既存の在庫管理システムでは、コスト面やニーズが自社に合わない場合がしばしばあります。
そのような状況に直面している企業や個人にとって、在庫管理システムを自作する方法は大きなメリットです。
本記事では、在庫管理システムの構築方法を初心者でも理解しやすいように詳しく解説します。
自作とパッケージソフトとの違いや注意点、成功事例・失敗事例にも触れていくので、在庫管理システムの構築を検討している方はご参照ください。
システム構築で困りごとがあれば、株式会社Jiteraがサポートいたします。
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【在庫管理システム】自作とパッケージソフトの比較
自作の管理システムと市販のパッケージソフトを比較し、それぞれの特徴と機能について説明します。
| 自作の管理システム | 市販のパッケージソフト | |
| 特徴 | 関数・マクロの知識があれば、インターネットに公開されているテンプレート・ツールを活用して、プログラミングを使わずに在庫管理表・ツールを自作可能です。
またプラスαとしてVBAのプログラミングスキルがあれば、Excelシート上で操作しやすいインターフェースを作成することも可能です。 |
プログラミングの知識・スキルがなくても、マウス操作で簡単に複雑かつ大規模な業務にも対応できる在庫管理システムツールが自作可能です。 |
| 機能 | あらゆるシステムにカスタマイズ可能です。 | 在庫管理システムに加え、顧客管理・仕入管理・販売管理を統合したシステムも対応可能です。 |
エクセルを使って自作在庫管理システムを構築する方法
ExcelやAccessを利用した在庫管理システムの自作方法を図を用いて解説します。
またテンプレートの利用やカスタマイズのポイント、ExcelおよびAccess構築のメリット・デメリットも紹介します。作成ステップと関数・マクロを用いたカスタマイズ方法は下記になります。
1.必要項目を入力する
在庫品目、数量、価格などの基本情報を入力するシートを作成します。列には以下を入力しましょう。
- 品目ID
- 品目名
- カテゴリ
- 入庫日
- 入庫数
- 単価
- 在庫数
- 最小在庫数
- 在庫総額（計算用）
2.Excel関数を入力する
計算ミスや入力ミスによって在庫数などの間違いを無くすため関数を組みます。また関数を入れることでExcelが自動で、計算や入力するようになります。
Excelでよく使用する関数は下記になります。
| 関数名 | 機能 |
| 演算(加減乗算)関数 | 数値をもとに計算処理を行います。 |
| IF関数 | 実行する処理を分岐させます。
IF関数の機能で在庫量の基準値を設定しておき、基準値を下回った場合にアラートを出します。 |
| SUMIF関数 | 指定した条件に合致した場合のみ、選択範囲内の数値を合計します。 |
| VLOOKUP関数 | 検索条件を指定して設定された検索範囲内から条件に合致するデータを抽出します。 |
3.在庫警告システムの設定・マクロを使用する
在庫数が一定以下になったら警告するシステムを設定します。条件付き書式を使用して、在庫が少なくなった際にセルの色を変えるなどがおすすめです。
繰り返し行う作業を自動化するためにマクロを記録・使用します。在庫報告書の自動生成、データの自動更新などが可能です。
- 在庫データの自動更新
- 定期的な在庫報告の自動生成
- 特定の条件下でのアラートや通知
Excelで在庫システムを作成するメリット
自作在庫管理システムにExcelを利用するメリットは下記があります。
コストが低い
Excelは市販のパッケージ化された在庫管理システムに比べて安価で、ライセンス費用以外は、導入費、運用費が一切かかりません。
また社内で利用されているExcelで在庫管理を行えば、ライセンス費用のコスト問題は解消されます。
導入がスムーズ
日本企業で業務に使用されているパソコンには、元々Excelがインストールされている場合が多いです。
そのため、導入のハードルは在庫管理システムよりも低く、すぐに在庫管理が始められます。
さらに在庫管理に使うための管理表はインターネット上に配布されているフォーマットを活用することで、1からフォーマットを作成する必要がなく、手軽に作成可能です。
半自動化が可能
Excelでは関数、マクロを組み合わせることで、在庫管理の半自動化ができます。
例えば入力した数値を合計するSUM関数、条件を満たすセルの数をカウントするCOUNTIF関数などのExcel関数を活用することで、管理数を簡単に算出できるようになります。
また関数、マクロを活用し、入力作業を最小限に減らすことで、手入力によるヒューマンエラーを防止します。
機能面に優れている
Excelの在庫管理表は、クラウド上の共有フォルダに格納することで、複数人が同時に管理表を閲覧可能です。
またバックアップをとっておけば、管理表の破損や紛失を防げます。
さらに在庫が規定値よりも少なくなった際にアラートを出す数式やマクロを組むことで、在庫不足を事前に解消できます。
Excelで在庫システムを作成するデメリット
自作在庫管理システムにExcelを利用するデメリットは下記があります。
膨大な量のデータ処理に向いていない
ファイルを開くまでの時間が長い、関数の計算結果が表示されるまでに時間がかかる、パソコンのスペックによってはフリーズする恐れがあり、作業効率が落ちる可能性があります。
誤ったデータに改変されるリスクがある
Excelには「ブックの共有」により誰もが編集できる点は、誤ったデータが上書きされてしまうリスクがあります。
上書きされた値、誤って削除した数値は編集前のデータが残りません。
そのため在庫数に誤りが発覚すると大きなトラブルにつながる可能性があります。
Accessを使って自作在庫管理システムを構築する方法
Accessを利用してデータベースを構築する方法と、在庫管理に適したデータベース設計のポイントについて説明します。
管理に必要なデータをピックアップする
開発目的からデータベースに必要な要素、機能を抜き出し項目にまとめておきます。また項目を整理するだけではなく、テーブル設計も事前に行い、データベースとして活用できるようにします。
抜き出したデータをテーブルにまとめて属性ごとに分割する
データベース設計のポイントはデータ属性ごとにテーブルを分割し、キー情報と関連づけることです。
例えば個人情報や給与情報を分割して社員番号に関連付けることで、社員番号をもとにして個人情報、給与情報も呼び出せます。
各データの種類を決める
データベースを構築するときは、入力データに応じて最適な種類の数値を設定する必要があります。
データベースを操作するユーザインターフェースを作成する
データベースを構成する要素(テーブル、レコード、フィールド)を作成して関連づけ(リレーション)まで完了したら、最後に操作画面であるユーザーインターフェースを作成します。
Accessで在庫システムを作成するメリット
自作在庫管理システムにAccessを利用するメリットは下記があります。
データの分析および過剰在庫の減少
在庫管理システムでは過去の入出荷や在庫のデータが蓄積されています。そのため販売や仕入れの実績から顧客の需要や発注に対する予測が立てやすくなります。
また分析に基づいた仕入れを行えば売り上げ増加の可能性もあります。
さらにリアルタイムで情報更新ができるため、最新の在庫状況を把握し、無駄な発注を防ぎ、過剰在庫を減少できます。
作業の効率化
入力されたデータはクエリ(データベースに対して行う問い合わせ内容)によって適切な形に整形されてテーブルに格納されるため、入力作業が減少します。
さらに複数のデータベースを参照して抽出するケースや膨大なデータからある条件を抽出したデータをレポート形式に出力するなどの複雑な処理ができます。
ヒューマンエラーの防止
入力画面で誤ってデータを削除した場合でも保管されているデータを直接編集することはないので、データが消えてしまう危険性がありません。
Accessで在庫システムを作成するデメリット
自作在庫管理システムにAccessを利用するデメリットは下記があります。
運用に専門知識が要求される
直感的に操作ができ、数字などを入力することは簡単ですが、新たにデータベースを構築するなど長期的に運用していくにはプログラミングの知識とスキルが求められます。
ブラックボックス化のリスクがある
多人数で同時に1つのデータベースを共有する場合、動作が重くなってしまうため、専門的な知識やスキルを持った運用者が単独で作業することが多くなります。
そのためシステムがブラックボックス化してしまう可能性があります。
大規模なシステムには不向き
作成・管理できるデータベースの容量が最大で2GBなため、2GBを超える容量のデータベースを管理する場合は別のソフトを利用する必要があります。
プログラミングを利用した在庫管理システムの自作方法
PythonやPHPを利用したプログラミングによる在庫管理システムの自作方法を紹介します。
またコーディングの基本から応用テクニックまで解説します。プログラミング言語の特徴は下記になります。
- Python：Pythonはデータ分析にも活用される言語であり、需要予測によって必要な在庫数を割り出すシステムの開発にも適しています。
- PHP：データを格納するためのSQLと組み合わせれば、PHPで在庫管理システムを開発できます。
Pythonでの自作ステップとコーディングテクニック
Pythonを利用した在庫管理システムの開発工程と、効率的なコーディングテクニックについて説明します。開発工程は下記になります。
Pythonをインストール
Pythonのバージョンは3.X系を推奨します。
データベースの構築
Pythonと互換性がよいSQLiteを使用します。
在庫管理システムの設計(データベース設計とフロントエンド設計)
商品名や在庫数などの情報を持つテーブル作成と在庫の確認、新規商品の追加などの機能を持たせるため画面のデザインを設計します。
在庫管理システムの導入(データベース接続・操作とフロントエンドの実装)
フロントエンドの実装では効率的にコーディングするため、PythonのWebフレームワークであるFlaskを使用し、在庫情報を表示・追加する設定をします。
在庫管理システムのテストとデバッグ
構築したシステムが実際に動作するのかテストを実施し、エラーが出た場合はデバッグを行い、エラーを解消します。
PHPでの自作ステップとデータベース連携
PHPを使用して在庫管理システムを開発する方法と、データベースとの連携方法について解説します。開発工程は下記になります。
データベースの作成
MySQLを用いてデータベースを作成します。
商品情報の登録
PDO(PHP Data Objects)を使い、MySQLデータベースに接続します。
在庫管理数の登録と更新
在庫管理数をデータベースに登録し、在庫数が増減した場合、在庫数を更新します。
在庫情報の表示
在庫情報を表示することで、在庫の状況を一目で確認できるようになります。
在庫警告システムの実装
在庫が既定値より下回った際にアラートを出す機能を実装します。
在庫管理システムのカスタマイズ
業務に合わせてカスタマイズすることでより使いやすく効果的な在庫管理システムになります。
またデータベースとの連携方法で重要なことは下記になります。
データベースのセキュリティ
SQLインジェクション攻撃を防ぐためにユーザからの入力を直接SQLに組み込むことを避ける必要があります。
そのためパラメータバインディング(コマンド実行時にパラメータと引数を結びつけること)を実施する必要があります。
エラーハンドリング
エラーが発生したときに適切に対処することが重要です。
例としてデータベースへの呼び出しが失敗した場合にエラーメッセージを出力し、処理を中断する仕組みが必要です。
プログラミングで在庫管理システムを自作するメリット
在庫管理システムにプログラミングを利用するメリットは下記があります。
自由度が高いシステムを構築できる
プログラミング言語を活用すれば、ExcelやAccessで自作するよりも利便性が良く安定したシステムが構築できます。
またプログラミングではイチから開発できるため、自社の規模や業務に適したオーダーメイドのシステムを構築できます。
そのため生産計画から工程管理を自動調整するシステムやすべての管理状態が連動するシステムなどExcelやAccessではできない機能を自作することが可能です。
他システムとの連動が可能
購買管理と連動して在庫管理に加算されるシステムなど既存にあるシステムと組み合わせて自社の要望に適したシステムを自作できます。
プログラミングで在庫管理システムを自作する自作のデメリット
在庫管理システムにプログラミングを利用するデメリットは下記があります。
専門的な知識とスキルが必要
多数の外部システムと連携する方法やAI・IoTなどの最新技術から自社の規模や業務に適したシステムを活用するスキルが必要です。
構築までに時間と手間がかかる
プログラミングで在庫管理システムを自作する場合、システムエラーが発生しないように改修を行いますので、数ヶ月から半年の時間を要します。
また構築は単独ではなく複数人で行うため人材コストもかかります。
自作で在庫管理システムを作成する際の注意点
在庫管理システムを自作する際の注意点をご説明します。
導入目的を鮮明にする
解消したい問題を認識する必要があり、どのような課題を解消したいのか、目的を明確にすることが大切です。
また解消したい問題や導入する目的が不透明の場合、充分な導入効果が得られません。
そして導入目的が鮮明であれば、作業工程が立てやすくなり、作業がスムーズに進行します。
業務内容や管理対象を明確化する
どのような問題点があるのかを把握するために、詳細な業務内容や管理対象の明確化が必要です。
さらに業務内容や管理対象を明確化することで、導入の際に作業フローの見落としを防止できます。
一方、業務内容や管理対象が不透明の場合、欠品や過剰在庫が発生するリスクが発生します。
在庫管理システムに必要な性能を見極める
まず導入目的を達成するための改善点を検討します。
そして問題を解消するために、在庫管理システムのどの機能を採り入れるかを見極めます。
Jiteraでは、AI技術を駆使して高品質な在庫管理システムを短期間で開発することが可能です。貴社の業務フローや管理ルールに合わせたオーダーメイドのシステムを構築いたします。
Jiteraで在庫管理システム制作の特徴
- 業務の効率化と作業ミスの防止を両立する直感的なユーザーインターフェース
- リアルタイムの在庫把握と需要予測による適正在庫の維持
- 既存の販売管理システムやERPとのスムーズなデータ連携
- クラウド型とオンプレミス型、両方の提供が可能
Jiteraの在庫管理システムを導入することで、過剰在庫や欠品のリスクを最小限に抑えつつ、業務の生産性を大幅に高めることができます。
また、貴社専用にカスタマイズされたシステムのため、無駄な機能を省き、必要な機能を使いやすく配置することが可能です。
導入までのプロセスもJiteraにお任せください。要件定義から設計、開発、テスト、運用まで、専門スタッフが一貫してサポートいたします。
在庫管理の最適化を通じて、貴社のビジネスの成長と発展に貢献したいと考えております。
自作での在庫管理システムにおいてのコスト削減方法
システム構築と運用においてコスト削減を図るための効果的な運用策は無料のテンプレートを使用することです。
無料のテンプレートを利用することで、導入にかかるコストを削減できます。
またテンプレートファイルはインターネット上にさまざまな種類が無料で公開されています。そのためダウンロードしたテンプレートをもとに業務内容に合致するようにカスタマイズすることでコストを削り自作できます。
クラウドサービスと自作在庫管理システムの連携方法
クラウドサービスと自作の在庫管理システムとの連携方法や、クラウドサービスの利用がもたらすメリット、デメリットについて解説します。
クラウドサービスを利用するメリット
在庫管理システムにクラウドサービスを利用するメリットは下記があります。
スムーズに導入できる
クラウド型のシステムはネット環境が整ってあればすぐ使用可能であり、導入の手間がかからずスムーズに利用できます。
またネットワークを経由して提供されているサービスであることから、システム導入および保守運用を行う必要はありません。
低コストで導入・運用できる
サブスクリプションで月額課金の形を取っているサービスが多く、運用コストを低く抑えられます。
またサーバーの設置が不要のため、初期投資のコストが不要です。
多拠点で使用できる
クラウド型はインターネット環境があればどこからでも利用できます。
またどんな場所でもネットワーク環境さえ整えれば、あらゆる場所から在庫管理システムにアクセスして管理することが可能です。
さらに別拠点の在庫状況を常時リアルタイムに監視できます。
別のシステムと連携しやすい
APIを搭載しているシステムが多いです。
そのため別のシステムとも連動しやすいです。
最新式の技術を活用できる
クラウド型の在庫管理システムは、常に機能がアップデートされ、最新鋭の技術を活用できるようになっています。
そしてシステム改善をサービス提供者側が行うため、ユーザ側の運用は不要です。
クラウドサービスを利用するデメリット
在庫管理システムにクラウドサービスを利用するデメリットは下記があります。
独自開発に比べて自由度が低い
クラウド型の在庫管理システムは、サービス提供者側によって管理運営されているのでカスタマイズ性は低下します。そのため自作で開発するよりも自由度が低く可能な範囲が狭くなります。
オフラインで使用できない
クラウドシステムはインターネット環境が必須なため、オフラインでは利用できません。またネットワーク障害やシステム障害が起きると業務が止まるリスクがあります。
クラウドサービスの種類と特徴
在庫管理に適したクラウドサービスの種類と、それぞれのサービスが持つ特徴について詳しく紹介します。
アラジンクラウドソリューション
さまざまな業種・業態を取り扱っており、5,000社を超える導入実績があります。そして基本パッケージをもとにあらゆる業種や業態にカスタマイズが容易にできます。
また独自に設計したクラウドのため、提供会社でサーバ保守運用を担います。
ロジクラ
1ヶ月間の出荷数が50件以下であれば、初期コストをかけずにお試しで利用し、導入可否を判断できます。またスマホアプリにも対応しており、入出荷の状況をリアルタイムでiPhoneアプリで確認できます。
楽商
販売管理に必要な標準機能が備わっており、帳票発行機能も搭載されています。
また自社の業務に合わせた機能拡張をできるので、業務に沿ったシステムを提供できます。さらにシステム導入後のアフターサービスが充実しています。
クラウドサービスとの連携方法
自作在庫管理システムとクラウドサービスの効果的な連携方法は下記になります。
要件を定義する
在庫管理システムとクラウドを連携する部分を明確にします。
課題点の洗い出し
クラウドに連携することで生じる課題点や懸念点を洗い出し、事前に解決策を検討します。
計画を立案する
スケジュールの設定や連携作業の手順を決め、クラウド連携への計画を立案します。
クラウドサービスのオプション機能を活用する
クラウドサービスではオプション機能で柔軟に拡張が可能です。
そのためCPU、メモリなどの機能スペックを管理規模に合わせ、拡張できます。
自作在庫管理システムの成功事例と失敗事例
実際に自作の在庫管理システムを構築し、成功事例や失敗事例を紹介します。
事例から学べるポイントや、失敗を避けるためのアドバイスを提供します。
自作システムの成功事例紹介
自作システムの成功事例は下記になります。
作業工程の効率化
マニュアルに則った作業工程を自動化するシステムを開発し、作業時間の短縮やヒューマンエラーによる誤りの削減に成功した事例です。
データ分析による顧客満足度の向上
データ分析システムを構築し、在庫管理をデータ分析することで、顧客のニーズを把握し、顧客満足度が向上に成功した事例です。
セキュリティの向上
セキュリティシステムを構築することで、個人情報や機密情報の保護やサイバーセキュリティの脅威からの防御に成功した事例です。
自作システムの失敗事例紹介
自作システムの失敗事例は下記になります。
要件定義の不備
ユーザーの要望や要件を正確に把握せず、システムの開発段階で不完全な要件定義が行われたことにより、ユーザーの要望とは異なる結果となり、プロジェクトが失敗した事例です。
プロジェクト管理の失敗
適切なプロジェクト管理が行われなかった場合、予算超過やスケジュールの遅れ、コミュニケーションの不足などが発生し、プロジェクトが失敗する可能性があります。
セキュリティ対策不足
システムに適切なセキュリティ対策を行なっていない場合、機密情報の漏洩、システムへの不正アクセスなどが発生し、信頼性が損なわれる可能性があります。
事例から学ぶ自作システム構築のポイント
重要なポイントは要件にあった在庫管理システムを見極め、運用方法を検討することです。
条件に合致した在庫管理システムを見極めるためには、導入の際に業務フローや管理要素を理解する必要があります。
また管理システムの用途や運用フローを導入段階の際に検討することで、失敗のない自作システム構築が可能になります。
自作在庫管理システムのまとめ
本記事では在庫管理システムについて説明してきました。
自作管理システムは下記の特徴があります。
- 関数・マクロに加え、プログラミング言語を扱えれば業務に合わせた柔軟な機能を搭載可能
- AIやIoTなどの最新技術と組み合わせることで高度な需要予測と在庫最適化が実現可能
- クラウドサービスに関連づけることでより導入しやすくなり、低コストにすることも可能
記事の内容で不明な点やご質問がございましたら、株式会社Jiteraまでお気軽にお問い合わせください。
検討内容に応じた、在庫管理システムを提供させていただきます。
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