事業が順調に拡大し、購入や委託などの依頼先が増えてくると、悩まされるのが発注管理です。

メールやFAX、電話など、複数の連絡手段が混在する発注作業は、とても時間と手間がかかります。

人的ミスや、在庫管理の失敗による機会損失に繋がるおそれもあり、充分に気を付けなければいけません。

また、人手不足などにより特定の担当者に業務を依存している場合など、属人性が高まり過ぎてしまうのも、隠れたリスクです。

分かってはいるものの、限られたリソースの中では、なかなか解決できない問題なのではないでしょうか。

デジタル化による発注管理システムを導入すれば、煩雑な事務作業の時間を大幅に短縮できます。

この記事では、おすすめの発注管理システム10選を、徹底比較しました。

パッケージ化された管理システムなら、無料でできるエクセル管理にはない便利な機能が豊富に選べます。

本記事を参考にして、自社の業務にもっとも適したシステムを採用してください。

発注管理システムとは

発注管理システムとは、在庫管理や発注、納品などの業務を一元的に管理するためのものです。業務の効率化により、適正在庫やコストの削減が実現し、経営の効率化が期待できます。

もっとも、大規模な製造業と店舗型の小売り業では、重視される機能が異なります。各部門が独立するような企業の場合は、担当者間の社内フロー整備も含めた管理システムが必要です。

一方、小売業などの場合、ひとりの担当者が多岐にわたる商品群を管理するため、発注先によって異なる発注手段を一元化できることの方に、より大きなメリットが生じます。

業態に合わせたシステムを導入することが重要です。

では、どのようにシステムを選べばよいのでしょうか。

 

発注管理システムの主な6つの機能

自社の業態に合ったシステムを導入するには、発注管理システムにどのような機能があるかを理解する必要があります。主に次の6つの機能があります。

• 発注管理
• 在庫管理
• 納品管理
• 支払い管理
• メール機能
• システム連携機能

発注管理

発注管理とは、必要な材料や商品を集める仕入れを管理する機能です。

発注管理の具体的な流れは以下の4つです。

1. 購買依頼書の作成：必要数を調べて購買依頼書を作ります。
2. 発注方式の決定：発注方式を決めます。
3. 仕入先の選定：発注する取引先を決めます。
4. 注文書の作成と送付：注文書を作成して発注します。

発注管理が不充分だと、在庫切れや納期遅れなどで機会損失に繋がります。したがって、発注管理は事業において欠かせない業務のひとつです。発注管理を効率化するために、Web上ですべてのプロセスが完結する発注管理システムの導入が有効です。

在庫管理

在庫管理とは、在庫状況を速やかに把握できるように可視化して、適正在庫を維持するための機能です。

発注管理と紐づけることによって、欠品による機会損失を回避することは、売り上げを伸ばす上でも重要です。また、不良在庫を作らないことは、企業の財務に直接影響を及ぼします。使用期限切れなどによる材料の廃棄は「お金を捨てること」に他ならないからです。

そして、適切な在庫管理は、棚卸し時の煩雑な作業も軽減します。日常業務の妨げになりかねない棚卸し時の混乱を避けるためにも、システムと連携した在庫管理は欠かせません。

ほかにも、過剰な保管スペースの削減によるコスト節約など、適正在庫の維持は健全な事業活動に直結します。

納品管理

納品管理とは、発注した商品や材料について、納品予定日から実在庫になるまでを一貫して管理する機能です。

検品が済んだ商品は、受け入れ処理を行うと在庫管理と連携して自動的に在庫になるので便利です。また、複数店舗の場合は、店舗間移動などで商品を受け入れる場合もあるので、同じく受け入れ処理をして在庫として管理します。

納品に遅延が発生した場合は、変更予定日などを顧客に伝える必要があるため、担当者以外でも速やかに確認できる仕様に設定するとよいでしょう。

これらの仕入れ実績は、発注管理と連携して商品の需要予測に役立ちます。

支払い管理

支払い管理とは、納品された商品の支払いを管理する機能です。

発注時の単価や個数の確認、支払金額の計算などを自動処理し、月次処理と連携できる点が便利です。

また、先方からの請求書に基づき、支払い管理表を作成します。

支払い条件やスケジュールを管理できるので、運転資金の安定化に役立ちます。

会計ソフトなどほかのツールとの連携により、分析、レポートの出力などが行えるのも、活用したい機能です。

さらに、単価設定や割引率を設定し、売り上げや原価計算を自動で行えます。

仕入原価の上昇による原価率の低下などをいち早くキャッチし、適切な対策を打ちましょう。

メール機能

メール機能とは、メールによる返信やお知らせを自動化する機能です。
注文や問い合わせなどがあった場合に、自動で注文内容を回答としてメールで送信します。顧客や取引先からの注文に対して、24時間対応で返信できます。

受信したメールが顧客からの注文だった場合は、注文内容の確認や支払い方法などを記載したメールが自動的に返信されます。営業時間外や休業日でも迅速に対応できるので、顧客や取引先への信用構築に繋がります。

また、社内担当者に対しては、契約更新などのタスクが未完了だった場合などに、自動的にアラートメールを送信するように設定できます。タスクが完了した場合は、後工程の担当者に続けてお知らせメールを送信することも可能です。

システム連携機能

システム連携機能とは、さまざまな外部システムと連携し、業務効率をアップさせる機能です。

掛け払い決済代行サービスとの連携では、回収をアウトソーシングできます。

与信審査から請求書発行、代金回収などの請求に関する業務を一括して任せられるので、業務拡張に専念できるメリットがあります。

物流・発送代行サービスとの連携では、商品の受注から顧客の手元へ届くまでに必要となる業務を自動化できます。

その他会計ソフトや顧客管理サービス、送り状発行の代行サービスなど、さまざまな外部システムと連携して業務の効率化が図れる機能です。

発注管理システムを利用する3つのメリット

発注管理システムを利用することにより得られるメリットは、以下のような3つがあります。

• 工数削減
• 人的ミスの削減
• 業務の見える化

自社の業態に合わせたシステムを導入すれば、さらなる業務の効率化が期待できます。

工数削減

工数の削減とは、ひとつのタスクを完遂するために必要とする手数を減らすことです。

製造業において課題とされますが、ほかの業種においても重要な概念です。

不要な部分を省く、統合できる部分を統合する、または自動化するなどさまざまな手法があります。

工数を削減すると、作業時間が短縮し生産性が向上するので、同じ労働力でより多くの生産数を確保できます。また、人員の配置を見直せば、ほかの現場を補強したり、品質そのものを向上させられるのもメリットです。

近年問題となっている人手不足に対応するには、工数削減による見直しは欠かせません。発注管理システムの導入は、その決め手といえます。

人的ミスの削減

人的ミスを削減するには、ミスを誘発する原因を少しでも多く排除することが重要です。

管理システムを導入して手作業による工程を省けば、それだけ人的ミスが発生する確率が下がります。

もし手作業による工程を放置し、人的ミスが発生することを看過してしまうと、生産性が下がるだけでなく、従業員の負担も大きくなります。

人的ミスが頻発する状況を改善しない職場環境は、健全とは言えません。円滑な職場環境を維持するためにも、システムによる自動化は有効な手段です。

発注管理システムの導入は、良好な事業活動を続ける上でも欠かせません。

業務の見える化

業務の見える化とは、効率的な作業フローが組織全体で共有化されていないため、特定の個人のスキルに依存してしまったり、非効率な処理を繰り返してしまう状況を改善するための手段です。

業務の見える化を推進すると、業務の属人化が解消されたり、類似作業の重複が是正されて、会社組織内での仕事の流れがだれにでも「見える」ようになります。

その結果「ムリ・ムダ・ムラ」が改善され、柔軟で、効率的な組織が実現します。

業務の見える化には、作業工程のデジタル化が欠かせません。

デジタルツールである管理システムを導入することで、効率的な作業フローをだれでも共有できるようになります。

「稼げる」企業を目指すうえで、管理システムの導入はとても有効な手段です。

発注管理システムを利用する際の3つの注意点

発注管理システムを利用するにあたっては、以下のような3つの注意点があります。

いずれも、導入前によく検討しておく必要があるので、確認しましょう。

• 導入するには取引先の同意を取る必要がある
• 定着するまでにある程度時間がかかる
• 導入コストが高額になる場合がある

これらを現状の業務と照らし合わせて、発注管理システムの導入を検討する必要があります。

導入するには取引先の同意を取る必要がある

発注管理システムは、発注側と受注側の両社が送受信を行います。したがって、こちらがシステムを導入した場合、発注先にも同様の環境が必要になります。

しかし、取引先の中には、新しいシステムの導入に難色を示すところもあるかもしれません。

特に取引先が小規模事業者だったり、慣れてきたやり方にこだわる会社だった場合、承諾をもらえないことも考えられます。

したがって、本格的にシステムを導入する前には、取引先との充分な擦り合わせが必要です。

システムを導入した結果、これまでの取引が中断してしまうような事態は避けなければなりません。

そこで、取引先に理解を求める時は、導入による作業の効率化などをうまく伝えられる工夫をあらかじめ用意しておくのがおすすめです。

取引先の同意が得られた結果、信頼関係がより良好になる場合があるからです。

取引先との協業を含めた事業プランを考えてみましょう。

定着するまでにある程度時間がかかる

発注管理システムには、それまでの手作業に比べると新しい操作が必要です。

そのため、従業員が慣れるまでは、作業効率が下がる恐れがあります。

しかも、取引先が合わせて新規導入した場合、同じ状況が起きている可能性があります。取引先とのやり取りを重ねて定着するまでに、ある程度の時間がかかることを考慮しておきましょう。

導入コストが高額になる場合がある

新しいシステム導入にあたっては、相応の費用的コストが発生することは避けられません。

初期費用のほかに、月額のランニングコストもかかります。外部システムとの連携を実装すると、さらに金額が上がることもあります。

しかしこれは、デメリットだけではありません。

長期的に見れば、売り上げのアップ、顧客満足度の向上、従業員の負担軽減など、メリットが多いのも事実です。

事業体によっては、決算月に合わせて導入することが節税の面で有利になる場合もあるので、確認してみましょう。

無料で使える！発注管理システムおすすめ2選

こちらでは、無料で使える発注管理システムおすすめ2選をご紹介します。

いずれも、本来は有料であるシステムの機能を制限したり、期間を限定して無料で使えるサービスです。

サービス名	概　要
CO-NECT	発注先が導入していなくても利用可能
TS-BASE受発注	クラウドサービスなのでスピーディ

本格導入の前に、実際に使って試してみましょう。

CO-NECT

受発注システムCO-NECT（コネクト）は、CO-NECT株式会社が提供する受発注管理システムです。

このサービスの特徴は、発注先が導入していなくても利用可能な点です。

CO-NECTがFAX・メールに変換して、発注書を自動送信してくれます。また、LINEにCO-NECTを連携することで、LINE内で商品発注と通知の受け取りが可能になります。

フリープランはFAX発注が利用不可、データ保全なし、発注履歴の保存が過去90日間までなどの制限があります（チャットサポートはフリープランにもあり）。

TS-BASE受発注

TS-BASE（ティーエス・ベース） 受発注は、竹田印刷株式会社が提供する受発注・倉庫管理システムです。

受注の受け口である「注文サイト」と、それに紐づく「管理システム」だけでなく、WMS（倉庫管理システム）の機能を有する「倉庫システム」をセットで利用することで、受注から商品の発送までを一つのサービス内で完結することが特徴です。

また、クラウドサービスなので、スピーディーかつ低コストな導入・利用が可能です。最大２か月間、無料トライアルとしてTS-BASE 受発注の機能を試せます。

【有料版】発注管理システムおすすめ8選

こちらでは、有料版の発注管理システムおすすめ8選をご紹介します。

基幹システムとの連携を前提にカスタマイズできるサービス、飲食業界に特化したサービスなど、さまざまな管理システムがあります。予算と自社の業態をふまえて、検討してください。

サービス名	概　要
楽楽販売	カスタマイズの自由度が高いクラウド型
GoQSystem	月額15,000円（税別）から利用できる定額制
ネクストエンジン	在庫数に応じて自動で発注量を計算
アラジンEC	独自の取引方法に合わせたカスタマイズ
BtoBプラットフォーム 受発注	飲食・宿泊業界の受発注を効率化
COREC	発注先にはFAXやメールで発注書が届く
楽楽B2B	AI OCRによる注文書自動読み込み機能
MOS	モバイル環境で使いやすい仕様を追及

 

楽楽販売

楽楽販売は、株式会社ラクスが提供するクラウド型の販売管理システムです。

カスタマイズの自由度の高さが特徴です。売上と原価を紐づけて自動計算させたり、企業ごとのルールに基づいた請求処理や売上計上処理を自動化できます。

請求書の自動発行やデータステータスの自動変更、アラートメールなどで業務スピードを向上させ、人為的ミスを削減できます。

GoQSystem

GoQSystem（ごくーシステム）は、株式会社GoQSystemが提供する受発注管理システムです。

このシステムは、月額15,000円（税別）から利用できる定額制が特徴です。在庫確認や支払い方法の確認、メール配信、ステータス移動など、レギュラー業務の80％を自動化できます。

メール、電話、チャットなどのサポートが充実しており、自動音声の応答ではなく専属のスタッフが直接応対します（土日はLINEによる対応）。

最低利用期間が3ヶ月なので、繁忙期だけの利用という使い方も可能です。

ネクストエンジン

ネクストエンジンは、Hamee株式会社が提供するEC一元管理ツールです。

基本料金（3,000円から）＋従量課金の分かりやすいワンプランで完結します。

モール・カートはもちろん、WMS、決済サービスなどの各システムとの連携が業界最大級です。

発注から仕入れまで、一連の業務を効率化できます。指定した在庫数以下になるとメール通知されるので、在庫更新忘れの販売機会損失リスクが低減します。

アラジンEC

アラジンECは、株式会社アイルが提供するWeb受発注システムです。

BtoB企業向けに開発されたシステムであり、業種特有の商習慣や独自の取引方法に合わせたカスタマイズが可能な点が特徴です。

特殊な業務フローにも対応できるため、導入を躊躇している企業にも対応できます。

基幹システムの開発・販売の実績とノウハウがあり、「基幹システムも合わせて変更したい」といった要望にも応えてくれます。

BtoBプラットフォーム 受発注

BtoBプラットフォーム 受発注は、株式会社インフォマートが提供する飲食・宿泊業界を中心とした受発注業務を効率化するためのシステムです。

メニュー管理機能では、仕入れデータを自動で取り込み、原価率を自動算出します。ほかにも棚卸発注機能や支払管理機能など、発注業務に合った豊富な機能を搭載しています。

スマートフォン・タブレットに対応しており、どこにいても発注業務が行えるのが便利です。

COREC

CREC（コレック）は、仕入れや発注を効率的に行うためのWebベースのサービスです。

発注書の作成がWeb上で簡単に行えて、クリックだけでFAXやメール宛に発注書が送れます。発注額集計レポート、入荷状況のチェック、発注履歴からの再発注など、発注業務に便利な機能がそろっています。

スマートフォンやタブレットに対応しており、複数の発注担当やオーナーとの間で、発注情報の管理・共有が簡単になります。発注先の会員登録は不要です。

初期費用は0円で利用可能。発注者向けビジネスプランは1,480円（税抜）です。

楽楽B2B

楽楽B2Bは、株式会社ネットショップ支援室が提供する法人向けのBtoB受発注システムです。

受注伝票のAI-OCR（光学文字認識）機能により、FAXで送られた受注伝票を自動的にデータベースに反映できます。

掛率が反映された価格表示なので、価格交渉は事前の掛率設定の時点で完了します。営業が介在せずに発注側の作業のみで発注業務が完結します。

受発注機能のみの利用（Standard）は、月額 39,800円（月払いの場合は49,800円/月）です。

MOS

MOS（モス）は、株式会社アクロスソリューションズが提供するWeb受発注システムです。

発注者、取引先の環境が店舗、倉庫、営業先などの出先である場合を想定し、モバイル環境に特化した使いやすいUIを採用している点が特徴です。

初期設定などは不要で、マスタ登録するだけですぐに利用開始できます。

カスタマイズ対応や基幹システム連携で、自社業務に合った運用が可能です。

まとめ：発注管理システムを導入して効率化しよう

本記事では、おすすめの発注管理システム10選をご紹介しました。

さまざまな業界で人手不足が叫ばれる中、どの企業も限られたマンパワーで現場を回しているのが現状です。

受発注DXを実現する管理システムの導入は、効率的な事業活動にはもはや不可欠です。

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