入居者対応、物件管理、オーナーへの報告などで毎日慌ただしく、ついミスも増えてしまう…そんな経験はありませんか。

そんなお悩みを解決するのが「不動産管理システム」です。不動産管理システムがあれば、面倒な業務を効率化し、時間とコストを大幅に削減できます。

この記事では、不動産管理システムの基本から主な機能、導入形態や導入するメリット、選ぶときのポイントを解説します。不動産管理システムも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

不動産管理システムとは

不動産管理システムとは、不動産会社が賃貸物件や売買物件の情報を一元管理し、業務を効率化するためのシステムです。

賃貸物件の入居・退去手続き、家賃管理、空室対策などの管理や売買物件の情報を一元管理し、顧客への提案を迅速化できます。ビルやマンションなどの施設の入居者管理、共用部分の管理なども効率化します。

従来、手作業で行っていた業務をシステム化することで、手作業によるデータ入力や書類作成を減らせ、業務時間を大幅に短縮することができます。

データ入力ミスや計算ミスを減らすこともでき、業務の精度を高めることも可能です。また、滞納家賃の発生やトラブル発生を未然に防ぎ、リスクを低減することもできます。

不動産管理システムは、不動産会社の業務を効率化し、収益性を向上させるための重要なシステムです。

不動産管理システムのタイプ

不動産管理システムは大きく分けて、賃貸管理に特化したタイプと不動産運用に特化したタイプの2種類があります。

それぞれの特徴と具体的なメリット、利用シーン、向いている業種などを詳しく解説していきます。

賃貸管理に特化したタイプ

賃貸管理に特化したシステムは、入居者募集から退去までの業務を効率化するための機能が充実したタイプです。

物件情報や入居者情報の一元管理、家賃請求・集金、更新手続き、修繕管理、空室対策など、賃貸管理に関わるあらゆる業務を網羅した機能が揃っています。

従来のシステムでは煩雑だった入居者からの問い合わせやクレーム対応も、迅速化できます。空室状況を把握し、早期対策を講じることで、収益機会の損失を防ぐことも可能です。家賃滞納の早期発見・回収を実現し、安定した経営基盤を築くこともできます。

賃貸物件を複数管理する不動産管理会社、賃貸物件のオーナー、自分で賃貸物件を管理している個人など、賃貸物件に関わる方すべてにおすすめです。

不動産運用に特化したタイプ

不動産運用に特化したシステムは、収益性の高い不動産運用を実現するための機能が充実しています。

物件ごとの収支状況の把握や収益性の分析、空室状況の分析、空室対策の検討ができます。不動産ポートフォリオの分析や資産価値の評価、収益レポートや資産運用レポートを作成することが可能です。

これらの機能により、空室率の低減や収益最大化、適切な運用による資産価値の向上を図ることが可能です。

複数の不動産物件を所有している投資家や不動産運用を事業とする不動産会社、資産価値を向上させたい不動産会社での利用に向いています。

不動産管理システムの主な機能

不動産管理システムは、不動産会社の業務を効率化し、顧客満足度を向上させるために欠かせないツールです。様々な機能が搭載されていますが、ここでは特に重要な機能を5つご紹介します。

物件の管理機能

物件の管理機能は、不動産管理システムの中でも特に重要な機能の一つです。

物件の基本情報（住所、間取り、設備、賃料など）を登録・管理でき、写真や動画を添付することで、物件の状態を詳細に記録可能な機能です。

修繕内容や費用、担当業者などを記録、入居者からのクレーム内容や対応内容、解決状況などを記録し、過去の修繕履歴やクレーム履歴を簡単に確認できます。

また、物件の資産価値、収益率、売却履歴などを記録し、資産情報の変化を常に把握することもできます。

契約の管理機能

契約の管理機能は、トラブル防止や空室リスクの低減に役立ちます。

入居者情報を入力するだけで賃貸借契約書を自動的に作成するなど、事務業務のサポートも優秀です。

物件情報や契約内容に基づいて、重要事項説明書を作ることもできます。重要事項説明書の雛形は、自由にカスタマイズ可能です。

また、契約満了日が近づくと担当者にアラートが届き、更新手続きを漏れなく処理できるため、トラブル防止につながります。

入出金の管理機能

入出金の管理機能は、家賃滞納や経費の二重計上などを防ぎ、正確な収支状況を把握するのに役立ちます。

家賃入金があった場合、システムが自動的に認識し、入金状況を把握できます。入金状況をリアルタイムで確認することで、家賃滞納を早期に発見することが可能です。

また、滞納家賃が発生した場合に、システムが自動的に督促メールを送信したり、家賃や管理費の請求書を自動的に作成し、入居者に送付することも可能です。

顧客の管理機能

顧客の管理機能は、入居者やオーナー、取引先との良好な関係を築き、顧客満足度を向上させるのに役立ちます。

顧客情報を一元管理することで、入居者、オーナー、取引先それぞれの問い合わせや契約内容を迅速かつ正確に把握できます。過去の履歴や属性情報に基づいたきめ細やかな対応が可能になり、顧客満足度向上とリピーター獲得につながるのです。

具体的には、入居者からのクレームや要望に迅速に対応したり、オーナーからの空室状況に関する問い合わせに的確に答えられるようになります。良質な対応が実現し、対外的な評価の向上が可能です。

データの分析機能

データの分析機能は、経営判断やマーケティング戦略の策定などに役立ちます。

物件ごとの空室率や空室期間を分析、入居者の平均入居期間の分析や入居者の年齢、性別、職業、収入などを分析することができます。

また、物件ごとの収益性分析を行い、収益性の高い物件と低い物件の特定、賃料相場や空室率などの市場動向を分析し、今後の事業戦略を検討することが可能です。

市場動向分析の結果を基に、新たな物件の開発や既存物件のリニューアルを検討することもできます。

各種書類の作成機能

各種書類の作成機能は、業務効率化に役立ちます。

請求書、契約書、領収書などの各種書類を自動作成することで、書類作成にかかる時間を大幅に短縮できます。また、テンプレート機能の活用により、誤字脱字のリスクを低減し、作成漏れを防ぐことも可能です。

さらに、顧客情報と各種書類を連携させれば、請求書発行や契約書作成などの作業を効率化できます。

不動産管理システムの導入形態

不動産管理システムを導入する際は「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの形態から選ぶことができます。それぞれの形態の特徴、メリット・デメリット、向いている企業などを解説していきます。

クラウド型

クラウド型は、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスできるシステムです。

サーバーやソフトウェアを自社で用意する必要がなく、初期費用を抑えられるというメリットがあります。システムのアップデートや保守管理を業者側が行うため、運用にかかる負担も軽減できます。

初期費用が抑えられますが、ランニングコストが必要です。インターネット環境に依存するため、通信障害などの影響を受けやすいデメリットがあります。データがクラウド上に保存されるため、セキュリティ対策が重要です。

初期費用を抑えたい企業やリモートワークやテレワークを導入している企業におすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にサーバーやソフトウエアを導入して利用するシステムです。

初期費用は高くなりますが、ランニングコストは比較的安価で、セキュリティ対策も自社で徹底できます。データの所有権は自社にあるため、機密性の高い情報を取り扱う場合にも適しています。

ランニングコストは比較的安価となりますが、サーバーの設置やソフトウェアの購入、システムの構築に費用と時間が必要です。

また、システムのアップデートや保守管理を自社で行ったり、導入や運用には専門知識が必要になる場合があります。

データのセキュリティを自社で管理したい企業や、ランニングコストを抑えたい企業におすすめです。

不動産管理システムの導入メリット

不動産管理システムを導入することで、様々なメリットを得ることができます。ここでは、特に重要な3つのメリットをご紹介していきます。

管理業務の効率化

不動産管理システムは、入居者募集から退去までの業務を自動化し、大幅な時間短縮とコスト削減を実現できます。物件情報や写真、動画などを一元管理し、物件情報の検索や更新を効率化することが可能です。

また、入居者情報や契約内容などを一元管理することで、入居者とのコミュニケーションや契約手続きを効率化できます。

これらの機能によって、従来数時間かかっていた業務が数分で完了するなど、業務効率が大幅に向上します。

業務効率化により、人件費の削減、従業員の負担が軽減されることで、離職率の低下や従業員満足度の向上につながります。

顧客満足度や成果の向上

不動産管理システムは、顧客満足度や契約獲得率の向上にも大きく貢献します。

顧客情報や物件情報、修繕履歴などを一元管理することで、担当者間での情報共有がスムーズになり、顧客への迅速な対応が可能です。

また、顧客からの問い合わせや要望を履歴として残しておくことで、過去の対応を振り返り、より良いサービスを提供できます。

これらの機能により、顧客との良好な関係を築き、顧客満足度と成果の向上をサポートします。

人的ミスの抑制

不動産管理システムは、人的ミスを抑制する効果があります。

物件や契約者情報などのデータを自動的に連携し、二重入力などのミスを防ぐことが可能です。

また、入力されたデータに誤りがないか自動的にチェックし、情報の正確性を高めます。人の目や手では限界がある膨大なデータでも、システムであれば迅速かつ的確に処理できるのです。

不動産管理システムの導入でヒューマンエラーによるトラブルを減らし、業務の質を向上させることができます。

不動産管理システムを選ぶときのポイント

不動産管理システムは、自社の課題を解決し、業務効率化や顧客満足度向上、成果向上を実現する重要なツールです。

しかし、数多くのシステムが存在するため、最適なシステムを選ぶのは容易ではありません。

ここからは、不動産管理システムを選ぶ際に必ず確認すべき6つのポイントをご紹介していきます。

自社の課題を解決できるか

不動産管理システムには、様々な機能が搭載されています。しかし、全てのシステムが同じ機能を持っているわけではありません。

まずは、自社の抱えている課題を明確にし、その課題を解決できる機能を搭載しているシステムを選ぶことが重要です。

例えば、空室率が高い場合は、空室対策に役立つ機能が搭載されているシステムを選ぶべきです。

また、顧客満足度が低い場合は、顧客とのコミュニケーションを円滑化する機能が搭載されているシステムを選ぶと良いでしょう。

予算に見合っているか

不動産管理システムの導入には、初期費用とランニングコストがかかります。

初期費用には、システムのライセンス料や導入コンサルティング料などが含まれます。ランニングコストには、月額利用料や保守管理料などが含まれます。

自社の予算を把握し、その予算に見合ったシステムを選ぶことが重要です。また、初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮する必要があります。

拡張性や連携機能はあるか

自社の事業は、今後成長していく可能性があります。そのため、拡張性や連携機能が充実しているシステムを選ぶことが重要です。

拡張性とは、システムの機能を追加したり、規模を拡大したりできる機能です。連携機能とは、他のシステムと連携できる機能となります。

例えば、会計ソフトや顧客管理システムと連携できるシステムであれば、業務効率がさらに向上させることができます。

使いやすい操作性か

不動産管理システムは、毎日使用するものです。そのため、使いやすい操作性であることが重要です。

直感的に操作できるシンプルなデザインで、迷うことなく操作できるかを確認する必要があります。各機能やデータの場所が一目で分かり、ITツールに不慣れな人でも簡単に扱えるシステムを選ぶと良いでしょう。

使いにくいシステムを選んでしまうと、スタッフの負担が大きくなり、業務効率が低下してしまう可能性があります。

サポート体制は十分か

システム導入後も、何かと分からないことが出てくるものです。そのため、充実したサポート体制があるシステムを選ぶことが重要です。

電話サポートやメールサポートがあるか、迅速に対応してくれるのか、担当者が知識を持っているか注意する必要があります。

不十分なサポート体制であれば、トラブルが発生した際に解決に時間がかかってしまう可能性があります。

セキュリティー性能が高いか

不動産管理システムには、顧客情報や契約情報などの重要な情報が扱われます。そのため、セキュリティー性能の高いシステムを選ぶことが重要です。

データの暗号化機能や不正アクセスの機能が搭載されたシステムを選ぶと良いでしょう。定期的なセキュリティーパッチの提供や監査ログの管理する機能があると、さらにセキュリティー向上を図ることが可能です。

 

 

おすすめ不動産管理システム5選を比較！

不動産管理業務の効率化とミス削減に役立つ不動産管理システムは、今や多くの不動産会社にとって欠かせないツールとなっています。

しかし、各システムによって機能や料金、使い勝手などが大きく異なるため、最適なシステムを選ぶのは容易ではありません。

ここでは、おすすめの不動産管理システム5選を比較し、詳細な説明で紹介します。

いえらぶCLOUD

いえらぶCLOUDは、賃貸・売買・管理すべての業務を網羅した、不動産会社向けのオールインワン業務支援システムです。

顧客情報、物件情報、契約情報などを一元管理し、煩雑な業務を効率化できます。また、ポータルサイトへの自動掲載や電子契約機能など、最新の機能も搭載しており、業務の質向上を図ることが可能です。

1人から利用できるため、小規模な不動産会社から大規模な不動産会社まで幅広く導入されています。

導入により、AIによる空室対策を活用して、空室率を下げることができます。スマホアプリで入居者とコミュニケーションを図れば、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

賃貸革命10

賃貸革命10は、小規模から大規模まで幅広い企業におすすめの、賃貸管理業務をトータルサポートするクラウド型システムです。

創業29年以上、全国で5,337社以上の導入実績を誇り、豊富な機能と高い操作性で、多くの不動産会社から支持されています。

物件情報、入居者情報、契約情報、賃料管理、会計、顧客管理など、賃貸管理に関わる全ての情報を一元管理できます。直感的な操作画面と豊富なテンプレートで、初心者でもすぐに利用可能です。

導入により、長年の実績とノウハウで安定してシステムを利用することができます。導入後のサポート体制が充実しており、安心して利用できるでしょう。

ITANDI BB

ITANDI BBは、物件掲載から入居申し込み、更新・退去手続きまで、賃貸業務をトータルでサポートするクラウドサービスです。

仲介会社、管理会社、オーナー様向けのプランがあり、それぞれニーズに合わせた機能を提供しています。

1人から利用できるため、個人事業主や小規模な不動産会社にもおすすめです。物件掲載から入居申し込みまで一括管理、仲介業者間サイトと連携し、常に最新の物件情報を共有できます。

ITANDI BBは、基本機能を無料で利用できます。有料プランでは、さらに高度な機能を利用可能です。

SimpleUp 賃貸管理システム

SimpleUp 賃貸管理システムは、地域密着型の小規模な不動産会社向けに開発されたクラウド型賃貸物件管理システムです。必要な機能に絞り込み、直感的な操作で誰でも簡単に使える点が特長となります。

10名未満の不動産会社や賃貸物件管理業務を効率化したい企業におすすめです。常にユーザーに寄り添い、意見を反映しながら機能の改修や追加を継続的に行っています。

いい生活賃貸管理クラウド

いい生活賃貸管理クラウドは、株式会社いい生活が提供する、賃貸管理業務をトータルサポートするクラウド型システムです。

10,000戸クラスの大手管理会社から創業したての不動産会社まで、幅広い企業規模で導入されています。

豊富な帳票テンプレートが標準で搭載されており、オリジナル帳票の作成も可能です。物件情報、入居者情報、契約情報などを一元管理することで、データ入力や検索作業を大幅に削減することもできます。

豊富な機能と高い操作性で、賃貸管理業務の効率化と入居者の満足度向上につながるでしょう。

不動産管理システムの導入はタイプや機能を比較して検討しよう

この記事では、不動産管理システムの基本から、主な機能、導入形態、導入するメリット、選ぶときのポイント、そしておすすめシステム5選を紹介しました。

不動産管理システムを導入することで、煩雑な業務を効率化し、顧客満足度向上、収益アップ、人件費削減など、様々なメリットを得ることができます。

不動産管理システムについて、ご不明な点や困ったことやご質問、ご依頼があれば株式会社Jiteraにお問い合わせください。

要件定義を書くだけでAIがアプリ・システムを開発するプラットフォーム「Jitera」を軸としてサービスを提供しています。

制作している途中で要件が変更になっても柔軟に修正しながら開発できるので、お気軽に相談ください。

不動産管理システムで、業務をもっとラクに、もっとスマートにしましょう。

株式会社Jitera