現代のビジネス環境では、リモートワークが普及し、チームメンバーが別の場所で仕事を行うことが一般的です。

そのため、効率的かつ効果的なチームコミュニケーションを取る必要があります。

遠隔地にいるメンバーとの円滑なやり取り、プロジェクトの進捗管理、日々の業務調整などの多岐にわたるニーズに応えるため、多くの企業がチームコミュニケーションツールを導入しています。

本記事では、社内コミュニケーションを取るためにおすすめなコミュニケーションツール10選について紹介していきます。

各ツールの特徴やメリット、そして選定時のポイントについても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

株式会社Jiteraでは、AIを活用し短納期でシステム・アプリ開発を実施しています。業務効率化やDXに関してご相談があれば、ぜひ問い合わせください。

目次

• 社内コミュニケーションツールとは？
  • 社内コミュニケーションツールの役割
• 社内コミュニケーションツールの主な4つの種類
  • Web会議システム
  • バーチャルオフィスツール
  • チャットツール
  • グループウェア
• おすすめの社内コミュニケーションツール10選
  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Google Chat
  • Asana
  • Trello
  • Monday.com
  • Basecamp
  • Twist
  • Discord
  • Mattermost
• 社内コミュニケーションツールを使用する際の注意点
  • 複数のツールを利用すると混乱する
  • リテラシーが低いとキャッチアップに時間がかかる
  • 対面のコミュニケーションが減ってしまう
• 社内コミュニケーションツールの選び方
  • コミュニケーションの形式と機能
  • インターフェースと使いやすさ
  • インテグレーションと拡張性
  • チームのニーズと目的の明確化
  • ユーザーフィードバックと評判の調査
  • セキュリティとプライバシーの確保
• まとめ：社内コミュニケーションツールで業務効率化をしよう

監修者 hiro1120_writer

食品商社営業からシステムエンジニアへと転職後、バックエンドエンジニア（Java, PHP）として尽力。開発リーダーを含む上流工程〜下流工程に携わる。IT関連記事から芸能・法律など幅広ジャンルにて執筆。

社内コミュニケーションツールとは？

社内コミュニケーションツールは、社内の情報共有やプロジェクト管理、日常業務の効率化を目的として設計されたデジタルツールです。

従来のコミュニケーション手段であるEメールや電話と比較して、チャットに近い形でコミュニケーションを取れます。短文でのやり取りやカジュアルなコミュニケーションができるため、利便性が高いです。

また、Web会議ツールとは異なり、社内コミュニケーションツールは情報の保存・蓄積にも適しているため、過去のやり取りを簡単に検索することが可能です。

社内コミュニケーションツールの役割

社内コミュニケーションツールの主な役割は、気軽なコミュニケーションの促進化です。

報告・連絡・相談するだけでなく、チームメンバーでちょっとした雑談もしやすくなるため、コミュニケーションが活発になります。

結果として、チームメンバー間の認識の齟齬を減らしつつ円滑な業務遂行が期待できます。

また、リモートワークやフレキシブルな勤務形態が増える中で、地理的な制約を超えてスムーズなコミュニケーションが可能です。より安心・安全な場をつくれるため、チームの一体感を維持するにも役立ちます。

社内コミュニケーションツールの主な4つの種類

社内コミュニケーションツールには、主に以下の4つの種類があります。

• Web会議システム
• バーチャルオフィスツール
• チャットツール
• グループウェア

Web会議システム

Web会議システムは、オンライン上で会議や打ち合わせを行うためのツールです。

ビデオ通話や音声通話機能により、遠隔地にいるメンバーとリアルタイムでコミュニケーションが取れます。交通費や移動時間の節約につながります。

また、画面共有機能を使って、資料やプレゼンテーションを参加者全員で共有しながら議論を進めることが可能です。オンラインでつながっていても、リアルで話しているかのように打ち合わせができます。

さらに、録画機能により、会議を記録すればリアルタイムに参加できない場合でも後から内容を見返せます。

バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールは、オンライン上で仮想的なオフィス空間を提供するツールです。

このツールは、チャット、ビデオ通話、ファイル共有、タスク管理などの機能を1つのプラットフォームに統合しています。

複数の機能があるため、リモートワークやテレワークを行うチームメンバー間のコミュニケーションとコラボレーションを円滑にします。

バーチャルオフィスツールを活用することで、物理的な距離に関係なく、チームメンバーがあたかも同じオフィスにいるかのように働くことが可能です。

情報共有やプロジェクト管理がより効率的になります。

チャットツール

チャットツールは、リアルタイムのテキストベースのコミュニケーションを可能にするツールです。

大きな特長は、メールよりもカジュアルで気軽なコミュニケーションができる点です。

このツールを使うことで、チームメンバー間の活発な意見交換を促進する効果も期待できます。

また、ファイル共有機能を活用して、関連する資料を瞬時に共有できるため、大変便利です。

グループウェア

グループウェアは、情報共有やスケジュール管理、プロジェクト管理などの機能を統合したツールです。

このツールは、カレンダー、掲示板、ファイル共有、ワークフロー管理など、チームのコラボレーションに必要な機能を一元的に提供します。

グループウェアを活用することで、チームメンバー全員が最新の情報にアクセスでき、効果的に連携しながら業務遂行が可能です。

特に、スケジュール管理機能は、会議の日程調整やプロジェクトの進捗管理に役立ちます。メンバーの予定を一覧で確認できるため、スケジュールの重複を避け、効率的に作業を割り当てられます。

これらのツールを適切に組み合わせると、社内のコミュニケーションを円滑にし、生産性の向上を実現できます。

次章より具体的なツールを見ていきましょう。

おすすめの社内コミュニケーションツール10選

現代のビジネス環境ではリモートワークの普及に伴い、チームメンバー間の円滑なコミュニケーションと効率的な連携機能が求められるようになりました。

ここでは、そのようなニーズに応えるおすすめの社内コミュニケーションツールをそれぞれ紹介し、ユニークな特徴や利便性について説明していきます。

Slack

Slackは、使いやすいインターフェースとカスタマイズ性で知られている社内コミュニケーションツールです。

リアルタイムメッセージング、ファイル共有、ビデオ通話など、チーム連携に必要な機能を一通り備えています。

特に、チャンネル機能はプロジェクトやトピックごとに会話を分類できるため、情報の整理とアクセスが簡単になります。

また、外部アプリケーションとの統合能力も高く、Googleドライブ、Trello、Asanaなど多数のツールと連携可能なのは魅力の一つです。

Slackを利用すればSlack内でほぼ全ての業務を完結できるため、作業効率の大幅な向上が期待できます。

アプリにも対応しているため、スマホやタブレットからも確認可能です。

Slack

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Office 365の一部として提供されるコミュニケーションプラットフォームです。

チャット、会議、通話、ドキュメント共有といった基本的な機能に加え、Microsoftの製品群と統合されている点が最大の特徴といえます。

Word、Excel、PowerPointなどのファイルを直接Teams内で編集できるため、アプリケーション間で移動する必要がありません。

また、Teamsは高度なセキュリティとコンプライアンス機能を備えており、企業が安心して利用できる環境を提供しています。

さらに、教育機関や大企業向けの機能も充実しており、幅広いニーズに対応しています。

Microsoft Teams

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Google Chat

Google Chatは、Google Workspace（旧G Suite）の一部として提供されるチームコミュニケーションツールです。

利用しやすいインターフェースとシンプルな操作性が特徴で、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドといったほかのGoogleアプリケーションと連携できます。

ドキュメントの共有や編集作業をChat内で直接できるため、効率的な作業が可能です。

また、Googleの検索機能を活用して過去の会話や共有ファイルを簡単に見つけ出すことができるため、あらゆる業務において効率化を図れます。

Google Chatは、Google関連ツールを利用するプロジェクト内で業務を行っているチームにとっては最適な選択肢の一つです。

Google Chat

Asana

Asanaは、タスク管理とプロジェクト管理を中心に設計された社内コミュニケーションツールです。

このツールの最大の特徴は、ユーザーインターフェースと柔軟なタスク管理機能にあります。

ユーザーはプロジェクトを作成してそれに関連するタスクやサブタスクを追加でき、各タスクに期限、担当者、説明などの詳細情報を設定することが可能です。

また、Asanaはビジュアルプロジェクト管理をサポートしており、カンバンボード、タイムライン、カレンダービューなど、プロジェクトの進捗を視覚的に追跡できる複数のビューを提供しています。

チームメンバー間のコミュニケーションはタスクやプロジェクトに直接コメントを付ける形で行われるため、関連情報が一箇所に集約され、情報の散逸を防ぐことが可能となっています。

Asana

Trello

Trelloは、カンバン方式のタスク管理に特化したシンプルなチームコミュニケーションツールです。

ユーザーは「ボード」内に「リスト」を作成し、その中に「カード」としてタスクを追加します。

各カードには、詳細な説明、チェックリスト、期限、添付ファイル、コメントなどを追加でき、タスクの進捗状況を簡単に把握できます。

Trelloの利点はツールの柔軟性とシンプルさにあり、プロジェクト管理だけでなく、アイデアの整理、イベントの計画、個人のToDoリスト管理などのさまざまな用途に応用できます。

また、Power-Up機能を通じて、Googleドライブ、Slack、Evernoteなどの外部アプリケーションとの統合が可能で、ワークフローのカスタマイズが容易な点も特徴の一つです。

Trello

Monday.com

Monday.comは、高度にカスタマイズ可能なワークオペレーティングシステムであり、プロジェクト管理、タスク管理、チーム連携機能を一元化できるチームコミュニケーションツールです。

このプラットフォームの特徴は豊富なテンプレートと自由なカスタマイズオプションにあり、ユーザーは自分たちのワークフローに合わせてプロジェクトボードを設計できます。

タスクは色分けされたステータス、期限、担当者などの情報とともに表示されるためチームメンバー間の透明性も確保できます。

また、自動化ルールを設定することで繰り返し発生するタスクの処理や通知の送信を自動化でき、作業の効率化にも役立ちます。

Monday.com

Basecamp

Basecampはプロジェクト管理とチームコミュニケーションを統合したツールで、シンプルながらも便利な機能を提供しています。

Basecampの中心となるのは「プロジェクト」で、各プロジェクト内にはタスクリスト、ファイル共有、スケジュール、フォーラムなどのセクションがあります。

特に「キャンプファイヤー」と呼ばれるリアルタイムチャット機能や「メッセージボード」での連携は、チームメンバー間のコミュニケーションを促進してくれます。

Basecampは全ての情報を一箇所に集約することでメールや他のツールによる情報の散逸を防ぎ、プロジェクトの進捗状況をチーム全体で共有できるように設計されています。

Basecamp

Twist

TwistはDoist社が提供するチームコミュニケーションツールで、静かな作業環境を提供することに重点を置いています。

リアルタイムのチャットアプリとは異なり、スレッドベースのコミュニケーションを採用しており、各トピックごとに議論を整理できるため、情報の過多によるストレスを軽減してくれます。

また、Twistは非同期コミュニケーションを奨励しており、メンバーがそれぞれのタイミングで情報を確認して反応することができるため、世界中の異なるタイムゾーンで働くチームにとって最適なツールといえるでしょう。

Twistは、メールのようなフォーマルなコミュニケーションとインスタントメッセージングの中間に位置しているのも特徴です。

Twist

Discord

Discordは、もともとゲーマーコミュニティ向けに開発されたアプリですが、高品質な音声チャット機能と使いやすい操作性によって多様なチームでのコミュニケーションツールとしても人気を博しています。

Discordでは、テキストチャット、音声チャット、ビデオチャットをサポートしており、チャンネルを作成して特定のトピックやプロジェクトごとに会話を分けることが可能です。

また、画面共有やファイル共有も簡単に行えるためリアルタイムでの連携が必要な作業にも適しています。

Discordは、カジュアルな雰囲気を保ちつつもチーム内の緊密なコミュニケーションを実現するための多様な機能を提供しているのが特徴です。

Discord

Mattermost

Mattermostはオープンソースのチームコミュニケーションプラットフォームで、高いカスタマイズ性とセキュリティを特徴としています。

自社サーバーにインストールして運用することでデータの管理とプライバシーを完全にコントロールできるため、セキュリティが重要視される企業や組織に適しています。

Mattermostは、テキストチャット、ファイル共有、カスタム絵文字、Webhook統合などのチームコミュニケーションに必要な基本的な機能を備えている一方で、APIを通じた拡張性も高く、独自のプラグインやボットを開発して機能を追加することも可能です。

Mattermostは、自由度の高いカスタマイズを求めるチームやセキュリティとプライバシーを最優先する組織に最適な選択肢と言えるでしょう。

Mattermost

社内コミュニケーションツールを使用する際の注意点

メリットの多い社内コミュニケーションツールですが、以下の点には注意する必要があります。

• 複数のツールを利用すると混乱する
• リテラシーが低いとキャッチアップに時間がかかる
• 対面のコミュニケーションが減ってしまう

複数のツールを利用すると混乱する

社内で複数のコミュニケーションツールを使用していると、どのツールで誰とどのようなやり取りをしたのかを忘れてしまったり、大切な情報を見落としてしまったりする場合があります。

また、ツールごとに異なる操作方法やインターフェースに適応する必要があるため、従業員の混乱を招くケースも少なくありません。

ツールの乱立を防ぐために、会社としてオフィシャルなツールを指定し、できるだけ集約することが重要です。

ツールの選定に際しては、セキュリティ面だけでなく、ユーザビリティや既存システムとの連携性なども考慮しましょう。

リテラシーが低いとキャッチアップに時間がかかる

社内コミュニケーションツールを導入する際は、従業員のITリテラシーの差を考慮する必要があります。

新しいツールに慣れるまでに時間がかかってしまう社員が一定数、存在することは考慮しなければなりません。

そのため、ツールの使い方に不慣れな従業員に対しては、十分なトレーニングと適切なサポート体制を用意することが大切です。

また、ツールの使用方法やルールを明確に定め、全社的に周知徹底することが求められます。

マニュアルの整備やFAQの作成など、従業員がスムーズにツールを使いこなせるような環境づくりを目指しましょう。

対面のコミュニケーションが減ってしまう

社内コミュニケーションツールの導入により、従業員同士の直接的なコミュニケーションが減少する懸念があります。特に、リモートワークが主体となる場合、同僚との雑談や意見交換の機会が失われがちです。

face-to-face のコミュニケーションの重要性を認識し、定期的なオフラインでのミーティングやイベントを企画するなど、バランスの取れたコミュニケーション環境を整えることが大切です。

また、ツールの中でも、ビデオ通話などを活用し、非言語的なコミュニケーションを図ることも有効と言えます。

案件ごとに週1回の定例MTGを開催することから始めてみてはいかがでしょうか。最大１時間までにする、アジェンダを事前に展開するなどのルールがあれば、時間がかかることはありません。

社内コミュニケーションツールの選び方

社内コミュニケーションツールを選ぶ際には、単に機能性だけでなくチームの働き方や文化、必要とするコミュニケーションの形式に合致しているかを考慮する必要があります。

• コミュニケーションの形式と機能
• インターフェースと使いやすさ
• インテグレーションと拡張性
• チームのニーズと目的の明確化
• ユーザーフィードバックと評判の調査
• セキュリティとプライバシーの確保

上記5つのポイントを見ていきましょう。

コミュニケーションの形式と機能

社内コミュニケーションツールを選ぶ際に最も重要なのは、チームが必要とするコミュニケーションの形式と機能が備わっているかどうかです。

例えばリアルタイムでのやり取りを重視するチームであれば、インスタントメッセージングやビデオ通話機能が充実しているツールが適しています。

一方で、非同期での深い議論や長期的なプロジェクト管理を主に行うチームであれば、スレッド式のディスカッションやタスク管理機能が強化されているものが望ましいと言えます。

また、ファイル共有や共同編集機能などプロジェクトに必要な特定の機能が提供されているかも確認してください。

インターフェースと使いやすさ

ツールの仕様がわかりやすく、全てのチームメンバーが簡単に使いこなせるかどうかも重要な選定基準です。

複雑で利用が難しいツールは導入の際に多大な時間と労力を要してしまい、チームの生産性を低下させるリスクがあります。

特に、最新のツールに不慣れなメンバーがいる場合や迅速な導入が求められる状況では、シンプルで視覚的に理解しやすいものを選ぶことが望ましいです。

また、カスタマイズ可能なインターフェースを持つツールはチームの特定のニーズに合わせて調整することができ、より効率的なコミュニケーションを実現できます。

インテグレーションと拡張性

チームが既に使用しているツールやサービスとの連携がスムーズに行えるかどうかもツールの重要なポイントです。

例えば、プロジェクト管理ツール、カレンダー、メールシステム、ファイルストレージサービスなどの既存のワークフローに統合できるツールであれば、作業の効率化を図れます。

また、APIやプラグインの提供などのツールに拡張性があるどうかも検討するべきです。

このような機能に対応してれば、チームの成長や変化するニーズに柔軟に対応できます。

具体的には、ある企業が社内の経費申請システムを Microsoft Teams に統合したいと考えたとしましょう。

Microsoft Graph API を使用すれば、経費申請の承認プロセスをチャット上で完結させるカスタムアプリを開発し、Teams に組み込むことができます。

結果として、従業員は Teams 内で経費申請を行い、承認者もワンクリックで承認作業を完了させられることが可能です。

チームのニーズと目的の明確化

社内コミュニケーションツールを選ぶ前に、チームの具体的なニーズとコミュニケーションの目的を明確にすることが重要です。

具体的には、以下のような点を考慮して最適なツールを選択します。

• どのような情報を共有する必要があるのか
• どの程度の頻度でコミュニケーションが行われるのか
• リモートメンバーや異なるタイムゾーンにいるメンバーとの連携は必要か

また、チームメンバーからのフィードバックを考慮して決定することをおすすめします。

ユーザーフィードバックと評判の調査

市場には多くの社内コミュニケーションツールが存在しますが、実際に使用したユーザーのフィードバックや評判を調査することで、ツールの実際のパフォーマンスや適合性を把握することができます。

オンラインのレビューサイトやSNSなどでの評価・口コミを参照しましょう。特に、注目すべきサポートの質、バグの頻度、アップデートの頻度と内容は要チェック項目です。

また、類似の業界や規模のチームがどのツールを使用しているかを調べることも適切な選択に役立ちます。

セキュリティとプライバシーの確保

社内コミュニケーションツールを選ぶ際には、セキュリティとプライバシーの保護も大切です。

特に、機密情報や個人情報を扱う場合にはデータの暗号化、アクセス管理、コンプライアンスの遵守など、厳格なセキュリティ対策を備えたツールを選ぶ必要があります。

また、プロバイダーが提供するセキュリティポリシーやプライバシーポリシーを確認し、データがどのように処理されて保護されるかを理解することも重要です。

セキュリティの専門家やIT部門と相談し、組織のセキュリティ基準に適合するツールを選定するようにしましょう。

まとめ：社内コミュニケーションツールで業務効率化をしよう