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とある企業のシステム管理者として10年以上勤めています。 自身の経験や知識を活かし、誰にでも分かりやすい記事をお届けしたいです。

業務やプロジェクトおいて、全体の進行具合や特定のタスクに対してかかっている時間などは、意外と可視化できていないケースが多いのではないでしょうか。

これらを可視化すれば、社員の残業時間を減らす対策を立案したり、タスクの負荷分散が可能となります。

そこで役に立つのが、タイムトラッキングツールです。

タイムトラッキングツールは、タスク管理や、タスクにかかった時間のグラフ化、週ごとや月ごとの稼働時間を可視化するなど、業務における時間管理に役立つツールとなっています。

この記事では、業務効率を上げるおすすめのタイムトラッキングツールについてご紹介します。

タイムトラッキングツール（時間管理）とは

タイムトラッキングツールとは、社員ごとの稼働状況の把握・改善に役立つツールです。通常だと把握しづらい社員の稼働状態や、タスクの達成状況などが把握できます。

プロジェクト全体の進捗状況などは見えていても、プロジェクトに参加している社員に各々どれだけの負荷がかかっているかは把握できていないケースも多いのではないでしょうか。

特定の社員にだけ負荷がかかる状況を放置してしまうと、業務の属人化や、残業時間が増加する可能性があります。

これらの課題解決のためにタイムトラッキングツールを利用しましょう。

業務の効率化ができる

タイムトラッキングツールを利用すれば、作業時間を有効活用できるようになり、仕事の効率化へと繋がります。

タイムトラッキングツールは、下記のようなタスク管理機能が搭載されているのが一般的です。

• タスクの見える化
• タスクの担当振り
• タスクの優先順位設定

ツールを使ってタスクを見える化（一覧化）すれば、作業漏れや対応のし忘れといったミスを防げます。タスクごとに担当振りを行えば、口頭で指示するより正確に担当者を把握でき、認識違いが発生しません。

また、タスクの優先順位設定や、期日を登録も可能です。いますぐ行うべきタスクを担当者とすぐに共有が可能となります。

タスク管理がリアルタイムでできる

タイムトラッキングツールでは、仕事の進捗状況（作業時間）をリアルタイムで把握・記録が可能です。

進捗状況を把握する際に役立つ機能として、以下のような機能が備わっています。

• ガントチャート機能
• アラート機能

ガントチャート機能

ガントチャートとは、プロジェクト管理などあらゆる工程管理に使われる表です。「スケジュール表」や「管理表」と呼ばれているケースもあるでしょう。

タイムトラッキングツールでのガントチャート機能では、設定したタスクをガントチャート形式へ自動で設定してくれます。チャートへ組み込みたいタスクと、タスクごとの期日を設定するだけなので誰でも簡単に設定が可能です。

納品までの残り期日やどういった作業が残っているかなど、時間管理を視覚的に確認できるため、大規模プロジェクトであっても、進行状況を正確に把握できる機能です。

アラート機能

アラート機能は、タスクごとに設定した期日が近付いてきた場合や、期日を過ぎてしまった際にメールでお知らせしたり、タスクの色を変えて強調したりなど、漏れなくタスクを完了させるための機能です。

それぞれ名称や機能の細かい点は異なりますが、ほとんどのタイムトラッキングツールに搭載されている機能でもあります。

アラーム機能があると、プロジェクト全体での確認ももちろんできますが、個人ごとでタスクの期日を管理・把握しやすくなるため、よく活用する機能といえるでしょう。

おすすめのタイムトラッキング（時間管理）ツール・アプリ10選

タイムトラッキングツールは個人で利用できるものから、企業においてチームで取り組むタスクを管理できるものまで様々な種類があります。

ここからは、複数人が共同で利用できて企業におすすめのタイムトラッキングツールを10種類ご紹介します。

こちらで紹介するタイムトラッキングツールを活用して、タスク管理の効率化を目指しましょう。

Toggl

• シンプルで使いやすいタイムトラッキングツール
• 個人ユーザーから企業まで幅広く利用可能、無料版も提供

Togglは多くの企業で利用されており、個人ユーザーから企業での利用まで幅広く活用できるタイムトラッキングツールです。

シンプルな画面構成となっており、時間の入力も容易に行えます。利用したユーザーからは「稼働できる時間が25%増えた」という口コミが寄せられるほど、業務効率化を推進できるツールです。

いつでもリアルタイムに進行状況を確認でき、タスク進行や稼働状況の透明性を確保できます。またレポーティング機能もあるため、経営管理ツールとしても充分に役立つでしょう。

https://toggl.com/

Clockify

• 無料で利用できるクラウドベースのタイムトラッキングツール
• プロジェクトごとに時間を追跡でき、チームでの利用に最適

Clockifyは、無料で利用できるクラウドベースのタイムトラッキングツールです。

プロジェクトごとに時間を追跡でき、課題の進行管理を容易に行えます。

時間管理に関する機能として、勤務時間をリアルタイムに記録できるタイマー機能や、予定を管理できるカレンダー機能などが利用可能です。様々なデバイスから利用でき、デスクトップアプリやブラウザ拡張機能の他、モバイルアプリやキオスクアプリでも利用できます。

多くの機能を無料で利用できるだけでなく、困ったときのサポートサービスも充実しているため、タイムトラッキングツールを試しに使ってみたいという方にぴったりのツールです。

https://clockify.me/ja/

Harvest

• タイムトラッキングと請求管理が一体化したツール、フリーランサーやプロフェッショナルに最適
• 一定期間まで無料トライアルが可能

Harvestを利用すれば、タスクの進行管理へ費やしている時間を自動で管理してくれます。請求対応まで一括管理ができるため、フリーランサーやプロフェッショナルにも最適なツールです。

このツールは一定期間は無料トライアルとして利用できますが、トライアル期間終了後であっても、チーム向けのソリューションとして月額1,200円という低コストで利用できます。

プロジェクト全体の管理やチームのタスク管理、進捗管理を行う際はぜひHarvestを利用して、円滑なマネジメントを行いましょう。

https://asana.com/ja/apps/harvest

RescueTime

• アプリやウェブサイトの使用時間を追跡し、生産性を向上させるタイムトラッキングツール
• 基本機能は無料で利用可能

ドラックアンドドロップなど、直感的な操作ができるのが魅力であるツールがRescueTimeです。簡単操作で簡単かつ正確なスケジュール・タスク進行が可能となります。

RescueTimeを利用している間は、タスク作業中に集中を妨げるようなアプリ・ツールの利用を制御することができます。

会議などの業務に必要なスケジュールを管理しながら正確な時間を追跡し、気を散らすものをブロックするなど、タスクを進行する上で必要な機能が全て詰まったタイムトラッキングツールです。

https://www.rescuetime.com/

ClickUp

• タスク管理から時間追跡まで幅広く対応するプロジェクト管理ツール
• 無料版もあり、中小企業におすすめのタイムトラッキングツール

ClickUpはタスクの管理はもちろん、時間追跡やドキュメント、ホワイトボードといったチームで利用する上で必要な機能が多く存在しています。

チームメンバーのタスク状況も管理できるため、同じ環境にいなくともチームメンバーの動きを可視化し、同じ場所にいるかのように話し合いを行うことも可能です。

無料版もあるため、中小企業であってもこれ1つで運用管理が行いやすいタイムトラッキングツールとなっています。

https://clickup.com/

DeskTime

• 従業員の効率性を向上させるための時間追跡とアクティビティモニタリングを行えるタイムトラッキングツール
• チーム全体の生産性を分析することができ、無駄な業務を削減することが可能

DeskTimeはパソコンの開閉動作自体を稼働データとして記録することが可能です。これによって今まで手動で行っていた勤怠管理を自動かつ正確に行えるようになっています。

1回1回はわずかな手間ですが、毎日の積み重ねになると無視できないほどの時間ロスです。

また時間追跡やアクティビティモニタリングの機能も備えているため、従業員の稼働状況を正確に把握できるでしょう。これによって、チーム全体の生産性を分析し、無駄な業務の削減を実現しています。

https://desktime.com/

Paymo

• プロジェクト管理・時間追跡・請求・リソース管理のための統合ツール
• ビジネス向けの設定になっていて、チームでの活用に最適

Paymoを使用するだけで、チーム全体の稼働負荷やスケジュールの確認が可能となります。アラート機能なども持っているため、負荷がかかっている従業員のフォローアップへ入ることも容易です。

また、プロジェクト全体を可視化するためにも役立ちます。ガントチャート機能があり、どの段階で誰にタスクが回るのか、またどの段階でプロジェクトが遅延しているのかも簡単に確認できるでしょう。

プロジェクト管理からチームメンバーの管理など、企業を運営していく上で十分に活用できるツールとなっています。

https://www.paymoapp.com/

Hubstaff

• タイムトラッキングと生産性監視を組み合わせたツール
• リモートワーク環境に適していて、GPSトラッキングやアプリケーションのスクリーンショットも可能

リモートワークが広がっている中、課題になりやすいのが社員の稼働状況が見えにくいという点です。

これらを改善するためには、タイムトラッキングと生産性監視を一緒に利用できるHubstaffをおすすめします。

他にもGPSトラッキングや使用中アプリケーションのスクリーンショットなど、リモートワークを行う上で便利な機能が多数存在しています。

リモートワーク中であってもHubstaffを使用するだけで、同じ職場で働いている以上に誰が何をしているか把握が可能です。働き方の自由を守るためにも、メンバーの作業状況を可視化できるツールを利用するようにしましょう。

https://hubstaff.com/

TimeCamp

• 時間追跡、プロジェクト管理、タスク管理、リソース管理などを統合したタイムトラッキングソフトウェア
• 豊富なレポート機能も備えていて、企業全体のリソースを容易に確認が可能

TimeCampでは、時間追跡・プロジェクト管理・タスク管理・リソース管理といった、企業が保有するリソースや社員の稼働状況、プロジェクトの進捗を把握するために必要な機能が揃っています。

このツール1つあれば、企業にとって重要な「人」と「時間」という適切なリソース管理が可能です。レポート機能もついているため、定期的に必要な情報を可視化しやすくなっています。

TimeCampを利用すれば、会社全体のリソースを管理して、適切な稼働分散が可能となります。

https://www.timecamp.com/

CotoGoto（コトゴト）

• 会話をするだけで作業内容の分析ができ、フリーランスの作業を可視化できる作業管理ツール
• 外部サービスとの連携にも対応しており、分析後の作業内容を他システムへデータ移行したり、そのシステムからデータ取り込みも可能

CotoGoto（コトゴト）とは、人工知能と会話した内容が作業記録として残され、ユーザーの作業時間やモチベーションを自動的に集計・分析してくれる作業管理ツールとなっています。

使い方も簡単であり、基本的には人工知能との会話を楽しむだけ。あとは自動的に作業記録（ライフログ）が生成されるので、タイムトラッキングツール初心者であっても違和感なく使いこなせるでしょう。

https://cotogoto.ai/

タイムトラッキングツール（時間管理）の選び方

タイムトラッキングツールは開発会社によって機能や特徴が様々です。

そのため利用する企業側にとって必要な機能とは何なのか、その機能は搭載されているのか、しっかりと事前確認しておく必要があるでしょう。

ここからは、社員の勤怠を管理する上で勤務時間の打刻が自動記録か手動記録か、時間管理ツールの操作は簡単か、モバイルでも確認できるかといった点に着目し、タイムトラッキングツールの特徴を整理しています。

実際にタイムトラッキングツールを導入したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

自動記録か手動記録か

タイムトラッキングツールは、自動的に作業時間を記録するものと、手動での記録が必要になるものがあります。

どちらの方式が自分やチームへ適しているかを考えてみましょう。

稼働時間を手動で記録する場合、自らで稼働状況の申告を行う必要があります。どうしても入力にかかる手間が発生し、場合によっては虚偽申告が行えてしまうしまう点は留意しなければなりません。

一方、自動で記録する場合は、正確かつ自動的に稼働状況を確認できて、プロジェクト進行状況の把握が可能となります。

自動入力の場合、進捗状況の全てが自動的に集計されてしまうため、社員にとってはプロジェクトが遅延している事実が気になってしまい、記録されていること自体がストレスになってしまう懸念はあるでしょう。プロジェクトの遅延を気にするあまり、納期だけが優先された雑な完成品になってしまうという可能性も。

自動入力は正確に記録をできるものですが、社員へプレッシャーがかかる点を考慮すると、メリットばかりとは言えません。

時間管理ツールの操作は簡単か・モバイルでも確認できるか

時間管理ツールの操作は簡単か、モバイルでも確認できるのかも重要なポイントです。タイムトラッキングツール（アプリ）を導入するのであれば、所有しているデバイスやOSに合わせたものを選ぶ必要があります。

PCの場合はWindowsであるかMacであるか、両方のOSを使用している場合はどちらでも利用できるかの確認が必要です。モバイルデバイスやiPadも活用したいのであれば、モバイル利用可否の確認もしておきましょう。

モバイルデバイスを利用する場合、UI（ユーザーインターフェース）も生産性向上に大きく関わるため、モバイルデバイスの画面上でどのように操作できるかといった利便性も重要なポイントです。

時間管理ツールはチームで使うか個人で使うか

時間管理ツールは、チーム全員で使えるのか個人だけでしか使えないのかも大切なポイントとなります。

個人だけでしか使えないのであれば、プロジェクトの責任者が全体の進捗状況や遅延しているタスクなどを把握できないため、結局のところは自己申告でしか進捗状況を把握できず、非効率な管理となってしまうからです。

プロジェクトの管理目的で時間管理ツールを導入するのであれば、チーム全員で同じツールを使えるかどうかは必須要件といっても過言ではありません。ツール選定の際は、まずこの点について確認するのをおすすめします。

時間管理ツールの料金・価格相場を確認する

いくら使いやすく機能が豊富であっても、時間管理ツールの利用料金がプロジェクトで使える予算範囲を超えてしまうのでは意味がありません。時間管理ツールの利用料金がどのような形態（月額払いや年額払い）なのか、ツールの使用開始前に必ず確認するようにしましょう。

時間管理ツールはたくさんありますが、時間管理やタスク管理といったよくある機能は、大体どのツールであっても備えているのが一般的です。

ツールが備えている機能の一覧を確認しておき、ツール利用料金の価格相場を比較しつつ、自社にとって最適なツールを選ぶようにしましょう。

時間管理ツールの結果は見やすいか

時間管理ツールには、レポート（レポーティング）機能があるかどうかも重要なポイントとなります。

もちろんレポート機能がなくても集計された結果の確認はできますが、プロジェクトメンバーそれぞれの作業時間を横断的に確認するのは大きな手間となってしまうでしょう。

使用候補となった時間管理ツールにレポート機能が搭載されていれば、メンバーそれぞれの作業時間を手作業で集計する必要がなく、簡単な操作だけで見栄えの良いレポートが自動生成できるというのが最大のメリットです。

レポート機能は、時間管理ツールによってはオプションとして提供されている場合もありますが、手作業で集計する手間を考えるとオプション追加してでも使いたい機能だといえます。

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タイムトラッキング（時間管理）の効果的な活用法

タイムトラッキングツールを活用すれば、企業全体やプロジェクトメンバーの稼働状況の把握ができ、プロジェクトの進捗確認も行えるでしょう。

しかし、上記のように管理目的でタイムトラッキングツールを導入したとしても、ツールに関する基礎知識や活用するためのノウハウがなければ、タイムトラッキングツールや搭載されている機能を最大限活用することはできません。

正しく利用できれば企業にとって利益をもたらしてくれるツールであるため、より活用できるための方法をご紹介します。

タスクの優先順位設定

タイムトラッキングデータをもとにタスクの優先順位を設定すれば、タスクを迅速かつ抜け漏れなく進行させることが可能となります。

タイムトラッキングツールではタスクごとの期日や、優先順位の設定が可能です。タスクの発生段階で1つのツールでまとめることによって、企業やチームが持っているタスクを一覧化でき、今なにを行うべきかチーム全員が短時間で理解することができます。

注意したい点としては、導入時にまとめてタスクを記載すると、つい期日や優先順位設定が疎かになってしまう点です。

そうなると結局タスクが煩雑な状態となってしまうため、タイムトラッキングツールを最大限に有効活用ができません。タスクの優先順位設定は正しく行い、タスクが整理された状態を維持できる運用を心がけましょう。

レポートの活用

タイムトラッキングツールでは、稼働状況やプロジェクトの進行状況をレポート化して活用できるようになっています。レポートを生成すれば、自身やチームの生産性を客観的に精査し、改善点の発見が可能です。

タイムトラッキングツールを利用していると、時にはただのタスク管理用ツールになってしまうことがあります。

それでも企業で取り組んでいるプロジェクトの進捗管理はできますが、稼働状況を正しく把握するのは難しいでしょう。

レポーティング機能をうまく活用すれば、プロジェクト全体の進捗状況や、メンバーの稼働状況の正確に把握でき、負荷が偏っている箇所の発見や、稼働に合わせた請求書の作成などへ活用できます。

タイムトラッキングツール（時間管理）のまとめ

企業が大きくなって社員が増えてくると、企業全体のリソースを把握するのがどんどん難しくなっていきます。

多くのプロジェクトを動かせるようになり、多くの利益を見込めるようになっても、企業が持つリソースを適切に使えていないのは企業にとっても大きな損害といえるでしょう。

これらの課題をケアしてくれるのが、タイムトラッキング（時間管理）ツールです。

タイムトラッキングツールは社員の稼働状況を確認したり、プロジェクト全体の進行状況を可視化したりを簡単に行えます。プロジェクトの遅延を招くことなく、人員などのリソースを最適化でき、オンラインでの業務を円滑に行える機能や請求書作成まで一括で行うことが可能となっています。

しかし、タイムトラッキングツールをただ導入するだけでは、ツールを最大限活用できているは言えません。業務フローへの反映や、さまざまなデバイスで利用するための環境構築などは、専門のスキルが必要になってくる点に注意が必要です。

タイムトラッキングツールの導入や運用方法についてお悩みであれば、ぜひ株式会社Jiteraへご相談ください。

御社にとって最適なタイムトラッキングツールの選定から、導入までしっかりとお手伝いいたします。