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製造業、物流、ITなど様々な業界で人材不足が発生している現在、DXを駆使した業務効率化の重要性はますます増してきています。
本記事では、業務効率化に有効な手段「業務アプリケーション」についてご紹介します。
読んでいただくと、下記のことが分かります。
- 業務アプリケーションにはどのような種類があるか
- 導入によるメリット
- 開発方法と費用の相場
業務の効率化を検討している企業の方、業務アプリケーションのメリットや種類、予算について知りたい方などは特に役に立つかと思いますので、ぜひご一読ください。
業務アプリケーションとは？
業務アプリケーション(業務アプリ)とは、企業活動の効率化・自動化を目的としたアプリケーションです。
英語ではBusiness ApplicationやEnterprise Applicationと記載されます。
類似した用語にWebアプリケーションという言葉がありますが、WebアプリケーションはWebブラウザ上で動作するアプリケーション全般を指し、業務アプリとは意味合いが異なります。
業務アプリは企業の分野や目的に沿って様々な形に開発やカスタマイズが可能です。
簡単に事例をご紹介します。
- 社内稟議に期間と人員がかかっていたため一部プロセスを自動化する業務アプリを導入し、期間を半分へ短縮
- 機器検査を効率化する業務アプリを導入し、データ入力にかかる手間のと人為的ミスが減少
業務アプリケーションの種類
生産管理システム
生産管理システムは、主に在庫管理や適切な生産管理計画を目的とした業務アプリです。
主に製造業で使用されます。
機能には下記のような特徴があります。
- 在庫管理：在庫量を管理し、過剰在庫や原材料の欠品などを防止
- 需要予測：市場での製品の需要を分析し、生産計画の策定をサポート
- 生産過程の管理：製造から出荷に至るまでの製造工程や期間を管理。製品の品質の標準化がされるほか、製造工程が記録されトレーサビリティ実現の効果もあり
また、製造業では仕入れや出荷先などステークホルダーが多く、生産管理システム上で情報を一元管理するとさらに業務を効率化できます。
昨今は食品や金属の価格高騰など、原材料の高騰に悩む製造業企業も多いかと思います。
原価管理や効率的な生産管理のため、ますますニーズが増していくのではないでしょうか。
販売管理システム
販売管理システムは、商品やサービス販売に関わる情報の一元管理と販売に関する業務の自動化をするシステムです。
主に小売業や卸売業で使用されます。
商品のコードや価格、仕入れ価格や販売価格などの販売に関連する情報入力の負担が軽減されるほか、データ入力誤りといった人為的ミスの防止の効果があります。
また、過去の販売履歴がシステム上に蓄積されるため需給予測が可能というメリットもあります。
販売管理システムは自動化も得意としており、見積書や請求書といった書類を自動生成するアプリが多いです。
アナログで書類作成をおこなっている企業や、過去案件の管理に悩む中小企業にもおすすめのシステムです。
在庫管理システム
在庫管理システムは、名前からも分かる通り適正な在庫管理をするための業務アプリケーションです。
倉庫の在庫数をリアルタイムに管理し、過剰在庫や在庫切れを防ぎ効率的な生産をサポートします。
基本的にはバーコードやQRコードをスキャンして製品情報を管理するため、手動での入力作業が減り、負荷軽減と人為的ミスの防止効果もあります。
システムの設計によっては、伝票を作成すると自動で在庫管理システムに反映させるなど、他システムと連動することでより効率的にリアルタイムな在庫管理・作業負荷軽減をすることができます。
受注管理システム
受注管理システムは、商品の受注に関する情報を一元管理し効率化をするシステムです。
EC業界では必須な業務アプリケーションと言えます。
主に注文書や見積書の作成、在庫確認、受注後の伝票作成といった業務に対応していますが、近年はカバーする領域が広がっており出荷までサポートするシステムも増えてきています。
一連の情報が一元管理されるため、在庫管理や流通など部門をまたいだコミュニケーションが容易になるメリットがあります。
また、注文書や見積書、伝票の自動作成や受注後の利用者への自動メール送付など、定型作業の自動化をもつため、スタッフの負担軽減にもつながります。
財務・会計システム
財務・会計システムは財務や会計に関する書類を自動で作成するシステムです。
予算や売上、売買記録を入力し損益計算書や貸借対照表、仕訳伝票といった書類を作成してくれます。
また、リアルタイムに財務状況を確認することができるため、経営陣がスピーディーに戦略を立案するサポートにもなります。
2024年からは電子帳簿保存法が改正され、電子取引された帳簿は電子データでの保存が義務付けられました。
財務や会計は法の施行や法改正により書類保存や報告内容が変わっていくものですが、システムにはアップデートをすれば自動で対応してくれるものも存在します。
システムにより人為的ミスを削減し、決算期など多忙な時期には特に重宝するシステムです。
人事給与システム
人事給与システムは人事評価や給与計算を効率化するシステムです。
一例として、社員の勤怠データから支払うべき給与を自動計算したり、Web明細書の発行、保険料や所得税の自動計算といった機能があります。
人がおこなう場合は負荷が高く間違いも起こりやすいので、システムにより自動化・精緻化されることのメリットは大きいです。
また、人事関連の機能を持つ場合もあり、各社員のスキルを登録して人事異動の検討をサポートすることができます。
複数グループをもつ大企業の場合ではグループ間で同じシステムを使用し、グループ間をまたいだ異動の検討材料にもなります。
大企業や中小企業にとっても、給与計算を効率化したい場合や、社員のスキルや評価を一元管理したい場合におすすめのシステムです。
営業システム
営業システムは営業活動を支援するためのシステムで、SFAと呼ばれることも多いです。
機能は幅広く、営業活動をグラフなど可視化して分析をサポートしたり、各営業担当者のみが持っていたナレッジの一元管理、日報作成の自動化などがあります。
近年はAIが営業活動を分析する機能を持つものもあり、営業効率の向上や経営戦略の策定にも役に立ちます。
営業システムは特定の機能の自動化に特化したものから、成約後の顧客との関係強化までサポートするシステムもあります。
導入を検討する場合は、何の機能が必須であるか優先順位を明確にし、自社にあったシステムを導入するようにしてください。
情報系システム
情報系システムは社内での情報共有を円滑にしたり、業務連絡を効率化するためのシステムです。
例としては社内SNSやグループウェアがあり、会議室予約システムも情報系システムに含まれます。
社内SNSやグループウェアは社員間でのコミュニケーションに使用しますが、メールとは使い方や特徴が異なります。
情報系システムの場合はグループを作ってメンションするなど複数人宛てに連絡がしやすく、気軽なコミュニケーションに使用されます。
また、ファイル添付や画面を共有しながらの会議が可能であったり、掲示板機能やスケジュール管理など、社員同士のコミュニケーションを円滑にし業務効率を向上します。
業務アプリケーション導入のメリット
自社に合った業務アプリケーションを導入すると、下記のような形で企業活動を効率化します。
- 業務の自動化や効率化
- 各種データ管理が効率化され、データを分析し企業活動に活用できる
- データが集約され、アクセスやコミュニケーションが容易になる
また、上記に伴い、業務の属人化の解消やコスト削減など副次的な効果も派生します。
本章では、業務アプリケーション導入による企業活動へのメリットを解説します。
業務を効率化できる
業務アプリケーションを活用すると、業務を自動化・簡略化し業務にかかる時間を短縮化します。
例えば、紙やエクセルで行っていた作業を電子化する入力時間を短縮化したり、部署や店舗をネットワークで繋ぎ情報共有をスムーズにすることが挙げられます。
業務が効率化されることで、さらに下記のようなメリットが付随します。
- 社員の負荷を軽減
- 社員が企画や打ち合わせなど、他のコア業務に集中できる
- コスト削減
また、業務アプリケーションは業務を電子化するため、さらに下記の利点も存在します。
- 属人化の解消に貢献
- 手作業が減り、それに伴いミスが減少し品質が標準化される
単に業務を効率化するだけでなく、それに伴い様々なメリットが派生することが分かります。
データの管理・分析が可能になる
業務アプリケーションを活用すると、売上や顧客情報、在庫情報といった各種情報がデータとして蓄積されます。
これにより、各種情報の管理や分析が可能になり、企業の生産活動に活かすことができます。
以下はデータ管理や分析に活用するサンプルの事例です。
- 案件や売上情報を蓄積し、成績を分析
- アンケート結果を蓄積し、顧客満足度やクレームの発生原因を分析
業務アプリケーションは基本的に自社向けに開発やカスタマイズして使用します。
データ分析を重要視する場合は、データをグラフ表示したり、各種データをレポート出力するなど効率的に分析するような仕組みも検討できると良いですね。
データの集約・共有のスピードアップ
データ管理のメリットとも関連しますが、業務アプリケーションを使用すると各種データをデータベースやクラウド上に集約することができ、情報共有がスムーズになるメリットがあります。
また、業務アプリケーションをTeamsやSlackといったコミュニケーションアプリと連携するとさらに情報共有がスムーズになります。
部署間や店舗間の情報共有や確認作業に時間がかかっている場合は、データを業務アプリ上に管理するとコミュニケーションや各種確認作業の時間を削減することができます。
業務アプリケーションを導入すると様々なメリットがあることをお分かりいただけたでしょうか？
下記の記事ではおすすめのシステム開発会社と選び方についてご紹介しています。
アプリ導入に興味がある方はぜひご覧ください。
業務アプリケーションの導入方法
業務アプリを導入するには下記3つの方法があります。
- 既存のアプリケーションを導入
- システム開発会社に開発を依頼する（外注）
- 自社で開発する
ここでは、失敗しないためのポイントを交えて各方法の使用の相場、導入までの流れを解説します。
自社にあった方法を選択する参考になるかと思いますので、ぜひご一読ください。
既存のアプリケーション：汎用性が高い
業務アプリには複数種類があるとご説明しましたが、どの種類も既に開発済のアプリケーションが販売されていると思います。
既存のアプリケーションは一般向けに考慮した形で開発されているため、様々な用途に対応し汎用性が高いという特徴があります。
費用が低く抑えられスピーディーに使用可能という特徴もあり、下記のような場合におすすめの方法です。
- コストを抑えたい
- 早くアプリケーションを使用したい
- 複雑な要件や作業の効率化ではなく、一般的な作業を効率化したい
費用相場
無料の業務アプリもありますが、無料の場合は機能が限定的であることが多く、必要な機能を揃える場合は費用がかかる場合がほとんどです。
既存のアプリケーションを導入する場合、初期費用と月額の利用料金が発生します。
利用者が多い業務アプリの価格帯を確認したところ、下記の価格帯が相場かと思います。
初期費用：0～100,000円
月額料金：20,000～100,000円/月額 または 1,000～15,000円/1ユーザー
システムにより費用が大きく変わるため、検討している業務アプリは費用を問い合わせてみてください。
選び方
次は、アプリケーションの選び方についてご説明します。
操作性、機能、セキュリティ、対応デバイスの4つの主要なポイントについて順に解説します。
まず、使いやすいかどうかは重要なポイントです。
アプリケーションがもし使いにくい場合、導入しても使われなかったり、かえって効率を下げてしまうことも考えられます。
可能であれば、デモや試用版を使い、現場のスタッフと一緒に使いやすさをチェックするのが良いでしょう。
必要な機能が十分に備わっているかも選定ポイントです。
既存システムの場合は導入後のカスタマイズが難しいため、必須機能がすべて備わっているかこの段階でチェックしましょう。
また、セキュリティ対策がされているかも考慮が必要です。
もしも情報漏洩やデータ損失が発生した場合、企業の信頼は低下し企業活動にとって大きなリスクです。
パスワード設定やアクセス制限など、情報を守る仕組みがあるかも確認しておきましょう。
導入後の利便性を高めるために、対応可能なデバイスも確認が必要です。
オフィスのほか、出先からの使用も予定している場合はスマホやタブレットなども対応可能か確認するようにしてください。
導入手順
導入の失敗を避けるためのポイントも混ぜて、既存アプリケーションを導入する場合の流れを解説します。
- 目的の明確化：どの業務を、なぜ効率化したいのか目的を明確にします。検討を進めると魅力的な機能に多く出会いますが、目的が明確であると必須な機能と必須ではない機能が明確になり検討の軸がぶれません。
- 製品の選定：どのようなアプリケーションがあるかチェックし、良いと思うものは企業に問い合わせします。
- 製品の説明：営業担当から、デモンストレーションや機能・料金の説明を受けます。使い勝手を確認するため現場担当も同席すると良いです。
- 契約：導入するアプリケーションが決定したら、売買契約を結びます。
- 導入とテスト：自社環境にアプリケーションを導入します。実際の運用を始める前に必ず、一通りの動作確認を実施しましょう。
- 準備作業：マニュアルを整備したり、従業員へ説明会を実施するなど従業員がシステムを使用する準備をします。
既存アプリケーションに限った話ではありませんが、業務システムは必要機能が備わっており、使いやすいことが重要です。
機能と使いやすさはしっかり考慮して導入を進めるようにしてください。
アプリケーション開発会社に依頼：用途に合わせた開発
業務アプリケーションの開発を企業に依頼する場合、自社の要件や作業に適したシステム開発が可能というメリットがあります。
下記のようなケースにおすすめです。
- 自社業務が複雑であり既存の業務アプリケーションでは対応できない場合
- 企業規模が大きく既存のアプリでは対応できない場合
- ノウハウを持ったプロに最新技術を使い開発をしてもらいたい場合
費用相場
企業に業務アプリの開発を依頼する場合、規模にもよりますが費用は100万～1000万の価格帯となりますが、300～500万程度が相場となります。
安さを重視するあまり必須な機能を取りこぼしたり、必須ではない機能を入れすぎて予算をオーバーしないよう、費用とその他のバランスを取りながら総合的に判断をしてください。
開発会社の選び方
どの会社に開発を依頼するか、会社の選び方についてご説明します。
重要視したい分野、予算、実績、アフターフォローについて順に解説します。
会社の得意分野が開発したいアプリの分野と一致しているかはぜひ確認しましょう。
得意分野と開発予定の分野が一致していると、ノウハウが多いため品質の良いシステムにつながります。
予算と合っているかも重要なポイントです。
予算オーバーをしないことも重要ですが、導入後にカスタマイズをすると費用がかかるため、今後にカスタマイズが頻発しないよう機能が十分に揃っていることも確認が必要です。
候補会社の開発実績も確認しておくと安心です。
該当分野で実績がある場合は信頼性も高く、安心して開発を任せられると思います。
企業HPから確認したり、営業担当に問い合わせて確認をしてみましょう。
また、導入後にシステムを使っていると不明点も出てくると思いますので、障害時のサポートやヘルプデスクなどのアフターフォローもチェックしておくと良いですね。
開発から導入までの流れ
次は、企業に業務アプリ開発を外注する場合の、導入までの流れを解説します。
- 要求定義：システムを導入する目的を明確にし、必須な機能や求める性能、デザインを確認します。
- 予算と期間の決定:予算と、開発や導入をいつまでに行うか期間を決定します。
- 問い合わせと見積依頼：比較のため、複数企業へ問い合わせをしましょう。
- 契約締結
- 設計：企業が作成する設計書を読み込み、システムの機能やイメージが合っているか確認しましょう。
- 開発・テスト：企業主体ですが、進捗や作業内容の報告を受け関わることをおすすめします。問題発生の早期発見にもつながります。
- 納品と動作チェック：アプリが納品されたら、稼働確認をします。
- 運用準備：マニュアルを整備したり、従業員へ説明会を実施するなど従業員がシステムを使用する準備をします。
上記が完了したら、業務アプリを運用開始できます。
企業へ発注後、不明点があれば確認したり進捗報告を受けるなどコミュニケーションを取ると認識齟齬を防ぎスムーズに進みやすいので、意識して企業と関わるようにしてください。
自社で開発：高い専門知識が必要
知識を持つ人材や期間など条件が揃って入れば、業務アプリケーションは自社で開発することができます。
主要な業務アプリの開発言語としてはJavaScriptやJava,Python,PHP,C#などがあります。
自社で業務アプリを開発する場合、下記のようなケースにおすすめです。
- 既存アプリケーションで自社に合うものが見つからない場合
- 費用を安く抑えたい場合
- 業務アプリの開発言語の専門知識を持つ人材がいる場合
費用相場
業務アプリを自社開発する場合、必要となる費用は担当エンジニアの人件費です。
一点注意が必要なのが、エンジニアの技術に応じてトータルのコストが大きく変わる可能性があるということです。
仮に技術が足りないエンジニアに開発を任せてしまった場合、品質が低いシステムとなるリスクがあり、開発期間が延びて結果的に外注した場合より費用が高くなるという可能性もあります。
専門知識をもつ人材が居ること、会社に定着していることを確認し自社開発を決定することをおすすめします。
開発方法
業務アプリケーションを自作するには下記3種類の方法があります。
- プログラミング
- ローコード
- ノーコード
一点目は、プログラミングを用いて業務アプリを開発する方法です。
メリットは完全に自社向けのシステムを作成・カスタマイズできますが、専門技術を持つ人材を確保する必要があるという難点があります。
ローコードの場合、ローコード開発ツールを用いて最小限のプログラミングでアプリを開発します。
メリットは自社に合わせたカスタマイズができ、プログラミングの場合より早い期間で開発が可能です。デメリットとして、多少プログラミング技術が必要になります。
ノーコードの場合、専用ツールを用いてドラッグ&ドロップなどでアプリケーションを構築します。
メリットはプログラミング技術が不要であり誰でも開発が可能ですが、デメリットとしてカスタマイズが難しいことと大規模開発には不向きな点が挙げられます。
開発から導入までの流れ
業務アプリを自社で開発する場合の流れを解説します。
- 要件定義：システムを開発する目的と必要な機能を明確にします。開発者も利用者も同じ会社である点を活かし、密にコミュニケーションを取りましょう。
- 基本設計：画面デザインや機能を設計し、基本設計書に記載します。
- 詳細設計：エラーハンドリングや分岐処理を検討するなど、基本設計の内容をシステムで実現可能なレベルに落とし込み、詳細設計書に記載します。
- 開発：プログラミングやノーコードツールを用いアプリを開発し、動作確認をします。
- テスト：アプリが想定通り機能するか、社内ネットワークで問題なく動作するか、後負荷に耐えられるかなど実際の運用を想定したテスト（結合テスト）を実施します。
- 運用準備：外注の場合と同様、マニュアル作成や従業員へ説明会など運用を開始する準備をします。
上記が完了すれば、運用開始です。
アプリケーションを社内で自作する場合、保守も社内で対応する必要があるため、考えられる障害と対策も運用開始前に検討できると良いですね。
AIを活用してアプリケーション開発を行うJitera
本記事では、業務アプリケーションの種類や導入方法などご説明してきました。
ここでは、AIを活用して効率的にアプリケーション開発をおこなう日本企業Jitera社についてご紹介させてください。
JITERA社の実績は幅広く、業務アプリケーションの開発もお役に立つことができます。
業務アプリケーション開発の相談相手や依頼先の候補として参考になれば幸いです。
Jitera社で行う開発の魅力
Jitera社ではAIが一部開発を自動化するプラットフォーム「JITERA」を採用しており、高品質なシステムとスピーディーな開発を実現しています。
また、ツーリズム業界やIT業界、食品メーカーなど幅広い分野でシステム開発実績があります。
蓄積したノウハウをもとに顧客に最適なシステムを提案・開発することができます。
フルスクラッチ開発よりも何倍も速いソフトウェア開発
JITERA社は自動開発プラットフォーム「JITERA」を活用し、スピーディーに開発をおこないます。
プラットフォームは要件定義を入力するとAIがコーディングをおこなうというものであり、シンプルな処理であれば開発作業を任せることができます。
全開発作業の半分以上の自動化に成功しており、システムを一から作成するフルスクラッチ開発よりも何倍も速い開発を可能にしています。
実際にJITERA社に開発を依頼した顧客の中には、「他社が提示した期間の半分の期間で開発をしてくれた」という意見もあります。
高い技術力とアジャイル開発による高品質な開発
JITERA社はスピードが速いだけでなく、高い技術力を駆使し高品質なシステム開発をおこなっています。
品質の秘訣は人材にあります。
技術力にこだわり世界各国のハイスキル人材を採用しており、社員の外国人比率は8割というグローバルなハイスキル集団となっています。
もう一つの秘訣は開発方法です。
JITERA社ではタスクを細分化して優先度順で対応していくアジャイル方式を採用しています。
細分化したタスクを完了し次のタスクに進むため、品質チェックが行き届き、また、要件変更が発生した際も柔軟に対応できるというメリットがあります。
緻密なコミュニケーションと提案力による委託しやすさ
JITERA社では顧客とのコミュニケーションの機会を多く設け、顧客の要件を正しく理解し最適なシステムとなるよう提案をします。
要件定義では画面デザインのサンプルを見ながら会話するなど、認識齟齬がないよう進めます。
また、顧客の要望を理解し分かりやすく設計や機能を提案をするため、IT知識に不安がある顧客やIT人材がいない中小企業であっても安心して開発を依頼・相談することができます。
業務アプリケーションのまとめ
業務アプリケーションの種類やメリット、費用相場について解説してきました。
本記事の内容をまとめます。
- 業務アプリケーションを導入すると、業務を効率化できデータの管理や分析が可能になる
- 業種や目的に応じて業務アプリの種類は異なる
- 導入には、既存アプリの使用、開発会社に依頼、自社で自作する3つの方法がある
- 自社で開発する場合、プログラミング開発、ローコード、ノーコードの3種の方法がある。プログラミング開発は専門知識が必要だがカスタマイズに優れ、ノーコード開発は専門知識が不要だがカスタマイズが難しい
- 開発を企業に依頼する場合、得意分野や費用、実績とアフターフォローを確認する
業務アプリケーションは自社にあったものを導入すると様々なメリットが発生します。
もし導入や開発を検討している方はお気軽に株式会社Jiteraへご連絡ください。
豊富な経験と専門知識をもつ専門家が、貴社のご質問やご依頼にお応えします。
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