作業効率のアップや専門知識とスキルの利用のために、外注を行う企業は増えています。
しかし、「外注ってどうやって行うの？」「外注のデメリットって何？」など疑問を持つ人は多いでしょう。
そこで今回は、外注についてメリットやデメリット、外注の流れなど解説していきます。
業務委託との違いについても解説しますので、あわせて見ていきましょう。
そもそも外注とは？
外注とは、企業や個人が特定の業務やプロジェクトを他の企業や個人に委託することです。自分たちではなかなか難しい業務、専門的な知識が必要である業務などを外部の専門家や団体に特定の業務やプロジェクトを委任し、その業務を代わりに担当してもらうことを可能にします。
外注の主な特徴は、効率性の向上・コスト削減・スキルの利用・リスク分散・専門的なサービスの提供などです。企業が外部の専門家に業務を委託することで内部のリソースを節約し、その分のリソースを最大限に活用することができます。
しかしながら、外注は慎重に計画し適切なパートナーを選ぶ必要があります。外注する企業や個人を的確に選ぶことができれば、外注は企業の成長と競争力向上に貢献できる強力な戦略です。外注には多くのメリットがあり、適切な計画とパートナーシップを通じて効果的に活用することができるのです。
次に、外注と業務委託の違いについて詳しく見てみましょう。
外注と業務委託は何が違うの？
外注と業務委託は似ているようで少し違います。
| 外注 | 業務委託 | |
| 定義 | 特定の仕事を外部に委託 | 一部の業務を他の会社に委託 |
| 委託範囲 | 特定のタスクやプロジェクト | 一部の業務全体を委託 |
| 進行管理 | 委託先は指示に従って仕事 | 委託先は一部の業務全体を独自に管理 |
| 適した場面 | 特定のプロジェクトで便利 | 業務の一部を外部に委託する際 |
外注は、自分たちの会社やプロジェクトに必要な仕事を外部の専門家に依頼することです。例えば新しいゲームのキャラクターデザインが必要なら、外部のデザイナーにお願いすることが外注です。
一方業務委託は、他の会社や個人に自分たちの一部の業務を完全に委託することです。例えば飲食店が新しいデリバリーサービスを始める際、配達の業務を外部のデリバリー会社に委託することが業務委託です。
共通点は、どちらも外部の力を借りることで自分たちの業務を助け、専門家のサポートを受けることができることです。しかし外注は特定の仕事を部分的に委託し、業務委託は一部の業務全体を別の会社に委託します。
外注を利用するメリット
外注を活用することには多くの利点があります。それぞれ解説していきます。
即戦力の確保
外注を利用すると、まるでスーパーヒーローがチームに参加したかのように必要なスキルや能力を持つ専門家がすぐに手助けをしてもらえます。例えば新しいゲームを開発する会社が、ゲームデザインの外注専門家を雇うことで、ゲーム開発を迅速に進めることができるといったことです。
その結果、業界で競争力を保ちプレイヤーに楽しいゲームを提供でき、結果的に収益を増やすことができるようになります。
外注を利用すれば、必要なスキルや能力を持つプロフェッショナルが手の届くところにいるのと同じで、プロジェクトをスムーズに進めることができ素早い対応が可能です。
人材不足の解決
学校のクラスで、友達が数学の問題を解くのに助けが必要なとき数学ができる天才に助けを求めるのと同じです。外注を使うことで、自分たちのスキルだけでは難しい仕事も専門家に頼ることで解決することができます。
しかし、外注を利用することで必要なスペシャリストをプロジェクトに迅速に組み入れ、プロジェクトの成功に貢献することができます。これにより企業は成長を続け、競争力を維持し、市場での成功に繋がります。
コスト削減
外注はコストを節約する重要な手段となります。例えば新しいウェブサイトを作成する際、デザインやプログラミングのスキルを持つ外部のフリーランスに依頼することで常駐のデザイナーやエンジニアを雇う必要がなくなり、その分の給与や福利厚生費用を削減できます。
また外部のプロフェッショナルに仕事を依頼する際にはプロジェクトに応じて支払うため、固定の給与費用を抱える必要がありません。これにより効果的な予算管理が可能になり、企業の財政状況が向上します。
コスト削減は多くの企業にとって魅力的な外注の利点の一つであり、限られた資源を効率的に活用しより大きな事業展開を可能にする、重要な戦略といえるでしょう。
専門知識とスキルの利用
外注先の専門家は自分たちの分からないことや難しい仕事を得意としているため、プロジェクトにおいては重要なサポート役を果たします。それはまるでお医者さんに病気を治してもらうようなものです。
外注を通じて、専門家の知識とスキルを借りてプロジェクトを成功に導くことができるんです。彼らの専門知識に頼ることで品質と効率性が向上し、成果を最大化できます。
外部の専門家の協力は、企業や個人が保有しない専門性を補完し、新たな価値を生み出す可能性を広げる貴重なリソースとなります。
業務の効率化
外注を利用することで、私たちの手間や時間を節約することができます。例えば家の掃除が大変なとき、プロのクリーニング業者に外注すると自分たちが他の楽しいことをする時間ができます。
外注により業務が迅速かつ効率的に遂行され、生活やビジネスにおけるストレスを軽減できます。新しいプロジェクトを迅速に立ち上げるための時間とエネルギーが確保でき、成果物の品質向上にも貢献します。
企業の成長と拡張
外注を活用することで企業は新しいプロジェクトに挑戦し、新しい市場に進出する機会を増やすことができます。これはまるで、今まで池の中だけを泳いでいた魚が海に出て行くイメージです。
外注は企業の発展と成長の糧となり、新規事業を切り開く原動力にもなります。外部の専門家と連携することで企業のポテンシャルを最大限に引き出すことが可能です。
リスクの分散
外注を使うことで、リスクを分散できます。例えば学校の文化祭で、友達と力を合わせて仕事を分担することでプロジェクトが達成しやすくなります。
同様にビジネスにおいても外部の専門家や団体に業務を委託することで、リスクが一括で企業にかかることを避けることができリスクヘッジが可能です。外注によって業務の遂行に伴うリスクを分散し、安心感を得ることができるのです。
外注を利用するデメリット
コミュニケーション課題
外注を利用する際、情報や指示のやりとりが円滑でない場合プロジェクトがうまく進まないことがあります。
コミュニケーションがスムーズでないと、予定通りに作業が進まないことがあるので注意が必要です。またプロジェクトの途中で情報や進捗を確認できないと、問題が発生した場合に迅速な対応が難しくなることもあります。円滑なコミュニケーションは、外注プロジェクトの成功に不可欠です。
品質管理の難しさ
外注先が仕事をする際、私たちが求める品質や仕様を正確に理解していないと成果物の品質が不安定になることがあります。
品質管理が難しい場合修正や再作業が発生し、時間と労力がかかります。品質管理の難しさから成果物が予定通りに提供されないと、プロジェクトのスケジュールや予算にも影響を及ぼす可能性があります。
したがって、品質の確保と明確な仕様の伝達が大切です。
依存度の増加
外注先がプロジェクトに必要な場合、外注先に依存してしまうことがあります。
依存度が高くなると、外注先の都合に左右されることがあります。この依存度が高いと外注先に何か問題が生じた場合、プロジェクト全体が遅延し企業や個人の計画に支障をきたす可能性があります。そのため、外注先の信頼性とリスク管理が重要です。
機密情報の漏洩
外注先にプロジェクトに関する情報を提供する際、機密情報の漏洩のリスクが発生します。
機密情報が外部に漏れると、企業や個人にとって大きな問題になります。このため、外注先の選定と契約の際には機密情報の取り扱いについて非常に注意が必要です。
法的問題と契約管理
外注先との契約が不十分であると法的な問題が生じる可能性があります。例えば友達と約束を口頭でだけしておいた場合、後でトラブルが生じやすいのと同じです。契約の明確化や法的なアドバイスが不可欠です。
契約を適切に管理しない場合、業務の遅延や論争、裁判が生じるリスクが高まります。外注を検討する際は、契約に関する注意が必要です。業務委託契約やNDA（秘密保持契約）などの契約を外注先と締結することを忘れないでください。
外注を考えるときの基準
経営効率はプラスになるか
外注を検討する際、経営効率が向上するか考えるのが大切です。例えば家の掃除や洗濯など日常の雑務は自分で行うことができますが、仕事や学業に時間を割くほうが効率的です。
同様に、企業も自社のコアな業務に専念し効率を高めるために外注を活用します。外注によって本来の目標に集中しやすくなり、経営効率が向上します。企業や個人が得意なことに注力し、他の専門家に業務を委託することで、生産性が高まり成果を上げやすくなります。
社内の人材が外注先との対応を行えるか
外注先とのコミュニケーションがスムーズであることも重要です。外注先とのやり取りが必要な場合、社内の担当者が外部の専門家と円滑に連携できるかを考えます。
協力がうまくいかないとプロジェクトが混乱することがありますが、社内の人材が外注先とのコミュニケーションに慣れて協力しやすい場合、外注は効果的に活用できます。
ノウハウ蓄積が必要な業務か
外注する業務が専門的な知識やノウハウを必要とする場合、外注先はその分野に精通していることが求められます。例えばプログラムの開発は専門知識が必要で、外注先にはプログラミングのノウハウが必要です。
自分たちだけでは難しい業務を外注することで、専門知識を活かすことができます。外注先が必要なノウハウを持っているかを確認することが重要です。
機密保持ができる外注先か
機密情報を扱う業務の場合、外注先が機密を守ることができるかが重要です。
外注するということは、友達に秘密を話し、その友達が守ってくれることを期待するようなものです。機密情報の取り扱いには厳格なルールが必要で、外注先がこれらのルールを遵守できることが確認されるべきです。
信頼関係を築ける相手か
外注先との信頼関係は非常に重要です。長期間にわたって協力する場合、信頼できる外注先を選ぶことが成功の鍵となります。友達との信頼関係があると共同プロジェクトが円滑に進行しやすいのと同じです。
信頼できるパートナーがいると安心感があり、協力が楽になります。信頼性のある外注先は課題解決において信頼できるパートナーであるため、慎重に選ぶことが大切です。
外注を行うときの流れ
依頼する業務内容を決める
外注を行う際最初にやるべきことは、何を外注するかを決めることです。例えば学校のプロジェクトで友達にポスターを描いてもらいたい場合、どの部分を友達に頼むのか、何を含めるかを詳細に考えます。
この段階で業務の内容を明確にしましょう。ポスターの場合、どんなデザインが必要か使用する色や文字の大きさなどを検討します。また納期も重要で、いつまでに完成させる必要があるかを決めます。要件がはっきりしているほど、外注先に適切な指示を提供でき期待通りの結果を得やすくなります。
内容と報酬を吟味する
次に外注する業務の内容や予算、報酬などを吟味します。友達にポスターを描いてもらう場合どれくらいの時間がかかるか、どれくらいのお金を支払うかを考えることと同じです。業務内容と条件をしっかりと整理しましょう。
また成果物がどのように提供されるかも確認する必要があります。ポスターの場合友達がデジタルファイルとして提供するのか、印刷して提供するのかを決めます。さらに、報酬の支払い方法やタイミングも話し合いましょう。これにより両者の期待が一致し、トラブルを避けることができます。
外注先を探す・外注委託業者に案件公募を依頼する
内容と報酬を吟味した後は、外注先を探し始めます。外注プラットフォームや専門の業者に仕事を公募することが基本です。友達にポスターを描いてもらうなら、クラスメートに頼むか、アートの専門家を探すか、外注プラットフォームを使うかを考えます。外注先を見つけたらそれぞれに連絡し、仕事の詳細を説明します。
友達やクラスメートに依頼する場合直接話すことができますが、専門業者や外注プラットフォームを使う場合はメッセージやオファーを送って連絡を取りましょう。興味を持ってくれる人や企業を見つけたら、外注先を決定しましょう。
外注先を決める
外注先の候補を見つけたら、オンライン面談や実際に会って面談を行い、その中から最適な人や会社を選びます。外注先を選ぶ際、その人や会社のスキルや経験や実績を見て過去の仕事の品質を確認しましょう。
またコミュニケーションがスムーズにでき、条件に合致するかも確認しましょう。こういったプロセスを通じて外注先が決まったのち、業務委託契約や秘密保持契約などの契約プロセスへと進みます。
外注先と業務委託契約をしっかりと結ぶ
外注先を選んだら、契約を結びます。契約は紙に書いたり、口頭で合意したりする方法があります。しかしながら、口頭で合意する場合はなにか不祥事などが起こった際に証明する「証拠」がないため注意が必要です。
基本的には紙、あるいはGMOサインやfreeなどのオンライン電子契約ソフトなどを利用しましょう。契約では、業務の詳細・報酬・納期などを確認して双方が納得するものにしましょう。また契約書は外注先や個人とのビジネス関係を正確に文書化するために役立ちます。契約内容は両者が守るべきルールを明確にし、論争を未然に防ぎます。
作業内容の打合せを行い、実施する
契約が結ばれたら、具体的な作業内容について打ち合わせを行います。友達にポスターを描いてもらう場合、どんなデザインやカラーを使うか、細かい指示を伝えることと同じです。その後、実際の作業が始まります。
作業内容の打合せはプロジェクトの成功に不可欠です。外注先とのコミュニケーションがスムーズでないと、成果物が期待通りに仕上がりません。その後、作業が進行し、成果物が完成します。
成果物を確認し、報酬を支払う
最後に外注先が完成した作業物を提出すると、それを確認して満足した場合に報酬を支払います。成果物が双方の合意に適しているかも確かめましょう。成果物の確認と報酬の支払いはプロジェクトの締めくくりです。
基本的には銀行口座に振り込む形でお支払いをします。成果物の品質が双方にとって満足のいくものであることを確認しましょう。
外注とのトラブルを防ぐために注意すること
頼むべき業務を明確にする
外注する業務を明確にする際、タスクの内容や期限だけでなく成果物の期待値や必要なフォーマットについても具体的に説明しましょう。
その方が外注先との誤解を避け、満足のいく成果物を受け取る確率を高めます。
優れた外注先の選定
信頼性のある外注先を選ぶために、以下のステップが役立ちます。
評判を調査
外注先の以前のプロジェクトや顧客からの評判を調べることが大切です。前に依頼した顧客や実績などから信頼性を判断し、信頼できるパートナーを見つけるのに役立ちます。
スキルと経験
外注先のスキルと実績を確認しましょう。その分野での専門知識と実際の経験が、プロジェクトの成功に大きな影響を与えます。
コミュニケーション
外注先とのコミュニケーション能力を確認し、誤解を避け、円滑なプロジェクト進行を確保しましょう。
価格と価値のバランス
提供される価値に対して適切な価格を提示してもらえる外注先を選択し、プロジェクトのコストに見合った品質を確保しましょう。
契約の透明性
契約の詳細を文書で記載し、報酬・納期・成果物の仕様などを明確にしましょう。透明な契約はトラブルを回避し、双方が納得できる関係を築くのに役立ちます。
契約や報酬など決め事はしっかりと事前に行う
契約と報酬については、細部まで具体的に決めることが大切です。外注先との契約書に、作業内容・納期・料金・報酬の支払い方法などを詳細に記載しましょう。例えば文章の翻訳を外注する場合、単語数に応じた報酬や提出期限を明示しておくことが重要です。細部が明確になることで、双方の期待が一致し、トラブルを未然に防げます。
業務スケジュールをしっかりと立てる
外注業務において、事前に明確な業務スケジュールを計画しましょう。業務の進行状況を確認するためのマイルストーンや提出期限を設定し、途中で問題が発生した場合にも柔軟に対応できるように余裕を持たせましょう。
これにより作業が計画通りに進行し、トラブルを最小限に抑えることができます。
コミュニケーションを大事にする
外注業務において、コミュニケーションはトラブルを未然に防ぐために不可欠です。外注先との定期的な連絡を保ち進捗状況を把握しましょう。また質問や疑念が生じた際には積極的にコミュニケーションを取り、不明確な点を解明します。
これにより誤解や不明確な点が解消され、トラブルを回避できます。コミュニケーションは信頼関係の構築にも貢献します。
成果物の品質管理
成果物の品質確認は外注プロジェクトの最終段階です。提供された成果物が期待通りであるかを詳細にチェックし、必要な修正点を特定します。
これにより双方が納得できる品質の成果物を得ることができます。品質確認はプロジェクトの成功に向けた最終ステップであり、注意深く行うことが大切です。
報告・連絡・相談は密に行う
外注プロジェクトにおいて、外注先との報告・連絡・相談は密に行うことが成功の鍵です。定期的な進捗報告や質問事項の共有によってプロジェクトがスムーズに進行し、予期せぬ問題が早期に発見されるでしょう。
透明性とコミュニケーションはトラブルを防ぐのに非常に役立ちます。
給与と外注費の違い
外注費
外注費は、外部の個人や企業に支払う報酬や料金のことです。個人や会社に業務を委託する際、個人や会社に提供される対価です。外注費にはいくつかの要素が含まれることがあります。以下、その要素について説明します。
消費税について
外注費には消費税が含まれることがあります。外注先が法人や個人事業主として登録している場合、外注費に消費税が加算されることがあります。企業は通常、外注費に含まれる消費税を支払う責任があります。
外注費は課税対象の支出の一種であり、外注を依頼する企業や個人事業主は納める消費税額を計算する際、一定の条件を満たす場合外注先への支払いする際にかかる消費税を差し引くことができる制度である「仕入税額控除」を適用することも可能です。
社会保険料について
外注費には社会保険料が含まれないことが一般的です。外注先が独立した事業者である場合、事業者は自身で社会保険料を支払う必要があります。外部の業者が従業員を雇っている場合、その場合は外注費に社会保険料が含まれないことが一般的です。
源泉徴収について
源泉徴収は、給与や外注費から税金を差し引く制度です。外注費に源泉徴収が適用される場合、支払いから税金が差し引かれた金額が外注先に支払われます。外注先は後で確定申告を行い、実際の納税額を計算します。
外注費と給与の区別の基準
外注費と給与を区別するために、いくつかの基準が考慮されます。これらの基準によって、外注先に対する支払いが外注費として認識されるか、給与として認識されるかが決定されます。
他人が代替して業務を遂行することが認められるかどうか
外注費としての支払いは、外注先が個人や会社に代わって業務を遂行できる場合が一般的です。例えば外注先がプロジェクトの途中で他の業者に仕事を委託できる場合、外注費として処理されることが多いです。
時間的な拘束を受けるかどうか
従業員は通常一定の労働時間に拘束されますが、外注先は一般的にそのような時間的制約を受けないことが多いです。外注費の支払いは、業者が特定の労働時間に拘束されず、プロジェクトの進行に柔軟性がある場合によく見られます。
指揮監督を受けるかどうか
従業員は通常雇用主から指示を受けて業務を行いますが、外注先は一般的に自己管理が求められます。外注先が独自に業務を計画し指揮監督を受けない場合、外注費として支払われることが多いです。
材料や用具等の供与を受けているかどうか
給与は通常、雇用主から必要な材料や用具が提供されます。一方外注業者は、業務のために必要な道具などを自身で取得することが求められます。外注する企業が材料や用具を提供しない場合、支払いは外注費として処理されることが一般的です。
外注先を探すには？
クラウドソーシングの利用
クラウドソーシングは外注先を見つけるための便利な方法です。ランサーズやクラウドワークスなどのクラウドソーシングプラットフォームに登録し、自分のプロジェクトの詳細を投稿します。
例えばウェブデザインを必要とする場合、プラットフォーム上でデザイナーに仕事を提案し、興味を持ってくれたデザイナーが応募することがあります。その中から最適な外注先を選びましょう。
マッチングサービスの利用
マッチングサービスは、外注先を見つける手助けをしてくれるプラットフォームです。自分のニーズを伝えるとプロフェッショナルな外注先を提案してくれます。例えば法律アドバイスが必要な場合、法律関連のマッチングサービスに登録し専門家の提案を受けることができます。
業界の組合や銀行が行うビジネスマッチングの利用
一部の業界では、組合や銀行がビジネスマッチングサービスを提供しています。これらのサービスは特定の業界に特化しており、信頼性の高い外注先を見つける手助けをしてくれます。例えば建設業界の組合が、建築プロジェクトに適した建設会社を紹介してくれることがあります。
まとめとアドバイス
外注を検討する際、明確な業務内容を定め信頼性のあるパートナーを選び、契約と報酬をしっかりと取り決めてスケジュールを計画し、効果的なコミュニケーションを心掛け、成果物の品質を確認しましょう。
また外注先を探す方法にはクラウドソーシングやマッチングサービス、業界の組合や銀行のビジネスマッチングがあります。適切な方法を選び、信頼できる外注先を見つけましょう。
外注することは、自社にない専門知識を活用し開発の効率化を図る有効な手段です。しかし初めて外注を検討する場合、特にシステム開発は不安要素もあるかもしれません。その際は信頼できるシステム開発会社に相談し、成功する外注のポイントを理解することをおすすめします。外注に踏み出す際は、目的と要件を整理し、適切な開発パートナーを選定することが成功への近道です。
システム開発でお悩みの方は株式会社Jiteraにぜひご相談ください。
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