OCRは、印刷物や手書きの文書、写真などの画像に含まれるテキストを、機械が自動的に認識して取り込んで上でテキストデータに変換する技術のことです。

この記事では、OCRの仕組みやビジネスへの活用方法、メリットなどを解説しています。

この記事を読んで、OCRの仕組みを理解し、自社でOCRが活用できるかの参考にしてください。

ビジネスにおけるOCRの活用法

OCRとは、画像の文字をコンピュータが理解できるテキストデータに変換するプロセスであることがわかりました。

では、ビジネスにおけるOCRの活用法には、どのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、以下2つの項目に分けて、おもな活用法を解説します。

• 書類整理とデジタル化の効率化
• 自動データ入力とエラー削減

中小企業がOCRをどのように活用し、業務効率化を図れるのか、具体的な例とともに探っていきましょう。

書類整理とデジタル化の効率化

OCRは、ビジネスにおいて書類整理とデジタル化の効率化に大きな役割を果たしています。

以下は、その効率化のおもな方法です。

• スキャンおよび文書変換
• 文書検索と索引づけ
• 自動化されたワークフロー
• データの抽出と解析
• データの共有とアクセス

OCRを使用して、紙の書類をスキャンし、画像内のテキストを機械が読み取れるテキストに変換します。紙の書類をスキャンできれば、大量の書類を手作業で入力する必要がなくなり、時間と労力を節約できるでしょう。

ほかにも、スキャンされた文書からデータを抽出し、それを索引付けで保存することができます。索引付けで保存できれば、文書をキーワードや内容で簡単に検索できるため、便利です。

OCRを組み込んだ自動化ツールを利用して、書類のワークフローを自動化することができるのも、効率化の1つです。たとえば、特定の種類の書類をスキャンすれば、自動的に特定のフォルダに保存できるように接続ができます。

OCRを使用して文書からデータを抽出し、データベースやスプレッドシートに自動で入力が可能です。自動で入力ができれば、手動でのデータ入力作業が不要になり、データの精度と入力速度が向上するでしょう。

データの共有とアクセスができることも、効率化の1つです。OCRを使用して文書をデジタル化することで、情報の共有とアクセスを容易にします。

クラウドストレージや文書管理システムにデータをアップロードし、チーム全体が必要な時にアクセスできるようにすることが可能です。

このように、OCRを活用することで、書類整理とデジタル化のプロセスを効率化し、生産性を向上させることができます。

自動データ入力とエラー削減

自動データ入力とエラー削減は、OCRの活用法の1つです。

以下は、その具体的な活用方法です。

• フォーム処理
• 請求書処理
• 手書きテキストのデータ入力
• 自動認識システムとの統合
• データの検証と精度向上

OCRを使用して、入力フォームや書類からデータを自動的に読み取ります。たとえば、紙のアンケートや申込書から情報を抽出して、データベースやシステムに自動的に入力することが可能です。

受け取った請求書の情報をOCRを使って読み取り、自動的に会計システムに入力します。自動的に会計システムに入力できれば、手動での請求書の入力作業が不要となり、エラーや遅延を減少させられるでしょう。

手書きのテキストを読み取って、デジタルテキストに変換することができます。たとえば、手書きの注文書やメモを読み取り、データベースや文書に自動的に入力することが可能です。

統合した自動認識システムを使用して、製品や部品の識別タグから情報を読み取ることができます。タグから情報を読み取ることで、製造業や物流業界での品質管理や在庫管理のプロセスが効率化されて、エラーが減少します。

OCRを使用して自動的にデータを読み取ることができますが、その際のデータ検証も重要な項目の1つです。検証ルールを設定して、読み取られたデータを確認し、誤りがあれば修正するプロセスを組み込むことで、データの精度を向上させます。

OCRのビジネス利用におけるメリット

OCRを活用すれば、紙の書類をスキャンして、機械が読み取れるテキストに変換できたりすることがわかりました。

では、OCRを利用することで、ビジネスにおいてどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、おもな以下2つのメリットを解説します。

• 時間とコストの節約
• データアクセス性とセキュリティの向上

これら2つのメリットをみながら、OCRをビジネスに導入することで得られるメリットを掘り下げていきます。

時間とコストの節約

OCRのビジネス利用には、時間とコストを節約する多くのメリットがあります。

以下は、そのおもなメリットです。

• 自動化による作業時間の削減
• 高速な情報処理
• 人的エラーの削減
• 人員コストの削減
• スケーラビリティの向上

OCRを使用することで、手作業で行っていた書類の読み取りやデータ入力などの作業時間の大幅な削減が可能です。たとえば、大量の書類を手動で入力せず、OCRを使用して自動的にテキストを読み取ることで、データベースに入力ができます。

OCRを使用すれば、大量の種類や画像から瞬時にテキストを抽出できます。瞬時にテキストを抽出できるため、情報の取得や処理のスピードが向上し、迅速な意思決定や業務の効率化が可能です。

手作業によるデータ入力や文書処理では、人的エラーが発生する可能性が高いですが、OCRを使用することでそのリスクを軽減できます。OCRは高い精度でテキストを読み取るため、データの正確性が向上し、エラーが減少できるでしょう。

人員コストの削減は、OCRのビジネス利用のメリットの1つです。手作業で行っていた書類整理やデータ入力などの業務を自動化することで、人員コストを削減できます。

人員コストを削減できれば、従業員をより価値の高い業務に集中させることができるでしょう。

OCRを利用することで、大規模な文書やデータの処理を効率的に行うことができます。ビジネスが成長するにつれて、OCRシステムを拡張することで、処理能力を簡単にスケールすることが可能です。

このように、OCRをビジネスに導入することで、時間とコストを節約し、業務の効率化の向上ができます。

データアクセス性とセキュリティの向上

データアクセス性とセキュリティの向上は、OCRのビジネス利用におけるメリットの1つです。

以下は、そのおもなメリットです。

• データアクセス性の向上
• データの検索と共有の容易化
• バックアップと復元の容易化
• セキュリティの向上

OCRを使用することで、紙の文書や画像に含まれるテキストをデジタル化し、オンラインでアクセス可能な形式に変換が可能です。オンラインでアクセス可能な形式に変換することで、従業員は必要な情報にいつでもアクセスできることが可能となり、業務の効率化が期待できます。

デジタルデータへのアクセスは、リモートワークや移動中の業務でも容易に行えるため、柔軟性も向上できます。

OCRによってデジタル化されたテキストデータは、キーワードや内容で検索できるようになります。検索が可能になれば、文書の内容を素早く見つけることが可能です。

また、文書ではなくデジタルデータに変換しておけば簡単に共有できるため、チーム間での情報共有が円滑に行えるでしょう。

デジタルデータはバックアップが容易で、災害やデータの紛失に対するリスクが低減できます。バックアップされたデータは、必要に応じて簡単に復元できるため、データの安全性と信頼性の向上が可能です。
デジタルデータは、アクセス制御や暗号化などのセキュリティ機能を適用しやすく、機密性やプライバシーの保護が強化されます。

また、特定のユーザーだけが必要な情報にアクセスできるようにすれば、機密性を確保できるでしょう。

OCRを使用することで、ビジネスのデータアクセス性が向上し、データのセキュリティが強化されビジネス全体の効率性と信頼性が向上します。

OCRの機能のデメリット

OCR機能には便利な反面、以下のようなデメリットもあります。これらの欠点を理解した上で、補完する方法を考えることが大切です。

デメリット	内容
操作の複雑さ	スキャナーに比べて作業工程が増え、習熟が必要
誤認識リスク	似ている文字の判別が困難で誤変換が発生
レイアウト対応力	表や罫線、複雑な段組みは解析が難しい

スキャナーに比べ操作が複雑

OCRを使うには、スキャナーで画像データを取得後、OCRソフトで文字認識処理を行う必要があります。スキャナーだけの場合に比べると、作業工程が1ステップ増え操作がやや面倒になります。

スキャナーのみの場合は、紙文書をセットしてスキャンするだけでテキストデータが得られます。一方、OCRを用いる場合は、スキャン後にOCRソフトを起動し、画像ファイルを読み込んで文字認識処理を開始する必要があります。処理が終わっても、認識結果の確認と誤変換の修正という工程が追加されます。

スキャナーとOCRそれぞれの操作に習熟していないと、設定や作業手順を把握するのに時間がかかります。また、異なるソフト間のファイル変換や連携に手間取ることもあり、スキャナー単体より手続きが複雑になるのが現状です。ただし、軌道に乗れば作業スピードはそれほど変わらないため、少しの覚悟があればオペレーションは簡単にマスターできます。

類似文字の誤読のリスク

OCRでは、見た目が似ている文字を誤認識することがあります。例えば「ソ」と「ン」、「ハ」と「パ」などが判別しづらい場合があり、認識結果に間違いが混入するリスクがあります。

特に手書きの文字は個人差が大きく、同じ人でも書き方にゆれがあるため、OCRでの誤認識が起きやすくなります。また、印刷された文字でも、インクのにじみや紙の汚れなどで文字の形がくずれていると、OCRの認識精度は下がります。

デジタル化したい文書によっては、こうした誤認識が許されない場合もあるでしょう。認識結果を必ず確認し、誤りを修正する作業が不可欠となります。

複雑なレイアウトへの対応困難

表組みや罫線、背景色がある文書では、OCRの認識精度が下がります。文字だけでなく装飾要素が多いほど、正確なテキスト化は難しくなります。

OCRは文字認識を得意とするため、文字以外の線や色が入り混じると解析が難しくなります。例えば表の罫線が文字と交差していたり、背景に模様が入っている場合、OCRは文字領域の切り出しに失敗しやすくなります。

また、新聞や雑誌のように段組みが複雑なレイアウトの印刷物も、OCRの弱点です。文字の読み取り順が一般的な流れとは異なり、画像内の文字位置関係を正しく解析するのが困難となります。

こうした種類の文書は、OCR前にレイアウトを単純化する前処理が必要不可欠です。背景を除去し、罫線を削除するなどの画像加工を施すことで、ある程度は対応できるようになります。

以上のようなデメリットがあるため、OCRの結果は必ず目視で確認するようにしましょう。

AI導入に関することはJiteraにご相談ください！

無料で使える！オープンソースOCRツールの紹介

無料のOCRアプリには、多くのものがあり、それぞれ用途や特徴が違うものばかりでした。

次は、オープンソースOCRツールにどのようなものがあるかみていきましょう。ここでは、おすすめな無料で使える、オープンソースOCRツールを以下3つ解説します。

• Tesseract
• EasyOCR
• OCRmyPDF

それぞれのツールをみながら、オープンソースのOCRツールのメリットと、どのようにビジネスに組み込んでいけばよいかみていきましょう。

Tesseract

Tesseract（テッセラクト）は、さまざまなオペレーティングシステム上で動作する光学式文字認識エンジンで、Apache Licenseの下でリリースされたフリーソフトウェアです。

Tesseract OCRは、OCRエンジンのみで、コマンドラインのフロントエンドも用意されており、便利です。

マルチプラットフォームであるため、多くのGUIフロントエンドが開発されています。

Tesseract OCRは、多くの文字を正しく読み取ることができ、特に、漢字の読み取り精度が向上したといわれています。

Tesseractのページ

EasyOCR

EasyOCRは、どんな書類のフォーマットや種類であっても利用ができる、文字認識ツールです。AIが、入力された対象の構造を自動で認識するため、明細書など表が含まれている書類でも素早くデータ化することが可能です。

EasyOCRは、2020年に設立された団体であるJaided AIによって構築されたAIモデルです。Pythonモジュールで構築されており、画像からテキストを抽出する一般的なOCRです。

EasyOCRのページ

OCRmyPDF

OCRmyPDFは、スキャンしたPDFファイルに光学的文字認識（OCR）テキストレイヤーを追加するツールで、PDFファイルを検索できるようになります。

通常のPDFから、検索可能なPDFファイルを生成したり、OCRテキストを画像の下に正確に配置して、コピーと貼り付けを容易にしたりできます。

OCRmyPDFは、SourceForge.netから無料でダウンロードが可能です。

OCRmyPDFのページ

OCR導入の実践的なステップ

無料で使えるオープンソースのOCRツールには、いろいろなツールがあることがわかりました。

では、これらツールを使用して、OCRを導入していくにはどのようなステップが必要なのでしょうか。

ここでは、OCR導入の実践的なステップを、以下の3ステップに分けてみていきましょう。

• 導入前の準備：何をデジタル化するか
• 導入コストを検討する
• アプリ選定とカスタマイズ

それぞれのステップで、OCR技術をビジネスに導入する際の実践的な内容と、注意点を解説します。

導入前の準備：何をデジタル化するか

OCRの導入にあたっては、導入する前の準備として、どのようなデータや文書をデジタル化するかを決定することが重要です。その際のポイントは、以下のとおりです。

• 現状の文書の分析
• デジタル化の目的と目標の設定
• 優先度の設定
• 法的要件の確認
• ユーザーのニーズの把握

まずは、ビジネスで使用されている、多種多様な文書やデータを分析しましょう。

書類の種類・量・形式・頻度などを把握して、どの文書がデジタル化の対象となるかを明確にします。その際、デジタル化の目的や目標も明確に定義するのが重要です。

デジタル化の目的は、たとえば、作業の効率化・データのアクセス性の向上・コスト削減などがあげられます。目標を設定しておけば、導入後の成果を評価しやすくなるでしょう。

目的や目標だけでなく、デジタル化の対象となる文書やデータに優先度をつけるのも重要です。

ほかにも、ビジネスで使用される文書やデータが法的規制やコンプライアンス要件に準拠していることを確認しましょう。

ユーザーのニーズの把握も重要なポイントの1つです。ユーザーがどのように文書やデータを利用し、どのような機能やアクセス補法を必要としているかを把握して、それらに基づいたシステムを設計します。

このように、ビジネスにおけるデジタル化の目的やニーズに合わせて、どの文書やデータをOCRによってデジタル化するかを決定することが重要です。

導入コストを検討する

導入コストを検討することは、OCRを導入する際に必要です。以下は、そのステップのおもな内容です。

• OCRソフトウェアやサービスの比較
• ライセンス料や利用料の評価
• ハードウェアの検討
• カスタマイズや追加機能のコスト
• 導入後のトレーニングやサポートのコスト

OCRソフトウェアやサービスの種類、提供業者などを比較して、機能・価格・利用規約などを比較します。いくつかの選択肢を比較することで、最適なソリューションを見つけることができるでしょう。

導入コストを検討するために、ライセンス量や利用料の評価も重要です。一度だけの購入料金や、定期的なサブスクリプション料金など、多種多様な料金モデルがあるため、ビジネスの予算に合った料金モデルを選びましょう。

OCRを導入する際は、必要に応じて適切なハードウェアも検討する必要があります。

ほかにも、導入するOCRソフトウェアやサービスによっては、カスタマイズや追加機能を利用する場合に追加料金が発生することもあるため、注意が必要です。

OCRを導入した後も、トレーニングやサポートが必要となる場合があります。このため、トレーニングやサポートの提供方法や料金を調査し、コストを見積もることが重要です。

これら項目を考慮した上で、導入にかかる総合的なコストを検討しましょう。

アプリ選定とカスタマイズ

OCRを導入する際には、適切なOCRアプリを選定し、必要に応じてカスタマイズすることが重要です。以下は、そのいくつかのポイントです。

• ニーズの分析
• OCRアプリの調査
• デモやトライアルの実施
• カスタマイズの検討
• テストとデプロイメント
• トレーニングとサポート

まずは、ビジネスのニーズを明確にして、OCRがどのような目的で使用されるかを理解します。

ニーズの分析を行ったら、OCRアプリの市場を調査して、利用可能なオプションを探しましょう。各アプリの機能・対応言語・精度・価格などを比較して、ビジネスに最適なものを選定します。

選定したOCRアプリのデモやトライアルを実施して、実際の使用感や機能の評価をすることは重要なポイントです。

実際のビジネスニーズに適合するかどうか、確認するようにしましょう。ただし、選定したOCRアプリが実際のニーズに対応していない場合は、カスタマイズの検討も必要です。

カスタマイズの範囲や方法を決定し、開発リソースや予算を割り当てます。カスタマイズしたOCRアプリをテストして、動作を確認し、テストデータやユースケースを使用して機能や精度を評価します。

テストが完了して、アプリを本番環境にデプロイして利用可能にできれば、導入完了です。

導入後は、トレーニングやサポートできる体制を確保し、問題が発生した場合に迅速に対応できるようにしましょう。

OCRのビジネス利用における注意点

OCRを導入するまでに、導入前の準備やコストの検討、ほかにもアプリの選定やカスタマイズが必要であることがわかりました。

次に、ビジネス利用における注意点をみていきましょう。

ここでは、OCRのビジネス利用における注意点を、以下４つ解説します。

• 導入に時間がかかる
• 費用対効果が得られないこともある
• 精度の向上が難しい
• 認識誤りを検出する仕組みが必要

各項目の注意点をみながら、潜在的なリスクやデメリット、その解決策をみていきましょう。

導入に時間がかかる

OCRのビジネス利用においては、導入に時間がかかる点に注意が必要です。これは、以下の手順に時間がかかることが、おもな理由です。

• データの準備と前処理
• OCRシステムの設定とテスト
• 従業員のトレーニング
• 運用と改善

これらの手順に時間がかかることを理解した上で、OCRシステムを導入する際には、時間的な余裕を持って計画を進め、スムーズな導入と運用を行うようにしましょう。

費用対効果が得られないこともある

費用対効果が得られないこともある点を留意した上で、OCRのビジネス利用を検討するようにしましょう。

費用対効果が得られないとするおもな理由は、以下のとおりです。

• 導入コストがかかる
• データ品質と精度が十分でない
• 処理時間がかかったり効率性が悪い
• トレーニングと運用のコストがかかる
• ニーズの変化と技術の進化の影響を受ける

これらの注意点を考慮して、OCRシステムの導入を検討する際は、費用対効果を評価して、長期的なビジネス戦略に合致するかどうかを慎重に検討するようにしましょう。

精度の向上が難しい

精度の向上が難しいことは、OCRのビジネス利用における注意点の1つです。以下はそのおもな理由です。

• 異なるフォントや書体の処理
• 背景やノイズの影響
• 手書き文字の認識
• 誤字や脱字の影響

OCRを使用する際は、精度向上のための適切な対策を講じることが重要です。
また、精度の向上には時間と労力が必要であることを理解し、継続的な改善作業を行うようにしましょう。

認識誤りを検出する仕組みが必要

OCRのビジネス利用における重要な注意点の1つは、認識誤りを検出する仕組みが必要であることです。

OCRシステムは高い精度をもっているものの、完全な正確性を保証するものではありません。このため、認識誤りが発生する可能性が常にあります。

誤ったデータがビジネス上の決定や処理に影響を与える可能性があるため、認識誤りを検出し、修正する仕組みが重要です。

以下は、認識誤りを検出する仕組みをいくつかの例です。

• 人手による検査
• 自動検査アルゴリズムの導入
• 品質管理プロセスの検討
• フィードバックをループさせる

これらの仕組みを組み合わせることで、OCRシステムによって生成されるデータの品質を向上させるようにしましょう。

データの品質を向上できれば、認識誤りがビジネス上のリスクや問題を引き起こす可能性を最小限におさえることができます。

まとめ：OCR技術の未来とビジネスへの影響

今回は、光学文字認識（OCR）に関することをみてきて、以下のことがわかりました。

• OCRは画像の文字をコンピュータが理解できるテキストデータに変換するプロセスである
• 書類整理とデジタル化の効率化などのOCRのビジネスにおける活用法がある
• OCRをビジネスで活用できれば時間とコストの節約などのメリットが得られる
• OCRを導入するには何をデジタル化するかなどの明確な目的を見つけることが重要
• 導入に時間がかかるなどの注意点を留意した上でOCRを導入する必要がある

OCRは書類などの文字をデジタル化して管理できるため、データ検索が可能になるなどのメリットがあります。一方で、導入には時間がかかるなどのデメリットもあり、注意が必要です。

OCRを活用したシステムを自社で構築できない場合は、無料のツールを利用するとよいでしょう。しかしながら、ツールの数は多く特徴も異なるため、自社でどのようなツールを使えばよいかわからない場合もあります。

このようなときは、OCRに知見のある、株式会社Jiteraへご相談ください。

OCRを活用して、どのようなシステムやサービスを構築したいかをヒアリングさせていただき、適切なアドバイスを提案いたします。

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