「やってもやっても仕事が終わらない…」「社員の作業効率をもっと上げるには…」と、御社では日頃このような悩みを抱えていませんか。

業務効率を改善するには、業務の流れや作業工数を見直して「無理・無駄・ムラ」を省き、非効率な作業を撤廃、便利なツールを活用しつつ、さらには社員自身の意識も変える必要があります。

この記事では、業務効率の改善方法や作業効率を上げるアイデアなどを詳しくご紹介します。

業務効率改善の基本理解

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業務効率を改善するとは、ただ単に作業時間だけを短くすればいいのではありません。

特定の社員や部署にだけ負担がかかる作業、非効率だが続けている長年の慣習、無駄に高額なコストがかかる備品など、社内には大小様々な問題が山積しているのではないでしょうか。

今まさに現場で発生している課題点の可視化、それが業務効率を改善する第一歩となります。

課題点を可視化して対策を一つずつ講じていけば、社員の満足度向上・コストの抑制へと発展し、結果的に企業の成長へと繋がるのは間違いないでしょう。

逆に、課題点を認識しておきながら放置していると、退職による人材不足・高いコストが発生し続けるなど、企業にとって良い面は一つもありません。

業務効率を改善するための”種”は、社内のあちこちに転がっているはずです。

まずは、従業員が本当に求めているコト・モノを見つけることから始めてみましょう。

業務効率改善のために確認すること

業務効率改善を達成するには、計画を順序立てて進める必要があります。そのためには現状の把握や課題の特定など、改善策を実施する前の確認作業がもっとも重要です。

ここでは、業務効率改善に向けたステップをそれぞれ説明していきます。

現状の把握

業務でどの部分を改善すべきか、課題点を浮き彫りにするにはまず現状を把握しなければなりません。

現状把握の一例として、下記に挙げた内容について確認します。

• 業務ごとの担当部署もしくは担当者の確認
• 業務ごとのワークフロー（業務の流れ）
• 業務にかかっている作業時間（工数）
• 業務の発生頻度（毎日、毎週、毎月など）
• 業務を行うために必要な能力や資格

これらを確認するためには、現場の責任者や担当者にヒアリングを実施しましょう。

あくまでもどんな課題点があるか確認するだけの場なので、課題の内容へ具体的な追求などは行わないようにしてください。

部署や担当者が抱えている本質的な問題点（本音）を引き出すには、ヒアリングは丁寧に行うべきです。

課題の特定

次に、課題の特定を行います。部署や担当者にヒアリングした結果をまとめ、どの部分が課題となっているか具体的な特定が必要です。

ここでは、一般的に挙がりやすい具体的な課題について紹介します。

• 人手（マンパワー）が足りない
• 納期が厳しく作業時間が足りない
• 特定の業務手順を理解している人が少ない
• ある業務が特定の人に集中してしまっている
• 業務マニュアルが分かりにくい
• 単純作業でミスが頻発してしまう
• 何度も同じような作業を行わなければならない

具体的な課題が洗い出せたら、課題ごとに「人の問題」「手順の問題」「設備や環境の問題」など種類別に分けておきましょう。

種類別に分けておけば改善策を検討しやすくなり、1つの改善策で複数の課題点が解決できる可能性があります。

改善策の検討

課題の特定が完了したら、具体的な改善策の検討を行っていきます。

課題ごとに考えられる改善策は多数あるため、課題1つに対して「複数の改善策」を「より具体的」に検討するのがおすすめです。

例えば「人手（マンパワー）が足りない」のであれば、「人手を増やす」といった抽象的な内容だけで終わらず、下記のような改善策が考えられます。

• 新しい人を雇用する
• 人材派遣会社から派遣してもらう
• 他の部署から異動させて人員を確保する
• 新たなツールを導入して人手不足を補う

改善策が抽象的であるほど計画が頓挫しやすくなるため、まずは具体的な改善策をたくさん出すようにしましょう。

考え得る限りの改善策が出せたら、その中から時間やコストとの兼ね合いを考え、改善策や実施スケジュールを決定していきます。

改善策の実施と継続

改善策が決定すれば、あとはその改善策を実施するのみです。計画した実施スケジュールどおりに動くように、現場で調整・確認を行いましょう。

改善策は実施して終わりではなく、進捗状況や問題が発生していないか、定期的に状況確認を行うのが大切です。

当初計画したスケジュールどおり完璧に進めるのは難しいので、進捗に大幅な遅れが発生していないのであれば、様子見しておくのも一つの手です。また、改善まで長期間を見込んでいるのであれば、途切れなく改善策を継続しましょう。

改善策が一旦完了したのであれば、次回の改善策へ活かすためにも、部署や担当者へフィードバックするのも重要です。

作業効率を上げ業務効率を改善する実践的アイデア

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ここからは、実際に多くの企業で活用されている実践的アイデアをご紹介します。

どれも作業効率を上げて業務効率を改善できるものばかりで、また、すぐにでも実践できるアイデアなのが特徴です。

自社で取り組めるものがないか、業務改善の方法を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

タスク管理ツールを活用する

タスク管理ツールを活用すれば、担当者もしくは部署に課された日常業務やプロジェクトの進捗状況をメンバー間で共有できます。

業務において割り振られるタスク（課題）は大小様々であり、それぞれの進捗状況は異なるのが当たり前です。スケジュールやタスクを一元管理すれば、タスクの見落としを防いだり、作業の遅れを他のメンバーでカバーできます。

タスク管理ツールを活用すれば、作業ボリュームを可視化できるのもメリットです。

各メンバーに対してどの程度タスクが割り当てられているかもすぐに分析できるため、特定の人にタスクが偏っているといった状況もすぐに解消できます。

時間管理術を実践する

1日が24時間なのは誰もが平等であり、限られた時間の中で割り当てられた業務をこなさなければなりません。時間を有効活用するため、時間管理術（タイムマネジメント）のスキルを磨くのをおすすめします。

ただし、時間管理が上手い＝「仕事をコントロールできている」という意味であり、このスキルを磨けば劇的に時短になるといった類のものではありません。時間管理術とは、自分自身の行動や意識を変えることでもあるからです。

時間を有効活用するため、まずは下記内容を実践してみましょう。

1. 自分がやるべきことを洗い出す
2. やるべきことに優先順位を付ける
3. やるべきことの情報を整理する
4. 作業スケジュールへ反映させる

このようにまずは自分のやるべきことを洗い出し、達成するために何が必要か、どこから手をつけるのかを明確化すれば、時間管理は上手くいくでしょう。

ショートカットキーを活用する

パソコン操作はショートカットキーを活用すれば、1回の操作を数秒単位で短縮でき、1日もしくは1週間トータルだとかなりの作業時間を削減できます。

Windowsパソコンで使える便利なショートカットキーをいくつかご紹介します。

• Ctrl＋C　→　コピー
• Ctrl＋X　→　切り取り
• Ctrl＋V　→　貼り付け（ペースト）

マウスの右クリックで行っている「コピー」や「貼り付け」は、このショートカットキーで代用できます。マウスを触るためにキーボードから手を離さなくていいので、使ってみると非常に楽です。

• Ctrl＋Z　→　一つ前の操作に戻す
• Ctrl＋Y　→　操作を一つ進める

上記の中でもCtrl＋Zは、特によく使うショートカットキーです。操作を間違ってしまっても、慌てずにCtrl＋Zを押せば、すぐに元の状態に戻せます。

一括処理を行う

内容が似ている作業を複数の部署で行っているのなら、1つの部署に集約して一括で処理するのも業務改善へつながります。

一括処理を行うために人員や設備を集めて効率的な仕組みを構築すれば、人的コストの削減・業務品質の向上にもつながるでしょう。

集約して一括処理を行うには、各部署に分散していた業務内容がほぼ同じルールで運用されているのが前提条件となります。請求書の処理や備品の管理など、部署によって業務の流れに差がほとんどない業務は一括処理できる可能性が高いです。

まずは集約できそうな業務を洗い出し、本当に集約しても問題ないか担当部署へヒアリングを行いましょう。

自動化できるものは自動化する

業務の中で、自動化できるものは自動化するのをおすすめします。誰が行っても同じである繰り返し作業は、自動化すれば大幅な業務改善が見込めるからです。

例えば、Excel内で行う小さな処理をいつでも呼び出せる「マクロ機能」、簡単なプログラミングで定形処理を実行する「バッチ処理」、ルールを覚えさせて自動的に手作業を繰り返す「RPA」などは、自動化に役立つツールの一例といえます。

自動化ツールは、社会問題ともなっている「働き手の不足」の解決策にもなり、政府が推し進める「働き方改革」とも大きく関連しているので、最新情報を常にチェックしておくといいでしょう。

集中できる環境を作る

業務に集中できないのは、環境が要因になっている可能性もあります。職場環境を少し変えて集中できる環境を作るだけで、業務効率の改善が可能です。

職場環境において、具体的にいくつか例を挙げて確認してみましょう。

• 部屋の温度が暑すぎる・寒すぎる
• 湿度が高くて不快指数が上がる、部屋が乾燥していてホコリっぽい
• 常にどこかから物音や話し声が聞こえる
• 外の空気を取り入れられない
• 来客など部署を訪問する人が多い

こういった要素が含まれる職場環境だと、完全に業務だけに集中するのは難しいかもしれません。

建物や部屋の関係上、すぐに改善が難しい内容もありますが、改善・緩和できるものから少しずつ変えてみるのがおすすめです。

適度に休憩を取る

時間が足りなくて忙しいからとはいえ、昼食や休憩を取らずに業務をし続けるのは逆効果です。適度に休憩を取りつつでないと、最高のパフォーマンスは発揮できません。

休憩を取ろうと思っても、話しかけられる・電話がかかってくるなど、ゆっくりと休憩を取れないのは外的要因もあるかもしれません。

パフォーマンスを維持するためにも、休憩中だけでも電話を切る、作業部屋から離れるなど、自分が取れる物理的な対策を講じるのもおすすめです。

満足に休憩すら取れない業務内容であれば、そもそもその仕組みが破綻していると言わざるを得ません。

適度に休憩を取って、頭と身体をリフレッシュするのが結果的に最高の結果へと結びつきます。

アウトプットを意識する

インプット＝新しい情報やスキルを身につけるだけでなく、アウトプット＝学んだことやスキルを発揮する場を作るのも意識してみましょう。

もちろん新たな知識やスキルを習得できるインプットも大切ですが、そのインプットした内容を自分の中に定着させるためにもアウトプットが重要です。

例えば学んだ知識を活かして新たな業務の流れを提案してみる、社内でスキルを発表する場を設けるなど、アウトプットを行える場面はビジネスにおいて様々あります。

適切なアウトプットを続けた結果、仕事への自信が増し、周囲のメンバーからの信頼にもつながるでしょう。

アウトプットを続けて、新たな業務改善のアイデアが浮かんでくるのも期待できます。

周囲の人に頼る

どうやっても自分1人の力では捌ききれない業務量であったり、目前の課題を解決する糸口がつかめない場合もあるでしょう。

そんなときは、恐れずに周囲の人を頼って力を借りるようにしてください。

本来、仕事は一人で行うのではなく、チームで取り組むべきものです。全員で進めるプロジェクトに至っては、1人の遅れがプロジェクト全体に影響を及ぼす場合もあります。

そのような場合に備え、普段から相談しやすい職場環境づくりが大切です。

もしあなた自身が上司の立場であったり、指導する後輩がいるのであれば、仕事の進め方で悩むメンバーに声を掛けられる関係性を日頃から構築しておくようにしましょう。

自分に合った方法を見つける

最も大切なのは、ここまで紹介した様々な業務改善の方法、もしくはそれ以外の方法であっても、自分に合った方法を見つけるという点です。

人によって職場環境や人間関係は異なるのが当然であり、業務改善の方法も様々あります。

ここで紹介した方法だけが正しいのではなく、「これならできそう」「こうすれば無理なく続けられる」と自分自身が感じた方法を続けるのが大切です。

そして、それでも業務改善の方法に悩むのであれば、上司・同僚・部下に相談するのも一つの方法です。自分だけでは思い付かなかった、新しい考え方に触れるキッカケになるかもしれません。

業務改善の可能性を諦めるのではなく、まずは様々な方法の検討から始めてみましょう。

業務改善効率のために企業として社員のためにできること

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業務効率を改善するには、個人やチームだけで解決できる部分にも限界があります。

ちょっとした工夫を施したり業務の流れを見直したとしても、それほど成果が出なかったケースも少なくありません。そのため、抜本的な業務改善を行うには、会社全体として取り組むことも必要となります。

ここでは、業務効率を改善するため、会社として社員のためにできることを解説します。

従業員の意見を取り入れる

まずは、従業員の意見を真摯に取り入れてみましょう。

日常業務を毎日繰り返す従業員たちは、改善すべき点や問題点の本質について最も理解している存在です。その従業員からの提言は、高精度で業務改善につながる意見だと言えるでしょう。

日々、お客様や取引先とやり取りをしているのは最前線にいる現場の従業員たちです。

いわゆる「生の声」をもっとも聞いており、従業員の声に応える＝従業員の先にいるお客様や取引先の満足度の向上にも繋がっていくでしょう。

また、従業員は「会社が自分たちの意見を聞いてくれている」という事実だけでも、自分たちは尊重されているのだと感じられるため、会社に対しての満足度が向上するという効果も期待できます。

業務改善トレーニングを提供

業務改善は、従業員の誰もが簡単にできて、早々に効果が出るものではありません。

自分の部署だけでなく、他部署の業務の流れを把握し、積極的にコミュニケーションを取れる従業員でないと務まらない大変な取り組みといえます。

しかし、それほど大変な業務改善を任せられる人材は、すぐには育たないのが現実です。

そこで会社として、従業員に業務改善トレーニングを受けられる場を提供するという方法はいかがでしょうか。

人材に関するサービスを提供する会社では、業務改善に特化した人材を育成する研修や、オンラインセミナーを提供しています。

専門家による業務改善に特化したトレーニングを受けて、即戦力となる人材を育成してみるのがおすすめです。

業務改善を評価・奨励

企業が業務改善を評価する・奨励するといった雰囲気作りも大切です。

例えば企業内で業務改善コンクールを実施して、従業員からアイデアを募り、最も優秀なアイデアは実際に取り組むのを確約するなど、ちょっとした工夫で企業内で業務改善を行う機運を高められます。

企業内には経験年数豊富なベテランから、今年入った1年目まで様々な人材が存在しています。

企業内でアイデア募集をかける際は、幅広い意見を集めるためにも、できるだけ多くの従業員に応募してもらいたいものです。優秀なアイデアには金一封を出す、といった趣向を凝らしてみるのも面白いかもしれません。

環境整備

業務の流れや慣習だけの見直し、いわゆる「ソフト面」だけを見直しても限界がある場合もあります。

問題点の根本は、企業内の設備・備品・建物自体など「ハード面」が原因の可能性があるからです。

この場合、従業員側ではどうしようもできず、企業が設備投資や環境整備を行って問題を解決しなければなりません。

もちろん、大規模な設備投資となればコスト面も考慮しなければならないため、全てのハード面の課題をすぐに解決できるわけではありません。

しかし、「長年問題点として指摘されていること」「お客様や取引先の満足度に直結するもの」は、優先順位を上げて対応するべきです。

これは従業員側にはどうやっても解決できない、企業側だけが対応できる大切な部分です。

外部からの専門家による支援

業務改善を行うには、業務改善に携わる従業員に豊富な知識と膨大な時間が必要です。

しかし、人手不足であったり、育成に時間がかかってしまったりなど、企業側もすぐに取り掛かれない事情があるケースも少なくありません。

そういった場合、外部からの専門家による支援を依頼する方法もあります。

専門家が業務改善に取り組むので、従業員は日常業務へ集中しているだけで、業務改善が進み作業効率のアップが期待できます。

企業側は業界内で実績のある専門家を探し、業務改善を依頼しましょう。

相応の依頼コストはかかりますが、業務改善が進んで事業がより効率化するのであれば、長い目で見た先行投資として考えるのも一つの方法です。

業務効率改善をする際のよくある誤解と注意点

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業務効率の改善に取り組んだものの、上手くいかないケースもあるのではないでしょうか。

この上手くいかなかった原因として、業務効率の改善方法について誤解している可能性が考えられます。

ここでは、業務効率を改善する際のよくある誤解と注意点をご紹介します。業務効率の改善に取り組む前にぜひ確認してみましょう。

単に作業時間を短縮すれば良い

業務効率の改善＝単に作業時間が短縮されれば良い、というわけではありません。

作業時間が短縮された結果、従業員にさらなる負担を強いてはいませんか。

新たなツールを導入して業務をデジタル化した結果、作業時間は短縮されたが、ツールを使えない職員の離職を招いてはいませんか。

作業時間の短縮だけを目標としてしまい、他の部分にマイナスの影響が出ては本末転倒であり、それは業務改善ではありません。

業務改善とはバランスやタイミングが重要であり、従業員とのコミュニケーションも大切です。

業務改善の計画を立てたとしても、それが本当に従業員の望む内容になっているかを必ず確認するようにしましょう。

デジタル化すれば必ず効率化が可能

新たなツールを導入して、従来の業務をデジタル化すれば必ず業務の効率が達成できる…とは限りません。

もちろんデジタル化は非常に有効な業務改善の方法の1つですが、デジタル化自体を目的にするのではなく、「業務内容や利用目的に合ったツールか」の部分が非常に重要です。

導入したツールと業務内容の相性が悪く、従業員からは使いにくいと判断されてしまい、想定したほどの業務改善の効果が出なかったというケースも少なくありません。

担当部署が使いやすいと感じるシステムでなければ、積極的に使ってもらえず、従業員の不満にも繋がってしまう点を忘れないようにしましょう。

デジタル化の方法を選ぶのであっても、まずは業務内容をしっかりと把握し、課題点を解決するにはどういった機能があればいいかと考えることには変わりありません。

IT部門やシステム開発部門が全て解決してくれる

デジタル化されていない業務が多いと、IT部門やシステム開発部門の力で何かしら解決してもらえるだろうと思ってはいけません。

一般的に、IT部門やシステム開発部門が業務改善策を立案しがちですが、本来、改善すべき業務の内容を一番理解しているのは当事者の部門です。

業務改善策を検討するために事前ヒアリングを行ったとしても、たった数回の話し合いだけでその業務すべてを理解できるはずありません。

その結果、考えられた業務改善策は「的外れ」だという評価を下されてしまい、当事者の部門・IT部門の双方の時間をムダにするという最悪の結果を迎えかねません。

あくまでもIT部門はシステム技術の観点からアドバイスを加える立場であり、業務改善策の大部分を考えるのは当事者の部門であるという点を忘れないようにしましょう。

業務効率化を成功させるためのマインドセット

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ここまでご紹介したアイデアや方法をただ実践するだけでは、より良い業務効率化を達成できたとは言えません。

さらにより良い結果を出すためには、業務効率を改善させるためのプロジェクトを始める前に重要な考え方をチーム内で共有しておくのが大切です。

業務効率化を成功させるために重要な考え方はいくつかありますが、ここでは特に重要な2点について解説します。

継続的な改善の重要性とアプローチ

業務効率の改善は、一度良くなっただけで終わっては意味がありません。

時間が経つにつれ、改善した方法が実状に合わなくなってきたり、企業の方針変更と重なったり、様々な要因によって以前ほどの効果が見込めなくなるケースも考えられます。

そのため、業務効率化は継続し続ける必要があり、フィードバックを募るといった社内へのアプローチも非常に重要です。

定期的に業務改善の効果をモニタリングし、改めて改善策を検討する必要が出てきたらプロジェクトとして取り組む、このようなプロセスを継続していく必要があります。

担当者の退職などによって世代交代がスムーズにいくように引き継ぎなども考慮し、業務改善を継続できる仕組み作りも同時に必要となるでしょう。

変化への適応とコミュニケーション

業務改善を行うというのは、社内に少なからず変化が起きることです。

改善案を検討した結果、従来とは業務の流れが変わるのは必然であり、場合によってはツールを導入して業務が完全にデジタル化するなど、大きな変化を求められる場合もあります。

そんな変化に抵抗感を持つ従業員が出てしまうのは、業務改善において避けられない問題です。

変化についていけず退職するといった最悪の結果を招く前に、当事者の部門とコミュニケーションを取り続けるのを忘れないようにしましょう。

日頃のコミュニケーションを取っていれば、その業務改善が望まない方向へ進みつつあっても、事前に察知できて軌道修正が間に合うかもしれません。

変化への適応を促しつつ、常にコミュニケーションを取り続けるのも非常に大切です。

まとめ：業務効率を改善して社員の満足度を向上

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今回は、業務効率の改善方法や作業効率を上げるアイデアなどを詳しく紹介しました。

業務効率を改善するのは、簡単な道のりではありません。誰でもこれまでやってきた流れを崩したくはなく、変化についていけずモチベーションが下がってしまう従業員が現れる場合もあるでしょう。

しかし、業務効率を改善する本来の目的は「会社をより良くするため」です。

その本質を忘れずに共有できれば、全員が望む業務改善が達成できるのではないでしょうか。

もし自社の業務改善方法に悩んでいるのであれば、ぜひ株式会社Jiteraへ御相談下さい。

御社の課題点をお聞きし、当社よりより良いご提案をさせて頂きます。