人手不足や事務作業の負担軽減が叫ばれる総務部門では、システム導入による業務効率化が不可欠となっています。

そこで注目を浴びているのが「総務関連システム」です。
しかし種類や機能は様々で、選択に迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

この記事では、総務関連システムの基本から種類や機能、導入形態、システムを選ぶときのポイントを解説します。
おすすめの総務関連システムも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

総務関連システムとは

総務関連システムとは、多岐にわたる総務業務をサポートするシステムです。

総務は会社の円滑な運営を支える重要な部門であり、採用、人事、労務、経理、福利厚生、施設管理など、幅広い業務を担っています。

これらの業務を効率化・省力化するために総務関連システムが注目されています。

人事業務であれば勤怠管理や給与計算、採用業務であれば面接日程の調整など、あらゆる総務の仕事をカバー可能です。
情報の正確性が向上したり、従業員の満足度を高めたりするのにも役立つでしょう。

総務関連システムをうまく活用すれば、総務の業務効率化・生産性向上に大きく貢献できます。

総務関連システムの種類・機能

総務関連システムには、人事労務管理、採用管理や勤怠管理、給与計算、帳票作成・管理システム、施設管理や文書管理など、様々な機能が搭載されています。
それぞれのシステムは、総務部門の業務効率化・自動化に貢献し、企業全体の業務効率化と生産性向上に大きく役立ちます。

人事管理・労務管理システム

人事管理・労務管理システムは、人事情報管理、労務管理などの機能を備えています。

人事情報管理では、社員の氏名、住所、電話番号、入社日、役職、給与情報などを一元管理することが可能です。
労務管理では、雇用契約書の作成、社会保険の手続き、労働基準法の遵守状況の管理など、労務に関する様々な業務を支援します。

人事評価やタレントマネジメントの機能を搭載したシステムも多く、従業員の能力開発や組織活性化にも役立ちます。

具体的な例は以下のとおりです。

• 入社手続きや退職手続きをオンラインで実施
• 昇進・降格や賞与査定などの人事評価を効率化
• 研修カリキュラムの作成・管理
• 従業員のスキルやキャリアパスを可視化
• 労働災害発生時の対応を迅速化

人事管理・労務管理システムは、総務部門の業務負担を大幅に軽減し、人事戦略の推進にも貢献します。

採用管理システム

採用管理システムは、求人情報の掲載、応募者情報の管理、選考フローの管理などの機能を備えています。

求人情報の掲載では、自社の求人情報をホームページや求人情報サイトに自動掲載することが可能です。
応募者情報の管理では、応募者情報（履歴書、職務経歴書など）を電子化し、一元管理できます。

また、選考フローの管理では、面接日程の調整、評価結果の集計、合否通知などの選考業務を効率化できます。
具体的な例は以下のとおりです。

• 求人広告の作成・掲載
• 応募者情報の受付・管理
• 面接日程の調整
• 面接結果の集計・分析
• 採用内定の通知

採用管理システムは、採用業務の効率化と質の高い人材の獲得に貢献し、企業の成長戦略を推進できます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤時刻、休憩時間、残業時間を自動記録し、勤怠データに基づいて給与計算を行ったり、労働時間管理を実施したりできます。
具体的な例は以下のとおりです。

• ICカードや顔認証による出退勤管理
• 休憩時間の自動記録
• 残業時間の自動計算
• 勤怠データに基づいた給与計算
• 労働時間の管理

勤怠管理システムは、労働基準法の遵守を徹底し、労務トラブルのリスクを低減できます。

給与計算システム

給与計算システムは、基本給、賞与、残業代、各種控除などを自動計算し、給与明細書を発行できます。
具体的な例は以下のとおりです。

• 給与明細書の発行
• 社会保険料・厚生年金保険料の計算・納付
• 源泉徴収税の計算・納付
• 法定控除の自動計算
• 賞与計算

給与計算システムは、給与計算のミスを防ぎ、正確かつ迅速な給与支払いを実現できます。
企業全体の業務効率化と生産性向上に大きく貢献するでしょう。

帳票作成・管理システム

帳票作成・管理システムは、請求書、納品書、領収書、各種報告書などの帳票を自動作成・管理できます。
具体的な例は以下のとおりです。

• 請求書、納品書、領収書の自動作成・発行
• 各種報告書の自動作成・発行
• 帳票の電子化・保存

帳票作成・管理システムを導入することで、帳票作成の手間削減とペーパーレス化を実現し、業務効率化とコスト削減に貢献可能です。

施設管理システム

施設管理システムは、会議室、オフィス、駐車場などの施設の利用予約や管理、設備のメンテナンス管理などの機能を備えています。
具体的な例は以下のとおりです。

• 会議室の利用予約・管理
• オフィスレイアウトの変更
• 設備の故障申告・修理手配
• 光熱費の管理

施設管理システムを導入することで、施設の利用効率化と設備の維持管理の効率化を実現し、快適な職場環境を構築することができます。

文書管理システム

文書管理システムは、社内文書、契約書、稟議書などの文書を電子化し、一元管理できます。
具体的な例は以下のとおりです。

• 文書の作成・編集・共有
• 文書のバージョン管理
• 文書の承認ワークフロー
• 文書の検索・閲覧
• アクセス権限の設定

文書管理システムを導入することで、文書の紛失リスク低減と情報セキュリティ強化を実現し、業務効率化とコンプライアンス遵守への対応が可能です。

総務関連システムの導入形態

総務関連システムの導入形態には、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

それぞれの形態には、特徴とメリット・デメリットがあり、向いている企業も異なります。
最適なシステムを選ぶためには、それぞれの形態の特徴を理解することが重要です。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用する形態です。
サーバーやソフトウェアは事業者が管理するため、自社で準備する必要がありません。導入コストが低く、運用も簡単であることが特徴です。

クラウド型には、導入コストが低い、運用が簡単、場所を選ばずに利用できる、常に最新バージョンを利用できる、自動アップデート、スケーラビリティといった多くのメリットがあります。
一方、デメリットとしては、ランニングコストがかかる、インターネット環境が必要、セキュリティ対策が必要、カスタマイズ性が低いなどが挙げられます。

クラウド型は、最新の機能を常に利用したい企業や、導入コストを抑えたい企業におすすめです。運用・管理に手間をかけたくない小規模・中規模企業などにも向いています。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを導入する形態です。
ハードウェアやソフトウェアを自社で準備する必要がありますが、高いセキュリティ性とカスタマイズ性を確保できます。

オフラインでも利用できる、データの所有権が自社にあるといったメリットも特徴です。
デメリットとしては、導入コストが高い、運用・管理に手間がかかる、最新バージョンへのアップデートが必要、スケーラビリティが低いなどが挙げられます。

オンプレミス型が向いているのは、高度なセキュリティ対策が必要な大企業です。システムを高度にカスタマイズしたい場合にも重宝するでしょう。

総務関連システムを選ぶときのポイント

総務関連システムを導入することで、業務効率化と生産性向上を実現し、企業全体の成長に役立ちます。
しかし適切なシステムを選ばないと、効果が得られなかったり、導入後に後悔したりする可能性もあります。

ここからは、総務関連システムを選ぶときのポイントを4つご紹介していきます。

導入目的を明確にする

総務関連システム導入の成否を左右すると言っても過言ではないのが、導入目的の明確化です。
目的が曖昧なまま導入を進めてしまうと、せっかく導入しても十分な成果を得られなかったり、不要な機能にコストを費やしたりする可能性があります。

導入目的を明確にすることで、必要な機能や予算を絞り込むことができます。
具体的には、以下のような点を検討しましょう。

• どのような業務を効率化したいのか
• どのような課題を解決したいのか
• どのような機能があれば業務が改善されるのか
• 導入によってどのような効果を期待するのか

上記に加え、導入目的を明確にすることで、システム選定の精度も向上します。
目的を明確にすることで、本当に必要な機能が絞り込まれ、各システムの機能を比較検討しやすくなります。

初期費用や運用コストを見積もる

総務関連システムの導入には、初期費用と運用コストが必要です。
初期費用には、システムのライセンス料や導入コンサルティング料などがあります。

運用コストには、サーバーのレンタル料や保守管理料などがあります。
初期費用と運用コストは、システムによって大きく異なります。

まずは、導入しようとしているシステムの要件を明確にすることが重要です。
必要な機能や利用するユーザー数、データ量や導入スケジュールを明確にしましょう。

また、導入前に必ず見積もりを取り、予算内で導入できるシステムを選ぶようにしましょう。
また、複数のシステムの見積もりを取ることで、最適なコストパフォーマンスのシステムを選ぶことができます。

他システムとの連携ができるか確認する

総務関連システムを導入する際には、他のシステムとの連携についても検討することが重要です。
システム連携は、単なる機能拡張にとどまらず、業務効率化やコスト削減、データの利活用など、様々なメリットをもたらします。

例えば、人事情報管理システムと給与計算システムを連携することで、データ入力の手間を削減することができます。
また、経費精算システムと会計システムを連携することで、経費精算の処理を自動化することが可能です。

他システムとの連携ができるかどうかは、システムの機能やベンダーのサポート体制によって異なります。
システム連携は、導入後の運用にも影響を与えるため、事前にしっかりと検討しておくことが重要です。ベンダーとの綿密な打ち合わせを通じて、自社のニーズに合致したシステム連携を実現しましょう。

セキュリティー性能が十分か検討する

総務関連システムには、社員の個人情報や給与情報など、重要な情報が扱われます。
そのため、セキュリティ性能が十分なシステムを選ぶことが重要です。

具体的には、以下のような点を検討しましょう。

• データ暗号化機能があるか
• アクセス制御機能があるか
• 定期的なバックアップが取られているか
• セキュリティ監査が行われているか

セキュリティ性能が十分なシステムを選ぶことで、情報漏洩などのリスクを低減することができます。

総務関連システムを導入する際には、導入目的、初期費用・運用コスト、他システムとの連携、セキュリティ性能などを検討することが重要です。
これらのポイントを参考に、自社に最適なシステムを選びましょう。

総務関連システムは、総務部門の業務効率化と戦略的な人事戦略の推進に大きく貢献することができます。
ぜひ、適切なシステムを導入して、企業全体の成長に繋げてください。

おすすめの総務関連システム7選

近年、中小企業でも積極的に総務関連システムを導入する企業が増えています。
ここからは、おすすめの総務関連システム7選と、それぞれのシステムの特徴・機能・費用をご紹介していきます。

総務人事奉行クラウド

引用：総務人事奉行クラウド

総務人事奉行クラウドは、総務の効率化に役立つクラウド型の人事労務システムです。
インターネット環境さえあれば場所や時間に縛られず利用でき、テレワークや在宅勤務を導入している企業に適しています。

10人規模の企業から利用可能なため、少数精鋭の中小企業やスタートアップ企業にもおすすめです。

書類作成や提出、承認をオンラインでスムーズに行い、従業員の負担を軽減できます。

導入により、働き方改革と業務効率化を強く推進できるでしょう。

SmartHR

引用：SmartHR

SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する、クラウド型の人事労務システムです。
採用・入社、労務手続きなど、人事労務に関わるあらゆる機能が利用でき、成長志向の企業や働き方改革を推進したい企業に適しています。

10人規模の企業から利用可能です。

採用活動の効率化や労務リスクの軽減、労務手続きの自動化でミスや漏れを防止し、労務リスクを軽減できます。

導入により、採用活動の円滑化やデータに基づいた意思決定が期待できるでしょう。

AKASHI

引用：AKASHI

AKASHIは、ソニービズネットワークス株式会社が提供する、クラウド型勤怠管理システムです。
シンプルな操作性と豊富な機能で、あらゆる規模の企業で使いやすいシステムとして人気があります。

テレワークや在宅勤務を導入している企業や、シンプルな操作性で使いやすい勤怠管理システムを求めている企業におすすめで、10人規模の企業から利用可能です。

打刻データ自動集計や残業時間自動計算、休憩時間管理で、正確な勤怠管理を実現できます。

導入により、勤怠管理の効率化や労務管理の強化、従業員の利便性が向上するでしょう。

MyQuick

引用：MyQuick

MyQuickは、株式会社インフォコムが提供する、クラウド型文書管理システム・契約書管理システムです。
AIによる自動化機能、豊富な機能、使いやすさを兼ね備え、あらゆる規模の企業で文書管理業務の効率化と高度化を実現します。

10人規模の企業から利用可能で、文書管理業務の効率化を図りたい企業やペーパーレス化を進めたい企業に適しています。

紙文書の電子化・共有で検索や閲覧を容易できるほか、契約書の締結フローの効率化も可能です。

導入により、情報共有の迅速化や契約リスクの低減、業務時間を短縮し、コスト削減につながります。

Jobsuite Career

引用：Jobsuite Career

Jobsuite Careerは、株式会社ステラスが提供する、クラウド型の中途採用管理システムです。
中途採用のプロフェッショナルのノウハウを活かし、使いやすい操作性と豊富な機能で、採用担当者の業務効率化と採用力の強化をサポートします。

10人規模の企業から使えるほか、中途採用を積極的に行っている企業や、採用担当者の負担を軽減したい企業におすすめです。

求人情報の掲載・管理、応募者情報の管理、選考プロセスの管理を効率化でき、求人効果を最大化できます。

導入により、採用担当者の業務効率化や採用力の強化を図ることができ、採用コストの削減が期待可能です。

COMPANY

引用：COMPANY

COMPANYは、Works Human Intelligence株式会社が提供する、大企業向け統合人事システムです。
入社から退職までを一貫して扱うことで、労務管理の徹底した自動化を実現。豊富な機能と高い拡張性で、複雑な組織体系や多様な人事制度にも柔軟に対応します。

100人規模以上の企業から利用可能で、複雑な組織体系や多様な人事制度を持つ大手企業におすすめです。

豊富な人事データを活用し、人材戦略策定や組織運営改善することが可能で、労務管理を効率化します。

導入により、経営と人事と社員を繋ぎ、人事業務の効率化や労務リスクの軽減ができるでしょう。

SMART ROOMS

引用：SMART ROOMS

SMART ROOMSは、株式会社内田洋行が提供する、クラウド型会議室予約・利用状況管理システムです。
従来のオンプレミス型と異なり、インターネット環境さえあれば、場所や時間に縛られず利用できる点が大きな特徴です。

会議室のムダを削減したい企業におすすめです。
10人規模の企業からコンパクトに使い始められます。

会議室予約データの分析により、会議室の利用状況を把握し、会議室の配置や設備の改善に役立ちます。

会議室の利用効率化を図るとともに、維持・管理業務の負担を軽減する効果も期待できます。

総務関連システムを導入してビジネスの効率や生産性を高めよう

「総務関連システム」は、総務が抱える多くの課題解決に役立ち、効率化や生産性の向上に寄与します。
総務関連システムを導入することで、以下のような効果が期待できます。

• 事務処理の大幅な効率化
• ヒューマンエラーの削減
• コンプライアンスの徹底
• 戦略的業務への集中
• コスト削減

総務関連システムについて、ご不明な点や困ったことやご質問、ご依頼があれば 株式会社Jiteraにお問い合わせください。

要件定義を書くだけでAIがアプリ・システムを開発するプラットフォーム「Jitera」を軸としてサービスを提供しています。

制作している途中で要件が変更になっても柔軟に修正しながら開発できるので、お気軽に相談ください。

ぜひ、適切なシステムを導入して、企業全体の成長に繋げてください。