システム統合にはどのような効果があるか、ご存じでしょうか。

システム統合ができれば、データの統合や業務プロセスの改善ができます。

この記事では、システム統合でどのような効果があるのかを解説しています。

この記事を読んで、システム統合を行うかどうかの参考にしてください。

社内システム統合とは？

システム統合とは、異なるコンピューターシステムやソフトウェアアプリケーションを一体化して、協調動作をさせるプロセスのことを指します。

これらが異なる技術やプラットフォームで開発されていると、データなどがそれぞれ異なる形式で利用されていることはよくあります。

このような場合、これらシステムやソフトウェアを統合して、データ形式や通信プロトコルの統一化を図る必要が出てくる場合があります。

たとえば、M&Aのような企業の組織構造の抜本的な再編をする場合や、ITインフラの再構築・部門間の業務改善などです。

システム統合が実現できれば、異なるシステム間でデータや機能を共有し、効率的で効果的なビジネスプロセスが確立できます。この結果、組織は、リソースの最適化や情報の正確性の向上などの利点を得られるでしょう。

システム統合のメリット

システム統合は、異なるシステム間のデータや機能を共有することで、効率的で効果的なビジネスプロセスを確立できることがわかりました。では、このシステム統合にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、システム統合のメリットについて解説します。
システム統合を行うことで得られるメリットは、おもに以下の3つです。

• コストダウンし、運用効率も上がる
• 意思決定が早くなり、リスク管理もできる
• 業務プロセスを自動化できる

それぞれ解説します。

コストダウンし、運用効率も上がる

システム統合を行うと、コスト削減と運用効率の向上が期待できます。
統合前であれば、データ管理のために多くの情報を手入力で行う必要がある場合、ヒューマンエラーでの入力ミスが多くなります。システム統合できれば、これらデータを一元管理できるため、入力の手間が減りコスト削減が実現できるでしょう。
さらに、入力の手間が減ることで、運用効率の向上が期待できます。

意思決定が早くなり、リスク管理もできる

意思決定の迅速化とリスク管理は、システム統合によるメリットの一つです。
システム統合前の状況では、情報が分散しており、必要な情報を集めるためにコストや時間がかかることが多いでしょう。システム統合を行えば情報を一括で管理できるため、情報収集にかかる時間を短縮でき、意思決定の迅速化が期待できます。
さらに、情報を一括管理できるため、情報漏洩などのリスク軽減にも効果があるでしょう。

業務プロセスを自動化できる

システム統合を行うと、業務プロセスの最適化ができ、プロセスの自動化が実現できます。
異なるシステムが連携して、データや情報がスムーズに移動できるようになることで、手作業でのタスクが削減されます。
自動化によって、業務プロセスが迅速かつ正確に実行されるようになれば、プロセスの最適化が実現できるでしょう。

システム統合のデメリット・課題

システム統合を行うことでのデメリット・課題は、おもに以下の3つです。

• コストがかかる
• 運用中断のリスクがある
• 業務プロセスが変わる可能性がある

それぞれみていきましょう。

コストがかかる

移行への課題やコストへの懸念が、システム統合を行うことのデメリットの一つです。それぞれ稼働しているシステムを、一つのものへまとめるシステム統合は、さまざまな課題が発生します。
たとえば、同一のデータではあるもののデータのフォーマットが異なるためにどちらの形式に合わせるか、などの問題が発生するでしょう。
また、システム統合には多大なコストがかかることも念頭に置いて、システム統合実施の検討を行う必要があります。ただし、オープンソースの活用やクラウドサービスの導入でコストを削減する方法もあります。

運用中断のリスクがある

システム統合には、運用中断のリスクと管理が複雑化する場合があることに注意が必要です。
統合を実施している間は、各々のシステムが利用できないため、運用が中断してしまう可能性があります。運用が中断しても別の方法で対応ができれば問題ないですが、そのシステムでしか対応できない場合はあらかじめ代替案を用意する必要があるでしょう。
統合を行うと、それまで扱っていた情報を一括で管理するため、管理が複雑化します。統合前から、どのような情報をどのように一括で管理していくかをあらかじめ整理しておくことが重要です。

業務プロセスが変わる可能性がある

システム統合を行うと、企業文化や業務プロセスが変化します。
特に、M&Aで企業統合を行うためにシステム統合を実施した場合は、企業文化に大きな変化があるでしょう。
変化した業務システムにいち早く慣れることができるよう、業務プロセスの手順をまとめた資料などをあらかじめ作成しておくと良いでしょう。
ほかにも、システム統合を行うと、従業員へトレーニングの必要が出てくる可能性があります。
大規模なシステム統合となった場合、業務プロセスが大きく変わる可能性が高いため、変わったプロセスになじめるようなトレーニングを実施する必要があるでしょう。

システム統合の進め方

システム統合にはメリット・デメリットが分かりましたが、どのように行うものなのでしょうか。ここでは、システム統合の進め方について5つのステップにわけて解説します。

• 目的と要件を洗い出す
• 統合の各段階でテストを行う
• システムを段階的に統合する
• 従業員に新システムのトレーニングを実施する
• 統合システムを運用し始めたら、定期的に監視する

それぞれみていきましょう。

目的と要件を洗い出す

システム統合を成功させるための第一歩は、統合の目的と要件を明確にすることです。

これには、企業が達成したい具体的な目標を定義し、新システムが満たすべき機能や性能要件を詳細に洗い出す作業が含まれます。

例えば、業務効率の向上、コスト削減、データの一元管理などが目的として挙げられます。また、システムの信頼性やスケーラビリティなどの技術要件も考慮する必要があります。

システム統合に関する要件を明確にすることで、実現性があるかを確認することが可能です。

また、統合プロセスの全体像が把握でき、システム統合するために関わる関係者全員が同じ目的に向かって進むことができます。

統合の各段階でテストを行う

システム統合の各段階でテストを行うことは、統合プロセスの成功に不可欠です。

初期段階では、個々のシステムやモジュールの単体テストを実施し、次にインテグレーションテストを通じてシステム間の相互作用を検証します。

さらに、ユーザー受け入れテスト（UAT）を行い、実際の運用環境での動作を確認します。

ユーザー受け入れテストにより、統合に伴う不具合や問題点を早期に発見し、修正することが可能です。

また、定期的なテストを行うことで、統合後のシステムの安定性と信頼性を確保します。

システムを段階的に統合する

システム統合を一度に行うのではなく、段階的に進めることが推奨されます。
段階的に進めることにより、リスクを最小限に抑えつつ、各段階での成果を確認しながら進行することが可能です。
まず、重要度の高い機能やモジュールから統合を開始し、段階的に範囲を広げていきます。
各フェーズの終了後に評価を行い、必要に応じて調整を加えながら進めることで、システム全体の統合がスムーズに進行します。

従業員に新システムのトレーニングを実施する

システム統合の成功には、従業員への適切なトレーニングが欠かせません。

新しいシステムやプロセスに対する理解を深め、操作方法を習得させることで、業務への移行が円滑に進みます。

従業員へのトレーニングプログラムは、統合システムについて実践的なハンズオンセッションやオンラインマニュアルの提供、定期的なフォローアップセッションを含むと良いでしょう。

従業員が自信を持って統合した新システムを利用できるようにすることで、生産性の向上とエラーの減少が期待できます。

統合システムを運用し始めたら、定期的に監視する

統合システムの運用が開始されたら、定期的な監視が必要です。

統合システムのパフォーマンスを継続的に評価し、問題が発生した場合は迅速に対応できる体制を整えるとよいでしょう。

監視ツールを活用して、統合システムの稼働状況やデータの整合性をチェックすることが重要です。また、ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、改善点を反映させることで、統合システムの最適化を図ります。

定期的な監視とメンテナンスを行うことで、長期的な安定運用を実現します。

システム統合を失敗させないポイント

システム統合を失敗させないポイントは、システム統合のスケジュールの立て方にあります。
以下、詳細に解説します。

スケジュールを立てる

システム統合では、システムの開発以外にも必要な作業が多くあります。ほかにも、システム統合が終わるまでの移行期間の運用についても考えなければなりません。
しかしながら、統合する日時だけを決定し、それに間に合うような開発スケジュールを組んでしまいがちです。の結果、上記のような作業が見込まれておらず、タイトなスケジュールとなってしまうことがよくあります。
事前に発生しうるリスクをしっかりと管理した上で、統合する日時を決定する必要があります。
スケジュール管理により、プロジェクトの全体像が把握でき、遅延や抜け漏れを防ぐことができます。

段階的に統合を進める

システム統合は一度に全てを行うのではなく、段階的に進めることがリスク回避のために重要です。

まず、統合の対象となるシステムや機能を優先順位に基づいて選定し、少しずつ統合範囲を広げていきます。

少しずつ統合範囲を広げることにより、各段階で発生する問題を迅速に特定・解決でき、全体的な安定性を保つことが可能です。

また、段階的なアプローチを採用することで、統合プロセスがスムーズに進行し、最終的なシステムの信頼性が向上します。

リスク管理をする

システム統合には多くのリスクが伴いますが、これを管理するための対策を事前に講じることが必要です。

まず、リスクを洗い出し、その影響度と発生確率を評価します。その上で、リスク回避策や緩和策を策定し、計画的に実施しましょう。

例えば、バックアップシステムの構築や、重要なデータの定期的なバックアップが挙げられます。

リスク管理は、統合プロジェクトの成功を確実にし、信頼性のある統合システムにするための重要なステップです。

コストダウンを図る

システム統合は費用がかかるプロジェクトですが、コストダウンを図るための工夫が求められます。

まず、現行システムの無駄な部分を削減し、最適化を図ります。また、オープンソースソフトウェアの活用やクラウドサービスの導入により、ライセンス費用やハードウェアコストを抑えることが可能です。

さらに、アウトソーシングの検討や、スケールメリットを活かした購入戦略も有効です。

コスト管理を徹底することで、システム統合の効率性と経済性を両立させることができます。

M&Aに伴うシステム統合と社内システム統合の違い

システム統合には、M&Aに伴うシステム統合と社内システム統合があります。

ここからは、それぞれのシステム統合の違いについて解説します。

	M&Aに伴う統合	社内システム統合
目的	異なる企業間の統合と シナジー効果を最大化するため	同一企業内の 効率化とコスト削減のため
複雑	異なるシステムや 文化の統合が必要	同一企業内での 既存システムの統合が必要
フォーマット	異なるデータフォーマットや データベースの統合	一般的に同一フォーマットの データ統合
プロセス	異なる企業文化と 業務プロセスの統合が必要	同一文化内での プロセス変更が必要
規制対応	異なる法規制への対応が必要	既存の法規制内での変更が必要

目的

M&Aに伴うシステム統合と社内システム統合では、その目的が大きく異なります。

M&Aに伴うシステム統合の場合、異なる企業間の統合と新たなビジネスモデルやシナジー効果を創出することが主な目的です。M&Aに伴うシステム統合には、顧客データベースの統合や業務プロセスの標準化が含まれます。

一方、社内システム統合では、主に同一企業内の業務効率の向上やコスト削減が目的となります。既存のシステム間でのデータ共有や、冗長なプロセスの削減を目指して行われます。

複雑

M&Aに伴うシステム統合は、社内システム統合よりも複雑です。異なる企業文化や業務プロセスを持つ組織が統合するため、システム間の互換性やデータの整合性を保つことが難しくなります。

また、企業間で使用される技術スタックが異なる場合、統合のための技術的な調整が必要となります。

一方、社内システム統合は、同一企業内での既存システムの統合であるため、共通の基盤やプロセスを持つことが多く、比較的スムーズに進行します。

フォーマット

システム統合におけるデータフォーマットの違いも重要な要素です。

M&Aに伴うシステム統合においては、異なる企業のシステムが異なるデータフォーマットや標準を使用している場合が多く、データベースの統合をするための作業が必要です。
社内システム統合では、一般的に同一フォーマットのデータ統合が必要です。既存のシステム間でフォーマットが統一されているか、比較的近しい場合が多いため、M&Aにおけるシステム統合よりも作業は簡単です。

プロセス

プロセスの観点から見ると、M&Aに伴うシステム統合は、異なる企業文化と業務プロセスの統合が必要です。そのため、多くの段階を経る必要があります。

業務プロセスの統合における段階は、デューデリジェンス、合併後の計画策定、システム統合の実施、テストといった複数のフェーズに分かれます。
特に、従業員の再配置や新しい業務フローの導入など、人的な側面も重要です。

社内システム統合の場合、同一文化内でのプロセス変更が必要です。既存の業務フローの再設計やプロセスの最適化に重点を置き、比較的シンプルなフェーズで進行することが可能です。

規制対応

M&Aに伴うシステム統合では、異なる法規制への対応が必要です。

そのため、規制対応が重要な課題となります。異なる地域や業界の規制に従う必要があり、特にデータプライバシーや情報セキュリティに関する規制への対応が求められます。

規程には、GDPR（一般データ保護規則）やHIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法令）などの法規制が含まれます。

一方、社内システム統合では、既存の法規制内での変更だけで済むため、規制対応の負担は相対的に軽減されます。

まとめ：システム統合の不安はJiteraに相談

システム統合が実現できれば、データの統合ができ業務プロセスの改善ができます。その結果、ビジネスプロセスが効率的で効果的なものになるでしょう。
システム統合を成功させるためには、統合プロジェクト計画をしっかりと立てることが重要です。プロジェクト実行だけでなく、リスク・品質・リソースなどあらゆる要素の検討を行い、これらを盛り込んだプロジェクト計画を立てるようにしましょう。
システム統合は、現行ビジネスへ長期的な影響を与えるため、システム統合を実行するかどうかは入念な確認や検討が必要です。
このようなシステム統合を自社で全て行うのは容易ではなく、 Webアプリ会社へ開発委託するのは一つの選択肢です。
ただ、Webアプリ開発会社には、さまざまな種類があり得意分野や開発手法もさまざまで、どの会社を選べばよいかわからないこともあるでしょう。
Webアプリ開発会社の選定に迷った場合は、実績豊富な株式会社Jiteraに一度ご相談ください。貴社の要件に対する的確なアドバイスが提供できます。

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