従業員の持つナレッジを効率的に社内還元する「ナレッジ共有」というビジネス手法が注目を集めています。

しかし個人のナレッジを社内に還元することは、多くのメリットが得られる反面、様々なハードルがあります。

この記事ではナレッジの共有の概要やメリットを紹介するとともに、企業のナレッジ共有を支援するナレッジ共有ツールについても紹介します。

ナレッジ共有ツールとは

ナレッジとは、膨大なデータから必要な情報やノウハウを整理し、活用可能にした情報群です。

従来は熟練者が知識を蓄えていましたが、それでは業務が属人化し、人材の活用が進みません。

適切なナレッジマネジメントの導入には、情報共有と認識共有が重要ですが、多くの障害があります。

例えば、社内情報の所在が不明、コミュニケーションの不足、知識の蓄積不足などです。

そんな障害を取り除く一つの方法として、ナレッジ共有ツールの導入 があります。

ナレッジ共有ツールは以下の提案を行います。

• 気軽に情報を蓄積・共有できるストックストレージ
• 情報を自動整理し、必要な形で参照できるデータ管理システム
• 社内コミュニケーションツール

近年では、AIを活用した情報分析やシステム連携による自動ナレッジ蓄積が注目されています。

AIの活用により、ナレッジ共有のハードルが下がり、業務効率が向上します。

ナレッジ共有のメリット

ナレッジ共有には多くのメリットがあります。

社内の情報やノウハウを共有することで、以下のようなメリットがもたらされます。

• 業務効率化ができる
• イノベーションや新しいアイデアを生み出せる
• 顧客満足度の向上につながる
• 組織の活性化が図れる

さらに、ナレッジ共有ツールを活用することで、情報の蓄積や活用が体系化され、企業全体の意思決定のスピードを高めることができます。

これらのメリットを理解することで、ナレッジ共有とそのツールの導入が企業にどれだけ有益であるかを知ることができます。

ここでは、ナレッジ共有の具体的なメリットについて詳しく解説していきます。

業務効率化ができる

ナレッジ共有ツールは、従来バラバラに管理されていたデータを一元管理し、必要な情報を迅速に取り出すことができます。

これにより、情報の発見と活用が迅速化し、業務の無駄を削減します。

例えば、過去のプロジェクトデータを活用することで、同様の問題に迅速に対応でき、情報の重複や散逸を防ぎます。

さらに、過去データの有効活用が進むことで、業務の効率化と新たな市場価値を創造する技術の促進が期待できます。

ナレッジ共有ツールは、組織全体の知識を共有し、業務の効率化と革新を実現します。

イノベーションや新しいアイデアを生み出せる

ナレッジ共有ツールは、従業員の知識や経験を組織全体で共有し、異なる視点やアイデアが融合する ことで、イノベーションや新しいアイデアを生み出します。

過去の成功事例や失敗事例を参照することで、業務プロセスの改善や新しいビジネスモデルの開発が加速し、同じ過ちを避けることができます。

ナレッジ共有ツールは情報の検索や整理を容易にし、必要な情報に迅速にアクセスできるため、創造的なアイデアを実現する基盤を提供します。

結果として、企業内の知識を効果的に活用し、持続的なイノベーションを推進します。

顧客満足度の向上につながる

ナレッジ共有ツールは、顧客満足度の向上にも一役買ってくれます。

顧客情報や過去の対応履歴を一元管理 することで、迅速かつ的確な対応が可能となり、顧客の信頼を得られます。

全従業員が同じ情報を共有することで、顧客対応の質が均一化 され、高水準のサービスを提供できます。

さらに、過去の事例を共有することで対応方法が改善され、新しいサービスの提案が可能となります。

結果として、顧客満足度が向上し、リピーターの増加や新規顧客の獲得につながります。

組織の活性化が図れる

ナレッジ共有ツールは、組織の活性化にも貢献できます。

社員間のコミュニケーションを促進し、情報共有の基盤を作り出す機能が備わっており、社内の連携性が高まります。

また、異なる部署やプロジェクトチームがリアルタイムで情報を共有し協力できる環境は、理解や信頼を深め、協力体制の強化も期待できます。

さらに、情報の一元管理により必要な情報を簡単に取得できるため、業務効率とモチベーションが向上します。

結果として、組織全体の活性化と企業のパフォーマンス向上が期待できます。

中小企業向けナレッジ共有ツールの選び方

少人数のベンチャー企業やDX推進に取り組む中小企業にとって、どのナレッジ共有ツールの選ぶかとても重要です。

企業のニーズに合ったツールを選定することで、より効果的なナレッジ共有を実現できます。

以下の選定ポイントを判断基準として自社に最適なツールを選ぶと良いでしょう。

• コストパフォーマンス
• 簡単な統合性
• 使いやすさ重視でシンプルな機能
• 高いセキュリティ

ここでは、中小企業向けのナレッジ共有ツールを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

コストパフォーマンス

コストパフォーマンスは、中小企業にとって重要な要素です。

初期投資が少なく、ランニングコストが低いツールを選ぶことで、予算内で効率的なナレッジ共有が実現できます。

さらに、継続して利用するためにも、必要な機能を備えながらも自社の予算に合ったツールを導入することが大切です。

ユーザー数に応じた課金方式のSaaSは、企業の規模に応じた柔軟なコスト運用が可能であるためおすすめです。

無料トライアルやフリーミアムモデルを利用して、実際の使用感を確認しながら最適なツールを見極めることで、導入後のコスト管理も容易になります。

簡単な統合性

ナレッジ共有ツールを選ぶ際にツールの統合性の難易度にも注目しましょう。

既存の業務システムやツールとの統合が容易であれば、運用がスムーズになり従業員の負担も軽減されます。

例えば、メール、カレンダー、ファイル共有システムと連携できるツールは、日常業務とナレッジ共有をシームレスに統合します。

また、APIやWebhookを利用した他のソフトウェアとの簡単な統合機能を持つツールを選ぶと、企業のニーズに合わせた柔軟な対応が可能です。

ツールの統合が簡単にできるかどうかを重視することにより、業務プロセスが効率化され生産性が向上します。

使いやすさ重視でシンプルな機能

使いやすさを重視し、シンプルな機能を備えたツールは、中小企業にとって有用です。

複雑な機能は避け、必要最低限の機能を備えたツールは、導入初期のトレーニングコストや時間を削減し、業務効率を高めます。

他にも、従業員が短時間で学び、すぐに活用できるといったメリットがあります。

また、シンプルな機能のツールはシステムの安定性が高く、トラブルが少ないため、運用をスムーズに進めることもできます。

使いやすさとシンプルさを兼ね備えたツールを選ぶことで、効率的なナレッジ共有が実現し、業務の円滑化と生産性の向上が期待できます。

高いセキュリティ

高いセキュリティを提供するツールは、中小企業にとって重要です。

取り扱う機密情報が増えるため、データの暗号化、アクセス制限、二要素認証などの高度なセキュリティ機能を備えたツールが必要でしょう。

安心して利用するために、信頼性の高いベンダーを選び、セキュリティポリシーや運用形態に注意を払いましょう。

さらに、従業員のセキュリティ教育も重要で、全社的な情報保護体制を構築することが必要です。

高いセキュリティを備えたツールを選ぶことで、安全な情報管理と信頼性の高い業務運営が実現します。

【FAQ/社内Wikiタイプ】おすすめナレッジ共有ツール5選

FAQや社内Wikiタイプのナレッジ共有ツールは、気軽にナレッジを投稿、編集、整理できる社内サイトを提供します。

これにより、誰でも簡単に情報を共有・整理できる環境を目指しており、社内のコミュニケーション活性化も期待できます。

まずは各ツールの比較表を確認してみましょう。

ここでは、各ツールの特徴とメリットを比較して紹介します。

NotePM

NotePMは、高機能エディタと使いやすいサイト管理で人気の社内Wiki系ナレッジ共有ツールです。

社内Wikiに紐づく形で、社内マニュアルや業務のノウハウ、設計書や議事録などの情報を一元管理できます。

これにより、情報の検索や編集が簡単に行え、効率的な情報共有が可能です。

また、階層構造で整理されたページ管理機能があり、必要な情報に迅速にアクセスできる点も魅力といえます。

NotePMは、使いやすさと機能性を兼ね備えたツールとして、多くの企業で活用されています。

NotePMの公式サイトはコチラ！

Confluence

Confluenceは、操作性と拡張性に優れた社内Wiki系ナレッジ共有ツールです。

自動化ツールであるJira Automationとの統合が可能で、プログラミングによるカスタマイズを通じて、より自社のニーズに沿ったナレッジ活用が実現できます。

これにより、業務プロセスの自動化や効率化が進みます。

さらに、Premium以上のプランではAIによる分析・提案機能が追加され、ナレッジの有効活用が一層促進されます。

Confluenceは、柔軟な拡張性と高い操作性を兼ね備えたツールとして、多くの企業で利用されています。

Confluenceの公式サイトはコチラ！

Qast

Qastは、Q&A形式とメモ形式を活用する社内Wiki系ナレッジ共有ツールです。

匿名機能や投稿テンプレートなどが用意されており、従業員がより気軽に情報を発信することが可能です。

これにより、誰でも自由に質問やメモを投稿でき、社内の知識や情報が蓄積されていきます。

また、匿名機能により、意見を表明しやすい環境が整備されるため、社員全員が参加しやすい雰囲気を自然と作り出すことが可能です。

Qastは、使いやすさと参加のしやすさを重視したツールとして、多くの企業で利用されています。

Qastの公式サイトはコチラ！

esa

esaは、シンプルで低コストな社内Wiki系ナレッジ共有ツールです。

Markdown記法を使用してドキュメントを作成でき、ブログ感覚で充実した社内Wikiを構築することが可能です。

これにより、従業員は簡単に読みやすく整理されたドキュメントを作成し、共有することができます。

さらに、esaはシンプルなインターフェースを持ち、初めてのユーザーでもすぐに使いこなせる設計がされています。

低コストでありながら、豊富な機能を備えており、多くの企業で導入が進んでいます。

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QiitaTeam

QiitaTeamは、IT技術の知識共有サイト「Qiita」の運営元が開発した社内Wiki系ナレッジ共有ツールです。

ITエンジニアをはじめとする技術者が使いやすい機能が豊富に搭載されており、専門的な知識の共有や技術情報の整理に適しています。

さらに、高いセキュリティを誇り、企業内での安心・安全な情報共有を実現します。

QiitaTeamは、技術者のニーズに応える設計とセキュリティを兼ね備えたツールとして、多くの技術系企業で利用されています。

QiitaTeamの公式サイトはコチラ！

【ドキュメント管理分析タイプ】おすすめナレッジ共有ツールを比較

ドキュメント管理分析タイプのナレッジ共有ツールは、大量のドキュメントを蓄積し、強力な検索機能やAIによる自動提案機能で整理・活用することができます。

必要な情報を迅速に取り出し、専門性の高いマニュアルや関連資料、顧客先の補足情報などをわかりやすく活用することが可能です。

ここでは、各ツールの特徴とメリットを比較して紹介します。

Flouu

Flouuは、リアルタイムで情報共有が可能なドキュメント管理系ナレッジ共有ツールです。

共有したドキュメントへのコメントや情報共有が簡単に行えるため、チーム内でのコラボレーションがスムーズに行えます。

特に強力な全文検索機能や履歴管理機能が人気で、必要な情報を迅速に検索し、過去の変更履歴を確認することができます。

これらの機能により、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握し、効率的に業務を進めることが可能です。

Flouuは、情報共有とドキュメント管理を一体化した便利なツールとして、多くの企業で活用されています。

Flouuの公式サイトはコチラ！

Welog

Welogは、ドキュメントの保存と共有によって、中小企業の属人化問題を解決することを目指すドキュメント管理系ナレッジ共有ツールです。

シンプルかつ低コストで導入できるため、特に中小企業に適しています。

ドキュメント管理やナレッジ共有を容易に実現し、従業員がどこにいても必要な情報にアクセスできます。

必要な情報だけにアクセスすることにより、情報の一元管理が進み、業務効率が向上します。

Welogは、使いやすさと経済性を兼ね備えたツールとして、多くの企業で利用されています。

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Knowledge Explorer

Knowledge Explorerは、AIによって大量の業務データを検索・整理・活用できるオンプレミスのドキュメント管理系ナレッジ共有ツールです。

様々なマニュアルや社内資料を保存しておくことができ、必要なときに今参照すべき資料を自動で検索し、提案・活用してくれるAI機能が魅力です。

このAI機能により、社員は必要な情報に迅速にアクセスでき、業務効率の大幅な向上が見込めます。

Knowledge Explorerは、情報管理の高度化と業務の最適化を目指す企業にとって非常に有用なツールです。

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Accela BizAntenna

Accela BizAntennaは、業務フローとナレッジ活用の一体化で製造の効率化を図るドキュメント管理系ナレッジ共有ツールです。

事務や資料に詳しくない現場の人でも使いやすいよう設計されており、初心者でも簡単に操作できるデータベースやタグ検索機能が人気です。

これらの機能により、現場のスタッフが必要な情報に迅速にアクセスでき、生産性の向上が見込めます。

Accela BizAntennaは、情報管理と業務効率化を両立させるための優れたツールとして、多くの製造業で利用されています。

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AI-Brid

AI-Bridは、一問一答のFAQと情報を絞り込むドキュメント管理の2つのエンジンを搭載したFAQ/ドキュメント管理両立型のナレッジ共有ツールです。

様々なデータ形式をそのまま管理できるため、柔軟な情報整理が可能です。

蓄積したデータ群からAIが必要な資料やFAQを自動で提案・生成する機能が大きな魅力といえます。

この機能により、社員は迅速かつ正確に必要な情報を入手でき、業務効率が大幅に向上します。

AI-Bridは、先進的なAI技術を活用した情報管理ツールとして、多くの企業で活用されています。

AI-Bridの公式サイトはコチラ！

NIKKEI The KNOWLEDGE

NIKKEI The KNOWLEDGEは、日経情報をベースとしたドキュメント分析系ナレッジ共有ツールです。

通常のナレッジ共有ツールとは異なり、新聞や業界専門紙などの情報媒体のデータをAIが分析し、日々の情報を的確に整理してチームや組織で共有することを目的としています。

このツールを使うことで、最新の業界動向や重要なビジネス情報を迅速に把握し、組織全体で共有することが可能です。

NIKKEI The KNOWLEDGEは、情報の正確さとタイムリーな共有を重視する企業にとって非常に有用なツールです。

NIKKEI The KNOWLEDGEの公式サイトはコチラ！

【専用ツール作成】おすすめナレッジ共有ツールを比較

自社独自のツールを作成するタイプのナレッジ共有方法は、業種ごとに異なる「ナレッジ」の形態やアップロード方法に柔軟に対応できます。

ある程度のIT知識を持っている場合、簡単に専用システムを組めるツールを利用して独自システムを構築する選択肢が欲しくなるものです。

ここでは、専用ツール作成タイプのナレッジ共有ツールの特徴とメリットを比較して紹介します。

Kintone

Kintoneは、必要なアプリをノーコードで開発できる業務支援ツールです。

様々な業務プロセスをシステム化できることから、社内FAQやファイル管理アプリ、問い合わせ管理などもカバーしています。

そのため、各企業の独自のシステムを簡単に構築できるところがKintone最大のメリットです。

この柔軟性により、企業は特定のニーズに合わせたカスタマイズが可能で、効率的な業務運営を実現します。

Kintoneは、IT知識がなくても使いやすく、幅広い業務に対応できる点が多くの企業で評価されています。

Kintoneの公式サイトはコチラ！

ChatGPT Enterprise

ChatGPT Enterpriseは、業界を刷新したAI生成チャットボット「ChatGPT」のエンタープライズ版です。

ChatGPTsを活用して独自のナレッジ共有チャットボットを作成できます。

エンタープライズ版では、入力データをAI開発に利用しないなどのカスタマイズが可能で、セキュリティを維持しながらChatGPTそのままの最新の生成AIを活用できます。

ChatGPT Enterpriseにより、企業は安心して高度なAI機能を利用し、効率的なナレッジ共有と業務支援を実現できます。

ChatGPT Enterpriseの公式サイトはコチラ！

【クラウドストレージ】おすすめナレッジ共有ツールを比較

クラウドストレージは、業務で使用しているクラウドサービスを変更せずにスムーズにナレッジ共有を行える点が大きなメリットです。

普段使用している業務支援ソフトのクラウドストレージ機能を活用することで、業務の流れを阻害せずに情報を共有できます。

ここでは、各クラウドストレージツールの特徴とメリットを比較して紹介します。

Stock

Stockは、社内情報のストックに重点を置くクラウドストレージサービスです。

社内ノウハウの蓄積機能に特化しており、メンバー間でコメントし合う簡易的な社内SNS機能も備えています。

社内SNS機能により、情報の整理と共有がスムーズに行え、チーム内のコミュニケーションが活性化されます。

特に、社内情報の蓄積を重視する企業にとって、Stockは非常に注目すべきサービスです。

Stockを導入することで、効率的なナレッジ管理と情報共有を実現し、業務の質を向上させることができます。

Stockの公式サイトはコチラ！

Dropbox

Dropboxは、クラウドストレージ最大手として知られる高性能なクラウドストレージサービスです。

優れたストレージ機能に加え、共同編集ドキュメントツール「Dropbox Paper」も利用可能で、簡易的なナレッジ共有ツールとして活用できます。

Dropbox Paperより、チーム内でのリアルタイムコラボレーションが促進され、効率的な情報共有が実現します。

Dropboxは、使いやすさと信頼性を兼ね備えたクラウドストレージサービスとして、多くの企業から個人にまで利用されています。

Dropboxの公式サイトはコチラ！

Google Workspace/Google Drive

Google Workspace（旧G Suite）とそのシステムに連携するGoogle Driveは、現代ビジネスに欠かせないクラウドストレージです。

現在利用している業務ツールがGoogle Workspaceなら、そのまま簡易的なナレッジ共有ツールとしても利用可能です。

ドキュメントの作成、共有、共同編集がGoogle Workspace上で行うことができ、チーム内での効率的な情報共有が実現します。

Google WorkspaceとGoogle Driveは、多機能かつ使いやすいツールとして、多くの企業で活用されています。

Google WorkspaceとGoogle Driveの公式サイトはコチラ！

Microsoft365/OneDrive

Microsoft365（旧Office365）と連携するOneDriveは、現代ビジネスに欠かせないクラウドストレージサービスです。

Officeツールとの連携により、社内情報やナレッジを効果的に活用できます。

さらに、社内SNSツールViva Engage（旧Yammer）とも連携可能で、チーム内のコミュニケーションと情報共有が一体化され、効率的なナレッジ管理が実現します。

Microsoft365とOneDriveは、多機能かつ統合されたツールとして、世界中でトップシェアとして活用されています。

Microsoft365とOneDriveの公式サイトはコチラ！

【社内SNS】おすすめナレッジ共有ツールを比較

社内SNSツールは、従業員間のコミュニケーションを円滑にし、摩擦を緩和することで、ナレッジ共有を活性化させます。

従業員一人ひとりが主体的に取り組む環境を整えることに重点を置いており、情報の共有と協力が促進されます。

ここでは、各社内SNSツールの特徴とメリットを比較して紹介します。

Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva Engageは、Microsoft365と連携可能な社内SNSツールです。

高性能なツールになっており、テーマごとにコミュニティを作成しすることで、コミュニケーションを促進する機能が特徴です。

この機能により、社員同士の情報交換が盛んになりナレッジ共有も効率的に行えることで、さらにチームの連携が強化されます。

Microsoft Viva Engageは、使いやすさと機能性を兼ね備えたツールとして、Microsoft365とともに多くの企業で導入されている実績があります。

Microsoft Viva Engageの公式サイトはコチラ！

Talknote

Talknoteは、コミュニケーション活性化やオーバーワークの抑制機能に優れた社内SNSツールです。

シンプルなUIを採用しており、情報を書いたノートがタイムラインで管理できるため、直感的に操作できます。

見やすいUIにより、社員同士のコミュニケーションが円滑になり、情報共有がスムーズに進みます。

また、オーバーワークを防ぐための機能も充実しており、社員の健康管理や業務の効率化にも役立ちます。

Talknoteは、使いやすさと機能性を重視したSNSツールとして、多くの企業で採用されています。

Talknoteの公式サイトはコチラ！

Beat Shuffle

Beat Shuffleは、ビジネスチャット機能が付属し、日本の大手企業にも導入実績がある社内SNSツールです。

社内のツール定着を目指し、導入前後のサポートや運用カスタマイズまで手厚い支援を提供します。

このサポートにより、企業はスムーズにツールを導入し、効果的に活用することができます。

さらに、ビジネスチャット機能を活用することで、社員同士のコミュニケーションが円滑になり、情報共有が促進されます。

Beat Shuffleは、信頼性とサポートの充実したSNSツールとして、多くの企業で高く評価されています。

Beat Shuffleの公式サイトはコチラ！

 

 

ナレッジ共有ツールの導入事例

ここでは、ナレッジ共有ツールの導入事例を紹介します。

以下の企業がどのようにしてナレッジ共有ツールを活用し、業務効率化や情報共有の改善に成功したのか、実際の具体的から解説します。

• 株式会社横森製作所
• 品川リフラクトリーズ株式会社
• ゼロバンク・デザインファクトリー株式会社

これらの企業の導入事例を知ることにより、ツール導入のメリットや効果を理解し、自社に最適なナレッジ共有ツールを選ぶことができるようになるでしょう。

株式会社横森製作所

日本有数の「階段」製造・建築会社である横森製作所は、当初動作の軽い文書管理システムを求め、NotePMの導入を行いました。

その過程でNotePMのナレッジ共有機能を使い社内FAQ用の「質問箱」を設置。

質問箱によって、同じような質問が減り、業務が格段に効率的になりました。

また、NotePMの「ブログ投稿するような感覚で気軽に情報発信ができる」ことで、社内外に情報を積極的に発信でき、社内に新しいコミュニケーション文化が生まれました。

株式会社横森製作所の事例はコチラから確認！

品川リフラクトリーズ株式会社

総合耐火物メーカー品川リフラクトリーズは、研究ノートや実験データなどオーソライズされておらず整理できない状況から研究資料の有効活用に課題を抱えていました。

特に一つの情報に紐づく研究資料が多すぎて、求める資料を探し出せないことは大きな問題でした。

そこで、様々なデータ形式を一元管理でき、AIで自動整理を行うKnowledge Explorerを導入。

その結果、Googleウェブ検索に近いUIで、システムに不慣れな作業員でも簡単に探している資料にたどり着くことができるようになりました。

また、AIによる新規提案によって、検索システムの利用者が増加し、社内の情報共有が活発になりました。

品川リフラクトリーズ株式会社の事例はコチラから確認！

ゼロバンク・デザインファクトリー株式会社

ゼロバンク・デザインファクトリーは、日本初のデジタルバンク「みんなの銀行」の保守管理を担うシステム開発会社です。

同社は金融機能APIを一般事業者へ提供するBaaSプラットフォームの開発案件を進めるうえで、外部のエンジニアや事業者とのやり取りがストックされないこと、過去の情報にアクセスし辛いことに危機感を感じ、ナレッジ共有ツールの導入を決めました。

金融業界独自のセキュリティとの親和性もさることながら、現場の人間がJiraSoftwareなどのアトラシアン製品を使い慣れていたことが決め手となりConfluenceを採用しました。

Confluenceは、案件に係るエンジニア間のナレッジ共有の場として機能し、更にエンジニアとバックオフィス部門の間にナレッジが共有されるようになり、業務の様々な手続きをスムーズに進めることができるようになりました。

ゼロバンク・デザインファクトリーの事例はコチラから確認！

まとめ：ナレッジ共有ツールで社内のシナジーを生み出す

ナレッジ共有ツールは、個人が持つ業務に関する知識やノウハウを、活用できるナレッジとして共有するための支援ツールです。

ナレッジ共有は、

• 業務効率化
• 社内のコミュニケーション活発化
• 社内データの活用
• 新規イノベーションの促進

といったメリットが期待できるため、人手不足や社内活発化、イノベーションによる新規製品の開発を望む企業にとって検討するべき経営戦略手法と言えます。

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