近年、地方自治体においてもDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が加速しています。そんな中、注目を浴びているのが「グループウェアシステム」です。

しかし「グループウェアって、そもそも何なの？」「導入しても本当に役立つのか？」と疑問に思われている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、グループウェアシステムの基本から機能、自治体に導入するメリットや選定のポイントを解説します。自治体向けグループウェアシステムも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

グループウェアシステムとは

グループウェアシステムは、情報共有、コミュニケーション、ワークフロー管理などを円滑にするソフトウェアです。自治体では、膨大な量の書類や情報が各課に分散し、情報共有や意思決定に時間がかかっているケースが多く見られます。

グループウェアシステムを導入することで、これらの課題を解決し、職員の力を結集して効率的な業務の実現が可能です。例えば、ワークフロー機能を活用することで事務処理の効率化を図れ、職員の負担を軽減し、より業務に注力できるようになります。

グループウェアシステムは、自治体の業務効率化、職員の働き方改革、行政サービスの質向上に大きく貢献します。

グループウェアシステムの主要な機能

ここからは、グループウェアシステムの主要な機能と、自治体業務における具体的な活用シーンをご紹介していきます。

コミュニケーション機能

グループウェアシステムは、自治体職員の業務を効率化し、質を高めるために欠かせないツールです。

メールやチャット、掲示板といった機能で、部署を超えた円滑なコミュニケーションを促進。情報共有や意見交換がスムーズになり、意思決定の迅速化や業務のミス削減にもつながります。

これらの機能によって、部署間の情報格差をなくし、組織全体の意思統一を図れます。また、迅速かつ的確な情報共有により、住民サービスの向上が可能です。

スケジュール管理機能

グループウェアシステムには、スケジュール管理機能も搭載されています。

各自のスケジュールだけでなく、部署やチーム全体のスケジュールを共有することで、調整や空き時間の把握が容易になります。会議室や設備の予約などもグループウェア上で完結できるため、利用者間で日程調整の円滑化も可能です。

これらの機能によって直接確認する手間を削減し、業務時間を有効活用できます。また、会議室や設備の利用状況を把握することで、コスト削減にもつながります。

プロジェクト管理機能

グループウェアシステムのプロジェクト管理機能を活用すれば、関係者全員がプロジェクトの進捗状況や最新情報を共有し、円滑な連携を実現できます。

マイルストーンの設定などでプロジェクト全体の進捗を管理し、滞りなく計画を進行可能です。担当者ごとの業務量もつぶさに把握でき、振り分けの適正化にも役立ちます。

これらの機能によって情報共有やタスク管理の効率化が図れ、職員の負担を軽減できます。

ファイル共有機能

グループウェアシステムには、ファイル共有機能も搭載されています。

文書、画像、動画などのファイルを共有することで、関係者全員が常に最新の情報にアクセス可能です。バージョン管理機能も搭載されているため、ファイルの改訂履歴を簡単に確認できます。

例えば、会議資料や各種申請書類、住民からの文書などを共有し、関係者間でスムーズに閲覧・編集できます。グループウェア上でファイルを管理することでペーパーレス化が図れ、コスト削減につながります。

ワークフロー機能

グループウェアシステムには、ワークフロー機能も搭載されています。稟議書や決裁書などの書類を電子化し、自動的に承認処理を進めることで、業務を大幅に効率化することが可能です。

従来の紙ベースでの承認処理では、書類の印刷や配布、捺印などに多くの時間と手間がかかっていました。しかし、グループウェアシステムのワークフロー機能を活用することで、これらの作業をすべて電子化できます。

電子化により、書類の紛失や改ざんを防ぎ、情報セキュリティーを強化が可能です。また、ペーパーワークの削減により、職員の負担を軽減できます。

グループウェアシステムを自治体に導入するメリット

グループウェアシステムは、自治体の業務を効率化し、質を高めるために欠かせないツールです。
ここでは、グループウェアシステムを自治体に導入するメリットについて、4つのポイントに分けて解説していきます。

異なる課同士の連携を強化できる

グループウェアシステムには、メールやチャット、掲示板などのコミュニケーション機能が搭載されています。これらの機能の活用により、異なる課の職員同士が迅速かつ円滑に情報共有や意見交換を行うことが可能です。

例えば、福祉課と保健課が連携して高齢者の支援を行う場合、グループウェアシステム上で共有された情報や意見をもとに、より効果的な支援計画を作成できます。

また、教育委員会と学校が連携して教育改革を進める場合も、グループウェアシステムを活用することで、関係者間の情報共有や議論の活性化が可能です。

異なる課同士の連携強化は、縦割り行政の弊害を解消し、より質の高い行政サービスの提供につながります。

組織的なスケジュール管理がしやすくなる

グループウェアシステムには、スケジュール管理機能も搭載されています。各職員のスケジュールだけでなく、会議や研修などのスケジュールも共有することで、調整や空き時間の把握可能です。

また、会議室や設備の予約などもグループウェア上で完結できるため、関係者間の連携をさらに強化できます。

例えば、複数の課が参加する会議の日程調整や、会議室の予約などをスムーズに行えます。職員の外出予定が把握できると、不在時の連絡や業務引継ぎがスムーズです。

組織的なスケジュール管理は、業務の非効率や無駄を削減し、職員の業務時間を有効活用につながります。

承認申請のプロセスが効率化する

グループウェアシステムには、ワークフロー機能も搭載されています。

重要な手続きを多く扱う自治体にとって、承認申請のプロセスは避けて通れません。システムで各種書類の電子化や承認処理の電子化を進めれば、業務を大幅に効率化できます。

従来は紙の書類で作成していた稟議書を、グループウェアシステム上で作成・提出・承認できます。これにより、書類作成や郵送にかかる時間とコストを大幅に削減可能です。

承認申請プロセスの効率化は、業務のスピードアップとコスト削減につながります。

働き方改革の促進につながる

グループウェアシステムは、働き方改革を推進するツールとしても活用できます。ペーパーレス化やWeb会議への対応など、様々な機能を活用して職員の働き方を変革可能です。

自治体が率先してペーパーレス化を推進すれば、無駄の削減とともに住民からの評価向上が期待できます。Web会議機能を活用することで、遠隔地にいる職員や外部関係者との会議もスムーズに行えます。

グループウェアシステムの機能を駆使すれば、必要に応じてリモートワークの導入も可能です。職員のワークライフバランスを支援し、モチベーションと生産性の向上につながります。

グループウェアシステムを自治体で使う場合の選定ポイント

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が進む地方自治体において、グループウェアシステムの導入はますます重要になっています。しかし、多くの自治体にとって、最適なシステムを選ぶのは容易ではありません。

ここからは、自治体でグループウェアシステムを導入する際に特に重要な4つの選定ポイントを解説していきます。

課を横断して使えるか

自治体業務は、複数の課が連携して行われることが多いため、グループウェアシステムは課を横断して利用できることが重要です。

例えば、都市計画課と建設課がグループウェアシステム上で密接に連携することで、都市開発計画の調整や意思決定を迅速化できます。都市計画課が策定した開発計画を建設課が共有し、建設現場の状況や課題をフィードバックすることで、より住民ニーズに合致した効率的な都市開発を実現できます。

関係各課の積極的な導入と活用を推進し、住民にとってより便利で質の高い行政サービスを提供できる体制を構築しましょう。

LGWANに対応しているか

LGWAN（Local Government Wide Area Network）は、地方自治体が利用する専用のネットワークです。LGWANは、一般のインターネットよりも高いセキュリティーレベルと安定した通信を提供するため、自治体業務において重要な役割を果たしています。

住民の個人情報や行政文書など、重要な情報を扱う自治体業務においても安心して利用可能です。LGWANに対応していないグループウェアシステムは、自治体にとって使い勝手が悪くなり、情報漏洩などのリスクも高くなります。

そのため、自治体でグループウェアシステムを導入する際には、必ずLGWAN対応を確認するようにしましょう。

各手続きの効率化ができるか

グループウェアシステムには、稟議申請、決裁、人事考課、文書管理など、様々な手続きを効率化できる機能が搭載されています。自治体業務においては、これらの手続きを迅速かつ正確に行うことが重要です。

すべての必要な手続きがグループウェアシステム上で完結できれば、職員は紙の書類やメールでのやり取りに時間を費やす必要がなくなり、業務効率が大幅に向上します。わかりやすく簡単に操作できるグループウェアシステムであれば、複雑な手続きでも迷うことなく進められ、ミスを減らすことが可能です。

各手続きの効率化は、職員の業務負担を軽減し、住民サービスの向上にもつながります。グループウェアシステムを選ぶ際には、各手続きの効率化機能が充実しているかどうかを必ず確認しましょう。

堅牢なセキュリティー性能があるか

グループウェアシステムには、住民の個人情報や行政文書など、重要な情報を取り扱うため、堅牢なセキュリティー性能が求められます。IDとパスワードによる認証、アクセス権限の管理、データ暗号化など、不正アクセスや情報漏洩を防ぐための様々な対策が講じられているグループウェアシステムを選びましょう。

また、万が一のトラブルが発生した場合でも、迅速に復旧できる体制が整っているグループウェアシステムを選びましょう。

セキュリティー性能が十分なグループウェアシステムを選ばなければ、住民の個人情報や行政文書が漏洩するなどの重大な事故につながる可能性があります。そのため、グループウェアシステムを選ぶ際には、セキュリティー性能が堅牢であることを必ず確認することが大切です。

LGWAN対応あり！自治体向けグループウェアシステム8選

ここからは、LGWAN対応の自治体向けグループウェアシステム8選をご紹介します。

それぞれのシステムの特徴や機能、メリットなどをわかりやすく解説しますので、導入を検討する際の参考にしてください。

Garoon for LGWAN

サイボウズ株式会社が提供する「Garoon for LGWAN」は、LGWAN環境に特化したグループウェアシステムです。自治体業務に必要不可欠な機能が多数搭載されており、スムーズな導入と運用が可能です。

稟議申請などの書類を電子化、職員個人のスケジュール共有や会議やイベントのスケジュールを共有できます。また、職員の連絡先情報を一元管理したり、職員や住民を対象にしたアンケートの回収機能などがあります。

自治体向けに特化したテンプレートや機能で、すぐに利用開始できます。LGWAN環境に最適化されており、安定した動作と高いセキュリティーが特徴です。豊富な導入事例とノウハウによる運用サポートが充実しています。

Garoon for LGWAN

kintone

サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、クラウド型の業務アプリプラットフォームです。
グループウェアとして役立つのはもちろん、自治体業務に合わせてアプリを作れる特徴があります。

稟議書決裁や業務申請など、自治体業務に特化したアプリを多数開発し、活用が可能です。クラウド型なので場所や時間に縛られずに使えます。

豊富な拡張機能で、電子契約サービスやファイル管理サービスなど、様々なクラウドサービスと連携が可能です。LGWAN環境にも対応しています。

kintone

desknet’s NEO

株式会社ネオジャパンが提供する「desknet’s NEO」は、自治体での活用に最適な高機能グループウェアシステムです。

業務効率化を強力にサポートする機能が充実しており、スムーズな導入と運用を実現します。LGWAN環境での安定した動作と高いセキュリティーも魅力です。

desknet’s NEOには、自治体業務に特化した様々な機能が搭載されています。地域住民の方から要望がメールで届いたときには回覧・レポート機能を利用し、メールの内容をそのまま職員に共有できます。

desknet’s NEOは、クラウド型とオンプレミス型の両方に対応可能です。自治体のニーズに合わせて、最適な導入方法を選択できます。

desknet’s NEO

公開羅針盤 V4

両備システムズ株式会社が提供する「公開羅針盤 V4」は、自治体業務を効率化するグループウェアシステムです。

情報共有、コミュニケーション、ワークフローなど、様々な機能を搭載しており、職員の業務負担軽減と住民サービス向上に貢献します。LGWANを使用したセキュアなクラウド環境で利用可能で、誰でも直感的に使える操作感のシステムです。

また、生成AIを活用して業務の効率化も図れます。質問内容に回答したり、メールや報告書などの文章を生成したりし、さまざまな業務をサポート可能です。自治体への豊富な導入実績を活かし、組織に合わせたベストな働き方改革を実現できます。

公開羅針盤 V4

ArielAirOne Portal

ワークスアプリケーションズ株式会社が提供する「ArielAirOne Portal」は、情報共有と業務効率化を促進するグループウェアです。

様々な機能を搭載しており、職員の業務負担軽減と組織全体の活性化に貢献します。高い拡張性が特徴で、ワークフローやフォームなど、様々な機能を拡張できます。直感的な操作性で、誰でも簡単に利用可能です。

また、豊富な導入実績で多くの企業に導入されており、ノウハウを活かしたサポートを提供しています。高度なセキュリティー対策と柔軟なアクセス権限設定で、情報漏洩などのリスクを低減できます。

ArielAirOne Portal

Google Workspace

Googleが提供する「Google Workspace」は、クラウド型のグループウェアサービスです。

メール、カレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシートなど、様々な機能を搭載しており、場所や時間に縛られずに仕事を進めることができます。

クラウド型なので、インターネット環境があればどこでも利用可能です。職員同士で同じファイルにアクセスできるなど、業務効率を高めるのにも役立ちます。

Googleが提供するサービスなので、セキュリティー性も確保されており安心です。スケーラビリティが高く、利用者数やデータ量が増えても柔軟に対応できます。

Google Workspace

C-navi

トーテックアメニティ株式会社が提供する「C-navi」は、自治体業務を効率化するクラウド型グループウェアです。

情報共有、コミュニケーション、ワークフローなど、様々な機能を搭載しており、職員の業務負担軽減と住民サービスが向上します。LGWAN環境に対応し、高いセキュリティーを実現。多くの自治体に導入されており、豊富な導入実績とノウハウを活かしたサポートを提供しています。

グループウェアに必要な基本機能だけでなく、オプションとして勤怠管理を搭載することも可能です。クラウド型なので、サーバーやネットワーク機器などの初期費用を抑えることができ、ブラウザのみで軽快に動作します。

C-navi

Microsoft 365

マイクロソフト株式会社が提供する「Microsoft 365」は、従来のOffice 365を進化させた、AI搭載の次世代グループウェアサービスです。

Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneDrive、Teamsなどの定番アプリに加え、AIによる支援機能やセキュリティー機能が強化されており、より高度なコラボレーションと生産性の向上を実現します。

高度なセキュリティー機能で情報漏洩などのリスクを低減でき、様々なアプリやアドインを連携させることで、機能を拡張できます。世界中の多くの企業で利用されており、高い信頼性、豊富な導入実績とノウハウを活かしたサポートを提供しています。

Microsoft 365

グループウェアシステムを自治体に導入して業務効率を高めよう

近年、自治体におけるDX推進に伴い、グループウェアシステムの導入が注目されています。

この記事では、グループウェアシステムの概要、自治体での導入メリット、選定ポイント、LGWAN対応の自治体向けシステム8選をご紹介しました。

グループウェアシステムは、情報共有、コミュニケーション、ワークフロー管理などを円滑にし、職員の働き方改革、行政サービスの質向上に大きく貢献します。記事を参考に、最適なグループウェアシステムを選定し、自治体の業務効率化を実現しましょう。

グループウェアシステムについて、ご不明な点や困ったことやご質問、ご依頼があれば、株式会社Jiteraにお問い合わせください。
株式会社Jitera

要件定義を書くだけでAIがアプリ・システムを開発するプラットフォーム「Jitera」を軸としてサービスを提供しています。

グループウェアシステム導入で自治体業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひ株式会社Jiteraにご相談ください。