ドキュメント管理ツールが何か知りたいと思っている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ドキュメント管理ツールの役割や種類、選び方から、導入と運用の方法までを解説します。
ドキュメント管理の課題を解決するソリューションとして、ドキュメント管理ツールの基本を理解し、上手に活用していきましょう。

ドキュメント管理ツールの基本

ドキュメント管理は、業務効率化やコスト削減の面からも重要性が高まっています。その理由は、業務効率化とコンプライアンス強化の2点が主な目的です。ビジネス環境のデジタル化が進む中、ドキュメント管理は不可欠な取り組みといえます。

ドキュメント管理ツールとは？

ドキュメント管理ツールとは、企業が保有する電子文書や画像、動画などのデジタルコンテンツを統合的に管理するためのソフトウェアです。社内の文書を1つのリポジトリに集約し、検索、分析、共有できるようにすることで、情報の一元管理と活用を実現します。

ドキュメント管理ツールの役割

ドキュメント管理ツールには、主に5つの役割があります。

• 文書を一元管理できます。社内の文書を部門やプロジェクト別にフォルダ分けして管理できます。
• 文書のバージョン管理ができます。同じ文書の過去の版と最新版を区別して管理できるので、適切な情報を使えるようになります。
• 文書へのアクセスを制御できます。部門やユーザーごとにアクセス権限を設定できるので、セキュリティを確保できます。
• 文書を検索することができます。フルテキスト検索が可能なので、膨大な量の文書からも必要な情報を即座に見つけられます。
• 外部との文書のやり取りを管理できます。クラウドストレージとの同期機能があるものもあります。

このようにドキュメント管理ツールは、情報を適切に管理し活用する上で欠かせないツールといえます。

ツールの種類と基本機能

ドキュメント管理ツールには、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は、社内にサーバを設置して運用する製品です。Microsoft SharePoint ServerやEMC Documentumなどが該当します。カスタマイズ性が高いのが特徴です。

一方、クラウド型はサーバレスで、インターネット経由で利用する製品です。BoxやDropbox Business、Google ドライブなどがあります。セットアップが簡単なのがメリットです。

共通の基本機能としては、文書のメタデータ管理、バージョン管理、アクセス制御、検索、外部システム連携などがあります。
用途や社内基盤に合わせて、オンプレミス型かクラウド型かを選択するのが良いでしょう。ドキュメント管理の課題を解決するための有効なツールとなります。

なぜドキュメント管理が重要か

ドキュメント管理が重要視される理由は、以下大きく2つのテーマに分けられます。

・ドキュメント管理のビジネスへの影響
・効率的なドキュメント管理のメリット

こちらについて、それぞれ詳しく説明していきましょう。ドキュメント管理はビジネス上の課題解決に役立ちます。DXの観点からも推進する意義は大きいでしょう。

ドキュメント管理のビジネスへの影響

ビジネスにおいて大きなメリットとなるのが、セキュリティリスクを回避できることです。重要文書の管理が強化されることで、情報漏洩を防げることはもちろん、文書の保管期限を遵守できます。このことは、法令順守の面でも重要となります。ドキュメントへのアクセス制御を設ける事により、部門間の情報共有を適切にできることも期待されます。

効率的なドキュメント管理のメリット

ドキュメント管理を効率化することにより、文書の管理コストを削減できることがメリットとなります。ファイルサーバの容量を節約するとともに、文書を迅速に検索できるようになることで、文書の共有と活用が促進され業務の生産性、スピードを向上できます。ドキュメント管理ツールをクラウド対応のプロダクトにすることで、テレワークを強力に支援できることも期待されます。

ドキュメント管理ツールの選び方

ドキュメント管理ツールを選ぶ際のポイントと、フリーと有料の違いを理解することは重要です。
本章では、まずドキュメント管理ツールを選ぶ際に重視すべきポイントを解説します。機能面ではどのようなことを確認すべきか、コスト面ではどうかを説明します。
次に、フリーと有料のドキュメント管理ツールの違いについて記載します。機能限定の有無やサポート内容の違いなど、料金体系の違いがもたらす効果を明確にします。
ドキュメント管理ツールはコストが掛かるソフトウェアのため、自社のニーズと予算に合致した製品を選ぶことが大切です。本章を参考に適切なツール選定を行いましょう。

選ぶ際のポイント

ドキュメント管理ツールを選ぶ際は、機能と利便性のバランスと費用対効果を考慮することが重要です。
自社に必要な機能を確認し、コストとの比較検討を行うことで、最適なツールを選択できます。ドキュメント管理の課題を明確にした上で、本章を参考に選定作業を進めましょう。

機能と利便性のバランス

機能と利便性のバランスを考えることが大切です。
具体的には、文書を一元管理できる機能、バージョン管理ができる機能、充実した検索機能の有無を確認しましょう。これらはドキュメント管理の基本機能といえます。

一方で、UIの分かりやすさや操作のしやすさなど、実際に業務で使用する際の利便性も重視する必要があります。使いにくいツールでは業務効率の向上につながりません。

過剰な機能を持ち合わせているが操作性に難がある製品もあるため、自社のニーズに合致した必要最小限の機能を持ち、日常業務でストレスなく使える利便性を備えたツールを選ぶことをおすすめします。

コスト面で許容できるのであれば、機能と利便性をある程度兼ね備えた製品を選択するのが賢明でしょう。

費用対効果

費用対効果も重要な選定ポイントです。
製品の価格帯はさまざまですが、高額な製品を選ぶからといって必ずしも効果が高いとは限りません。逆に安価な製品でも十分な効果が得られるケースがあります。
コストと効果のバランスを考える上でのポイントは、まず自社のニーズを明確化することです。必要な機能をしっかり確認した上で、それに見合う価格帯の製品を選ぶことが重要です。
次に、導入コストだけでなく、ライセンス更新やバージョンアップの際の継続コストも考慮する必要があります。トータルのコストを長期的に見積もることが大切です。

費用対効果を総合的に判断することで、コストパフォーマンスの高いドキュメント管理ツールを選択できるはずです。

フリーと有料ツールの違い

ドキュメント管理ツールには、フリーのものと有料のものがあります。それぞれの特徴を知ることで、自社に適したツールを選ぶことができます。
まずフリーツールの特徴と制限について解説します。基本機能は備えているものの、利用できる機能に制限があることを説明します。
次に、有料ツールが提供する追加機能と導入支援・運用サポートについて記載します。より拡張された機能を必要とする場合は有料ツールの採用が適切だと言えます。
フリーと有料の違いを理解した上で、自社のドキュメント管理ニーズと予算に合致したツールを選ぶことをお勧めします。

フリーツールの特徴と制限

フリーのドキュメント管理ツールには、ある程度の基本機能が備わっているものの、利用できる機能に制限があるのが特徴です。
具体的には、保存できるデータ容量に上限が設けられているものが多く、大量の文書を管理するのには向きません。また、バージョン管理機能を持たない製品もあるので、過去の版の文書を管理できません。
加えて、アクセス制御の設定オプションがないか簡易的なものだったり、データの暗号化機能がないなど、セキュリティ面の制限もあります。
無償で利用できる分、フリーツールのサポートは十分でない場合があります。トラブルシューティングに時間がかかることも考慮する必要があります。
基本的なドキュメント管理機能をお試し感覚で利用したい場合にはフリーツールも検討できますが、ビジネス利用を考えるなら有料ツールの方が望ましいでしょう。

有料ツールの追加機能とサポート

有料のドキュメント管理ツールのメリットは、高度な機能が利用できる点と、十分なサポートが受けられる点です。
有料ツールでは、大容量の文書を蓄積できるスケーラブルなアーキテクチャを採用しています。また、文書の分類機能やメタデータの豊富な管理、ワークフロー連携などの機能が備わっています。
加えて、アクセス権限のきめ細かい設定や監査機能など、セキュリティ面の機能も充実しています。
導入支援に関しては、設定作業から社内への展開までをサポート。運用後も定期的なバージョンアップを通じて、継続的に機能改善してくれます。24時間365日の電話やWebサポートも充実しているのが魅力的です。
有料ツールのコストはかかりますが、大規模な文書管理に必要な機能と手厚いサポートを得られます。

おすすめのドキュメント管理ツール15選

ここからは、おすすめのドキュメント管理ツール15選の主な特徴と導入利点を紹介していきます。

・MyQuick（インフォコム株式会社）

MyQuickは、文書管理システムの老舗企業が提供するソリューションです。
900社以上への導入実績がある実績商品で、契約書や研究資料など、様々な業務文書を管理できます。アクセス権限の細かな設定が可能で、重要文書のセキュリティも安心です。
導入するメリットとして、専用DBによる高速検索、アラート機能の活用、タイムスタンプの自動付与などが挙げられます。技術文書の管理や訴訟対策に効果を発揮するでしょう。
クラウド版とオンプレミス版が用意されており、自社のニーズに合わせた選択が可能です。文書管理の効率化を図りたい企業におすすめのツールといえます。

・invoiceAgent（ウイングアーク１ｓｔ株式会社）

invoiceAgentは、電子帳票を一元管理するドキュメント管理ツールです。
発行から保管までの一連の帳票管理を1つのプラットフォームで実現するため、ツールを使い分ける手間が省け、業務効率化に寄与します。自動仕分けや高精度検索などの機能があり、文書管理の工数を大幅に削減でき、電子帳簿法への準拠もサポートしており、セキュアな文書管理が実現できます。他システムとの連携性や拡張性に優れているのも特徴です。
文書管理業務を効率化したい場合におすすめのツールといえるでしょう。

・PATPOST（オリックス株式会社）

PATPOSTは、オリックスが提供するオンライン文書管理ツールです。見積書や請求書などのビジネス文書を一元管理でき、高精度なAI-OCRによる自動仕分けが特徴です。
導入メリットとして、電帳法対応、全文検索機能、無制限のアップロード、リアルタイム共有などがあります。
ビジネス文書を一元管理し、社内外との情報共有をスムーズにすることで、業務効率化を実現できるオンラインストレージといえます。文書管理の効率化とセキュリティ強化を両立したい場合に適したツールだと言えるでしょう。

・楽々Document Plus（住友電工情報システム株式会社）

楽々Document Plusは、あらゆる業務文書を一元管理できる文書管理ツールです。
特徴は、文書の階層構造化と高速検索機能の2点が挙げられます。フォルダ単位で文書を保管し、属性と全文からの検索が可能です。導入するメリットとして、セキュリティ面での細かな設定機能、ワークフローによる電子承認、データの分類しやすさなどがあります。特に、セキュリティ設定の柔軟性は高く評価できます。アクセス制限から印刷制限まで、セキュアな文書管理が実現できるでしょう。
文書を整理・保管する手間を軽減し、事業運営の効率化につなげたい場合に適したツールといえます。

・Fleekdrive（株式会社Fleekdrive）

Fleekdriveは、オンラインストレージとファイル共有を融合したドキュメント管理ツールです。最大の特徴は、ファイルのコラボレーションを重視している点であり、同じファイルに対して、複数のチームメンバーが同時にアクセスし、共同作業を進めることができます。テレワークなど、場所を選ばない働き方に対応しています。
導入するメリットとして、セキュリティと効率性の向上が挙げられます。ファイルの共有とアクセス制御により、必要な人だけが必要なファイルにアクセスできるようになります。場所を問わずスムーズに共同作業できる環境を整えたい場合に、Fleekdriveは有効なツールといえるでしょう。

・DocuWorks 9.1（富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）

DocuWorks 9.1は、富士ゼロックスのインストール型文書管理システムです。
特徴は文書のサムネイル表示と編集ツールの提供にあり、文書の内容確認と情報共有がし易くなっています。
導入メリットとして、セキュリティ機能の充実、同社複合機との連携、コメント/スタンプ機能の3点が挙げられます。文書へのアクセス制限や、スキャン文書の自動取込みなどセキュリティと業務効率化を両立できるため、
文書管理と業務効率化を同時に図りたい場合に適した、オンプレミス型のソリューションといえます。

・ASTRUX2.0（株式会社デジタルマトリックス）

ASTRUX2.0は、文書管理の基本機能を備えたドキュメント管理ツールです。
特徴は、多種類の文書管理と基本機能の充実の2点です。持出し制限やバージョン管理など、文書管理に必要な機能を揃えています。導入メリットは、Active Directory連携、利用者数スケール対応、デプロイメントの選択肢があることで、利用者数の多い企業でも運用でき、オンプレミスとクラウドの選択ができます。
文書管理の基本機能をしっかり備えることを重視するならば、ASTRUX2.0が適しているでしょう。

・@knowledge（プロパティデータバンク株式会社）

@knowledgeは、社内ナレッジ共有のためのクラウド型ドキュメント管理ツールです。
特徴は、社内ドキュメントを1つのプラットフォームに集約し、検索機能を充実させている点です。
導入メリットは、概要表示とユーザー評価によるコンテンツ活用のし易さ、信頼性の高いクラウドサービス、といった点が挙げられます。
社内の情報共有化を進め、ナレッジを蓄積し活用したい場合に適したSaaS型のソリューションといえます。クラウドサービスのメリットを生かしつつ、社内コンテンツを有効活用したい企業におすすめです。

・PROCENTER/C（NECソリューションイノベータ株式会社）

PROCENTER/Cは、文書管理と共有を両立する機能を備えたドキュメント管理ツールです。
特徴は、文書のライフサイクル管理と不要文書の自動削除機能の2点が挙げられます。
導入メリットとして、大容量送受信、高度検索、権限管理など多数の機能提供があり、特に、電子契約サービスDocuSignとの連携は大きなメリットで、契約業務の効率化とセキュリティ向上が期待できます。
文書管理と情報共有の両方を実現したい場合に適したツールといえるでしょう。

・eValue V（株式会社大塚商会）

eValue Vは、文書管理とグループウェア機能を兼ね備えた統合型ソリューションです。
特徴は、文書管理機能とワークフロー・コミュニケーション機能の連携にあります。
導入メリットとして、多数の文書管理機能、ワークフローによる業務効率化、セキュリティ強化、そして電帳法への対応が可能という点が挙げられます。
文書管理と情報共有を一体のシステムで実現し、業務プロセスの効率化を図りたい場合に適していると言えます。

・LegalForceキャビネ（株式会社LegalOn Technologies）

LegalForceキャビネは、AIを活用した契約書管理システムです。
特徴は、PDFの契約書データから自動的に契約情報を抽出し、検索可能なデータベースを構築する点にあります。
導入メリットとして、契約書管理の効率化、全文検索の実現、閲覧制限機能が挙げられます。
AIソリューションに定評のある運営会社が開発した信頼性の高いシステムであり、契約書類の管理業務を効率化したい場合に、非常に有用なツールだと言えるでしょう。

・Ofigo契約書管理Fácil（株式会社CIJ）

Ofigo契約書管理Fácilは、契約書類の一元管理に特化したドキュメント管理ツールです。
特徴は、一元管理、期限管理、権限管理の3要件を実現し、操作性が高い点です。
導入メリットとして、Excelに近い操作感、充実したサポート体制、全文検索、自動メール通知、多言語対応が挙げられます。
契約書類を効率的に管理したい場合に、シンプルかつ手軽に導入できるソリューションであり、サポート体制が手厚いのもポイントです。契約管理の効率化を図りたい企業におすすめのツールです。

・Legaledge（株式会社コスモルート）

Legaledgeは、契約書類の一元管理とドキュメンテーションを実現する契約管理ツールです。
特徴は、契約書の登録から管理、ドキュメンテーションまでを一体のプロセスで行える点です。
導入メリットとして、契約データの自動抽出、期限通知機能、契約書レビューサポート、ドキュメンテーション基準の統一などがあります。
契約業務全体の効率化と品質向上を図りたい場合に、大変有効なツールとなっており、契約業務を一気通貫で改善したい企業におすすめしたいソリューションです。

・NotePM（ノートピーエム）

NotePMはマニュアル管理と情報共有を実現するドキュメント管理ツールです。
最大の特徴は、高機能な全文検索と、社内ポータルとしての利用機能でしょう。
導入メリットは、業務効率化、検索性能、FAQ/質問箱機能、高セキュリティの4点が挙げられます。
マニュアル管理から社内情報共有までをカバーしているため、文書管理と情報共有の効率化に適しており
多数の導入実績がある信頼性の高いソリューションだと言えます。
文書管理と情報共有を合理化したい場合の有力な選択肢となり得るでしょう。

・Dropbox Business

Dropbox Businessは、ファイル共有と保管を主眼に置いたオンラインストレージサービスです。
特徴は、重量級ファイルの管理と、過去バージョンの復元機能の2点です。導入メリットとして、外出先からのアクセス、大容量ファイルの管理、過去データ復元が可能という点が挙げられます。
ファイル共有とバックアップを目的としたクラウドストレージとして、大容量データや過去データの管理も安心なサービスになっており、ファイル管理の利便性とセキュリティを両立したい場合に適しています。

ドキュメント管理ツールの導入と運用

ドキュメント管理ツールを導入する際は、計画的なプロセスを踏むことが大切です。
本章では、まずドキュメント管理ツールの導入におけるプロセスと計画の立て方について解説します。段階的に進めるポイントを紹介します。
次に、導入後の管理と保守に関するベストプラクティスについて説明します。適切なタイミングでのバックアップの実施や、バージョンアップの頻度など、継続的な運用を行うコツをお伝えします。
ドキュメント管理ツールを上手く活用するには、導入時だけでなく運用段階での管理が欠かせません。本章を参考に、導入から運用までを効果的に進めましょう。

導入プロセスと計画

ドキュメント管理ツールの導入にあたっては、準備と計画が大切です。
本章では、まず導入前の準備作業と導入計画の立て方について解説します。既存のフォルダ構成の確認や、移行が必要なデータの洗い出しなど、事前準備のポイントを説明します。
次に、従業員への使用方法のトレーニングスケジュールについて触れます。クリティカルな文書の登録や検索の仕方を習得するために、適切なトレーニング計画を立てることが重要です。
計画的な準備とスムーズな利用開始の支援が、成果の高い導入には欠かせません。本章を参考に導入準備を進めましょう。

導入準備と計画

ドキュメント管理ツールを導入する前に、既存フォルダの整理とデータ移行計画を立てる必要があります。
まず現在のフォルダとアクセス権限を全社的に確認し、整理するべきフォルダと移行が必要なデータをリストアップします。
次に部門ごとの責任者を決め、具体的な作業日程を策定します。記録媒体や容量も考慮します。
併せて導入後のアクセス権限も検討しておきましょう。こうした計画的準備を行うことで、データ移行作業をスムーズかつ確実に進められます。

従業員へのトレーニング

ドキュメント管理ツールを会社全体で活用するには、従業員への使用方法のトレーニングが欠かせません。
機能概要の説明に加え、実際の操作方法を丁寧に指導する必要があります。トレーニングの対象者と目的を明確化した上で、テストデータを使った手順解説と操作体験を取り入れるのが効果的です。

管理と保守のベストプラクティス

ドキュメント管理ツールを導入した後も、継続的な管理が必要です。適切な運用が効果を最大化します。
本章では、まず日常の監視と管理作業について解説します。システム状況のチェックとログの確認など、継続的な健全性管理が重要です。
次に、バージョンアップ時の注意点や、データのバックアップ頻度など、保守面でのベストプラクティスを紹介します。サービスの中断を最小限に抑える工夫が必要です。
ドキュメント管理ツールの導入効果を持続させるには、日常的な管理作業が不可欠です。本章を参考に適切な運用管理を実現しましょう。

継続的な管理と監視

ドキュメント管理ツールを導入後も、日常的にシステムの状況をチェックする必要があります。
まずはログの確認を怠らないことが重要です。エラーや警告のログがないかを必ずモニタリングし、異常があれば原因を調査して対応しましょう。
また、ユーザー数や容量といった資源の使用状況も定期的にチェックし、問題が発生しそうな兆候がないか注意します。バックアップも日次で自動的に取得するなど、継続的な健全性管理がドキュメント管理ツールを長期にわたり安定稼働させるコツです。

アップデートと保守のポイント

ドキュメント管理ツールのアップデートは、機能改善とセキュリティ修正のために重要です。ただし、サービスへの影響を避けるため、十分な検証と計画が必要です。
まずは開発環境での動作確認を行い、問題がなければ本番環境でテスト運用することをお勧めします。アップデート作業は利用者の少ない時間帯に実施するとよいでしょう。
データの事前バックアップも欠かせません。計画的なアップデートでシステムの安定稼働を実現できます。

ドキュメント管理ツール導入のメリット

ドキュメント管理ツールを導入することで、ビジネスを進めるうえでのメリットを享受できます。
大きく次の4点が挙げられます。

• 検索性が上がるため書類を探しやすい
• セキュリティを強化できる
• 管理コストを削減できる
• 文書共有、承認がスムーズに行える

それぞれ詳しく説明していきます。

検索性が上がるため書類を探しやすい

ドキュメント管理ツールを使えば、保管された文書をフルテキスト検索できるので、必要な書類を素早く探し出せます。
例えばプロジェクト名やファイル名、文書内のキーワードを入力すれば関連する文書が表示されるので、目的の書類を即座に探せるのがメリットです。検索機能がないと、フォルダやストレージの中から手作業で探す必要があり、非効率です。

セキュリティを強化できる

ドキュメント管理ツールでは、部門やユーザー単位で細かなアクセス権限を設定できます。
重要な文書を特定のメンバーにのみ公開することが可能です。誤った共有を防ぎ情報漏洩リスクを回避できるほか、操作履歴を保存できるのでセキュリティも向上します。

管理コストを削減できる

膨大な量の文書を1つのリポジトリで集約的に管理できるため、ファイルサーバやストレージの管理コストを大幅に削減できます。バージョン管理により保存世代を減らすことも可能です。ライセンスコスト以外の運用コストを抑えられるのが魅力的です。

文書共有、承認がスムーズに行える

ドキュメント管理ツール上で文書を配布し、コメントや修正を加えることで、文章の確認と修正プロセスを効率的に進めることができます。
部門間の文書共有もセキュアに実施でき、業務スピードの改善につながります。

 

 

まとめ：効果的なドキュメント管理でビジネスを加速

ドキュメント管理によるビジネス効率化

ドキュメント管理ツールを活用することで、ビジネスの効率化を図ることができます。
まず、保管文書の検索性が向上するので、社内の情報活用が促進されます。必要なデータを速やかに探し出せるため、業務スピードがアップします。
次に、文書の共有と再利用がしやすくなるので、部門間の連携が円滑になります。営業資料や作業マニュアルといった価値の高いコンテンツを再配布しやすくなるのもメリットです。
加えて、ワークフローやECMとの連携により、諸手続きをペーパーレスで効率的に処理できるようになります。こうした効果によって、業務効率と生産性が向上するのです。

長期的な文書管理の重要性

企業にとって、長期にわたる適切な文書管理は極めて重要です。
まずコンプライアンスの面で、法定保存期間を順守する義務があります。また、顧客データや取引記録といった重要情報は、事後のトレーサビリティ確保のためにも長期保存が必要不可欠です。老朽化して判読不能になることなく、必要な期間・状態で文書を保存できる仕組みが求められます。
ドキュメント管理ツールは、この課題を解決する最適なソリューションといえるでしょう。

 

ドキュメント管理ツールを用いることでどのようなことができるのか、ここまで解説してきました。

実際に企業としてドキュメント管理導入を検討したいとお考えの場合は、豊富な知識を持つ株式会社Jiteraにご相談ください。ニーズヒアリングの段階から、熟練のエンジニアがサポートいたします。