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【具体例あり】業務効率化のアイデア13選!重要性や業務改善のためのポイント7つを解説

働き方改革やテレワークの普及により、今まで以上に業務効率化は必須の課題となりました。

しかし、限られた時間の中で効率化を進めるのは簡単ではありません。

この記事では、業務の効率化を図るための13のアイデアや推進するための7つのポイント、成功事例などを解説します。

生産性を上げたい方は、最後まで読んで業務効率化を実現していきましょう。

なお、株式会社JiteraではAIを活用したシステム開発を得意としています。これまでに業務効率化に関するシステム開発の実績が多数あるので、気になる方はお問い合わせください。

tetsuya
ライター

『IT活用で業務を効率化させる!』がテーマ。 とある企業でITエンジニアとして10年以上お仕事をしています。 ITを活用して業務を効率化させたい、生産性を向上させるため日々勉強中。

業務効率化とは?


業務効率化とは、同じ成果をより少ない時間・労力・コストで達成することです。

具体的には、ムダな作業を削減したり、作業手順を見直したり、新しいツールを導入したりすることで、業務の効率を高めます。

しかし、単に作業時間を短縮するだけではありません。

業務効率化には、以下のような方法があります。

  • ムダ・ムリ・ムラの削減
  • 業務フローの改善
  • ITツールの導入
  • テレワーク
  • 働き方改革

ムダ・ムリ・ムラとは、トヨタ生産方式で提唱された、業務改善の考え方です。

  • ムダ:必要のない作業
  • ムリ:無理な作業
  • ムラ:バラつきのある作業

これらの要素を削減することで、業務効率化を図ることができます。

業務効率化の重要性

現代社会は、変化の速度がますます速くなり、企業は常に競争力強化を求められています。

限られた時間の中でより多くの成果を生み出すために、業務効率化は必要不可欠な戦略です。

グローバル化やデジタル化の進展により、企業は世界中の企業と競争しなければなりません。

また、顧客ニーズの多様化や技術革新の加速により、企業は常に新しい商品やサービスを提供しなければならなくなりました。

こうした状況下で、企業の競争力を維持するためには「業務効率化」は必要な要素です。

時間と労力を削減し、新たな事業展開や顧客サービスの向上など、付加価値の高い活動にリソースを振り向ける必要があります。

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業務効率化を進める4つのメリット

公務効率化を進めるには、以下のようなメリットが存在します。

  • 時間と労力の削減
  • コスト削減
  • 品質向上
  • 従業員の満足度向上
  • 生産性向上

時間と労力の削減

ムダな作業を削減できれば、本来必要な業務に集中できる時間が増えます。

例えば、新たな事業展開や顧客サービスの向上など、付加価値の高い活動にリソースを振り向けることが可能です。

その結果、以下のような効果が期待できます。

  • 新規事業の企画・開発
  • 顧客満足度向上のための施策
  • 従業員のスキルアップ研修

コスト削減

ムダな作業やミスを減らせると、材料費や人件費などのコストを削減できます。

その結果、企業の利益を直接的に向上させられるため、競争力を強化すること可能です。

その結果として、よりスマートな経営ができるようになり、持続可能な成長が期待できるようになります。

品質向上

作業手順を見直し、標準化やチェック体制を強化することで、作業の精度を高め、品質向上を実現できます

品質が上がれば、リピート率が上がるだけでなく、顧客満足度向上やブランドイメージの強化につながります。

評判や口コミが発生するようになり、紹介が生まれるようになるため、新規顧客を獲得するコストを減らすことが可能です。。

従業員の満足度向上

長時間労働やストレスを軽減できると、従業員の満足度を高めることが可能です。

健全な労働環境は、離職率の低下やモチベーション向上につながり、企業の成長を支える重要な要素となります。

結果として、従業員の満足度が向上すれば勤続年数も増えていくため、組織の拡大につながっていきます。

生産性向上

時間と労力を効率的に活用できると、生産性を向上させられます。

企業全体の競争力強化につながり、持続的な成長を実現するための重要な戦略となります。

具体的には、以下のような効果が期待できます。

  • 売上高・利益率の向上
  • 市場シェアの拡大
  • 新規顧客の獲得

このように、業務効率化は、経営層だけでなく、すべての従業員が意識して取り組むことで、より大きな効果を発揮します。

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業務効率化の具体的なアイデア13選

ここからは、今すぐ実践できる業務効率化の具体的なアイデアをご紹介します。

以下より自社に合った方法を見つけて、生産性を向上させましょう。

1.ツールの活用
L 1-1.プロジェクト管理ツール
L 1-2.タスク管理アプリ
L 1-3.コラボレーションツール
L 1-4.ワークフローソフトウェア
L 1-5.ドキュメント管理システム
L 1-6.AIツール

2.ワークフローの自動化
3.ペーパーレス化
4.オンライン会議の導入
5.スマートフォンアプリの活用
6.リモートワークの促進
7.情報共有をする時間を取る
8.会議の時間に上限を設定する

順番に見ていきましょう。

1.ツールの活用

業務効率化は、限られた時間でより多くの成果を生み出すために重要な取り組みです。

しかし、具体的にどのようなツールを活用すれば良いのか悩む方も多いのではないでしょうか。

ここでは、業務効率化におすすめの5つのツールと、それぞれの活用方法をご紹介します。

1-1.プロジェクト管理ツール

Asana や Trello などのプロジェクト管理ツールは、プロジェクト全体の進捗状況を一元管理することで、プロジェクトを成功に導くための強力なツールとなります。

タスクの作成、スケジュール設定、進捗管理、メンバー間のコミュニケーションなど、プロジェクトに必要なすべての機能を備えています。

活用方法

  • プロジェクト全体を可視化し、進捗状況を一目で把握
  • タスクを担当者や期限で分類し、効率的に管理
  • ガントチャートやバーンダウンチャートで、プロジェクト全体の進捗状況を視覚化

1-2.タスク管理アプリ

Todoist や TickTick などのタスク管理アプリは、時間管理を効率化するための強力なツールです。

忘れがちなタスクを減らすことや、集中力を高めることで、より多くの成果を生み出すことができます。

活用方法

  • ToDoリストを作成し、やるべきことを可視化
  • タスクに優先順位を付け、重要なタスクに集中
  • 期限設定やリマインダー設定で、期日までに確実にタスクを完了

1-3.コラボレーションツール

ChatworkやSlackなど、チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にするツールです。

チャット、音声通話、ビデオ通話、ファイル共有など、コミュニケーションに必要な機能が揃っています。

活用方法

  • リアルタイムでメンバー間のコミュニケーションを実現
  • グループチャットや個別チャットで、状況に応じて使い分け
  • ファイル共有で、資料や画像を共有

1-4.ワークフローソフトウェア

kintoneやCybozuなど、定型業務を自動化したり、申請・承認などのワークフローを電子化できるツールです。

業務フローの可視化、作業時間の短縮、コスト削減や時間を節約できます。

活用方法

  • 定型業務を自動化し、時間と労力を削減
  • 申請・承認などのワークフローを電子化し、効率化
  • 業務フローを可視化し、改善点を見つけやすい

1-5.ドキュメント管理システム

Google Drive や Dropbox などのドキュメント管理システムは、情報共有の効率化にも役立ちます。

必要な情報をすぐに共有できることで、チームワークの強化や意思決定の迅速化に貢献します。

活用方法

  • フォルダやタグで、書類やデータを整理
  • 共有リンクで、メンバー間で書類やデータを共有
  • バージョン管理で、過去の編集履歴を確認:誰が、いつ、どのような変更を行ったのかを追跡できる

各ツールは、それぞれ異なる機能や特徴を持っています。

1-6.AIツール

ChatGPTやClaude 3などのAIツールを活用すると、文章や画像、動画作成やデータ入力、ルーチンワークの自動化が可能です。

よりクリエイティブな作業に集中できるようになるほか、属人化していた仕事も解消できる可能性が十分にあります。

活用方法

  • メールの自動返信
  • 簡単な文書作成
  • リサーチ業務

自社のニーズに合ったツールを選定し、適切に活用することで、情報共有を効率化し、業務をスムーズに進めることができます。

2.ワークフローの自動化

定型業務を自動化すれば、時間と労力を大幅に削減できます。RPAなどのツールを活用すれば、誰でも簡単に導入が可能です。

また、経費精算やデータ入力など、単純作業から解放され、創造的な仕事に集中できます。

具体的なアイデア

  • RPA導入で経費精算を自動化:領収書のスキャン、データ入力、承認まで自動化
  • ワークフロー管理ツールで承認プロセスを効率化:書類の共有、承認、履歴管理を一元管理
  • チャットボットで顧客対応を自動化:よくある質問への自動回答で電話対応を削減

3.デジタル化とペーパーレスオフィス

紙の書類をデジタル化すれば、検索や共有がスムーズになります。また、情報漏洩のリスクも軽減できます。

クラウドストレージや電子文書管理システムなどを導入し、スマートなオフィス環境を実現しましょう。

具体的なアイデア

  • 紙の書類をスキャンしてクラウドストレージに保存:場所や時間を問わずアクセス可能
  • 電子文書管理システムで書類を管理:バージョン管理、検索、共有を効率化
  • 電子署名導入:紙の書類と同等の法的効力を持つ電子署名を導入

4.オンライン会議の導入

移動時間や場所の制約をなくし、効率的な会議を実現できます。

ZoomやGoogle Meetなどのツールを活用すれば、いつでもどこでも簡単にオンライン会議を開催できます。リモートワークにも最適です。

具体的なアイデア

  • オンライン会議ツールを活用:Zoom、Google Meet、Teamsなど
  • 会議前に議題と資料を共有:参加者の事前準備を促進
  • 会議の録画・録音:参加できなかった人にも内容を共有

5.スマートフォンアプリの活用

スケジュール管理やタスク管理など、業務に役立つアプリは多数存在します。

自分に合ったアプリを見つけて、仕事の効率をアップさせましょう。チャットアプリでコミュニケーションを円滑にすることもできます。

具体的なアイデア

  • スケジュール管理アプリで予定を管理:Googleカレンダー、TimeTree、Outlookなど
  • タスク管理アプリで進捗状況を管理:ToDoist、Trello、Notionなど
  • チャットアプリでコミュニケーション:LINE、Slack、Chatworkなど

6.リモートワークの促進

時間や場所に縛られない働き方を実現することで、従業員の満足度向上にもつながります。

コミュニケーションツールやセキュリティ対策をしっかりと行うことで、効率的なリモートワーク環境を構築できます。

具体的なアイデア

  • リモートワーク制度を導入:週に何回、自宅やサテライトオフィスで勤務
  • コミュニケーションツールを活用:Zoom、Chatwork、Slackなど
  • オンライン研修:リモートワーク環境で必要なスキルを習得

7.情報共有をする時間を取る

リモートワークが普及しても、チームメンバーと直接対話することの重要性は変わりません。

オンライン会議ツールを活用することで、物理的な距離を超えて、顔を合わせてのコミュニケーションが可能です。

一部ではチャットツールのみでのコミュニケーションが十分と感じるかもしれませんが、直接の対話でしか伝えられない微細なニュアンスや、重要な情報の共有があります。

定期的にオンラインで直接会話する時間を設けることは、チームの一体感を保ち、効率的な業務運営を実現するために不可欠です。

8.会議の時間に上限を設定する

会議の時間に上限を設定することは、参加者の集中力を維持し、生産性を向上させる効果的な方法です。

例えば、1時間を限度とすることで、話題が本題から逸れるのを防ぎ、効率的に議論を進められます。

また、会議の開始前にアジェンダを明確にし、各議題に割り当てられる時間を事前に決定しておくことが重要です。

このような仕組みにより、参加者は議論が必要なポイントに集中でき、時間内に具体的な結論や次のステップに移るための決定が容易になります。

業務効率化の目標設定方法


業務効率化を成功させるためには、明確な目標設定が不可欠です。目標設定が曖昧だと、進捗状況を把握できず、モチベーションも低下してしまいます。

ここでは、業務効率化の目標設定方法として、SMART目標法とKPIの設定とモニタリングについて解説します。

SMART目標法の活用

SMART目標法は、目標設定を成功させるためのフレームワークです。SMARTは、Specific(具体的)、Measurable(測定可能)、Achievable(達成可能)、Relevant(関連性のある)、Time-bound(期限のある)の略語です。

SMART目標法に基づいて目標を設定することで、以下のようなメリットを得られます。

  • 目標が明確になり、達成までの道筋が描きやすくなる
  • 進捗状況を客観的に把握できる
  • モチベーションを維持できる

漠然と売上を上げるとよりは、具体的に「売上を次の四半期で20%増加させる」といった目標の方が理想です。具体的な数値目標であり、達成可能で、関連性があり、期限も設定されているものを設定しましょう。

KPIの設定とモニタリング

KPI(Key Performance Indicator)は、目標達成度を測定するための指標です。KPIを設定することで、目標達成に向けた進捗状況を客観的に把握することができます。

KPIを設定する際には、以下のポイントを押さえましょう。

  • 目標に関連した指標を選ぶ
  • 測定可能な指標を選ぶ
  • 定期的に測定する

例えば、「顧客満足度を80%以上にする」という目標に対して、KPIとして「顧客満足度調査の回答率」や「顧客満足度調査の平均スコア」を設定することができます。

KPIを設定したら、定期的に測定を行い、目標達成に向けた進捗状況を把握しましょう。進捗状況が目標に達していない場合は、原因を分析し、改善策を講じることが重要です。

SMART目標法やKPIを活用することで、効果的な目標設定を行い、業務効率化を推進することができます。

業務効率化の取り組み方のステップ


業務効率化を成功させるためには、段階的な取り組みが必要です。

ここでは、業務効率化を成功させるための3つのステップと、それぞれのステップにおけるポイントを解説していきます。

1.現状の分析と課題の特定

まず、現状の業務フローを可視化することが重要です。以下のような方法で、業務フローを可視化しましょう。

業務フロー図を作成する

業務フロー図を作成することで、各業務の担当者、処理時間、必要な書類などを一目で把握することができます。

業務フロー図作成ツールなどを活用することで、簡単に作成することができます。

業務日報やタイムトラッキングツールを活用する

業務日報やタイムトラッキングツールを活用することで、各従業員がどのような業務にどれくらいの時間をかけているかを把握することができます。

これらの情報を分析することで、非効率な業務や無駄な作業を見つけることができます。

従業員にインタビューする

従業員へのインタビューを行うことで、現場の課題や改善点などを把握することができます。アンケート調査などを実施するのも効果的です。

現状の業務フローを可視化したら、課題を特定し、その原因を分析しましょう。

非効率な業務や無駄な作業

非効率な業務や無駄な作業は、業務時間の大幅な削減につながります。

例えば、同じ書類を複数回印刷している、手作業でデータ入力しているなどといった業務は、改善の余地があります。

重複や矛盾する業務

重複や矛盾する業務は、業務の簡素化につながります。

例えば、複数の部署で同じようなデータを作成している、同じような承認プロセスを経ているなどといった業務は、改善の余地があります。

属人化している業務

属人化している業務は、担当者が不在になった場合に業務が滞ってしまうリスクがあります。そのため、マニュアル化やシステム化などの対策が必要です。

コミュニケーション不足

コミュニケーション不足は、誤解や手戻りの原因となります。そのため、情報共有の仕組みやコミュニケーションツールの導入などの対策が必要です。

2.ソリューションの検討と導入

課題と原因を分析したら、解決策となるソリューションを検討しましょう。

業務自動化ツール

業務自動化ツールは、単純作業や繰り返し作業を自動化することで、業務時間を大幅に削減することができます。
RPA、チャットボット、ワークフローツールなど、さまざまな種類の業務自動化ツールがあります。

業務プロセスの改善

業務プロセスの改善は、無駄な作業をなくし、効率的な業務フローを設計することで、業務時間を短縮することができます。業務フロー図や業務日報などを活用し、改善点を探しましょう。

社員教育

社員教育は、従業員のスキルや知識を向上させることで、業務効率化につながります。業務研修や資格取得支援など、さまざまな社員教育プログラムがあります。

ITツールの導入

ITツールの導入は、情報共有やコミュニケーションを円滑化することで、業務効率化につながります。
グループウェア、コミュニケーションツール、プロジェクト管理ツールなど、さまざまな種類のITツールがあります。

ソリューションを選定したら、実際に導入を進めていきましょう。

導入計画の作成

導入計画を作成することで、導入スケジュール、導入費用、導入後の運用方法などを明確にすることができます。
導入計画は、関係者全員で共有し、理解しておくことが重要です。

導入作業

導入作業は、自社で行うこともできますが、システム開発会社やコンサルタントなどに依頼することもできます。

自社導入の場合は、社内に導入担当者を設置する必要があります。導入担当者は、導入計画の作成、導入作業、運用管理などを担当します。

また、外部委託の場合は、システム開発会社やコンサルタントに導入作業を依頼。導入費用がかかりますが、自社で導入担当者を設置する必要はありません。

運用ルール

運用ルールを定めることで、ソリューションを有効活用することができます。

運用ルールには、利用方法やデータ管理、トラブル対応などの運用ルールを定めることが重要です。

3.モニタリングと改善のサイクル

ソリューションを導入した後も、効果を定期的に測定し、改善していくことが重要です。

このサイクルを継続的に回すことで、業務効率化をより効果的に推進することができます。

効果測定

効果測定は、KPIに基づいて定期的に行うことが重要です。

単に数値を測定するだけでなく、目標達成度や前年比、業界平均との比較など、さまざまな視点から分析することで、より深い洞察を得ることができます。

KPIを設定したら、定期的にデータ収集を行い、目標達成度を確認しましょう。データ収集には、以下のような方法があります。

  • 業務日報
  • タイムトラッキングツール
  • アンケート調査
  • 顧客満足度調査

データ収集の頻度としては、月次、四半期ごと、年次など、業務の状況に合わせて設定します。
効果測定の結果、目標達成できていない場合は、原因を分析し、改善策を講じましょう。

改善点の特定

効果測定の結果、課題が見つかった場合は、具体的な改善点を探しましょう。

  • 5W1H分析:誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように行ったのかを分析する
  • フィッシュボーン図:問題の原因を要因別に分類して分析する

改善策の実施

改善点に基づいて、具体的な改善策を検討し、実行します。
改善策を実行する際には、以下のような点に注意しましょう。

  • 実行責任者と期限を決める
  • 効果測定方法を定める
  • 関係者に周知徹底する

業務効率化を成功させるためには、現状分析、ソリューションの検討・導入、モニタリングと改善のサイクルを繰り返すことが重要です。

業務効率化の成功事例


業務効率化を成功させるためには、自社の課題を明確にし、適切な対策を講じることが重要です。
以下に、業務効率化に成功した3つの企業の事例をご紹介します。

ヨネックス株式会社の事例


ヨネックス株式会社は、スポーツ用品メーカーです。同社は、複雑な承認プロセスの効率化を図るために、デジタルワークフロー管理システム「SmartDB」を導入しました。

  • 承認プロセスのステップを80%削減
  • コストを数百万円削減
  • リードタイムを30%短縮

ヨネックス株式会社の事例は、複雑な承認プロセスを抱える企業にとって、業務効率化のヒントになるでしょう。

SmartDBのようなデジタルワークフロー管理システムを導入することで、承認プロセスのステップを大幅に削減し、コストやリードタイムの削減につながります。

項目 内容
サービスURL ヨネックス株式会社

株式会社カクヤスの事例


株式会社カクヤスは、酒類・食品の販売を行う企業です。同社は、人事・給与・就業業務の効率化を図るために、WEB人事給与就業パッケージ「STAFFBRAIN」を導入しました。

  • 人事・給与・就業業務のデータ入力作業を大幅に削減
  • 人事・給与・就業に関する情報の共有をスムーズ化
  • 人事・給与・就業業務の可視化により、戦略的な人事施策の実施

株式会社カクヤスの事例は、人事・給与・就業業務の効率化に悩む企業にとって、業務効率化のヒントになるでしょう。

STAFFBRAINのようなWEB人事給与就業パッケージを導入することで、人事・給与・就業業務のデータ入力作業を大幅に削減し、情報の共有や可視化を促進することができます。

項目 内容
サービスURL 株式会社カクヤス

東日本電信電話株式会社の事例


東日本電信電話株式会社は、通信事業を展開する企業です。同社は、顧客対応業務の効率化を図るために、顧客管理システム「intra-mart」を導入しました。

  • 顧客対応の平均処理時間を10%短縮
  • 顧客満足度を5%向上

東日本電信電話株式会社の事例は、顧客対応業務の効率化に悩む企業にとって、業務効率化のヒントになるでしょう。
intra-martのような顧客管理システムを導入することで、顧客対応の効率を向上させ、顧客満足度の向上につながります。

項目 内容
サービスURL 東日本電信電話株式会社

これらの事例から、業務効率化を成功させるためには、自社の課題を明確にし、適切なツールやシステムを導入することが重要であることがわかります。
また、業務効率化は、コスト削減や生産性向上、顧客満足度の向上など、さまざまなメリットをもたらすものであり、企業にとって重要な取り組みであることもわかります。

なお、これらの事例は、あくまでも一例です。自社の課題や状況に合わせて、最適な業務効率化の取り組みを考えていきましょう。

業務効率化のまとめ


業務効率化は、時間やコストを削減し、生産性を向上させるための取り組みです。企業にとって、競争力を高め、成長を実現するために欠かせません。

下記の業務効率化のアイデア13選を参考にしてできそうなものから試しましょう。

1.ツールの活用
L 1-1.プロジェクト管理ツール
L 1-2.タスク管理アプリ
L 1-3.コラボレーションツール
L 1-4.ワークフローソフトウェア
L 1-5.ドキュメント管理システム
L 1-6.AIツール

2.ワークフローの自動化
3.ペーパーレス化
4.オンライン会議の導入
5.スマートフォンアプリの活用
6.リモートワークの促進
7.情報共有をする時間を取る
8.会議の時間に上限を設定する

これらのアイデアや目標設定方法を参考に、自社に合った方法を見つけて、生産性を劇的に向上します。

不明点や困ったこと、業務効率化に関する質問、相談、案件や依頼があれば、株式会社Jiteraにお気軽にお問い合わせください。

Jiteraは、業務効率化に関する豊富な経験とノウハウを持っています。無料相談も実施しているので、お気軽にご連絡ください。

業務効率化を実現して、より良い仕事環境を手に入れましょう。

tetsuya
ライター

『IT活用で業務を効率化させる!』がテーマ。 とある企業でITエンジニアとして10年以上お仕事をしています。 ITを活用して業務を効率化させたい、生産性を向上させるため日々勉強中。

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