経費精算の効率化を図るために欠かせないのが経費精算システム。

今や多くの企業が導入しており、システム自体の数も豊富です。だからこそ「導入を考えているが、どのシステムが良いのかわからない」という企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、2024年最新版の経費精算システムを徹底比較していきます。

経費精算システムについて気になる導入コストや操作性、サポート体制、クラウド対応といったよくある疑問を解説しますので、最適な経費精算システムを見つけるきっかけになれば幸いです。

目次

• 経費精算システムとは
• 【交通費に強い】経費精算システムのおすすめ4選
  • 楽楽精算
  • Concur Expense
  • チムスピ経費
  • rakumoケイヒ
• 【出張経費に強い】経費精算システムのおすすめ5選
  • マネーフォワード クラウド経費
  • MAJOR FLOW Z KEIHI
  • Spendia
  • J’sNAVI NEO
  • WAVE225旅費・経費精算/稟議
• 【請求書処理に強い】経費精算システムのおすすめ4選
  • 経費BANK
  • TOKIUM経費精算
  • freee支出管理 経費精算Plus
  • バクラク経費精算
• 【外部連携に強い】経費精算システムのおすすめ4選
  • ジョブカン経費精算
  • 皆伝！ワークフロー
  • ジンジャー経費
  • MOT経費精算
• 【承認フローに強い】経費精算システムおすすめ3選
  • HRMOS経費
  • WiMS/SaaS経費精算システム
  • Traveler’s WAN SaaS
• 経費精算システム導入の主な目的と機能
  • 目的１：スムーズな経費精算の申請・承認
  • 目的２：経理担当者の負担軽減
  • 目的３：入力負担の軽減
  • 目的４：ペーパーレス化の促進
• 経費精算システムの選び方
  • 自社に合った入力機能があるか
  • 申請・承認するためのワークフロー機能
  • 都度払いに対応できるか
  • 改正電子帳簿保存法にどこまで対応しているか
  • コストは予算内か
  • サポート体制は整っているか
• まとめ：経費精算システムを導入して経理処理の効率化をしましょう

監修者 sakakibara_writer

コンサルティング業界に20年以上在籍。IT戦略・構想策定など上流系が得意。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の申請から承認・仕訳・支払いといった手間のかかる業務を一気に効率化できるシステムです。

従来なら手作業で行わなければならず、手間も時間もかかっていた作業が、スマホでレシートを撮影するだけで自動でデータ化を行ってくれたり、交通系ICをかざすだけで交通費申請を行ってくれたりする非常に便利なシステムとなっています。

さらに、データ分析やレポート機能なども備わっているため、作業時間の大幅な短縮も図れる上に、入力ミスや見落とし、不正利用の防止も可能です。

ここからは、おすすめの経費精算システムを特徴ごとに分類してご紹介します。

【交通費に強い】経費精算システムのおすすめ4選

ここからは、交通費に強い経費精算システムをご紹介します。

楽楽精算

特徴

• 電子帳簿保存法に対応
• 申請内容を自動仕訳
• 法人のクレジットカード連携機能で利用履歴を自動で取込

中小企業やベンチャー企業をはじめとする12,000社もの導入実績を誇る楽楽精算。申し込みから運用開始までを担当者がサポートしてくれるので、初期設定なども楽に行えます。

スマホでの利用も可能

スマホにも対応しているシステムで専用のアプリも用意されているため、自宅や出先でも申請や承認が行えて便利です。

企業の成長に合わせて自由にレイアウトや承認フローをカスタマイズ

これまでも会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化しており、システムの設定の自由度も高いため、会社の規模が大きくなっても変わらず利用し続けられます。

電子帳簿保存法対応社数もトップクラス

企業のペーパーレス化にも大きく貢献しており、レシート読み取り機能や会計ソフト連携など、従業員側も経理担当者側も負担が少なくなる機能が搭載されています。使い勝手も良く仕組みもシンプルなので、中小企業の経費精算システムの初導入の際におすすめのシステムです。

楽楽精算

Concur Expense

特徴

• ⾃社で規定されたルール外の申請は不可となるため、差し戻しを減らせる
• モバイルアプリとサービス連携によって、ムダな時間と業務を削減できる
• システムに蓄積されたデータを活⽤し、経費⽀出レポートを作成して可視化が可能に

Concur（コンカー） Expenseはクラウド型の経費精算システムで、⼤企業向けのProfessional、中⼩・スタートアップ企業向け のStandardと2つのエディションが用意されています。

電子帳簿保存法・インボイスなど最新の法改正にも対応

海外製のクラウド型経費精算システムですが、電子帳簿保存法・インボイスなど日本国内における最新の法改正にも対応しているのが特徴。国内でも1200社以上の企業に導入されています。

Concur Expense

チムスピ経費

特徴

• 経費精算に必要なほとんどの機能を標準で搭載
• モバイル対応、交通費の経路検索、領収書のOCR読込みにも対応
• ダッシュボード機能を標準搭載しているため、人別・部門別で経費利用状況を分析できる

チムスピ経費は、経費精算に必要なほとんどの機能を搭載しており、申請を行う従業員の使い勝手の良さに特化した経費精算システムです。

勤怠・工数管理といった他のチムスピ製品と組み合わせての利用も可能

企業が抱える経営課題に応じて、経費精算だけでなく、勤怠管理や工数管理といった他のチムスピ製品と組み合わせての利用が可能です。

また、最初からすべての機能が使えるセット製品も販売されています。

チムスピ経費

rakumoケイヒ

特徴

• Google Workspace と連携できるクラウド型経費精算システム
• 専用カレンダーと連携してスケジュール登録するとルートと運賃を自動計算
• rakumoの製品間であればシームレスに連携できる

rakumoケイヒは、Google Workspaceと連携できるクラウド型経費精算システムです。GoogleスプレッドシートやGoogleドライブと連携することで、申請者も経理側も楽になるシステムとなっています。

NAVITIMEと連携できるので交通費・経路を自動で検索

乗換案内サービスであるNAVITIMEと連携できるため、出発地・到着地を入力すれば自動的に最適な経路と必要な交通費を計算してくれるので、交通費の入力の手間が省けます。定期区間の自動控除にも対応可能です。

rakumoケイヒ

【出張経費に強い】経費精算システムのおすすめ5選

新幹線や特急、飛行機などの長距離交通や、宿泊などの出張経費に強い経費精算システムをご紹介します。

	月額料金	最低 ユーザー数	特徴	無料 お試し
マネーフォワード クラウド経費	2,980円〜	5ユーザー	<クラウド型> 初期費用0円で利用が可能 15万社が利用	あり
MAJOR FLOW Z KEIHI	30,000円～	30ユーザー	<オンプレミス型・クラウド型> パナソニックが提供する経費精算システム 2,000社以上が利用	あり
Spendia	180,000円〜（1ユーザー600円〜）	25ユーザー	<クラウド型> TISが提供する経費精算システム 日本の制度や商習慣に合わせた機能開発	あり
J’sNAVI NEO	30,000円～	50ユーザー	<クラウド型> 出張時や交通機関の経費精算が得意 800社が利用	なし
WAVE225 旅費経費精算/稟議	200,000円	300ユーザー	<オンプレミス型・クラウド型> 国内ワークフローシステムシェアNo1のintra-martを基盤とした旅費精算/稟議ソリューション 約100社が利用	なし

マネーフォワード クラウド経費

	月額料金	最低 ユーザー数	特徴	無料 お試し
マネーフォワード クラウド経費	2,980円〜	5ユーザー	<クラウド型> 初期費用0円で利用が可能 15万社が利用	あり

特徴

• 初期費用0円
• 経費精算以外のシステムとの連携も可能
• データ移行や初期設定を代行する導入支援プランあり

マネーフォワードクラウド経費は、入力自動化・オートメーション機能の充実やビジネスカードとの併用により、経費に関する負担削減を実現しています。

利用人数の少ない中小企業におすすめのシステム

マネーフォワードクラウド経費は、50人以下の少人数の利用だと無料で利用も可能です。経費精算のシステムのみの利用であれば導入から運用まで無料でトライアルできますので、経費精算システムが自社に合うか試してから、他の機能との連携を考えたい方にもおすすめです。

手厚いサポート体制

導入に関する疑問に詳しく答えてくれる無料オンライン相談を行っているほか、導入後もメールやチャットで経験豊富なスタッフが導入・運用を支援してくれます。

サービス間の連携

経費精算以外にも給与計算や勤怠管理などのデータを連携させることで、基本料金のみでバックオフィス業務全体の効率化が可能となります。マネーフォワードのビジネスカードを併せて利用すると、経費の立替や精算が不要になったり、小口現金の代わりに利用が可能になります。

マネーフォワード クラウド経費

MAJOR FLOW Z KEIHI

特徴

• 申請から支払い処理までの一元管理が可能なWeb型の経費精算システム
• 乗換案内Bizへの対応、交通系ICカード連携・定期区間の自動控除など交通系の経費精算に強い
• 海外出張時に発生する外貨での精算ができ、複数の外貨が混在しても対応可能

MAJOR FLOW Z KEIHIは、Webブラウザから使用できる経費精算システムです。FBデータ作成を標準搭載しており、会計ソフトや各銀行のオンラインシステムとも連携が可能となっています。

標準搭載の機能が豊富であり求めている機能がほぼ見つかる

利用頻度の多い主な標準機能だけでも24種類以上あり、経理担当者が求める機能がほぼ見つかると言っても過言ではありません。

あらゆる企業が抱える課題へ対応できるため、まさにオールインワンの経費精算システムとなっています。

MAJOR FLOW Z KEIHI

Spendia

特徴

• スマートフォンのみで経費精算業務を効率的に完結させることを前提に設計・デザイン
• ノンプログラミングで仕訳管理や会計システムへの連携(API、ファイル連携)が可能
• 経営者だけではなく、経費精算に関わる全ての関係者のベネフィットを追求

Spendiaは、TISが提供する大手企業向けの経費精算システムです。

日本のあらゆる業種・業態に存在する特有要件を考慮しフィットした機能を提供しています。

グローバルかつグループでの運用管理を効率化

テナント環境の中を、元帳・法人・会社・部門という4つの単位で構成・管理をすることにより、グループ会社の経費精算の体系を柔軟に実現。

グループ共通のセキュリティ設定や経費精算ポリシーを設けて低コスト・短期間でのグループ展開導入が可能。また、多言語・多通貨対応により国内外問わず利用可能。

充実した入力サポート機能と外部連携

AIによる請求書や領収書のOCR自動入力機能の搭載はもちろん、「駅すぱあと」との連携で近距離移動に関する経路検索入力・金額計算や自身の定期券区間の金額控除も楽にできます。

また、出張手配や管理のための連携もあるため、出張の多い業種の方にもおすすめです。

Spendia

J’sNAVI NEO

特徴

• 出張時のチケット手配から精算まで一括対応ができる
• 仕訳データ・振り込みデータをそれぞれ作成する二度手間を削減
• 出張以外の経費精算も効率化できる

J’sNAVI NEOは、JTBグループが展開する経費精算システムです。特に出張時や交通機関を利用した際の経費精算の機能が豊富で、これらの経費精算が多い企業に最適といえます。

経費精算システムと出張管理システムを統合化

旅行会社大手のJTBグループが展開しているシステムであるため、経費精算システムに出張管理システムを統合したシステムとなっています。

法人一括請求のチケット手配機能を搭載しているため、出張時の立て替えや仮払い、領収書の提出も不要になるのが特長です。

J’sNAVI NEO

WAVE225旅費・経費精算/稟議

特徴

• 他社パッケージには無い柔軟なカスタマイズ性
• ユーザー数や申請数によらない価格体系で、1000名を超える大企業様にも多数導入
• システムコストを増やさないライセンス体系

WAVE225旅費・経費精算/稟議は、1,000人以上を超える企業の利用実績が多数ある、大企業に向けた機能の搭載や拡張が行えるシステムです。

ニーズに応える機能拡張、独自サービス連携が可能

従来のパッケージ製品では実現できない複雑な業務過程があったり、グループ会社も同時に導入を検討しているという方に向けて、自由にカスタマイズをすることで希望や要望を叶えたシステム構築が可能です。

ペーパーレス＆脱ハンコによるテレワーク推進を支援

旅費・経費精算や稟議などの間接業務の効率化をはかる豊富な標準機能を備えているだけでなく、社内規程や業務にあわせて、 カスタマイズ・機能拡張に柔軟に対応しています。

社外支払依頼や伝票起票機能などの経理業務機能も標準搭載しています。

大企業におけるシステムコストをより削減できる工夫

ライセンス体系は「CPUライセンス」となっているため、従量課金ではありません。そのため利用者数や申請数の増加、または機能を拡張してもライセンス料金は固定で利用できます。

さらに導入したシステムをグループ会社等で共通利用が可能なので、複数のシステム環境の保有は不要。

それによりシステム環境、維持運用コストの低減が可能となっています。

WAVE225 旅費・経費精算/稟議

【請求書処理に強い】経費精算システムのおすすめ4選

ここでは、請求書処理に強い経費精算システムをご紹介します。

経費BANK

特徴

• 導入前にZoomやTeamsなどのWEB会議ツールを利用して実際の操作画面の確認が可能
• レシートや領収書の読み取りの他、メールで届いたPDFデータ等も自動入力
• 必要なID数だけ契約でき少人数の利用でも無駄なコスト不要

経費BANKは中小企業が導入しやすい、少人数向けで業界最安値水準の経費精算システムです。

業界最安値水準

初期費用はかからず月額1,500円〜、5ユーザーから利用が可能で必要なID数だけ契約できるので、中小企業の方は無駄なコストを削減しつつシステムの導入が可能です。

ICカード連携やモバイル電子マネー履歴取得も可能

ICカードから移動履歴が読み込めたり、モバイルSuica・モバイルPASMOの利用履歴をワンクリックで取得が可能なので、申請者が調べる手間が減りミスや不正も防止できる。

導入前の疑問や不安を解決するためにオンラインデモを実施

導入を検討している方のために、ZoomやTeamsなどのWEB会議ツールを利用して、実際の操作画面を確認しながらデモ操作を行えるサービスを実施しています。専任の営業担当者が、自社の課題や導入に対する不安を丁寧にヒアリングし、最適なプランの提案に努めています。

経費BANK

TOKIUM経費精算

特徴

• 利用できるアカウント数は無制限なので、従業員が何名であっても追加料金なしで利用可能
• 企業規模に関わらず、最小限のコストで経費精算を効率化
• オペレーターとAI-OCRの力を融合させ、99.9%の精度でデータ化を実現

TOKIUM経費精算は、申請から承認までをスマートフォンで完結できる電子帳簿保存法対応のシステムです。

利用できるアカウント数が無制限

毎月の利用料金は月額＋領収書の件数に基づく従量制で決まるため、従業員が何名になっても人数での追加料金など無く利用が可能です。

全社員が対象のサポート窓口も設置

経理担当者や経営者のみならず、従業員まで全社員が利用できるサポート窓口が設置されているため、使い方に困った時に経理担当者ではなく、窓口に直接チャットやメールで相談ができます。

経理担当者側への問い合わせが減り、人件費の削減にも繋がります。

万全のセキュリティ体制

請求書は高水準のセキュリティ体制で管理された国内サーバーで保管されており、その他にも入力するオペレーターとは個別に秘密保持契約を締結するなど、個人情報の漏えいを防ぐためのセキュリティ体制は万全です。

複数拠点でのバックアップ体制もあるため、災害などが起きた場合にも稼働が停止する心配なく利用できます。

TOKIUM

freee支出管理 経費精算Plus

特徴

• AIで手入力を大幅削減
• 申請・承認はスマホで簡単に
• 予算消化率の可視化

freee支出管理 経費精算Plusは、経費精算にかかわる申請・承認・経理業務をAIがサポートし、会社規模や業種を問わず業務を効率化できるソリューションです。

スマホで簡単に申請・承認

申請は、領収書をスマホにかざすだけで完了。承認もスマホで簡単に。承認依頼の通知はSlackで受け取ることも可能です。

AIによる効率化

記載内容をAI-OCRが読み取り、AIが自動で申請内容を記入。承認時も、確認してほしい箇所をAIがハイライトします。

受取請求書の処理も簡単

freee支出管理 受取請求書を利用すると、取引先から受け取った請求書をAIが自動で読み取り。経理処理も自動で行います。

freee支出管理 経費精算Plus

バクラク経費精算

特徴

• 領収書・請求書一括読み取り
• ビジネスカード連携
• インボイス対応

バクラク経費精算は、領収書や請求書を撮影したデータをAIが自動で読み取り、入力の手間を省くことが出来る経費精算システムです。

AIが領収書を自動登録

スマホで領収書を撮影するだけで、AIが読み取り自動登録します。最大100枚の領収書を同時に、数秒でデータ化します。

領収書の重複を検知

インボイス番号などを読み取り、申請の重複を判定。ミスや不正請求を防ぎます。

改正電子帳簿保存法に対応

領収書原本の回収やファイリングは不要。改正電子帳簿保存法の認定タイムスタンプ付与により、ペーパーレス化を実現します。

バクラク経費精算

【外部連携に強い】経費精算システムのおすすめ4選

ここでは、外部連携に強い経費精算システムをご紹介します。

	月額料金	最低 ユーザー数	特徴	無料 お試し
ジョブカン 経費精算	5,000円〜	1ユーザー	<クラウド型> 多言語に対応 10,000社以上が利用	あり
皆伝！ワークフロー	373,500円～	30ユーザー	<オンプレミス型・クラウド型> グループでの運用やグローバル化にも対応 800社以上が利用	あり
ジンジャー経費	300円～	1ユーザー	<クラウド型> 経費精算のペーパーレス化で申請が楽になる 18,000社以上が利用	あり
MOT経費精算	3,980円～	20ユーザー	<オンプレミス型・クラウド型> 業界最安レベルの価格で利用できる	あり

ジョブカン経費精算

	月額料金	最低 ユーザー数	特徴	無料 お試し
ジョブカン 経費精算	5,000円〜	1ユーザー	<クラウド型> 多国語に対応 10,000社以上が利用	あり

特徴

• 乗換案内連携やICカード読取で申請時の入力をサポート
• 外国語表示も可能
• 申請内容をもとに仕訳・FBデータを自動作成

ジョブカン経費精算は、シンプルで使いやすいデザインと業界最安クラスを誇る費用で導入できるシステムです。30日間の無料トライアルもあるので、お試しで導入も可能です。

乗り換え案内とシステムとの連携

経路検索や交通費の計算を自動化できる他、Amazonビジネスやコーポレートカードとの連携も可能なので、それだけでも従業員の手間やミスが大幅に削減、経理担当者の負担も減ります。

多言語に対応

日本語の他にも英語・韓国語・タイ語にワンクリックで切り替えが可能なので、外国語ユーザもノンストレスで簡単に利用できます。

初期設定を全て任せたいという方に向けた有料プラン

事前ヒアリングを元に初期設定や入力業務、お客様との連絡まで代行して行ってくれます。その他電子帳簿保存法や外部連携のための無料のセミナーを行うなど、便利なサービスが充実しています。

ジョブカン経費精算

皆伝！ワークフロー

特徴

• 経費の執行状況や実績状況のレポート化による全社のコスト意識向上、コスト管理強化が可能
• インフラ管理を丸ごと任せられる
• 統合データから全社会的な経営判断も可能

皆伝！ワークフローは、スミセイ情報システム株式会社が提供する経費精算システムで、申請から承認、基幹業務連携、分析までをトータルでサポートしてくれます。

インフラ管理を丸ごと任せることが可能

マネージドサービス「Accell Kaiden！」を利用することで、インフラ管理の担当者要らずで運用が可能です。難しいシステム運用や保守を外部に任せられます。

改修やカスタマイズの追加費用無し

ローコード開発機能を搭載しているため、社内の規定変更などの際にも自由にカスタマイズが可能です。

さらに導入の際にも会計や基幹システムへの改修なしでの導入が可能なので、細かい追加費用やコストが高くなる心配なく利用できます。

グローバル化にも対応

多言語・他通貨への対応や、利用社数に制限が無いため、国内でのグループ企業の発展やグローバル化を視野に入れている会社でも、段階ごとに合わせて利用できます。

皆伝！ワークフロー

ジンジャー経費

特徴

• 申請・承認がオンラインだけで完結できる
• 自動仕訳や会計ソフトに対応したデータ出力も可能
• 導入が簡単で、サポート体制が手厚いため疑問点もすぐに解決できる

ジンジャー経費は、シンプルで使いやすく経費精算に役立つ機能が豊富なシステムです。従業員、経理側のどちらもが使いやすいデザインとして設計されており、スムーズに申請・承認できるシステムとなっています。

管理工数を削減できる機能を多数搭載

電子帳簿保存法に対応しており、タイムスタンプ付与や領収書・レシートの読み取り機能を標準で搭載。紙を保存する機会を減らし、企業のペーパーレス化にも貢献するシステムです。

ジンジャー経費

MOT経費精算

特徴

• 紙での申請に比べて経費精算に関わる業務を80%削減できる
• スマホ・PCから申請を作成でき、自動承認も可能
• 電子化された領収書・請求書はクラウド上でいつでも確認できる

MOT経費精算は、紙やExcelでの運用時と比べ、経費精算を申請する従業員も事務処理を担当する経理側も大幅な負担軽減が期待できる経費精算システムです。

業界最安の1ユーザー190円/1ヶ月から利用可能

業界最安クラスの1ユーザーあたり月額190円で利用できます。利用料が安いながらも機能は充実しており、交通費や出張旅費の精算はもちろん、無料アップデートも随時行われているシステムです。

MOT経費精算

【承認フローに強い】経費精算システムおすすめ3選

ここからは、承認フローに強い経費精算システム3選<を紹介していきます。

	月額料金	最低 ユーザー数	特徴	無料 お試し
HRMOS経費	29,000円～	50ユーザー	<クラウド型> 様々なデバイスから申請・承認が可能 2,300社が利用	なし
WiMS/SaaS 経費精算システム	1ユーザー 290円〜	要問合せ	<クラウド型> 大規模な組織での運用にも対応できるワークフローを標準搭載 800社が利用	なし
Traveler’s WAN SaaS	10,000円～	50ユーザー	<オンプレミス型・クラウド型> 発売開始から25年を超えるパイオニア 900社が利用	あり

HRMOS経費

特徴

• 入力制御・クレジットカード連携・エラーチェック機能などで差し戻しを激減させる
• 電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応。経理・従業員の負担を軽減し、業務効率化を実現
• 仕訳ルール設定による自動仕訳、60種以上の会計システムとの連携実績がある

HRMOS（ハーモス）経費は、初期費用無料で利用できる経費精算システムです。経費の申請から承認～支払いまでの一連の流れをすべて電子化できるため、一元管理が可能となっています。

様々なデバイスから申請・承認が可能

パソコンからの申請はもちろん、承認者はスマホからの申請承認も可能となっています。そのため、承認者が長期出張などで不在にしていても、経費精算の承認作業が滞りません。

HRMOS経費

WiMS/SaaS経費精算システム

	月額料金	最低 ユーザー数	特徴	無料 お試し
WiMS/SaaS 経費精算システム	1ユーザー 290円〜	要問合せ	<クラウド型> 大規模な組織での運用にも対応できるワークフローを標準搭載 800社が利用	なし

特徴

• 柔軟性の高いワークフロー機能を標準装備しており、経費精算業務を効率化できる
• スマートフォンにも対応しているため、時間や場所にとらわれず経費精算の申請が可能
• 会計業務に不慣れな社員でも使いやすく、明細を入力するだけで自動的に仕訳が作成される

WiMS/SaaS経費精算システムは、様々なパターンがある大手企業の経費精算へ特化したシステムとなっています。

大規模な組織での運用にも対応できるワークフローを標準搭載

申請から承認までのステップ数が多く、また、承認に関わる担当者も多くなりがちな大規模組織における複雑なワークフローにも標準で対応可能となっています。

多段階承認はもちろん、条件分岐やAND・OR承認など企業ごとの運用に合わせたワークフローの構築が可能です。

WiMS/SaaS経費精算システム

Traveler’s WAN SaaS

特徴

• 日本企業特有のルールに対応
• 様々な外部システムと連携可能
• オンプレミス、プライベートクラウド、SaaS型を選択可能

Traveler’ WAN SaaSは、日立システムズが提供する経費精算システムです。発売から25年を超える業界のパイオニアです。

申請ミスの大幅削減

外部サービスとの連携により、申請時に入力する項目を大幅に削減。自動チェック機能と合わせ、申請内容の不備を減らします。

自社の規程に合わせた運用

設定パラメータを標準で多数用意。自社の運用規定に合わせたワークフローなどを柔軟にカスタマイズ可能。

Traveler’s WAN SaaS

経費精算システム導入の主な目的と機能

経費精算システムを導入する目的、そして、経費精算システムにはどんな機能が搭載されているのでしょうか。

まず、経費精算システムを導入する主な目的として、以下の理由が考えられます。

• 経費の入力が楽になる
• 入力ミスや見落とし、不正利用を防ぐ
• 従業員と経理側の双方の作業負担を減らせる
• 経費精算の業務を行う上で発生する課題を解決できる

特に経費申請の手間や作業時間をかなり軽減でき、従業員は本来の業務に集中して取り組めるので、経営者としてはその部分だけでも大きなメリットとなるでしょう。

さらに、不正利用された交通費・交際費の削減や残業代の削減など、無駄な経費の削減にも大いに役立ち、あらゆる面でのコスト削減が可能となります。

ここからは、具体的に経費精算システムに搭載されている機能について解説していきます。

目的１：スムーズな経費精算の申請・承認

目的の1つ目は、「スムーズな経費精算の申請・承認」が実現できる点です。

従来の紙による経費精算だと、様々な問題点が散見されていました。

• 手書き作業によって手間がかかる
• 外出中・出張中などは精算ができない
• 記載の不備・領収書の添付忘れなどによって差し戻しが発生
• 提出期限を忘れてしまう

上記のような問題や問合せが連日発生し、申請者・経理側の双方に大きな負担がかかっているのが現状です。

経費精算システムを導入すれば、経費精算に関して「あるある」な課題をまとめて解決できます。

これらの課題を解決できる機能について、それぞれ詳しく見てみましょう。

いつでもどこでも申請・承認

経費精算システムを導入すれば、いつでもどこでも申請・承認が可能です。

いまや経費精算システムは、Webブラウザやモバイルアプリに対応しているのが一般的で、手持ちのパソコンやスマートフォンさえあれば、外出先や出張中でもスムーズに申請が可能となっています。

時間や場所に縛られずに精算できるため、経費を申請するためだけにわざわざ会社へ出向く必要もなくなるでしょう。

申請を受ける経理側としても、申請用紙を管理する必要がないといったメリットもあります。

コメント・データ添付

通常、経費を精算するには申請用紙へ領収書の添付が必要です。しかし、昨今はコード決済アプリなどでも料金を支払えるようになり、領収書をもらえないケースも増えてきました。

この場合、紙の申請用紙へ領収書を添付するには以下の手順が必要です。

1. アプリのスクリーンショットを撮ってパソコンへメール送信
2. パソコンからスクリーンショットの画像を開いて印刷
3. 印刷した用紙を添付

経費精算システムは直接データ添付ができるため、わざわざスクリーンショットを印刷する手間が省けます。

自動分岐設定

経費の申請から承認に至るまでは、いくつものプロセス（手続き）が発生します。中には科目や金額に応じて手続き内容が変わるものもあり、申請ルールを細かくすればするほど手続きは複雑化するでしょう。

経費計算システムを利用すれば、申請から承認までのワークフロー（業務の流れ）がより効率的になります。

申請に関するルールを細かく設定でき、科目や金額に応じて自動分岐させたり、ルール違反のものは自動で差戻しを行ってくれるといったメリットが多数あり、作業の効率化へつながります。

規程違反チェック

従業員が増えれば増えるほど、経費精算の申請数も多くなり、金額や項目の入力ミスや承認忘れが多くなってしまう可能性が高くなります。

申請のルールが細かく設定されている企業であれば、ルールに則っていない申請の場合は差戻しを行ったり、再申請も必要です。

ルールが遵守されているか1件1件を目視チェックしていては大変ですが、経費計算システムを利用すれば、これらの規程違反チェックも全自動で行ってくれます。

チャット通知

チャット通知が搭載されている経費精算システムであれば、承認完了や差し戻しなど何らかのアクションがあった際に申請者へ通知が届くのも便利です。

経理側も通知文書や電話連絡などでお知らせする必要がなくなるので、申請者・経理側の双方で時間を有効活用できる機能となっています。

申請内容についてちょっとした確認が必要な際も、チャットを使えば相手の時間を奪わずにすむのがメリットです。

チャットボット対応

経費の精算方法について、申請者から質問がくるのは避けられません。しかし、同じ質問を多くの人から何度も聞かれてしまっていると、時間の無駄だと感じるのではないでしょうか。

チャットボットに対応した経費精算システムであれば、よくある質問をチャットボット化できます。

申請者は経理へ問い合わせる前にチャットボットで回答を確認できるため、電話連絡しなくともよくなるので、申請者・経理の双方にメリットがある仕組みです。

目的２：経理担当者の負担軽減

目的の2つ目としては、「経理担当者の負担軽減」があります。

経理担当者は経費精算だけが業務ではありません。

外部企業からの請求書の処理、料金の振り込み対応、伝票作成やデータ入力、従業員の給与に関する作業など、多種多様な業務に日々追われているのが現実です。

経費精算システムを導入すれば、少なくとも経費精算に関する部分は経理担当者の業務負担を軽減させられるでしょう。

業務負担を軽減できれば他にやるべき経理業務へ集中でき、さらに効率化が進めば、より少ない人手でも経理業務を回せるかもしれません。

ここでは、経理担当者の負担軽減が期待できる経費精算システムの機能について解説します。

自動仕訳

自動仕訳は、その名の通り「自動で仕訳される」機能のこと。

申請された内容をシステムが判別して、勘定科目や税区分が設定され、自動で仕訳を完了させる機能です。経費に付きものである立替金や仮払いの自動仕訳にも対応しています。

自動仕訳された内容は、経費精算システムの画面上で確認できるため、貸方・借方の内容が合っているかなど最低限のチェックをするだけで仕訳作業が完了します。

FBの作成

経費精算システムでは、経理業務では必須ともいえるFB用のデータ作成も行えます。

FBとは「Firm Banking（ファームバンキング）」の略であり、銀行と企業を通信（インターネット）回線で結び、給与・賞与の振込や、口座振替などの法人向け取引が行えるサービスのこと。

FB用データは全銀協で指定されたフォーマットで作成する必要があり、振込先の口座番号や振込金額などをデータ化しておくことで、複数件の取引を一括で行えます。

会計連携

一般的に経費精算システムは、会計ソフトとも連携可能です。

経費精算システムにて処理が完了した経費の内容を会計ソフトと連携させ、仕訳データを自動で生成できるようになります。

経費関連は会計ソフトにも入力が必要となりますが、連携すると会計ソフトへ二重入力する手間が省けるのが最大のメリットです。

目的３：入力負担の軽減

経費精算システムは、様々な外部サービスとの連携も可能となっています。

自社や個人で利用しているサービスをあらかじめ連携しておけば、経費精算システムへ改めて入力せずにすむため、二重入力の手間や入力ミスを無くせるので、結果的に入力負担を軽減する効果が期待できるでしょう。

ここでは、経費精算システムと下記の外部サービスとの連携について解説します。

乗換案内サービスとの連携

乗換案内サービスと連携できる、もしくは乗換ルート検索機能を搭載している経費精算システムであれば、交通費の精算が簡単になります。

出発地点と到着地点を入力して、出発時間を設定するだけでルートや必要な金額が入力されるため、大変便利です。

交通費を申請する際の出発・到着地点の入力間違いや、金額の設定ミスなどを防止する効果が期待でき、入力誤りがないのでチェックする経理側の負担軽減にもつながります。

交通系ICカードとの連携

一部の経費精算システムは、交通系ICカードとも連携が可能となっています。

この機能が搭載されていれば、交通系ICカードをカードリーダーへ通すだけで交通費の申請を自動で行ってくれるため、移動の際に公共交通機関を頻繁に使う方でも安心です。

対応している交通系ICカードは経費精算システムごとに異なるため、所持しているカードが使えるかは事前に確認しておきましょう。

定期区間の登録

公共交通機関を利用した際の交通費を精算する際、移動ルートに定期券の区間が含まれている場合、その間の交通費は控除しなければなりません。

手作業で精算する場合はこの控除金額の計算が面倒ですが、経費精算システムは交通費の精算の際に定期区間が含まれていれば、自動で控除してくれる機能が搭載されています。

申請側は計算の手間が省けるのはもちろんですが、経理側も交通費の過払いを防止できるのがメリットです。

外貨レート換算

海外へ出張した際、現地のホテルへ宿泊したり交通機関を使う場合も多いのではないでしょうか。

この場合、発生した経費は外貨レートで計算する必要がありますが、ドルやユーロなど外貨の取り扱いに苦慮する場面も多いはず。

経費精算システムでは、外貨レート計算を行ってくれる製品が多数あります。

TTSやTTBなど、一般的に使用されている為替レートへ対応しているため、海外出張で経費が発生しても悩むことなく精算が可能です。

申請書テンプレート

経費の申請用紙は記入が必要な項目数も多く、申請の度に一から入力するのは大きな負担となります。

経費精算システムを利用すれば、申請書のテンプレート（定型）化が可能です。

テンプレート化すれば、項目を手入力させるのではなく、チェックボックスでの選択形式にしたり、よく使う項目ならばコンボボックスから選択できるようにしたりなど、入力の負担を軽減できる仕組みが搭載されています。

領収書（レシート）の読み取り

領収書やレシートをスキャンして、手入力の手間を省く機能を備えている経費精算システムもあります。

この機能は領収書やレシートの写真をシステムへアップロードするだけで、日付・金額などを自動的に文字として読み込んでくれるため、申請画面へ反映してくれる機能です。

領収書はデジタルデータとして保管されるため、紙原本のファイリング保存が不要になり、検索がしやすくなるのも経理側にとって大きなメリットとなります。

法人クレジットカードとの連携

経費精算システムによっては、法人が契約しているクレジットカードと連携して取引データを自動で取り込み、経費精算の手間を削減する機能を備えています。

入力ミスや経費の不正申請を防止できますし、従業員が経費を立て替えておく負担も軽減できるため、双方にとってメリットがある機能です。

キャッシュレス化を推進したい企業にもおすすめの機能となっています。

スマホ決済アプリとの連携

スマホ決済アプリとも連携可能な経費精算システムもあります。

法人クレジットカードと同様に、スマホ決済アプリを使った取引履歴をシステムへ取り込めるため、従業員は申請の手間を省け、経理側はチェックの手間が省けるのがメリットです。

スマホ決済アプリは各社が出していて種類も豊富なため、導入を検討している経費精算システムがどのスマホ決済アプリに対応しているか事前確認をおすすめします。

ECサイトとの連携

一部の経費精算システムは、オンラインショップなどのECサイトとの連携も可能となっています。

業務上で必要な備品をオンラインショップで購入した際、毎月の請求書から手入力してシステムへ登録するのではなく、購入履歴データを取り込んで入力の手間を省くことが可能です。

大手だと対応しているECサイトも多いため、利用頻度の多いECサイトと連携できる経費精算システムがおすすめです。

スケジューラーとの連携

社内で使っているスケジューラー（スケジュール管理ソフト）と連携できる経費精算システムであれば、スケジューラーへ外出予定を登録するだけで、そのまま移動経路の検索～交通費の精算まで自動で行ってくれます。

スケジューラーを起点としているので交通費の申請漏れを防止でき、スケジュールの前後まで確認してくれるため、予定のバッティングを防ぐといった補助的な役割も果たしてくれる機能です。

目的４：ペーパーレス化の促進

経費精算システムは、自社のペーパーレス化の促進にも役立つシステムです。

従来だとどうしても紙運用が必要だった経費の精算申請ですが、IT技術の向上やWeb系サービスの登場、そして法改正によって必ずしも紙で運用しなくとも良くなりました。

ペーパーレス化を促進すれば、紙原本を保存するための手作業の時間が無くなり、そもそも自社内に保管するスペースも不要となるなど、様々なメリットが考えられます。

ここでは、経費精算システムの導入によって期待できる下記ペーパーレス化の推進について解説します。

領収書の電子保存でファイリング不要

経費精算システムをスキャナーと連携させる、もしくはスマートフォンなどで写真撮影すれば、領収書をデジタルデータへと変換できます。

電子帳簿保存法の改正によって、デジタルデータへ変換した領収書も原本として認められていますので、紙媒体としての保存が不要となります。

紙原本を保管する必要が無くなるため、ファイリングする手間が省けて、社内に保管スペースを確保する必要もないのがメリットです。

BPOサービス

厳密には経費精算システムだけではありませんが、経理のBPOサービスを活用すれば社内のペーパーレス化を促進できます。

BPOとは、Business Process Outsourcing（ビジネス プロセス アウトソーシング）の略であり、「経理業務の外部委託」を表しています。

経理担当者の業務時間や負担を軽減でき、人件費等のコスト削減が期待でき、これからの時代さらに加速すると考えられている人手不足の対策としても活用できるでしょう。

経費精算システムの選び方

多くの会社から展開されている経費精算システムですが、どのシステムを導入するか決定する際に比較すべきポイントとはどこでしょうか。

• 自社に合った入力機能があるか
• 申請・承認するためのワークフロー機能
• 都度払いに対応できるか
• 改正電子帳簿保存法にどこまで対応しているか
• コストは予算内か
• サポート体制は整っているか

このように導入時に注意すべき事項はたくさんあります。

少し面倒にも思えますが、上記ポイントを踏まえた製品比較を怠ってしまうと、自社に合っていないシステムを導入してしまう可能性もあるので、しっかりと確認した上で導入するのが重要です。

自社に合った入力機能があるか

どんなシステムにおいても、「使いやすさ」は導入後にどれだけ利用されるかや、導入効果へも大きく影響するでしょう。

どれだけ機能面が優れていても、使い勝手が悪かったり慣れるまでに時間がかかりすぎてしまうと、作業効率が上がるどころか、逆に手間が増えてしまうといった懸念があります。

そうならないためにも、ユーザーインターフェースが直感的であるか、操作が簡単かどうかの事前確認が重要です。

経費精算システムごとに機能面やユーザーインターフェースは大きく異なるため、一概にどの製品が一番良いというのは断言できません。

各企業や利用者によってニーズは異なりますので、企業や従業員の特色に合った最適なシステムを導入をすれば、社内においてシステムの定着に繋がります。

申請・承認するためのワークフロー機能

申請後に承認者がその申請を確認し、承認するまでのワークフロー機能が充実しているか、また、使いやすいかも重要です。いくつか確認すべきポイントがありますのでご紹介します。

まず、承認者に申請が通知される機能の有無があるかどうか。メールやポップアップ表示など、何らかの形で承認者へ申請依頼が届いた旨が伝わらないと、いつまで経っても申請作業が進みません。

さらに、承認の進捗状況が確認できる機能があるのも望ましいです。

承認者が段階に応じて複数人存在するのであれば、どの承認者の時点で申請が止まっているのか確認できれば、スムーズな承認へと繋がるでしょう。

都度払いに対応できるか

経費の精算における都度払いとは、経費が発生するたびに現金で精算を行う方法です。

当月に発生した経費は、精算後に毎月の給与と併せて振り込まれるのが一般的ですが、立て替えた経費が高額であった場合など、申請者がなるべく早く現金として支給して欲しいケースも考えられます。

その場合、都度払いに対応できている経費精算システムであれば、速やかな対応が可能です。

立て替えた金額をすぐに精算してもらえるため、経費申請した社員にとっては金銭的負担が少ない方法といえます。

都度払いに対応している経費精算システムはそう多くないので、都度払いが必須だと考えるのであれば、搭載している機能は事前に確認しておきましょう。

改正電子帳簿保存法にどこまで対応しているか

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、その後、2024年からは法人・個人事業主ともに、領収書や請求書など電子的に取引されたデータの保存が完全義務化されました。

この対策として、領収書やレシートをスキャンしてデジタルデータへ変換する機能はかなり有用です。経費精算システムを新たに導入する場合は、スキャン機能を有しているシステムがおすすめです。

また、今後も経理業務に関連する法改正は行われる可能性があるため、バージョンアップなどで柔軟に対応できる経費精算システムを選ぶのが重要となります。

製品を選定する際は、これまでのバージョンアップ履歴などを比較し、法改正などを滞りなく対応しているシステムを選ぶようにしましょう。

コストは予算内か

経費精算システム導入の際にかかるコストとしては、以下のものが必要となります。

• 初期費用（導入費用）
• 月額または年額利用料

クラウドサービスとして提供されている経費精算システムの場合は、初期費用は安価なものが多い傾向にあります。初期費用0円のものも多くあります。

その代わりに月額利用料はアカウント数（従業員数）ごとに発生するのが一般的であり、従業員数の多い企業であれば、毎月の利用料は高額となってしまいます。おおよそ1ユーザーあたり300～500円程度が相場です。

また、使用できる機能についても無料で利用できるものから、オプション料金が発生するものがあるため、いかに必要な機能が無料で搭載されているシステムを選べるかというのも、コスト面で大きく影響してきます。

サポート体制は整っているか

経費精算システムを導入する際、システムを提供しているメーカーによるサポート体制は、導入後の使い勝手の良さにも大きく影響します。

特に初期導入にあたって必要となるシステム構築・マスタ作成段階でどれだけサポートをしてもらえるのか、稼働後にトラブル発生時の問合せ方法などについては、各社対応が大きく異なる部分なのでよく比べて検討する必要があります。

会社ごとに専任のサポート担当者を割り当ててくれる場合や、年中無休でオペレーター対応を行ってくれる経費精算システムは、サポート面での評価が高いです。

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まとめ：経費精算システムを導入して経理処理の効率化をしましょう

経費精算システムの導入は、経営者だけでなく従業員や経理担当者、全ての人員における業務の効率化やコンプライアンスの強化へつながります。

経費精算システムはただ導入するのではなく、自社に合ったものをきちんと選択した上で導入するのが肝心です。

今回比較した20社だけでも、搭載されている機能やサポート体制、料金形態などが大きく異なります。中小企業と大企業では求められる要件も異なるため、まずは現在と今後の自社の規模感をしっかりと把握した上でピックアップするのがおすすめです。

Jiteraでは、各企業に合わせたシステムの選定や、周辺システムとの連携など、経験豊富なチームが御社へ最適なプランをご提案させて頂きます。

経費精算システムの導入を検討する際は、ぜひJiteraへの問い合わせをお待ちしております。

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