費は無料で、利用費は月額13,000円から導入可能です。
EXPOLINE
EXPOLINEは、オンラインとオフラインの両方に対応し、体験と管理を一括で実現するBtoB向けのイベントプラットフォームです。
創業50年を超えるイベントマーケティング企業である博展グループの経験と資産を活用し、企業ごとの課題に応じた最適なイベントソリューションを提供します。
カスタマイズ性が高く、基幹システムとの連携も可能です。
イベント体験から運営管理まで、各企業に合ったシステムでイベントを作り上げることができます。
Event Cloud Mix
Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）は、株式会社メジャースが提供する、クラウド型のイベント管理システムです。イベントの企画から当日の運営、事後フォローまでをワンストップで管理できます。
このシステムには、「Event Manager」というイベントの登録やコミュニケーションの管理を行える機能と、来場後の顧客を管理できる「Customer Relation」という機能を利用できます。このように、社内外を問わない情報共有機能に優れているのが特徴的です。
このシステムでは、関係者間のやりとり・当日の受付・収集した情報の共有などを行うことができます。
【小規模でも使える】イベント管理システムのおすすめ4選を比較
イベントの規模が小さい場合でも使えるイベント管理システムがあります。
ここからは、小規模でも使えるイベント管理システムをご紹介します。
| ツール名 | 月額料金 | 導入費用 | 主な機能 | 導入件数 |
 formrun |
FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円 （すべて税抜） |
無料 | ・フォーム作成 ・メール送信 ・顧客管理 ・外部連携 ・セキュリティ |
350,000人（導入ユーザー数） |
 Peatix（ピーティックス） |
無料（有料機能はチケットを購入） | 無料 | ・グループ（コミュニティ）機能 ・イベント告知 ・決済 ・定額課金プラン（サブスクリプション） ・集客 ・Peatix U |
1,300社 |
 EventRegist |
Basic：無料＋チケット販売手数料（8％） Basic+(プラス)：100,000円＋チケット販売手数料（8％） Premium：ご利用機能・サポートにより変動＋チケット販売手数料（8％） Enterprise：要問い合わせ |
要問い合わせ | ・タイムテーブルの設定 ・チェックインポイント ・来場者トラッキング ・来場通知メール ・抽選申込（事前審査） ・プロモーションコード発行 ・KAOPASS ・MA連携 |
750社 |
 EventCreate |
要問い合わせ | 継続利用プラン：50,000円（税別） 単発利用プラン：無料 |
・告知用ホームページ ・申し込み受付フォーム ・申し込み受け付け ・自動返信、一括配信メール ・来場者受付 ・アンケート |
750社 |
formrun
formrun（フォームラン）は、株式会社ベーシックが提供するフォーム作成ツールです。
フォーム作成や顧客情報の管理までをワンストップで行うことができます。
formrunでは、問い合わせ窓口やアンケートフォームなど、さまざまなフォームを作成することが可能です。このため、専門知識がなくても、デザイン性の高いフォームを簡単に作ることができるでしょう。
また、フォームのカスタマイズもノーコード、つまり、プログラムコードを書かなくてもカスタマイズができます。
formrunには、無料版と有料版があり、無料版ではフォームの作成数が1個のみと制限があります。
有料版では複数のフォームを作成したり、複数人のメンバーで編集を行ったりすることが可能となるため、本格的に利用したい人は有料版の利用も検討するとよいでしょう。
Peatix（ピーティックス）
Peatix（ピーティックス）は、アメリカに本社を置く、イベント管理システムです。2011年からサービスを開始して以来、現在では会員数が840万人で、常時15,000件を超えるイベントを掲載しています。
Peatixは、イベント名やチケット金額、会場住所などを入力するだけで、最短5分でイベント告知ページを開設できることが特徴的です。事前審査も設けていないため、専門的な技術は不要で、簡単にイベントページを作成することができます。
また、外部のチケット販売サービスと連携させることもでき、イベントの告知目的だけでも利用が可能です。Peatixは、告知ページ作成から当日の受付まで、初期登録無料および月額日無料で利用できます。
ユーザーの使用言語に応じて、日本語・英語・中国語でサービスを提供しており、海外向けのイベント作成も可能です。ほかにも、主催者・参加者向けのヘルプページやサポートデスクも多言語対応しているため、利用しやすくなっています。
EventRegist
EventRegist（イベントレジスト）は、イベントの告知・事前決済や申込・参加者管理ができるイベント管理システムです。個人や趣味の仲間内で開くような小さなイベントから、企業や自治体が運営する大きなイベントまで、幅広いイベントに対応が可能です。
EventRegsitには、ベーシックな機能とプレミアム機能があります。
ベーシックな機能は無料での利用が可能で、有料チケットを販売する場合には、チケット売上の8%を手数料として支払う必要があります。
プレミアム機能には、法人主催イベントや展示会、オンラインセミナーなどに欠かせない機能が豊富に用意されている点が、ベーシック機能との違いです。
小さなイベントなどで利用する際にはベーシック機能で問題ないですが、大規模なイベントや豊富な機能を利用したい場合は、プレミアム機能の利用を検討するとよいでしょう。
EventCreate
EventCreate（イベントクリエイト）は、イベントやセミナーの運営管理を効率化するクラウドサービスです。
イベントの申込フォームやメール配信、名簿作成など、イベントを開催するために必要な機能が充実しています。
EventCreateは、イベント運営の手間とストレスを解消することができる、法人・団体向けのクラウドサービスです。
イベント管理が初めてとなる人でも、このシステムを利用すればさまざまなことを簡単に行えるのが強みとなっています。
料金プランはシンプルで、導入前に無料で試すことができる、お試しプランもあります。
継続して利用する場合のプランは、初期費用が50,000円（税別）ですが、単発利用プランの初期費用はかからないため、利用しやすいシステムです。
イベント管理システムの主な機能
イベント管理システムには次の機能があります。
- イベント作成・編集
- 参加登録管理
- 支払い処理
- コミュニケーション機能
- アナリティクス・レポート
ここでは、詳しくご紹介します。
イベント作成・編集
イベント管理システムでは、イベントの作成や編集が簡単に行えます。
日程や会場、プログラムの詳細などを直感的に入力でき、変更が必要な場合もすぐに対応できるため、予定の調整や内容の追加がスムーズにできます。
複数のイベントを同時に管理する場合にひとつのプラットフォーム上で全てを統括できるので便利です。
また、テンプレートを活用して繰り返し利用するイベントの管理も手軽に行えるのが魅力と言えます。
参加登録管理
イベント管理システムでは、参加者の登録管理が簡単にでき、参加者の情報などを一元管理することが可能です。
オンラインでの登録フォームを公開して参加者が自分で入力するため、手間を削減できます。
さらに、参加者のリストやカテゴリー分け、特定のグループへのメッセージ送信など、柔軟な管理も可能です。
参加者の出席状況やリクエストにも対応しやすく、イベント運営者にとっても参加者にとっても安心できる機能と言えます。
支払い処理
支払い処理も、イベント管理システムでサポートできます。
オンラインでのクレジットカード決済や銀行振込など、さまざまな支払い方法に対応しており、参加者にとっても便利です。
また、支払いのステータスをリアルタイムで確認できるため、支払いが済んでいない人へのリマインドメールも簡単に送信できます。
支払い漏れが減り、スムーズなイベント運営が実現可能です。
安心して利用できるセキュリティ対策も整っているため、運営者も参加者も安心できるでしょう。
コミュニケーション機能
コミュニケーション機能を使えば、以下の操作ができます。
- 登録確認メールの自動送信
- リマインダーメール
- イベントの最新情報の一斉送信
個別にメッセージを送ることもでき、重要な連絡事項を迅速に共有できるため、参加者との信頼関係が築けるでしょう。
イベント当日もリアルタイムで連絡を取れる手段となるため、参加者は安心しながらイベントに参加できます。
アナリティクス・レポート
イベント管理システムには、データ分析やレポート機能も搭載されています。
アナリティクス・レポートとは、以下の内容を確認できる機能です。
- 参加者の登録数
- イベント参加率
- アンケート結果
イベントのパフォーマンスをデータで可視化できるため、次回のイベントに向けた改善点が明確になります。
リアルタイムでのデータ収集や結果の分析ができるため、運営者はその場で判断を下し、ベストな対応が取れます。
イベント終了後もレポートを活用して、成果を確認しやすく、今後の参考にすることができるでしょう。
イベント管理システムの選び方
イベント管理システムは、以下のポイントで選びましょう。
- 必要な機能を洗い出す
- セキュリティ面の確認
- 必要なプランとコストを比較
ここでは、3つのポイントについてご紹介します。
必要な機能を洗い出す
イベント管理システムを選ぶ際には、必要な機能を洗い出すことが重要です。
必要な機能を洗い出すために、まずは、ニーズの明確化を行いましょう。
どのような種類のイベントを運営するのか、どの程度の規模でどのような機能が必要なのかを考えます。
たとえば、イベント登録・チケット販売・参加者管理・セッション管理・支払い処理・メールマーケティング・報告書生成などの機能が必要となるでしょう。
このような、必要な機能を洗い出せれば、最適なイベント管理システムを選択することができます。
セキュリティ面の確認
セキュリティ面を確認することは、イベント管理システムを選ぶ際に重要なポイントの一つです。
参加者の個人情報や支払い情報などのデータがシステムに保存されるため、適切なセキュリティ対策が必要となります。
具体的には、「データが暗号化されているか」「アクセス制御が設定されているか」「データバックアップと復元ができるか」「脆弱性の管理がされているか」などです。
このようなポイントを考慮して、適切なセキュリティ対策がされているイベント管理システムかどうかを判断するようにしましょう。
セキュリティの不備は、参加者や企業に深刻なリスクをもたらす可能性があるため、慎重に検討することが重要です。
必要なプランとコストを比較
イベント管理システムを選ぶ際に、必要なプランとコストを比較するのは、重要なポイントの一つです。
必要なプランとコストを比較するために、まずは自分のイベントに必要な機能を明確にしましょう。
必要な機能を明確にしたら、比較対象のプランの選定を行います。
通常は、基本プラン・スタンダートプラン・プレミアムプランなど、使える機能が増えるほど価格が高くなるプランが多いと言われています。
各プランの機能を比較して、自分のイベントに適したプランを選ぶとよいでしょう。
比較する際は、価格・利用条件だけでなく、隠れた費用のチェックも重要です。
追加で必要な機能やサービスに関連する隠れた費用の確認が必要で、たとえば、特定の機能やカスタマイズが必要な場合に追加料金がかかる可能性があります。
このように、必要なプランとコストを比較すれば、自分のイベントに最適なイベント管理システムを選択するようにしましょう。
イベント管理システムを導入するメリット
イベント管理システムを導入するメリットには、以下の3つがあります。
- 効率的な運営管理ができる
- 顧客体験が向上する
- データ分析と意思決定の改善ができる
ここからは、メリット3つについて詳しくご紹介します。
効率的な運営管理ができる
イベント管理システムを導入することで、運営の効率が良くなります。
これまで手作業で行っていた参加者の登録や支払いの確認、メール送信など、さまざまな業務を自動化できるため、運営者の負担が軽減されます。
さらに、すべての情報が一つのプラットフォームに集約されるため、状況の把握や変更にも迅速に対応できるのがメリットです。
多くの業務がシステム化されることで、人的なミスが減り、イベントをスムーズに進行させることが可能です。
顧客体験が向上する
イベント管理システムの導入によって、参加者の体験も向上します。
参加登録が簡単に行えたり、確認メールやリマインドが自動的に届いたりするため、安心してイベントに参加できる環境が整います。
また、参加者のニーズに応じた個別対応がしやすくなるため、問い合わせに対する迅速な対応も可能です。
さらに、システム内でイベント情報や更新がリアルタイムで公開されることで参加者は常に最新情報を把握でき、満足度が高まるでしょう。
データ分析と意思決定の改善ができる
運営データを自動で収集し、分析する機能も備えています。
参加者の数やアンケート結果など、さまざまなデータをもとにイベントの成功度合いや改善点をチェックすることができます。
このデータを活用することで、次回のイベントに向けた計画が行え、よりよい結果を生み出すことが期待できるでしょう。
リアルタイムでデータを分析することで、運営中にも迅速に判断を下せるため、パフォーマンスも向上します。
イベント管理システムを導入するデメリット
一方で、イベント管理システムを導入するデメリットもいくつかあります。
- 複雑なイベントは管理しにくい
- 決済手数料がかかる
- システム障害時の対応が必要
- メッセージの過剰送信によるスパム化が起きる
ここでは、4つのデメリットについてご紹介します。
複雑なイベントは管理しにくい
イベント管理システムは、基本的なイベント管理においては非常に便利ですが、複雑なイベントの際には限界があることも。
セッションが多いイベントや、会場内で同時に進行する大規模なイベント、または個別に対応が必要な特別なリクエストが多い場合、システムだけでは管理が難しくなることがあります。
そのため、柔軟な対応が必要なイベントでは、システムに頼りすぎずに人の手による対応が必要です。
決済手数料がかかる
参加費の支払いをオンラインで処理できる便利な機能がある一方で、決済手数料が発生する場合があります。
クレジットカードや電子決済を使用する際に、参加者ごとに少額の手数料が加算されるため、そのコストが運営側に負担となることがあります。
参加費が低いイベントや参加者が多いイベントでは、この手数料が蓄積し、意外に大きなコストとなることがあるので注意が必要です。
システム障害時の対応が必要
イベント管理システムを使用していると、稀にシステム障害が発生することがあります。
このような場合、登録情報や支払い処理が一時的に停止したり、参加者への情報提供が遅れたりする可能性があります。
障害が発生すると、システムの復旧を待つだけでなく、参加者への説明や代替手段の用意が必要で、迅速な対応をしなければなりません。
このような事態に備えて、運営側は常にバックアッププランを用意しておくことが重要です。
メッセージの過剰送信によるスパム化が起きる
イベント管理システムには、参加者とコミュニケーションをとれるメッセージ送信機能がありますが、過度にメッセージを送信すると、参加者に迷惑になったり、スパム扱いされたりする可能性があります。
参加者が重要な情報を見落とす原因にもなりかねません。
送信頻度やタイミングを適切に調整して、必要な情報だけを伝えるように心がけることが、参加者の満足度を高めるために重要です。
イベント管理システムの相場
イベント管理システムの相場はいくらくらいなのでしょうか。
導入から手数料まで、イベント管理システムにはさまざまな費用がかかります。ここでは相場を見てみましょう。
パッケージ型システム
導入が簡単なパッケージ型イベント管理システム費用の目安は、以下の通りです。
| 項目 | 費用相場 |
| 初期費用 | システムライセンス費：30万円～100万円 初期設定費：20万円～50万円 導入支援費：10万円～50万円 |
| 月額利用料 | 基本利用料：3万円～10万円 保守サポート費：2万円～5万円 ストレージ使用料：1万円～5万円 |
| カスタマイズ費用 | 画面カスタマイズ：10万円～30万円 機能追加：20万円～50万円 外部システム連携：30万円～ |
中規模～大規模のイベント運営に適したパッケージ型システムは、豊富な実績と安定性が特徴です。標準機能が充実しており、一定範囲内でのカスタマイズも可能なため、多くの企業で採用されています。
クラウド型システム
クラウド型イベント管理システムの費用の目安は以下の通りです。
| 項目 | 費用相場 |
| 初期費用 | 導入設定費：0円～10万円 アカウント発行費：0円～5万円 研修費：5万円～15万円 |
| 月額利用料 | ライトプラン：1万円～3万円 スタンダードプラン：3万円～6万円 プレミアムプラン：6万円～10万円 |
初期費用を抑えて導入できるクラウド型システムは、特に小規模～中規模のイベントでの利用が増加しています。利用規模に応じて柔軟にプランを選択でき、必要に応じて機能を追加できます。
オーダーメイド型システム
オーダーメイド型イベント管理システム費用の目安は以下の通りです。
| 項目 | 費用相場 |
| 開発費用 | 要件定義：30万円～100万円 システム設計：50万円～200万円 開発費：200万円～500万円 テスト費用：20万円～100万円 導入・研修費：30万円～100万円 |
| 保守運用費 | システム保守：5万円～15万円 運用サポート：3万円～10万円 サーバー費用：2万円～5万円 |
独自の運用フローや特殊な要件がある企業向けに、完全カスタマイズしたシステムを開発します。初期費用は高くなりますが、企業独自のニーズに100%対応したシステムを構築できます。
システム選択時は、現在の需要だけでなく、将来的な拡張性も考慮に入れることが重要です。実際の運用開始後のサポート体制についても確認しておきましょう。
まとめ：イベント管理システムで効率よく運営しましょう
イベント管理システムは、イベントの計画・組織・実行、および追跡を支援するためのソフトウェアシステムです。
イベント管理システムを選ぶ際には、多くの選ぶポイントがあり、自分のイベントに適したイベント管理システムを選ぶ必要があります。
もし現在、イベント管理システムや、その他AIに関するお困りごとがある方は、株式会社Jiteraにお任せください。
各企業に合ったイベント管理システムのご提案や、AIにサポートをさせていただきます。
