現役SEが解説！自作で在庫管理システムの構築と運用はできる？Webやエクセルでの作成手順や注意点

既存の在庫管理システムでは、コスト面やニーズが自社に合わない場合がしばしばあります。

そのような状況に直面している企業や個人にとって、在庫管理システムを自作する方法は大きなメリットです。

本記事では、在庫管理システムの構築方法を初心者でも理解しやすいように詳しく解説します。

在庫管理システムの自作方法4選
Accessを使って自作在庫管理システムを構築する方法
プログラミングを利用した在庫管理システムの自作方法
- Pythonでの自作ステップとコーディングテクニック
- PHPでの自作ステップとデータベース連携
自作で在庫管理システムを作成する際の注意点
自作での在庫管理システムにおいてのコスト削減方法
クラウドサービスと自作在庫管理システムの連携方法
自作在庫管理システムの成功事例と失敗事例
まとめ：自作の在庫管理システムは知識が必要

在庫管理システムの自作方法4選

自作在庫管理システムと市販のパッケージソフトを比較し、それぞれの特徴と機能について説明します。

	特徴・メリット	デメリット	コスト	おすすめの用途
エクセルでの自作在庫管理	無料で利用可能操作が簡単軽微な在庫管理であれば十分	データ量が多くなると操作が複雑になるデータ連携が難しい	0円	小規模な個人事業主、店舗
Accessでの自作在庫管理	エクセルよりもデータ量に対応できるデータベース機能で複雑な在庫管理が可能拡張性が高い	プログラミング知識が必要導入コストがかかる	数千円～数万円	中規模の店舗、業務量が多い個人事業主
プログラミングでの自作在庫管理	完全な自由度自社のニーズに合わせたシステムを構築できる拡張性が高い	プログラミング知識が必要導入コストが高い	数万円～数十万円	大規模な企業、複雑な在庫管理が必要な企業
市販の在庫管理パッケージソフト	専門的な機能が備わっている操作が簡単セキュリティ対策がしっかりしている	導入コストがかかる拡張性に制限がある自社のニーズに合わない場合がある	数万円～数十万円	中規模～大規模な企業

それぞれの特徴や注意点を比較して、自社のニーズや予算に合ったものを選択することが大切です。

エクセルでの自作在庫管理

使い慣れたツールで作成でき、基本的な機能は実現可能です。

カスタマイズの自由度が高く、小規模な在庫管理に適しています。ただし、大量データの処理や複雑な操作には不向きで、セキュリティ面でも弱点があります。

Accessでの自作在庫管理

リレーショナルデータベースを使用するため、エクセルよりも大量のデータを効率的に管理できます。

フォームやレポート作成機能も充実していますが、習得に時間がかかる場合があります。中規模の在庫管理に適しています。

プログラミングでの自作在庫管理

完全にカスタマイズ可能で、特殊なニーズにも対応できます。大規模データの処理や複雑な機能の実装が可能です。

ただし、開発に高度な技術と時間が必要で、メンテナンスにも継続的な労力がかかります。

市販の在庫管理パッケージソフト

すぐに使用でき、専門的な機能が揃っています。信頼性が高く、サポートも充実しています。

ただし、カスタマイズの自由度は低く、初期費用や運用コストが高くなる傾向があります。複数の業種や規模に対応した製品が存在します。

エクセルを使って自作在庫管理システムを構築する方法

Excelを利用した在庫管理システムの自作方法を図を用いて解説します。

1.必要項目を入力する

在庫品目、数量、価格などの基本情報を入力するシートを作成します。列には以下を入力しましょう。

品目ID
品目名
カテゴリ
入庫日
入庫数
単価
在庫数
最小在庫数
在庫総額（計算用）

2.Excel関数を入力する

計算ミスや入力ミスによって在庫数などの間違いを無くすため関数を組みます。また関数を入れることでExcelが自動で、計算や入力するようになります。

Excelでよく使用する関数は下記になります。

関数名	機能
演算(加減乗算)関数	数値をもとに計算処理を行います。
IF関数	実行する処理を分岐させます。IF関数の機能で在庫量の基準値を設定しておき、基準値を下回った場合にアラートを出します。
SUMIF関数	指定した条件に合致した場合のみ、選択範囲内の数値を合計します。
VLOOKUP関数	検索条件を指定して設定された検索範囲内から条件に合致するデータを抽出します。

3.在庫警告システムの設定・マクロを使用する

在庫数が一定以下になったら警告するシステムを設定します。条件付き書式を使用して、在庫が少なくなった際にセルの色を変えるなどがおすすめです。

繰り返し行う作業を自動化するためにマクロを記録・使用します。在庫報告書の自動生成、データの自動更新などが可能です。

在庫データの自動更新
定期的な在庫報告の自動生成
特定の条件下でのアラートや通知

Accessを使って自作在庫管理システムを構築する方法

Accessを利用してデータベースを構築する方法と、在庫管理に適したデータベース設計のポイントについて説明します。

1. 管理に必要なデータをピックアップする

Accessを使って自作の在庫管理システムを構築する際は、まず開発の目的から必要なデータやシステムが備えるべき機能を洗い出す必要があります。

例えば商品の登録・更新、入荷と出荷の記録、在庫数の確認など、在庫管理に欠かせない要素を網羅的にリストアップします。

同時に、システムを利用する役割、例えば管理者や一般社員、特権ユーザーなども明確にしておきましょう。

2. 抜き出したデータをテーブルにまとめて属性ごとに分割する

リストアップした項目を基にデータベースの設計を行います。

扱うデータを正規化し、テーブル（エンティティ）に分割しましょう。

各テーブル内の項目（フィールド）の設定や、テーブル同士の関連付け（リレーションシップ）、プライマリキーや外部キーなど制約事項も綿密に決めていきます。

設計が完了したら、Accessの操作画面上で実際にテーブルを作成していきます。フィールドのデータ型、プロパティ設定、インデックスの組み方など、設計通りに丁寧に構築していく必要があります。

テーブルだけでなく、データの入力画面となるフォームや、出力される帳票も作成が必要です。

フォームではデータ入力の手順やバリデーションルール、レポートでは出力項目やレイアウトなどを事前に設計しましょう。

3. クエリを作成する

次に、フォームやレポートで表示するデータを抽出するクエリを作ります。データベースを構築するときは、入力データに応じて最適な種類の数値を設定する必要があります。

例えば基本給の金額を指定することで、データを呼び出す際に金額と入力するだけで必要なデータが見つけられます。

単一のテーブルから抽出する単純なクエリに加え、複数のテーブルを組み合わせた複合クエリも検討する必要があります。

4. データベースを操作するユーザインタフェースを作成する

クエリの作成が終われば、システム全体の操作性を高めるための機能を実装していきます。フォームでのデータ入力時のバリデーションチェックは、マクロで簡単に実現できます。

さらに複雑なロジックが必要な場合は、VBAでプログラミングすることで対応できます。

すべての機能が揃えば、最後にナビゲーションメニューを作成します。フォームやレポートを簡単に起動でき、ユーザーロールに応じたメニュー権限も設定できるようにしましょう。

完成後は十分なテストを行い、不具合を修正します。実際の業務データを使った本番環境での検証も欠かせません。

問題がなければ運用に向けてマニュアルを整備し、ユーザー教育を実施します。併せて、バックアップ計画や障害対応手順なども決めておきましょう。

プログラミングを利用した在庫管理システムの自作方法

PythonやPHPを利用したプログラミングによる在庫管理システムの自作方法、コーディングの基本から応用テクニックまで解説します。

Pythonでの自作ステップとコーディングテクニック

Pythonはデータ分析にも活用される言語であり、需要予測によって必要な在庫数を割り出すシステムの開発にも適しています。

Pythonを利用した在庫管理システムの開発工程と、効率的なコーディングテクニックについて説明します。開発工程は下記になります。

1. Pythonをインストール

Pythonのバージョンは3.X系を推奨します。

2. データベースの構築

Pythonには標準でSQLiteがバンドルされているので、別途インストールの必要はありません。sqlite3モジュールを使ってデータベースを作成し、テーブルを定義します。

import sqlite3

# データベース接続
conn = sqlite3.connect(‘inventory.db’)
c = conn.cursor()

# テーブル作成
c.execute(”’CREATE TABLE products
(id INTEGER PRIMARY KEY, name TEXT, quantity INTEGER)”’)

# コミットしてデータベースを保存
conn.commit()
conn.close()

3. 在庫管理システムの設計

データベース設計とフロントエンド設計をします。商品名や在庫数などの情報を持つテーブル作成と在庫の確認、新規商品の追加などの機能を持たせるため画面のデザインを設計しましょう。

4. 在庫管理システムのプログラミング

システムの機能ごとに関数を作成し、モジュール化します。データベース操作にもsqlite3モジュールを使用します。

def add_product(name, quantity):
conn = sqlite3.connect(‘inventory.db’)
c = conn.cursor()
c.execute(“INSERT INTO products (name, quantity) VALUES (?, ?)”, (name, quantity))
conn.commit()
conn.close()

def update_stock(product_id, new_quantity):
conn = sqlite3.connect(‘inventory.db’)
c = conn.cursor()
c.execute(“UPDATE products SET quantity = ? WHERE id = ?”, (new_quantity, product_id))
conn.commit()
conn.close()

def get_stock(product_id):
conn = sqlite3.connect(‘inventory.db’)
c = conn.cursor()
c.execute(“SELECT quantity FROM products WHERE id = ?”, (product_id,))
result = c.fetchone()
conn.close()
return result[0] if result else 0

5. フロントエンド実装

フロントエンドの実装をします。フロントエンドの実装では効率的にコーディングするため、PythonのWebフレームワークであるFlaskを使用し、在庫情報を表示・追加する設定をします。

まず、Flaskのインストールをします。

pip install flask

そして、app.pyファイルを作成し、以下のように記述します。

from flask import Flask, render_template, request, redirect, url_for

app = Flask(__name__)

# ルーティング
@app.route(‘/’)
def index():
return render_template(‘index.html’)

# 在庫管理システムの機能を実装したルーティングを追加
# …

if __name__ == ‘__main__’:
app.run(debug=True)

templatesディレクトリを作成し、その中にindex.htmlファイルを置きます。

<!DOCTYPE html>

<html>

<head>

<title>在庫管理システム</title>

</head>

<body>

<h1>在庫管理システム</h1>

<!– ナビゲーションメニューなどを追加 –>

<div>

{% block content %}

{% endblock %}

</div>

</body>

</html>

そして、先ほどapp.pyでコメントアウトした部分に、在庫管理システムの機能に対応するルーティングとビューを実装していきます。

# 商品一覧画面

@app.route(‘/products’)

def products():

products = get_all_products()

return render_template(‘products.html’, products=products)# 商品登録画面

@app.route(‘/add_product’, methods=[‘GET’, ‘POST’])

def add_product():

if request.method == ‘POST’:

name = request.form[‘name’]

quantity = request.form[‘quantity’]

add_product(name, quantity)

return redirect(url_for(‘products’))

return render_template(‘add_product.html’)

対応するHTMLテンプレートもtemplatesディレクトリに作成します。

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>在庫管理システム</title>
<link rel=”stylesheet” href=”{{ url_for(‘static’, filename=’styles.css’) }}”>
<script src=”{{ url_for(‘static’, filename=’script.js’) }}”></script>
</head>
<!– 本文 –>
</html>

6. 在庫管理システムのテストとデバッグ

ユニットテストを書いて機能の検証したり、デバッガを使ってコードの動作を確認したりします。

もしここでエラーが出た場合はデバッグを行い、エラーを解消します。全てのエラーが解消されたら、運用を開始しましょう。

PHPでの自作ステップとデータベース連携

PHPはデータを格納するためのSQLと組み合わせれば、PHPで在庫管理システムを開発できます。

PHPを使用して在庫管理システムを開発する方法と、データベースとの連携方法について解説します。開発工程は下記になります。

1. 開発環境の準備

ApacheやNginxなどのWebサーバーとPHP、MySQLのようなデータベース管理システムをインストールします。

2. データベースの作成

在庫管理に必要な商品、カテゴリ、入荷、出荷、ユーザーなどのデータを洗い出し、エンティティを特定します。エンティティ間の関係を定義します。

正規化を行い、テーブル構造を設計します。MySQLなどを使ってデータベース/テーブルを実際に作成します。

3. PHPコーディング

MVCパターンのようなディレクトリ構成を決め、データベースへの接続、SQLクエリの実行を行うDBクラスを作成します。

そして、在庫管理の機能ごとにPHPスクリプトを作成します。

PDO(PHP Data Objects)を使い、MySQLデータベースに接続します。

PDO::__construct($dsn,$username,$password,$option)

接続設定が正常だと、「接続成功」と出力され、$dbhにPDOインスタンスが生成されます。

$ php pdo_connect.php

データベース連携の例としては、以下のようなコードになります。

// データベース接続
$host = ‘localhost’;
$dbname = ‘inventory_db’;
$username = ‘root’;
$password = ‘passwd’;

$conn = new PDO(“mysql:host=$host;dbname=$dbname”, $username, $password);

// 商品登録
function addProduct($name, $quantity) {
global $conn;
$stmt = $conn->prepare(“INSERT INTO products (name, quantity) VALUES (:name, :quantity)”);
$stmt->bindParam(‘:name’, $name);
$stmt->bindParam(‘:quantity’, $quantity);
$stmt->execute();
}

// 在庫数更新
function updateStock($productId, $newQuantity) {
global $conn;
$stmt = $conn->prepare(“UPDATE products SET quantity = :quantity WHERE id = :id”);
$stmt->bindParam(‘:quantity’, $newQuantity);
$stmt->bindParam(‘:id’, $productId);
$stmt->execute();
}

// 在庫数取得
function getStock($productId) {
global $conn;
$stmt = $conn->prepare(“SELECT quantity FROM products WHERE id = :id”);
$stmt->bindParam(‘:id’, $productId);
$stmt->execute();
$result = $stmt->fetch(PDO::FETCH_ASSOC);
return $result[‘quantity’];
}

4. フロントエンド実装

設計が完了したら、見た目を整えていきましょう。HTMLテンプレートエンジンを使うことで、PHPコードとHTMLを分離できます。CSSフレームワークを使ってUIを意識した設計を行っていきましょう。

PHPでは、JavaScriptを用いてフロントエンドの動的な処理を実装できます。業務に合わせてカスタマイズすることでより使いやすく効果的な在庫管理システムになります。

5. セキュリティ対策

データベースとの連携方法で重要なことは「データベースのセキュリティ」と「エラーハンドリング」です。

データベースインジェクション対策としてプリペアドステートメントを使うことが一般的です。また、SQLインジェクション攻撃を防ぐためにパラメータバインディングを実施しましょう。

そして、エラーが発生したときに適切に対処することも重要です。例としてデータベースへの呼び出しが失敗した場合にエラーメッセージを出力し、処理を中断する仕組みが必要です。

自作で在庫管理システムを作成する際の注意点

在庫管理システムを自作する際の注意点をご説明します。

導入目的を鮮明にする

解消したい問題を認識する必要があり、どのような課題を解消したいのか、目的を明確にすることが大切です。

また解消したい問題や導入する目的が不透明の場合、充分な導入効果が得られません。

そして導入目的が鮮明であれば、作業工程が立てやすくなり、作業がスムーズに進行します。

業務内容や管理対象を明確化する

どのような問題点があるのかを把握するために、詳細な業務内容や管理対象の明確化が必要です。

さらに業務内容や管理対象を明確化することで、導入の際に作業フローの見落としを防止できます。

一方、業務内容や管理対象が不透明の場合、欠品や過剰在庫が発生するリスクが発生します。

在庫管理システムに必要な性能を見極める

まず導入目的を達成するための改善点を検討します。

そして問題を解消するために、在庫管理システムのどの機能を採り入れるかを見極めます。

自作での在庫管理システムにおいてのコスト削減方法

自作したいと考える人の中には、コストを抑えたいと理由を持つ人もいるかと思います。在庫管理システムを自作する場合のコスト最適化のポイントを紹介します。

オープンソースソフトウェアの利用

商用ソフトウェアを利用するよりも、オープンソースのツールやフレームワークを使う方が低コストで済みます。

PHP、Python、Rubyなどの言語は無料のフレームワークやライブラリが充実しているので、時間や費用のコストが比較的少ないです。

また、ApacheやNginx、MySQLやPostgreSQLなどのミドルウェア、Linuxのようなオペレーティングシステムを上手く組み合わせることも重要です。

アジャイル開発の採用と最小機能からのスタート

アジャイル開発手法を取り入れた方が、コストを抑えられます。頻繁なコミュニケーションと適応的なプロセスで、無駄を省きつつ、要件の変更にも柔軟に対応できます。

また、当初から膨大な要件を詰め込むのではなく、最低限の機能から始めましょう。あとから機能を拡張していけば、ニーズにマッチしたシステムが構築できます。

レガシーリフォーム

旧来のシステムを全面的に入れ替えるよりも、レガシーシステムを計画的に刷新する方が費用対効果を感じられるでしょう。

従来のものを活用しながら新しいものを取り入れられるので、コストが少なく済みます。BPRとともにマイグレーションを進めることで、徐々にコストを下げていくことが可能です。

クラウドサービスと自作在庫管理システムの連携方法

クラウド型の在庫管理システムはAPIを搭載しているシステムが多く、自作の在庫管理システムとの連携が可能です。

クラウド型の在庫管理サービスとは、スムーズかつ低コストで導入できるメリットを持ちます。ただし、独自開発に比べて自由度が低かったり、オフラインで使用できなかったりするデメリットも持ちます。

ここではクラウドサービスと自作在庫管理システムを連携させる方法を大きく3つに分けて紹介します。

在庫管理に使える実際のクラウドツールはこちらの記事を参考ください。

API連携

API連携は、クラウドサービスと自作在庫管理システム間でデータをやり取りするための標準的な方法です。

APIと呼ばれる仕組みを利用して、データの送受信や操作を行います。柔軟性が高く、様々な種類の連携が可能なため、搭載しているツールも多いです。

ただし、専門知識やセキュリティ対策も必要なので注意も必要です。

データ連携ツール

API連携よりも簡単にクラウドサービスと自作在庫管理システムを連携できるツールがあります。

CSVファイルやWebスクレイピングを使って、設定画面で操作を行うだけでデータを自動的に連携できるものが多いためシステム知識のない会社におすすめ。

専門知識がなくても利用できてコストは安いですが、柔軟性や拡張性の低い場合もあり複雑な連携には対応できません。

手動連携

手動連携は、クラウドサービスと自作在庫管理システム間でデータを手動でやり取りする方法です。

ファイルのアップロード・ダウンロードや、コピペなどで行うため専門知識がなくても可能です。

しかし、手間がかかることやミスが発生しやすいこと、リアルタイムな連携ができないことなどがデメリットです。

自作在庫管理システムの成功事例と失敗事例

実際に自作の在庫管理システムを構築し、成功事例や失敗事例を紹介します。

事例から学べるポイントや、失敗を避けるためのアドバイスを提供します。

自作システムの成功事例紹介

自作システムの成功事例は下記になります。

作業工程の効率化

マニュアルに則った作業工程を自動化するシステムを開発し、作業時間の短縮やヒューマンエラーによる誤りの削減に成功した事例です。

データ分析による顧客満足度の向上

データ分析システムを構築し、在庫管理をデータ分析することで、顧客のニーズを把握し、顧客満足度が向上に成功した事例です。

セキュリティの向上

セキュリティシステムを構築することで、個人情報や機密情報の保護やサイバーセキュリティの脅威からの防御に成功した事例です。

自作システムの失敗事例紹介

自作システムの失敗事例は下記になります。

要件定義の不備

ユーザーの要望や要件を正確に把握せず、システムの開発段階で不完全な要件定義が行われたことにより、ユーザーの要望とは異なる結果となり、プロジェクトが失敗した事例です。

プロジェクト管理の失敗

適切なプロジェクト管理が行われなかった場合、予算超過やスケジュールの遅れ、コミュニケーションの不足などが発生し、プロジェクトが失敗する可能性があります。

セキュリティ対策不足

システムに適切なセキュリティ対策を行なっていない場合、機密情報の漏洩、システムへの不正アクセスなどが発生し、信頼性が損なわれる可能性があります。

事例から学ぶ自作システム構築のポイント

重要なポイントは要件にあった在庫管理システムを見極め、運用方法を検討することです。

条件に合致した在庫管理システムを見極めるためには、導入の際に業務フローや管理要素を理解する必要があります。

また管理システムの用途や運用フローを導入段階の際に検討することで、失敗のない自作システム構築が可能になります。

まとめ：自作の在庫管理システムは知識が必要

本記事では在庫管理システムについて説明してきました。

自作管理システムは下記の特徴があります。

関数・マクロに加え、プログラミング言語を扱えれば業務に合わせた柔軟な機能を搭載可能
AIやIoTなどの最新技術と組み合わせることで高度な需要予測と在庫最適化が実現可能
クラウドサービスに関連づけることでより導入しやすくなり、低コストにすることも可能

どの在庫管理方法を選ぶかは、自社に合っているかどうかが1番大切です。

業務効率化や在庫管理、システム開発に不明な点やご質問がございましたら、株式会社Jiteraまでお気軽にお問い合わせください。

検討内容に応じた、在庫管理システムを提供させていただきます。

株式会社Jitera