Kintoneは、業務アプリを簡単に開発できるクラウドサービスです。
多くの企業が導入しているKintoneですが、「Kintoneの導入を検討しているけど特徴がわからない」「Kintoneでできること・できないことを知りたい」と思っている企業の方も多いでしょう。
そこで本記事では、Kintoneとは何か仕組みやできること・できないことを解説します。
合わせて、Kintoneの導入事例も紹介するので、ぜひ本記事を参考にKintoneの導入を検討してみてください。
Kintone（キントーン）とは
Kintoneとは、サイボウズが提供するクラウド型のビジネスアプリケーションプラットフォームです。
Kintoneを使用すると、企業や組織は簡単にカスタマイズ可能なアプリケーションを作成し、業務プロセスの効率化やデータの一元管理ができます。
例えば、顧客案件管理から交通費申請、日報やプロジェクト管理、受発注管理、そして弁当注文アプリまで、あらゆるアプリを簡単に作成できます。ゼロからの開発もできれば、100種類以上あるテンプレートから好きなようにカスタマイズしてのアプリ開発も可能です。
また、クラウド型のサービスであるKintoneは、インターネットに接続できればどこからでもアプリを操作できます。そのため、利用場所やタイミングに関係なく業務を効率化できるのも魅力です。業務効率化による時間短縮や管理しやすさなど、さまざまな魅力がつまっています。
Kintoneは、累計30,000社以上・毎月550社以上が導入するほど、最近では社内の業務効率化ツールの一つとして多くの企業が活用しています。現代では、多くの企業がITツールを導入しており、Kintoneはその初めの一歩として導入しやすいツールです。
Kintoneの主な特徴・メリット
Kintoneは、簡単にカスタムアプリケーションを作成できるプラットフォームです。
アプリケーションを開発できるツールはさまざまありますが、Kintoneは累計30,000社以上が導入しているほど、人気度がかなり高いツールです。
なぜKintoneがそこまで人気なのでしょうか。結論、Kintoneには他のアプリケーション開発ツールにはない導入するメリットがあります。
Kintoneの簡単な特徴やメリットを解説します。
ノーコード・ローコード開発
Kintoneの主な特徴・メリットの1つは、「ノーコード・ローコード開発」です。プログラミング知識がなくても、あるいは少なくても、利用者は簡単にアプリケーションを開発できます。
Kintoneの場合、ビジュアルなドラッグ＆ドロップインターフェースやプリセットのテンプレートを使用して、フォームやワークフローをカスタマイズできます。
IT部門の負担を軽減しながら、ビジネス部門やエンドユーザーが自らニーズに合ったアプリケーションを開発することが可能です。さらに、アプリケーションの開発サイクルが短縮され、作業効率も上がります。
Kintoneを使用すると、従来の開発プロセスよりも効率的にアプリケーションを構築し、開発できるのは大きな魅力です。
豊富なテンプレート・アドオン・プラグイン
豊富なテンプレート、アドオン、プラグインが使えるのもKintoneのメリットです。利用者は簡単に機能を追加しカスタマイズできるので、ビジネスプロセスを最適化するのに役立ちます。
まず、Kintoneには様々な業界や業種向けのテンプレートが用意されています。プロジェクト管理、タスク管理、問い合わせ管理、在庫管理など、さまざまなビジネスニーズに対応したものです。これらのテンプレートは、誰でもすぐに使用できるので、時間と労力を節約できます。
また、Kintoneはアドオンやプラグインにも対応しており、機能の追加や拡張が簡単です。例えば、カレンダーアドオンを導入すると、スケジュール管理がより効率的になります。さらに、外部サービスやツールとの連携を強化するためのプラグインも利用可能です。
Kintoneの豊富なテンプレート・アドオン・プラグインは柔軟性が高く、幅広いニーズに対応できるため、さまざまな業界や規模の企業に適しています。
モバイル対応
Kintoneはモバイルフレンドリーなプラットフォームであり、利用者はいつでもどこでもスマートフォンやタブレットからアクセスし、業務を行えます。
モバイル対応により、従業員はオフィス外で作業する際にも、業務が可能です。例えば、営業担当者は外出先で顧客情報にアクセスして取引履歴を確認したり、現場の作業員はモバイルデバイスからタスクやスケジュールを管理できたりします。
Kintoneのモバイルアプリは使いやすく、操作は非常に簡単です。モバイル版でもデスクトップ版と同様の機能が使え、画面サイズに合わせて最適化されています。
モバイル対応により、従業員は柔軟な働き方ができ、業務効率の向上にも繋がります。
Kintoneでできること
Kintoneの特徴やメリットを理解できたところで、実際にKintoneでできることを紹介します。
Kintoneを使う上での可能性と限界を理解するのは、適切なツール選択に不可欠です。もしもKintoneを導入したのに、「自分のやりたいことができない」となってしまっては、また別のツールを探さなければいけません。
なので、Kintoneでできることをしっかり把握して、自身のニーズに合っているかどうかを判断しましょう。
業務アプリの作成
Kintoneのメインとも言えるのが「業務アプリの作成」です。業務内容やニーズに合わせてアプリの開発ができます。以下は開発できるアプリの一例です。
- 顧客管理・案件管理アプリ：チームメンバーがタスクを作成し、割り当て、進行状況を追跡するためのアプリ。タスクの優先度や期限、担当者などの情報を含められる。
- プロジェクト管理アプリ：プロジェクトの進行状況やタスクの割り当て、スケジュール管理を行うためのアプリ。プロジェクトメンバーがリアルタイムで情報を共有し、プロジェクトの進捗を把握できる。
- 勤怠管理アプリ：社員の出勤時間や勤務日数、有給休暇の申請などを管理するためのアプリ。勤務時間の記録や承認プロセスを自動化し、効率的に勤怠管理ができる。
上記はあくまでも一例なので、他にもさまざまなアプリの開発ができます。またKintoneはノーコードのプラットフォームなので、プログラミングの知識がなくても誰でもアプリを作成できるのは魅力的です。
データ管理
Kintoneを使用すると、効率的なデータ管理が可能です。以下は、Kintoneで実現できるデータ管理の主な機能です。
- データの集約と統合：Kintoneは複数のデータソースからデータを集約し、統合できる。企業内のさまざまなデータベースやアプリケーションからのデータを一元化し、一貫性のあるデータベースを構築可能。
- カスタムデータベースの構築：Kintoneでは、独自のカスタムデータベースを簡単に作成可能。データベースのフィールドやフォームをカスタマイズし、企業固有のデータ構造に合わせてデータを整理できる。
- データ検索：Kintoneは強力な検索機能を備えており、膨大なデータセットから必要な情報を素早く見つけられる。さまざまな条件やフィルターを使用してデータを絞り込み、必要な情報に素早くアクセスできる。
Kintoneで上記の機能を活用すると、企業のデータ管理を効率化するのに有効です。
コミュニケーション
Kintoneはコミュニケーションを円滑にするのにも役立ちます。Kintoneでは、コミュニケーションの機能として、具体的に以下のものが備わっています。
- チャット機能：Kintone内でのチャット機能を通じて、リアルタイムでのコミュニケーションが可能。
- コメント機能：データやタスクに対してコメントを残せる。
- 共有ドキュメント：Kintone上にドキュメントをアップロードし、チームメンバーと共有できる。
- アクティビティ機能：ユーザー間の活動が更新情報をリアルタイムで表示される。
- イベント管理：カレンダー機能を使用して、会議やイベントのスケジュール管理ができる。
上記の機能を活用すると、チームメンバー間のコミュニケーションが活発化され、プロジェクトの進行や意思決定にも良い影響が出るでしょう。
カスタマイズ
Kintoneは、利用者が業務アプリケーションを自由にカスタマイズできるプラットフォームです。カスタマイズの範囲は広く、さまざまな活用方法があります。
- フォームの設計：ドラッグ＆ドロップのインターフェースを使用して、業務に必要なフォームを簡単に作成できる。テキストフィールド、日付ピッカー、ドロップダウンメニューなど、さまざまなフィールドタイプを組み合わせてカスタムフォームの構築が可能。
- ワークフローの構築：ワークフロー機能を使用して、業務プロセスを自動化し、効率化できる。認フロー、タスクの自動割り当て、通知の設定など、作業フローをカスタマイズして、作業の流れを最適化可能。
- デザインのカスタマイズ：テーマやスタイルシートを使用して、アプリケーションの外観をカスタマイズできる。
カスタマイズ機能は多岐にわたり、ニーズに合わせた柔軟な対応ができます。
他サービスとの連携
KintoneはAPIを公開しており、外部システムやサービスとのデータ連携が簡単です。他のデータベースやアプリケーションからのデータをKintoneに取り込んだり、Kintoneのデータを他のシステムに送信できたりします。
また、Kintoneは多くの一般的なビジネスアプリケーションとのプリセット連携機能が使えます。例えば、メールやカレンダーアプリ、クラウドストレージ、顧客管理システム、経費精算システムなどとの連携が可能です。
JavaScriptを使用すれば、独自のカスタムスクリプトを作成でき、他のサービスやアプリケーションとの連携を実装できるのも魅力です。このような柔軟性により、Kintoneは他のビジネスツールとの連携ができ、利用者にとってはさらなる業務効率化へと繋がるでしょう。
Kintoneを活用した効果的な案件管理
ここまでKintoneでできることをいくつか紹介しました。
何度もお伝えしますが、Kintoneでできることは幅広いです。その中でも特に、案件管理においてKintoneの活用方法を知るのは、業務効率化につながります。
ここでは、具体的な活用例とともに、Kintoneを用いた効果的な案件管理のポイントを紹介します。
情報の一元管理
Kintoneを活用した効果的な案件管理において、情報の一元管理は重要な要素です。情報の一元管理とは、顧客情報や案件関連のデータを統合し、中央のデータベースに集約することです。
情報の一元管理により、以下のようなメリットが得られます。
- 情報の統一性と正確性：同じ情報が複数の場所に分散して管理されるのを防ぐ。
- 効率的な情報共有：チーム全体が同じデータベースにアクセスできるため、情報の共有が効率化される。
- 素早い意思決定：情報が一元管理されているため、迅速な意思決定が可能。
- 情報セキュリティの向上 ：情報が一元管理されているため、セキュリティ対策も一元化される。
情報の一元管理は、Kintoneを活用した効果的な案件管理の基盤となります。上手に情報の一元管理ができれば、情報の整理と共有がスムーズに行われ、効率的な業務遂行へと繋がります。
進捗状況の可視化・タスク管理
Kintoneを活用した効果的な案件管理では、進捗状況の可視化とタスク管理も重要です。
Kintoneを使用して、プロジェクトの進行状況や担当者のタスクを一元管理し、ダッシュボードやカスタムビューを活用してリアルタイムで進捗を把握します。担当者にタスクを割り当て、優先度や期限を設定し、タスクの進捗状況をリアルタイムで更新します。
これにより、チーム全体がプロジェクトの進行状況を把握し、タスクの効率的な管理が可能です。
自動化
案件管理において、自動化も不可欠です。
Kintoneのワークフロー機能を使用して、ルーチン業務やプロセスを自動化します。たとえば、タスクの割り当てや承認プロセス、リマインダーの送信などを自動化すると、業務効率が向上します。
また、条件付きアクションを設定して特定の状況に応じた処理を自動化するのも可能です。手作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら作業効率を高められます。
レポート作成
レポート作成機能を使うと、案件管理も効率よく進みます。
Kintoneは、データを集約し、分析しやすい形でレポートを作成する機能が利用可能です。プロジェクトの進捗状況や課題や予算の状況など、重要な情報をリアルタイムで把握できるので、問題点を素早く発見し適切な対策を取れます。
さらに、Kintoneのダッシュボード機能を活用すると、グラフやチャートを用いて情報を視覚的に表現し、わかりやすいレポートとして共有できます。
充実したレポートがKintone上で作成できるので、プロジェクトの管理者や関係者の迅速な情報収集や意思決定に効果的です。
Kintoneの導入事例とその影響
Kintoneでできることやメリットは多いですが、実際にKintoneを導入してどのような変化が起こるのか気になる方もいるでしょう。
Kintoneの導入事例とその影響は、さまざまな企業や組織で確認されています。
ここでは、Kintoneを導入した企業の成功事例を紹介します。
パーソルキャリア
「パーソナルキャリア株式会社」は、転職サービス「DODA」やアルバイト求人情報サービス「an」などを運営している総合人材サービス会社です。
システム開発や保守業務を行う際に、さまざまな間接業務が複数の手段で実行されており、必要な事務手続きが完了せずに開発が始まりそうになる時が多々ありました。そんなパーソナルキャリアではIT統括部でKintoneを導入しました。そこで開発した利用頻度の高いアプリは以下の3つです。
- プロジェクト管理アプリ
- IT審議アプリ
- 発注アプリ
kintoneの導入により、現場で情報を更新し、それをリアルタイムで確認できるようになりました。さらに、各アプリに共通のプロジェクトナンバーを割り当てができるようになり、現場担当者とガバナンス部門の両方が、一つのプロジェクトの情報を包括的に把握できるようになった事例です。
Fast Fitness Japan
「株式会社Fast Fitness Japan」は、24時間営業フィットネスクラブ「エニタイムフィットネス」を運営しています。
あらゆる契約書が、紙のファイルとなって溢れてしまう課題があり、Kintoneを導入したのです。
Kintoneの導入後は契約書管理以外にも、店舗管理や取締役会議事録管理、出店承認やトラブル報告書など、あらゆる業務に関するアプリをkintoneで作成。また、kintoneの導入後、アプリを作る過程で、それぞれの業務フローが整理・可視化されたことによる思わぬ効果もありました。
あらゆる業務のシステム化を実現し、作業時間も大幅に短縮できた事例です。
大東精密株式会社
「大東精密株式会社」は、自動車関連部品の製造を中心に行っています。
元々Excelで作業していた際、フォーマットの修正中は誰もファイルに触れないため、作業が滞るときもありました。しかし、Kintoneを導入後、通常の業務を続けながらも、フォーマットの修正が容易に行えるようになりました。
会社全体の紙業務をExcel化する施策を進め、そこからkintoneに出会い、より効率化に成功した事例です。
エネチェンジ
「エネチェンジ株式会社」は、国内最大級の電気・ガス代見直しサービスサイト「エネチェンジ」を運営する会社です。
Kintone導入前は、エクセル形式のスプレッドシートで、数千の顧客を管理していました。どの営業担当が、いつコンタクトを取り、次回の電話はいつなのかをを1行でまとめていたので、当然データは重くなり、開かなくなる時も。また、顧客への連絡漏れが起きてしまう時もありました。
そこで情報管理を効率化するためにKintoneを導入。Kintone導入後、状況が大幅に改善し、CMを見た人からの問い合わせにも積極的に対応できるようになったのです。もちろん案件数は増加し、導入前のなんと15倍ほどの案件を抱えるようになりました。
結果として、Kintoneが大幅な成約増加の要因となった事例です。
リノベる
「リノベる株式会社」は、古い建物を再生し、新たな価値を生み出す不動産リノベーションのプロジェクトを展開する会社です。
顧客管理のシステムが整備されておらず、その整備が急務でした。そこでKintoneを導入した背景があります。
Kintoneの導入後、各業務担当者は顧客情報をIDで関連付けし、顧客の問い合わせから契約までの業務をアプリ内で完結できるようになりました。
Kintoneでできないこと・注意点
Kintoneは多くの業務を効率化できますが、導入するにあたっては、いくつかの留意点があります。
最後に、Kintone導入前の準備と注意すべきポイントを解説します。
できないことや注意点を把握せずに導入してしまうと、作業効率は上がらないので、しっかりと把握しておきましょう。
複雑なシステム開発には向かない
Kintoneは柔軟性や拡張性に優れたプラットフォームですが、複雑なシステム開発には向かない場合があります。例えば、複雑なビジネスロジックや処理が必要なシステムや、大規模なデータ処理を必要とする場合には、Kintoneの標準機能だけでは対応しきれない可能性があります。
また、カスタムコーディングや高度な統合が必要な場合にも、Kintoneの範囲外の作業となる場合にも注意が必要です。
Kintoneを導入する際には、適切なアプリケーションや業務プロセスを選択し、Kintoneの利用範囲内で実現可能な業務効率化やデジタル化を検討するのが重要です。
データ分析機能が弱い
Kintoneは、業務プロセスの管理やデータの収集、共有、操作などを簡単に行えるプラットフォームですが、データ分析機能に関してはある程度の制約があります。
一般的なデータ分析ツールやビジネスインテリジェンス（BI）ツールと比較すると、Kintoneのデータ分析機能は限定的です。
Kintoneはデータ分析に特化したプラットフォームではなく、主に業務プロセスの管理やデータの共有・操作に焦点を当てています。そのため、複雑なデータ分析はKintoneを補完する形で他の専用のデータ分析ツールやBIツールを使うのがおすすめです。
セキュリティ対策に不安がある
Kintoneはセキュリティに配慮されたクラウドサービスですが、一部の企業ではセキュリティに関する注意点があります。
例えば、企業が自社のデータを第三者のクラウドプロバイダーに預けるのに不安を感じる場合や、データ漏洩や不正アクセスへの懸念がある場合です。
また、Kintoneが提供するセキュリティ機能が企業の要件を満たさない場合もあります。
そのため、企業がKintoneを導入する際には、セキュリティポリシーや規制要件を十分に考慮し、必要に応じて追加のセキュリティ対策を検討する必要があります。
モバイルアプリは簡易的な機能のみ
Kintoneのモバイルアプリは、基本的なデータの閲覧や入力、承認などの簡易的な操作に対応していますが、より高度な機能やカスタマイズはできません。
例えば、モバイルアプリでは複雑なワークフローの設定やレポートの作成など、より高度な業務処理は行えません。
また、モバイルアプリ版ではPC版に比べて画面表示が狭く、操作性に制限があるのも注意点です。
そのため、Kintoneを利用する際には、モバイルアプリを使用する場合でも、主要な業務処理はPC版を使うのがおすすめです。
カスタマイズには専門知識が必要
Kintoneでのカスタマイズは、専門的な知識やスキルが必要です。
特に、複雑な業務プロセスのワークフロー設計や高度なレポート作成、データベースの設計などは、専門的な技術や経験がないと難しい場合があります。
また、Kintoneの柔軟性を最大限に活用するためには、JavaScriptやHTML、CSSなどのプログラミング言語に対する理解も重要です。
Kintoneを導入する際には、専門的な知識やスキルを持つ人材やパートナーとの連携があった方が良いでしょう。また、カスタマイズに関する作業は慎重に行う必要があります。
データ移行には時間と費用がかかる
Kintoneでのデータ移行は、時間と費用がかかる点も注意が必要です。
既存のデータが複雑で大量である場合や、異なる形式や構造を持つデータを統合する場合は、より多くの時間とリソースが必要となります。
また、データ移行には予期せぬ問題が発生する可能性もあるため、余裕を持ったスケジュールを設定し、慎重に計画を立てるのが重要です。
撤退する場合に費用が発生する可能性がある
Kintoneを撤退する場合、追加の費用が発生するケースがあります。Kintoneに蓄積されたデータのエクスポートや移行に関連する費用です。
そのため、撤退に伴う作業や変更に関連する追加費用を事前に把握し、予算内で対応できるようにしましょう。
また、Kintoneとの契約条件やサポートプランによっては、契約解除に伴う違約金や手数料が発生する場合もありますので、契約書や規約をよく確認してから契約しましょう。
まとめ：Kintoneを利用して効率よく案件管理
本記事では、Kintoneとは何か、仕組みやできることを解説しました。
Kintoneは、ビジネスアプリケーションプラットフォームであり、企業や組織が簡単にカスタマイズ可能な業務アプリケーションを構築・運用できるサービスです。
Kintoneは、特にベンチャー中小企業にとって作業効率の向上など多くのメリットをもたらします。
しかし、Kintoneにはできないことや注意点もあるので、限界を正確に理解するのが重要です。
Kintoneに関して、疑問点や相談、導入の相談などあれば実績豊富な株式会社Jiteraに一度ご相談ください。貴社の要件に対する的確なアドバイスが提供されると期待できます。
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