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スキャンで取り込んだ、文章のデータを取り出したいけど、手間とコストがかかりそう…。
そんな悩みはありませんか？
今回の記事では、OCR機能について詳しく解説しています。OCR機能を使えば、紙の文書を手軽にデジタルデータ化できます。スキャンした画像ファイルからテキストを抽出し、WordやExcelなどのデータとして再利用できます。
この記事では、OCRの仕組みから、無料ツールの活用方法まで実践的に解説しています。初心者にも分かりやすく、手軽にOCRを活用する方法をマスターできます。
OCRエンジンの精度が向上した今、スキャナやスマホで簡単に文書をデジタル化できます。紙とPCをシームレスに連携させ、業務の効率UPに役立てましょう。
文系大学出身で、25歳の時にIT業界に足を踏み入れました。ヘルプデスクから要件定義まで、下流から上流まで文字通り叩き上げでキャリアを築き上げました。取得した資格もいつの間にかもう２桁に。趣味も資格取得。あと、映画鑑賞と飲み会。
OCR機能とは？
OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）は、印刷物や手書きの文書、写真などの画像に含まれるテキストを機械が自動的に認識し、それを機械が取り込んでテキストデータに変換する技術のことです。つまり、OCRは、画像の文字をコンピュータが理解できるテキストデータに変換するプロセスといえます。
OCRは、スキャナーやデジタルカメラなどのデジタル画像取得デバイスを使用して、印刷された文字や手書きのテキストをデジタル化します。
OCRシステムは、画像処理・パターン認識・機械学習などの技術を使用して、画像内の文字を認識し、それをコンピュータが処理できるテキストデータに変換する仕組みです。
OCRの応用範囲は広く、書類のデジタル化・電子書籍の作成・手書きテキストの入力・自動車ナンバープレートの認識など、数多くの分野で利用されています。
OCRの精度は、画像の品質・文字のフォント・サイズ・言語の特性などに影響を受けるため、利用には注意が必要です。しかしながら、近年では技術の進歩により、高度なOCRシステムが開発され、高い精度で動作するようになっています。
OCR（光学文字認識）の仕組み
OCRの仕組みについて、細かく説明をしていきます。
文書をスキャンやカメラで画像に取り込む
紙の文書や印刷物をスキャナーやカメラを使用してデジタル画像として取り込みます。この段階で、文書はピクセルの集まりである画像データとしてコンピュータに保存されます。
画像前処理
取り込まれた画像は、OCRソフトウェアによって前処理されます。この処理には、ノイズ除去、コントラスト調整、傾き補正、サイズ調整などが含まれます。前処理の目的は、画像内の文字をはっきりと認識できるようにすることです。
文字認識ソフトが画像から文字を切り出す
前処理された画像から、OCRソフトウェアは文字の領域を検出し、各文字を個別に切り出します。このプロセスには、文字や単語の境界を特定するための輪郭検出やセグメンテーション技術が使用されます。
特徴抽出
切り出された文字から特徴を抽出します。特徴抽出では、文字の形状、線の太さ、曲率、交差点の位置など、文字を識別するための重要なパターンや特性を分析します。
文字認識
抽出された特徴を元に、OCRソフトウェアは文字を認識します。この段階では、事前に学習させた文字データベースと照合し、最も一致する文字を特定します。一般的な手法には、機械学習やディープラーニング技術が使用されます。
後処理
認識された文字を元に、元の文書の形式を復元する後処理が行われます。誤認識を修正したり、フォーマットを整えたりする作業です。後処理には、スペルチェックや文法解析も含まれます。
テキストデータとして出力
最終的に、認識された文字データはテキスト形式で出力され、編集や検索が可能になります。例えば、ワードプロセッサやデータベースに保存して、後で利用することができます。
文字認識ソフトの精度を上げるには、辞書に含まれる文字画像データを増やし、文字の個人差や歪みに対応できるよう学習させる必要があります。ディープラーニングなどの最新技術を活用することで、着実に手書き文字の認識精度は向上してきていますが、完全な文字認識はまだ困難な状況です。
OCR機能でできること
OCR機能でできることは以下の通りです。
| できること | 内容 |
| 入力時間短縮 | 手入力に比べ大幅に文書デジタル化が高速化 |
| 保管スペース削減 | データ化で紙文書の大量削減が可能 |
| 過去データアクセス | 検索性が向上し、特定のデータ抽出が容易 |
| 他ソフト連携 | テキストデータなので、他アプリケーションとの連携が良好 |
入力作業の時間短縮
OCRを使えば、紙の文書をスキャンするだけで、文書に含まれる文字データがデジタルテキストに変換されます。従来の方法では文章を手作業でパソコンに入力する必要があり、膨大な時間がかかっていました。
そしてスキャンして読み取った文字をExcelなどに打ち込むようにすることも出来ます。このような使い方をすれば、集計分析の精度と作業スピードもあげることができるため、それだけマーケティングの精度や業務効率も上がります。
またOCRソフトには、文字認識の精度を上げるための前処理機能も備わっています。文字の明暗調整や傾き補正、罫線除去などを行うことで、認識率を高めることができます。スキャンした文書の内容を短時間でデジタル化できるOCRは、ドキュメント関連業務の革新的な省力化をもたらしました。
文書保管スペースの最適化
紙の文書をスキャンしてOCRでデータ化すれば、文書を紙で保管する必要がなくなります。会社の書類などは法律で一定期間の保管が義務付けられていますが、データ化すればはるかに小さな容量で長期保存が可能になり、保管スペースを大幅に削減できます。
またクラウドサービスを活用すれば、社内サーバーを増設せずに済み、最終的に保管コストの削減につながります。部署間を行ったり来たりする非効率な文書移動も不要になるため、事務作業の簡略化が図れます。
災害対策の面からも、重要文書のデータ保管は欠かせません。紙文書は水損や火災に弱いのに対し、クラウド上のデータなら安全性が高くリスク分散できます。OCRは事業継続性の強化にも大いに貢献すると言えます。
近年、レシートや領収書などについても、一定要件を満たせば電子データで保存できるようになりました。レシートや領収書は会社の経営状態を把握して経営判断を適切に行うための大切な資料ですが、通常は紙媒体のため言うまでもなく冷や水に弱いです。
しかしOCRによってこれらの資料を電子化し、クラウドなどに保存できるようになったため、レシートや領収書の耐久力は飛躍的に上がったと言えます。
過去データへの迅速なアクセス
OCRでスキャンした文書は、検索しやすいデータ形式で保存できます。仕分けの手間が省ける上、必要な情報にキーワード検索などで瞬時にアクセスすることが可能です。スペース削減も実現できるOCRは、過去データを効率的に管理するのに大変有用なツールといえます。
またOCRでテキスト化したデータは、自動分類や統計解析にも適しています。AIを活用すれば、売上の推移や支払先の傾向などを自動的に分析し、グラフや図表などの形式で視覚的に分かりやすく提示してくれます。ビッグデータの時代に合わせて、OCRは事業者に新たな付加価値を提供してくれるのです。
まとめ
OCRは、紙の文書をデジタルデータ化する強力な技術です。スキャンした画像内の文字を認識して、テキストデータに変換することができます。
正確な文字認識が可能なことで、文書を電子的に保存したり、検索性を高めたり、他のアプリケーションと連携したりといった、ビジネスシーンでのメリットは大きいです。一方で、誤認識リスクや複雑な文書への対応などの課題もあります。
用途に合わせて、精度と速度を考慮したOCRソフトを選択することが大切です。簡単なツールを使ってOCRを試してみることをおすすめします。
最後に、OCRソリューションの導入を検討する際には、システム開発の専門家である株式会社Jiteraに相談してください。ニーズに合ったOCRシステムをご提案いたします。
