おすすめ・比較
ナレッジマネジメントを効果的に実践するためには、適切なツールの選定が重要です。
ナレッジマネジメントツールは、組織内の知識を集約し、共有・活用を促進することで、業務効率化とイノベーション創出に貢献します。
本記事では、ナレッジマネジメントツールの特徴やおすすめ14選などを詳しく解説します。
社内の知識を最大限に活かし、組織の生産性向上を目指す方には必見の内容です。
様々な事業会社にてデータを起点とした意思決定を軸に営業及びマーケティング業務に従事。自身でもPythonやSQLを活用し、開発メンバーと共創しデータ活用を推進。Googleデータアナリティクスプロフェッショナル認定証を保有。
ナレッジマネジメントとは？
ナレッジマネジメントは、組織内の知識資源を効果的に活用するマネジメント手法です。
これは知識の識別、取得、開発、共有、活用、保存のプロセスを含み、文書化された知識だけでなく従業員の暗黙知も対象としています。
その主な目的は、組織の競争力向上や意思決定の質向上、顧客満足度向上などです。
情報過多の時代において、ナレッジマネジメントは知識の効果的管理を通じて組織の効率性、効果性、革新性を高め、市場変化への迅速な対応を可能にします。
さらに、組織内のコミュニケーションと協力を強化し、知識を戦略的資産として活用することで、組織の総合的なパフォーマンス向上につながります。
ナレッジマネジメントのメリット
ナレッジマネジメントには、以下のようなメリットが存在します。
- 生産性向上
- 問題解決の迅速化
- チームワークの促進
このセクションでは、ナレッジマネジメントがもたらす具体的なメリットについて詳しく掘り下げます。
生産性向上
ナレッジマネジメントは、業務遂行に必要な情報や知識へのアクセスを容易にすることで、生産性を大幅に向上させます。
従業員が過去のプロジェクトからの学びや、同僚の専門知識に簡単にアクセスできるようになると、タスクの遂行速度が速くなり、作業の質も向上します。
また、適切なナレッジマネジメントシステムを導入することで、重複作業の削減や情報検索時間の短縮が可能になり、組織全体の効率が高まります。
このように、ナレッジマネジメントは、時間とリソースを最適に活用し、企業の生産性を飛躍的に向上させる鍵となります。
問題解決の迅速化
ナレッジマネジメントにより、組織内の問題解決プロセスが迅速化します。
従業員が過去の事例や解決策に容易にアクセスできるようになると、類似する問題に直面した際に、既に検証された方法を素早く適用することが可能になります。
これは、時間と労力の節約に直結し、組織が新たな課題により迅速に対応できるようになることを意味します。
また、ナレッジベースやFAQセクションを通じて、従業員が自ら問題の解決策を見つけ出せる環境を整備することで、組織の柔軟性と対応能力が向上します。
チームワークの促進
ナレッジマネジメントは、チームワークを促進し、組織内のコラボレーションを強化します。
知識の共有文化を醸成することで、従業員間の信頼が深まり、異なるスキルや視点を持つメンバー間でのアイデアの交換が活性化します。
これにより、プロジェクトの質が向上し、新しい解決策やイノベーションが生まれやすくなります。
また、チームメンバーが互いの知識や経験を尊重し合うことで、より一体感のある職場環境が築かれ、従業員のモチベーションの向上にも繋がります。
ナレッジマネジメントは、組織の知識を共有し、チームとしての成果を最大化するための重要な要素です。
ナレッジマネジメントツールの3つの種類
ナレッジマネジメントツールは、組織内の情報共有と知識の活用を支援するために開発されたソフトウェアやシステムの総称です。
これらのツールは、知識を体系的に管理し、従業員が必要な情報に簡単にアクセスできるようにすることを目的としています。
適切なツールを使用することで、組織は知識の保存、共有、再利用を効率化し、業務プロセスを改善できます。
- ドキュメント管理システム
- コラボレーションツール
- ナレッジベース
上記3つの詳細を確認しましょう。
ドキュメント管理システム
ドキュメント管理システムは、文書やその他のコンテンツを効率的に管理するためのツールです。
このシステムを使用することで、組織は文書の作成、保管、検索、共有を一元化し、文書のバージョン管理やアクセス権の設定なども行うことができます。
ドキュメント管理システムは、重要な情報の紛失や誤用を防ぎ、適切な文書が迅速に見つかるようにすることで、業務の効率化に大きく貢献します。
また、リモートワークやテレワークが増える現代において、このようなシステムはチームメンバー間の情報共有を容易にし、プロジェクトの進行をスムーズにするために不可欠です。
コラボレーションツール
コラボレーションツールは、チームメンバー間のコミュニケーションと協力を促進するために設計されたツールです。
これには、チャットツール、ビデオ会議システム、プロジェクト管理ツールなどが含まれます。
コラボレーションツールを活用することで、チームメンバーは地理的な制約に関わらず、リアルタイムで情報を交換し、共同作業を行うことが可能になります。
これらのツールは、プロジェクトの進捗状況の可視化、タスクの割り当てと追跡、ドキュメントの共有など、効率的なチームワークをサポートする多様な機能を提供します。
特に分散して働くチームにおいては、コラボレーションツールが組織の生産性を向上させるために不可欠です。
ナレッジベース
ナレッジベースは、組織の知識を集約し、分類するためのオンラインリポジトリです。
FAQ、マニュアル、ベストプラクティス、ポリシー、手順書など、従業員が日常業務を遂行する上で必要となる情報が含まれています。
ナレッジベースを利用することで、従業員は迅速に解答やガイダンスを得ることができ、問題解決の時間を短縮することが可能になります。
さらに、ナレッジベースは組織内の暗黙知を明示化し、共有するプラットフォームとしても機能します。
これにより、新入社員の教育期間の短縮や、組織内のノウハウの継承が容易になります。
効果的なナレッジベースの構築は、組織全体の知識管理能力を高め、持続可能な成長を支援します。
【無料プランあり】おすすめのナレッジマネジメントツール8選
ここからはおすすめのナレッジマネジメントツールを紹介します。
| ツール名 | 概要 |
| Confluence | ワークスペースを作成し、情報共有や共同作業が可能 |
| Stock | 情報ストックと仕様のシンプルさが売り |
| Kibela | リアルタイムでの同時編集機能や編集履歴を確認可能 |
| Notion | 情報を一元管理できるメモアプリ |
| CROWI | オープンソースによる自由なカスタマイズ性が特徴 |
| LINE WORKS | LINEのビジネス版 |
| Workplace | facebookのビジネス版 |
| Google Workspace | Googleが提供するビジネスソリューション |
まずは無料プランがあるものから見ていきましょう。
Confluence
Confluence（コンフルエンス）は、情報共有や共同作業を行えるWikiツールです。
ツール上に「スペース」と呼ばれる作業場所を作成し、その中にページやブログを蓄積していくことで知識を体系化できます。
ページ機能は情報を階層的に整理できるため、ミーティング資料などを構造化して保存に最適です。
一方、ブログ機能は投稿順に情報が並ぶため、おしらせのような更新頻度の高い情報を共有できます。
このように、情報の更新頻度や関連性に応じてページとブログを使い分けられる点に特徴があります。
Stock
Stock（ストック）は、シンプルな使用感と高いセキュリティを両立したツールです。
ITの専門知識がなくても、利用しやすい仕様になっています。
チャットツールのように情報が流れていくことなく、ノート単位で情報をストックできるため、忘れるリスクがありません。
スマホやタブレット版のアプリも提供されており、モバイル環境でも利用可能です。
また、シンプルな機能設計とは裏腹に、セキュリティ面では万全の対策が施されています。
ISO27001(ISMS)の取得、SSL通信による暗号化を実施など、データの安全性が確保されているため、安心して利用できます。
Kibela
Kibela（キベラ）は、組織の自立化を促進する情報共有ツールです。
記事作成とカテゴリ・フォルダによる構造化で情報を整理し、図式化で分かりやすいページを簡単に作成できます。
リアルタイムの共同編集や編集履歴確認、他ツールからの容易なインポートも可能です。
また、グループ・メンバーへのアクセスコントロールや外部共有機能、高度なセキュリティ対策により、安心して利用できます。
情報を体系立ててまとめ、全従業員が活用できる知見の蓄積を実現する、優れた情報共有基盤です。
Notion
Notion（ノーション）は、社内のWIKI作成、ドキュメント管理、タスク管理などができる情報一元管理型のメモアプリです。
ナレッジやアイデアの整理整頓がしやすく、チームやプロジェクトごとにWikiを構築し、作成したファイルはカテゴリごとに管理できます。
メモの編集も簡単操作で行え、画像やチェックボックスの埋め込みをドラッグ&ドロップで済ませられます。
また、AIが実装されており、作成したメモからキーワードを抽出することが可能です。
議事録の要約などもAIが実行するため、より業務の効率化が進むようになります。
CROWI
引用元：Github公式サイト
CROWIはオープンソースソフトウェアのWikiツールです。
メルカリが導入していることで知られています。公開されているソースコードを利用すれば、無料でWikiツールを構築できます。
マークダウン方式による見た目の整ったページレイアウトや既読機能やいいね機能も搭載。
ツールの運用やメンテナンスにはプログラミングスキルが求められますが、使いこなせればカスタマイズ性の高いツールです。
LINE WORKS
引用元：LINE WORKS
LINE WORKSは、端的に言うとLINEのビジネス版です。
個人用のLINEに加えて、企業内のコミュニケーションツールとしての機能も搭載されています。
社内通知用の掲示板機能やカレンダー機能、資料保管・閲覧用のDriveなど、機能が拡張されています。
LINEを普段から使用している人は多いため、導入時の教育が最小限で済むのがメリットです。
また、LINE WORKSのアカウントは個人のLINEユーザーとも直接やりとりできます。
イベント参加者やアルバイトとのコミュニケーションツールとしての利用も可能です。
Workplace
引用元：Workplace公式サイト
Workplaceは、メタ社が提供するFacebookのビジネス版ツールです。
Facebookを利用したことがある人にとっては非常に馴染みやすく、スマホでの利用を念頭に設計されています。
情報ライブラリ機能があり、ナレッジマネジメントツールとして活用可能。シンプルな作成画面からコンテンツを作成し、ユーザーが簡単に検索可能です。議事録、提案書はもちろん、人事規則、就業規則、リモートワーク規定などの社内資料の作成・保存もできます。
また、プロフィールやグループ機能を備えた社内SNSとしての側面も充実しています。
Workplace上で社内イベントを開催したり、ライブ動画Q&Aを行ったり、自動翻訳で投稿を多言語化したりと、交流を促進する機能が充実しています。
アンケート機能もあり、インスタントメッセージでアンケートを送信できます。
Google Workspace
Google Workspaceは、Google DriveやGmail、Googleカレンダーなど、すでに職場で使い慣れたGoogleのサービスを活用できるクラウドベースのビジネス支援ツールです。
普段からGoogle Drive を利用している会社にとっては抵抗感なく導入でき、あらゆる端末からドキュメント編集や共有ができます。
Drive内の文書への全文検索機能が搭載されているため、必要な情報をすぐに見つけられます。
また、顧客とのビデオ通話やチャットルーム、共有ドライブの利用も可能。Google Meetを使えば、長時間のグループ通話やライブ配信も行え、会議内容をすぐにDriveにアップロードできるため、業務の流れがスムーズになります。
【有料プランのみ】おすすめのナレッジマネジメントツール6選
次に有料のナレッジマネジメントツールを確認しましょう。
| ツール名 | 概要 |
| NotePM | 使いやすさと使用者の満足度が高い |
| Accela K-Board | タグ方式による情報管理と全文検索 |
| Signtone | スピーディーな情報共有や顧客問い合わせ対応と履歴管理 |
| esa | 情報を育てる観点で不完全な情報も公開 |
| flouu | シンプルなUIとAIを搭載したクラウド型 |
| サイボウズ Office | 中小企業向けグループウェア |
NotePM
引用元：NotePM公式サイト
NotePM（ノートピーエム）は、ITreviewの調査で「使いやすさ」「顧客満足度」ナンバーワンに輝いたナレッジマネジメントツールです。
テンプレートを活用して簡単にページを作成できるほか、Word、Excelで作成した既存のマニュアル、社内規定なども取り込めます。
動画マニュアルの作成にも対応しているため、視覚的にわかりやすい共有が可能です。
タイムラインや特定ユーザーへの通知を利用することで更新履歴や状況をリアルタイムで把握できます。
また、ファイルの中身までを網羅した高度な全文検索機能に加え、キーワードハイライトや絞り込み検索も搭載しているため、ナレッジを効率的に探し出せます。
Accela K-Board
Accela K-Boardは、業務フローとナレッジ活用の一体化をコンセプトとしたナレッジベースです。
ナレッジの管理方式が特徴的で、「タグ」で分類・整理を実施。ナレッジ一つ一つに、商品名、型番、トラブル事象などの様々な観点からタグ付けができます。
そして気になるタグを組み合わせて絞り込むだけで、誰でも簡単に必要な情報にたどり着けます。
添付ファイルの中身までも含めた全文検索機能にも対応しているため、大変便利です。
また、ナレッジの統計ログ分析機能もあり、どのナレッジが良く見られ、どんなキーワードで検索されているかを把握できます。
Signtone
Signtone（サイトワン）は、報告・連絡・相談をスムーズに実施するためのインシデント管理システムです。
インシデント管理システムとは、トラブルが発生した際、連絡事項を記載するだけで登録メンバーに一斉に伝達するものです。
インシデントの内容を記録していくことで、ビジネスのスピード感が高まり、顧客満足度のアップやさらなるビジネス展開、コストダウンなどを実現できます。
担当者がお客様からの問い合わせに迅速に対応でき、対応履歴も残るため、お客様側から対応状況を確認することが可能です。
さらに、現場からのフィードバックや上司からのアドバイスもリアルタイムでチェックできます。
esa
esa（エサ）は「情報を育てる」という観点から制作された情報共有ツールです。
大きな特徴は、情報を不完全でも公開しているところにあります。
更新を重ね、十分に育った時点で整理を実施する一連の流れを推奨しているのです。
最初は固まっていないノウハウであっても、ユーザー全員でベストプラクティスを記録し、マニュアルを徐々に整備できます。
ナレッジの「育て方」に着目したesaは、組織の知的資産を当事者全員で協力して作り上げていく、画期的なスタイルです。
flouu
flouu（フロー）は、シンプルなUIとAIによる検索サポート機能を搭載したクラウド型の情報共有ツールです。
フォルダやタグ分けによって情報を整理でき、ドキュメント、コメント、添付ファイルまで含めた全文検索機能を備えています。
さらにAIが関連書類を自動でサジェストしてくれるので、効率的な検索が可能です。
リアルタイムでの同時編集に対応しているほか、ドキュメント単位でチャット機能も用意されています。
ドキュメントを開きながら同じ画面内でチャットできるため、特定の文章や単語にコメントを残すことで、スムーズな共同編集が行えます。
サイボウズ Office
サイボウズ Officeは、中小企業向けのグループウェアです。
つまり、社内のコミュニケーションを円滑にし、生産性向上や業務効率化を目指します。
主な機能は、ファイル共有・管理、掲示板などの情報共有機能やワークフロー管理やカレンダーなどのスケジューリング機能です。
また、メッセージ機能からシステム上で稟議の申請から決済までの承認フローを処理するシステムも完備しています。
このような機能を使うことで、デジタル改革(DX)の推進が実現できるようになります。
ナレッジマネジメントの事例紹介
ナレッジマネジメントは、企業や組織が直面する様々な課題を解決し、イノベーションを促進するための重要な戦略です。
効果的なナレッジマネジメントを実現するためには、適切な手法やツールの選定が不可欠です。
実際に多くの企業がナレッジマネジメントの取り組みを通じて、組織の知識共有文化を強化し、業務効率の向上を実現しています。
このセクションでは、企業内SNSの導入、ナレッジベースの構築、ランチョンセミナーの実施といった、実際のナレッジマネジメントの事例を紹介します。
企業内SNSの導入事例
家具・インテリア雑貨を展開するFrancfrancは、社員約700名、店舗数約130店を持つ大規模組織で、コミュニケーションの一方通行化と情報共有の非効率を解消するために、企業内SNS「TUNAG」を導入しました。
以前は情報共有や店舗スタッフ同士のコミュニケーションが一方通行になりがちで、特に勤務シフトの共有や店舗の取り組み事例の共有において、個人のチャットアプリを使用していたため情報漏洩のリスクがありました。
TUNAGの導入により、これらの課題を解決し、本社と店舗間、そして店舗スタッフ同士の双方向コミュニケーションを実現。
TUNAGは情報システム系の人だけでなく一般社員も手軽に使える点が選定の決め手となり、社内コミュニケーションの活性化と生産性の向上を実現しました。
Francfrancでは、TUNAGを通じて風通しの良い会社を目指し、社員間の顔が見えるコミュニケーションを促進しています。
ナレッジベースの構築事例
株式会社カルビーでは、社内の業務効率化を目指し、人の手による対応からAIチャットボットへの転換を実現しました。
従来、社内のよくある質問はデータベースに蓄積されていましたが、その活用には至っていませんでした。
特に、社内のITヘルプデスクには、使用するツールの選定や申請方法に関する問い合わせが多く寄せられ、聞く人も答える人も多くの時間を費やしていました。
この問題を解決するため、カルビーはMicrosoft Teamsの導入を機に、AIチャットボット「KUZEN」の導入を決定。
KUZENはノーコードで操作可能な管理画面を特長とし、コストパフォーマンスにも優れているため、自社での運用が容易と判断されました。
導入後、社内の問い合わせ対応時間が削減され、ヘルプデスクの業務効率が大幅に向上しました。
さらに、社内ツールの変更に伴うFAQの更新や追加も、KUZENを通じて容易に実施できるようになりました。
カルビーは、これを機に、Microsoft TeamsとKUZENを連携させ、より効率的な問い合わせ対応システムの構築を目指しています。
この事例は、ナレッジベースの構築とAI技術の活用により、業務プロセスの効率化と従業員の満足度向上を実現した優れた例と言えるでしょう。
ランチョンセミナーの実施事例
株式会社サイバーエージェント AI事業本部は、2023年9月に開催された「第41回日本ロボット学会学術講演会（RSJ2023）」において、ダイヤモンドスポンサーとして活動を展開しました。
この一環として、サイバーエージェントは機器展示のほか、注目のランチョンセミナーを実施しました。
このセミナーでは、AI LabのInteractive Agentチームが推進する最先端の研究開発に関する発表が行われ、参加者は最新のロボット技術やAIに関する深い洞察を得ることができました。
サイバーエージェントの取り組みは、ロボット学の学術的可能性を探究し、新たな技術革新への道を示す貴重な機会となりました。
このようなセミナーは、専門家や研究者だけでなく、一般の参加者にもロボット技術の最前線を理解する機会を提供し、学術界と産業界の架け橋としての役割を果たしています。
まとめ：ナレッジマネジメントツールは情報共有に不可欠
ナレッジマネジメントは、組織内の知識を効果的に活用・共有し、業務効率化とイノベーション促進を図る重要な戦略です。
適切なツールを選択し、情報共有の仕組みを構築することが、ナレッジマネジメントの成功には不可欠です。
本記事では、ナレッジマネジメントの意義や目的、ツールの種類、メリット・デメリット、そして実際の事例を詳しく解説しました。
ナレッジマネジメントの重要性と複雑性が増す中、特に中小企業にとっては高度な課題と言えるでしょう。
ナレッジマネジメントの導入に悩む企業は、実績豊富な開発会社に相談することをおすすめします。
株式会社Jiteraは、的確なアドバイスとサポートを提供し、企業のナレッジマネジメント戦略の成功をサポートします。
AIを活用したシステム・アプリ開発が得意で、短納期で高品質なサービスを提供しています。
