【具体例あり】業務効率化のアイデア8選！重要性や業務改善のためのポイント7つを解説

働き方改革やテレワークの普及により、今まで以上に業務効率化は必須の課題となりました。

しかし、限られた時間の中で効率化を進めるのは簡単ではありません。

この記事では、業務の効率化を図るための8つのアイデアや推進するための7つのポイント、成功事例などを解説します。

生産性を上げたい方は、最後まで読んで業務効率化を実現していきましょう。

なお、株式会社JiteraではAIを活用したシステム開発を得意としています。これまでに業務効率化に関するシステム開発の実績が多数あるので、気になる方はお問い合わせください。

業務効率化の具体的なアイデア8選
業務効率化の成功事例
業務効率化のまとめ

業務効率化の具体的なアイデア8選

ここからは、今すぐ実践できる業務効率化の具体的なアイデアを紹介します。

以下より自社に合った方法を見つけて、生産性を向上させましょう。

1.ツールの活用
2.ワークフローの自動化
3.ペーパーレス化
4.オンライン会議の導入
5.スマートフォンアプリの活用
6.リモートワークの促進
7.情報共有をする時間を取る
8.会議の時間に上限を設定する

順番に見ていきましょう。

1.ツールの活用

業務効率化は、限られた時間でより多くの成果を生み出すために重要な取り組みです。

しかし、具体的にどのようなツールを活用すれば良いのか悩む方も多いのではないでしょうか。

業務効率化におすすめのツールは以下のとおりです。

プロジェクト管理ツール
タスク管理アプリ
コラボレーションツール
ワークフローソフトウェア
ドキュメント管理システム
AIツール

ツールによってタスク管理に適したもの、コミュニケーションの円滑化に適したもの、ワークフローや情報共有の効率化に適したものなどさまざまです。

自社のニーズに合ったツールを選定し、適切に活用することで、情報共有を効率化し、業務をスムーズに進めることができます。

2.ワークフローの自動化

定型業務を自動化すれば、時間と労力を大幅に削減できます。RPAなどのツールを活用すれば、誰でも簡単に導入が可能です。

また、経費精算やデータ入力など、単純作業から解放され、創造的な仕事に集中できます。

【具体的なアイデア】

RPA導入で経費精算を自動化：領収書のスキャン、データ入力、承認まで自動化
ワークフロー管理ツールで承認プロセスを効率化：書類の共有、承認、履歴管理を一元管理
チャットボットで顧客対応を自動化：よくある質問への自動回答で電話対応を削減

3.デジタル化とペーパーレスオフィス

紙の書類をデジタル化すれば、検索や共有がスムーズになります。また、情報漏洩のリスクも軽減できます。

クラウドストレージや電子文書管理システムなどを導入し、スマートなオフィス環境を実現しましょう。

【具体的なアイデア】

紙の書類をスキャンしてクラウドストレージに保存：場所や時間を問わずアクセス可能
電子文書管理システムで書類を管理：バージョン管理、検索、共有を効率化
電子署名導入：紙の書類と同等の法的効力を持つ電子署名を導入

4.オンライン会議の導入

移動時間や場所の制約をなくし、効率的な会議を実現できます。

ZoomやGoogle Meetなどのツールを活用すれば、いつでもどこでも簡単にオンライン会議を開催できます。リモートワークにも最適です。

【具体的なアイデア】

オンライン会議ツールを活用：Zoom、Google Meet、Teamsなど
会議前に議題と資料を共有：参加者の事前準備を促進
会議の録画・録音：参加できなかった人にも内容を共有

5.スマートフォンアプリの活用

スケジュール管理やタスク管理など、業務に役立つアプリは多数存在します。

自分に合ったアプリを見つけて、仕事の効率をアップさせましょう。チャットアプリでコミュニケーションを円滑にすることもできます。

【具体的なアイデア】

スケジュール管理アプリで予定を管理：Googleカレンダー、TimeTree、Outlookなど
タスク管理アプリで進捗状況を管理：ToDoist、Trello、Notionなど
チャットアプリでコミュニケーション：LINE、Slack、Chatworkなど

6.リモートワークの促進

時間や場所に縛られない働き方を実現することで、従業員の満足度向上にもつながります。

コミュニケーションツールやセキュリティ対策をしっかりと行うことで、効率的なリモートワーク環境を構築できます。

【具体的なアイデア】

リモートワーク制度を導入：週に何回、自宅やサテライトオフィスで勤務
コミュニケーションツールを活用：Zoom、Chatwork、Slackなど
オンライン研修：リモートワーク環境で必要なスキルを習得

7.情報共有をする時間を取る

リモートワークが普及しても、チームメンバーと直接対話することの重要性は変わりません。

オンライン会議ツールを活用することで、物理的な距離を超えて、顔を合わせてのコミュニケーションが可能です。

一部ではチャットツールのみでのコミュニケーションが十分と感じるかもしれませんが、直接の対話でしか伝えられない微細なニュアンスや、重要な情報の共有があります。

定期的にオンラインで直接会話する時間を設けることは、チームの一体感を保ち、効率的な業務運営を実現するために不可欠です。

8.会議の時間に上限を設定する

会議の時間に上限を設定することは、参加者の集中力を維持し、生産性を向上させる効果的な方法です。

例えば、1時間を限度とすることで、話題が本題から逸れるのを防ぎ、効率的に議論を進められます。

また、会議の開始前にアジェンダを明確にし、各議題に割り当てられる時間を事前に決定しておくことが重要です。

このような仕組みにより、参加者は議論が必要なポイントに集中でき、時間内に具体的な結論や次のステップに移るための決定が容易になります。

業務効率化の成功事例

業務効率化を成功させるためには、自社の課題を明確にし、適切な対策を講じることが重要です。
以下に、業務効率化に成功した3つの企業の事例を紹介します。

ヨネックス株式会社の事例

ヨネックス株式会社は、スポーツ用品メーカーです。同社は、複雑な承認プロセスの効率化を図るために、デジタルワークフロー管理システム「SmartDB」を導入しました。

承認プロセスのステップを80%削減
コストを数百万円削減
リードタイムを30%短縮

ヨネックス株式会社の事例は、複雑な承認プロセスを抱える企業にとって、業務効率化のヒントになるでしょう。

SmartDBのようなデジタルワークフロー管理システムを導入することで、承認プロセスのステップを大幅に削減し、コストやリードタイムの削減につながります。

株式会社カクヤスの事例

株式会社カクヤスは、酒類・食品の販売を行う企業です。同社は、人事・給与・就業業務の効率化を図るために、WEB人事給与就業パッケージ「STAFFBRAIN」を導入しました。

人事・給与・就業業務のデータ入力作業を大幅に削減
人事・給与・就業に関する情報の共有をスムーズ化
人事・給与・就業業務の可視化により、戦略的な人事施策の実施

株式会社カクヤスの事例は、人事・給与・就業業務の効率化に悩む企業にとって、業務効率化のヒントになるでしょう。

STAFFBRAINのようなWEB人事給与就業パッケージを導入することで、人事・給与・就業業務のデータ入力作業を大幅に削減し、情報の共有や可視化を促進することができます。

東日本電信電話株式会社の事例

東日本電信電話株式会社は、通信事業を展開する企業です。同社は、顧客対応業務の効率化を図るために、顧客管理システム「intra-mart」を導入しました。

顧客対応の平均処理時間を10%短縮
顧客満足度を5%向上

東日本電信電話株式会社の事例は、顧客対応業務の効率化に悩む企業にとって、業務効率化のヒントになるでしょう。
intra-martのような顧客管理システムを導入することで、顧客対応の効率を向上させ、顧客満足度の向上につながります。

これらの事例から、業務効率化を成功させるためには、自社の課題を明確にし、適切なツールやシステムを導入することが重要であることがわかります。
また、業務効率化は、コスト削減や生産性向上、顧客満足度の向上など、さまざまなメリットをもたらすものであり、企業にとって重要な取り組みであることもわかります。

なお、これらの事例は、あくまでも一例です。自社の課題や状況に合わせて、最適な業務効率化の取り組みを考えていきましょう。