商談や会議などの議事録を作成するのは手間がかかるものです。

AI議事録自動作成ツールを利用すれば、議事録作成の業務を効率化できます。

ただし、多くの種類があるため、どれを導入するのか選ばなければいけません。

それぞれの目的に適した機能や特徴を有するツールを選びましょう。

本記事ではおすすめのAI議事録自動作成ツールについて比較しました。

ツールの選び方のポイントや活用事例なども紹介しているため参考にしてください。

おすすめのAI議事録自動作成ツール

本記事ではおすすめのAI議事録自動作成ツールとして以下のツールを紹介します。

• Otter.ai
• Microsoft Teamsの会議記録
• Google Meetの字幕機能
• Zoomの録画トランスクリプション

それぞれのツールの機能や特徴について詳しくみていきます。

Otter.ai

Otter.aiは英語音声の録音から文字起こし、議事録作成にまで対応するツールです。

オーディオとビデオファイルの読み込みに対応しています。

英語で会議や取材などの録音をしながら、自動的に文字起こしされていくため便利です。

その場で録音した内容がテキストデータ化され、チームで共有もできます。

議事録の内容からキーワードで検索できる機能もあり便利です。

ビジネスでの利用だけではなく、英会話の勉強に活用することもできます。

複数の話者の声紋を判別して聞き分けることも可能です。

マルチデバイスに対応しており、同じアカウントでログインすれば、スマートフォンやパソコンなどで利用できます。

Microsoft Teamsの会議記録

Microsoft Teamsは会議やストレージ、タスク、チャットなどの機能がまとまったツールです。

Microsoft Teamsの機能の1つとして会議記録が提供されています。

会議や通話の内容を今後に活用するために記録できる機能です。

録音ではオーディオだけではなく、ビデオや画面共有アクティビティまでキャプチャされます。

単に会議の記録ができるだけではなく、文字起こしの機能があるのが特徴です。

生成されたテキストはリアルタイムで表示されます。

テキストに加えて、発言者の名前やタイムスタンプも表示されるため便利です。

生成されたテキストをダウンロードすることで議事録として使えます。

Google Meetの字幕機能

Google Meetはビデオチャットができるツールで、オンラインのWeb会議にも使うことができます。

そんなGoogle Meetには文字起こしの機能がついており、Googleドライブにデータが記録されるのが特徴です。

会議中で口述された内容はすべて文字起こしされるため、議事録として利用できます。

文字起こしは、字幕として表示された内容をドキュメントとして保存できる機能です。

注意点として、字幕表示のみ日本語対応で、文字起こしについては日本語に対応していません。

そのため、日本語でテキスト化したい場合にGoogle Meetは向いていません。

Zoomの録画トランスクリプション

Zoomはビデオ会議ツールであり、多彩な機能が搭載されているのが特徴です。

Zoomの機能の1つが録画トランスクリプションで文字起こしができます。

Zoomでは日本語字幕や日本語による文字起こしに対応しているため便利です。

文字起こしされた内容はトランスクリプトを保存することで議事録として扱えます。

トランスクリプトにはタイムスタンプが表示されているため、会議中のどの部分を記録したものか把握できます。

トランスクリプトの内容に多少の修正を加えることで、質の高い議事録を完成できるでしょう。

ZoomはWeb会議用のツールとして導入している企業は多いです。

議事録の作成で悩んでいる場合は、Zoomの導入を検討してみましょう。

AI議事録自動作成ツールの機能と特徴

AI議事録自動作成ツールに備わっている機能や特徴は主に以下のようなものが含まれます。

• 自動音声認識とテキスト変換
• 議事録の自動要約とキーポイント抽出

それぞれ議事録作成のための重要な機能です。

以下では各機能について詳しく紹介します。

自動音声認識とテキスト変換

AI議事録自動作成ツールにはAIが自動的に音声を認識する機能が備わっています。

会議を行う際にツールを起動させれば、AIが音声を自動で認識してくれるため簡単です。

さらに、認識した音声をテキストに変換して文字起こしをしてくれます。

中には話者の声紋を認識することで、発話者ごとに分けた上で発言をテキストに変換してくれるツールがあり便利です。

ツールを使うだけで、音声認識からテキストへの変換まで自動で行われ、議事録作成の手間を大幅に軽減できます。

作成されたテキストは自由にダウンロードが可能です。

テキストの内容に微修正を加えるだけで、問題のない議事録を作成できます。

議事録の自動要約とキーポイント抽出

AI議事録自動作成ツールの中には、発展的な機能として議事録の自動要約やキーポイント抽出の機能が備わるものがあります。

AIの性能が上がったことで、テキストの要約が可能になりました。

AIが要点を整理して簡潔なテキストにまとめてくれるため便利です。

さらに、テキストの中からキーポイントを抽出する機能もあります。

重要なキーワードを抽出すれば、ビジネスのヒントになるでしょう。

自動要約やキーポイント抽出の機能を使うことで、議事録をより効果的に活用できるようになります。

要約をまとめる作業やポイントとなるキーワードを抜き出す作業をAIに任せることで、議事録作成の業務が大幅に省略可されるでしょう。

AI議事録作成ツールの選び方

AI議事録作成ツールを選ぶ際には以下の2点を意識しましょう。

• 音声認識精度と言語サポート
• インターフェースと使いやすさ

音声認識精度が高いものや、多くの言語をサポートしたものは使いやすいです。

また、スムーズに利用するためにはインターフェースや使いやすさにもこだわりましょう。

以下ではツールの選び方のポイントを詳しく紹介します。

音声認識精度と言語サポート

音声認識精度とは、AIが正確に音声を認識できるかどうかを示します。

精度が低いと文字起こしされたテキストに誤りが多く含まれるでしょう。

後で修正作業に手間がかかると、業務の省力化の効果が薄れます。

できるだけ精度の高いツールを利用することで、修正の量を最小限に抑えられるでしょう。

また、ツールが対応している言語について確認することも大切です。

中には英語にしか対応しておらず、日本語のテキスト化ができないものもあります。

日本語を含めて複数の言語にサポートしているツールがおすすめです。

たとえば、議事録を日本語以外の言語にも変換できると、活用の幅が広がります。

インターフェースと使いやすさ

ツールのインターフェースに注目し、使いやすいかどうかを確認しましょう。

誰でも使いやすい操作性のツールであれば、導入しやすいです。

使いやすいツールであれば、現場に定着しやすくなります。

快適に利用できるインターフェースならば、業務効率化につながるでしょう。

マニュアルを事前に読まなくても直感的に操作できることが望ましいです。

画面を見るだけで、自分がしたい操作の方法をすぐ理解できるようなツールをおすすめします。

無料のお試し期間のようなものを用意しているツールであれば、実際に利用してみましょう。

実際にツールを使ってみないと、インターフェースの使いやすさを確認しにくいです。

 

AI導入に関することはJiteraにご相談ください！

AI議事録自動作成ツールの活用事例

AI議事録自動作成ツールは主に以下のような活用事例があります。

• 会議とセミナー
• 教育と研究

実際にどのような事例で役に立つのか詳しく紹介していきます。

会議とセミナー

AI議事録自動作成ツールは会議やセミナーで活躍します。

会議を行う際の議事録の作成の手間を省くことができるからです。

ツールを利用すれば、会議の要約からポイントの抽出まで任せることができます。

セミナーを開催する際にも、ツールを利用して音声をテキスト化できると便利です。

たとえば、セミナーを受講できなかった方のために文章を公開することができます。

セミナーの自動要約を行い、セミナーの内容をわかりやすくまとめた資料として公開することも可能です。

会議やセミナーを開く際には、常にツールを起動させておくと良いでしょう。

人の手で音声をテキストに書き起こして要点をまとめる手間を省けるため、業務効率化につながります。

教育と研究

AI議事録自動作成ツールは教育や研究の分野でも役に立ちます。

たとえば、大学で講義をした内容をテキスト化して後で公開できるため便利です。

講義で話した内容を自分で聞いて文字にするのと比較すれば、大きな手間を省くことができます。

文字起こしした内容を翻訳できるツールもあり、教育や研究の分野で活躍します。

日本語による講義の内容を外国語に翻訳してWeb上で公開できるからです。

研究の発表をした内容を要約し、翻訳して公開することもできます。

さまざまな外国語に翻訳しておくと留学生への配慮にもつながるでしょう。

講義や発表の内容の文字起こしや翻訳の手間を省けるため、AI議事録自動作成ツールを導入するメリットは大きいです。

AI議事録作成ツールのメリット

AI議事録作成ツールは以下の要素がメリットといえます。

• 正確性・検索性の向上
• 参加者全員の集中力向上
• 多言語対応
• 自動要約機能

各メリットについて詳しく紹介していきます。

正確性・検索性の向上

AI議事録作成ツールを利用すれば、人が行うよりも正確な議事録の作成が可能です。

現在のAIの技術では、人が聞き間違える言葉も正確に認識してテキストにできます。

また、議事録を作成させることで検索性が向上する点もメリットです。

作成されたテキストから検索して、特定のキーワードに該当する部分をすぐにチェックできます。

後で確認したい事柄がある場合は、すぐに検索を行い、知りたい情報をスムーズに確認できるでしょう。

参加者全員の集中力向上

ツールに議事録の作成を任せることで、参加者全員が会議に集中できるようになります。

議事録の作成を意識すると、会議の内容に集中できなくなる点が問題でした。

手動で議事録を取るのは多くの手間がかかり、ミスが発生するリスクもあります。

議事録の作成を自動化すれば、すべての参加者が会議の議論に参加し、内容について深く検討することができます。

参加者全員の集中力を向上させることで、会議の質を高めることが可能です。

多言語対応

多言語対応しているツールを利用すると、幅広い用途に活用できます。

たとえば、会議中は異なる言語間での円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。

外国語の翻訳を字幕として表示できる機能があります。

また、外国語の音声を日本語に翻訳した上で議事録として記録することも可能です。

外国語の翻訳をする手間を省くことができ、正確な日本語で出力されるため、修正の手間も軽減できます。

海外との会議や商談をする機会が多い場合は、多言語対応しているツールがおすすめです。

自動要約機能

自動要約機能を利用できるため、議事録の要約をする手間を省けます。

単に会議で話された内容をテキスト化するだけでは資料としての価値が低いです。

要約を用意しておくことで、後でスムーズに内容を確認できます。

自動要約機能を用いれば、人の手で要約する手間を省き、簡潔でわかりやすい内容にまとめることが可能です。

中には重要なポイントを抽出できる機能を提供するツールもあります。

自動要約機能などを利用することで、資料価値を高めることができるでしょう。

AI議事録作成ツール導入時のポイント

これからAI議事録作成ツールを導入する際には以下の2点について注意しましょう。

• データのセキュリティとプライバシーに注意
• カスタマイズと拡張性を検討

データを扱う際のセキュリティやプライバシーは大事です。

また、ツールのカスタマイズ・拡張性にも注目しましょう。

以上の2点について、詳しくみていきます。

データのセキュリティとプライバシーに注意

ツールを利用する際にはセキュリティに注目しましょう。

会議や商談などは機密情報が多く含まれるものです。

ツールを利用したことで機密情報の流出が起きると、企業にとって大きな損害となります。

情報セキュリティマネジメントシステムを取得しているか、どんなセキュリティ体制を整えているのかに注目しましょう。

また、プライバシーに配慮されていることも重要です。

会議の内容や意見などは個人情報に相当するものがあり、適切に管理する必要があります。

たとえば、発言者の匿名化をする、発言内容を要約するといった方法が効果的です。

ツールを用いて議事録を作成する際には、プライバシーの侵害を避けましょう。

カスタマイズと拡張性を検討

カスタマイズ性や拡張性の高いAI議事録作成ツールは利用しやすいです。

特定の業界でしか用いられない専門用語が飛び交う会議の場合は、精度に影響が出ます。

専門用語についてカスタマイズできるツールであれば、自社の環境にツールを適応させられるでしょう。

また、機能の追加やアップデートなどができる拡張性も大事です。

中には定期的に最新バージョンへアップデートできるツールもあります。

拡張性の高いツールであれば、環境の変化に素早く対応できるでしょう。

頻繁に機能が更新されているか、機能を追加できるサービスがあるかどうかなどをチェックすることをおすすめします。

AI議事録自動作成ツールのまとめ

AI議事録作成ツールを利用すれば、会議や商談などの音声をテキスト化できます。

議事録の作成に役立てられるだけではなく、教育や研究などさまざまな場面に活用できる便利なツールです。

ただし、多くのツールが出ているため、カスタマイズ性やセキュリティ性などに注目して選ぶことが重要になります。

音声認識精度が高く、インターフェースが使いやすいものを選びましょう。

AI議事録作成ツールの選定に迷ったときは、実績豊富な株式会社Jiteraに一度ご相談ください。

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