社会の働き方の効率化への関心の高まりによって、RPAを採用する会社が増えつつあります。RPAツールがあればビジネスプロセスを自動化することで、企業は時間と労力を節約し、生産性を向上させることができます。しかし、RPAツールを選択する際には、多くのポイントに注意する必要があります。選択を誤ると、企業にとって大きなコストと時間の浪費につながります。

そこで今回は、RPAツール選定のポイントをわかりやすく詳しく解説していきます。RPAツールの社内採用を検討している企業の方は、最適なRPAツール選びの参考にしてください。

RPAツールを社内採用する前に！自動化ツールの特徴

RPA（Robotic Process Automation）ツールとは、ソフトウェアロボットを使用してビジネスプロセスを自動化するためのツールのことです。RPAツールは、次のような仕事を自動化できます。

• データ入力
• ファイル転送
• タスク監視
• 顧客対応
• 請求書処理
• 在庫管理
• 人事処理

これらの業務は、定型的に繰り返されることが多く、人間が行うとヒューマンエラーが生じ、多くの時間とコストを要するという課題があります。これらの定型的な業務を自動化することにより、企業は時間と労力を節約し、生産性を向上できます。

RPAの代表的な3つのクラス

RPAツールは、クラスによって自動化のレベルが異なります。

【クラス1】

クラス1は、定型的な仕事を得意とする自動化レベルです。もっとも自動化レベルが低いため、決められたこと以外の仕事はできません。万が一、自動化のフローに変更があった場合は、その都度カスタマイズの必要があります。

【クラス2】

クラス1と比べてクラス2は、AIによる学習機能が搭載されているため、たくさんのデータを扱うことができます。そのため、クラス2なら顧客分析や情報処理などの高度な仕事を効率化できます。自動化フローに変更があった場合でも、変更内容に合わせて自動的にフローを変更できるため、定型的ではない仕事でも対応できます。

【クラス3】

クラス2と比べてクラス3は、顧客分析や情報処理はもちろん、その会社にとってベストな結果を出力するところまで自動化できます。クラス3は、学習能力が高く、自分で規則を作成し、意思決定できます。

クラスが上がると機能性が向上するため非常に便利ですが、それに比例してコストも上がります。そのため、事前にRPAツールで遂行する仕事の範囲を決定することで、ベストなクラスを決めやすくなります。

RPAツールの社内採用のメリット・デメリット

RPAツール社内採用のメリット

自動化ツールの採用は、次のようなメリットがあります。

・人間が手作業で行う作業時間を大幅に削減できる。 ・人間による手作業ミスを減らすことができる。 ・手作業による作業時間を減らせるため、コストを削減できる。 ・自動化されたプロセスを高速で実行できるため、仕事の実行速度を向上できる。 ・プライバシーやセキュリティに関する規制に対応できるため、機密情報の漏洩やセキュリティの問題を回避できる。

RPAツール社内採用のデメリット

一方で、RPAツールによる自動化のデメリットには、次のようなものがあります。

• 複雑なタスクや判断力を必要とする仕事には向いていない。
• プロセスの変更があった場合は、ツールの再設計や再構築の手間が発生する。
• ツールによっては、複雑な設定や一定のスキルを求められる。
• 不適切な設定や変更が行われた場合、エラー対応に追われる。
• 毎月、ライセンス費用やトレーニング費用などが必要となる可能性がある。

RPAツールの選び方

【ポイント1】機能性が高い

RPAツールは、自社のビジネスプロセスの自動化に役立つ機能を持っていることが重要です。そのため、事前に次のように必要な機能をまとめておきましょう。

• プロセスの自動化
• データの抽出
• データ分析
• レポーティング
• データ統合

【ポイント2】全社的な利用を実現しやすい

RPAツールは、社内のすべての従業員が利用できることが重要です。つまり、ユーザーインターフェースが使いやすく、ITツールの操作に慣れていない方でも利用できることが求められます。また、専門的なスキルがなくてもツールを容易に設定でき、新規機能を簡単に実装できることも重要です。

【ポイント3】サポートとトレーニング

RPAツールを使用する際には、自動化ツールの利用に向けてのトレーニングが必要になることがあります。また、自動化システムに問題が発生した場合には、ツールのサポートにすぐにアクセスできることも重要です。そのため、提供されるドキュメントやトレーニングの質について事前調査し、企業の状態や必要性と合ったものであることを確認する必要があります。

【ポイント4】予算内で必要な機能を備えている

RPAツールの契約価格は、企業によって異なります。なぜなら、会社が求めている自動化レベルが異なるからです。簡単な仕事を自動化するのなら、クラス1のRPAツールで問題ありません。しかし、膨大なデータを収集し、分析データを次のマーケティングにつなげるような高度な使い方をするのなら、クラス3のRPAツールを選ぶ必要があり、それだけコストが大きくなります。そのため、予算内で必要な機能を備えたRPAツールを選ぶことが重要です。

【ポイント5】セキュリティレベルが高い

RPAツールは、企業が保持する機密情報を処理するケースが多いです。そのため、契約前にツールのセキュリティレベルや機能について評価することが重要です。セキュリティが確保されていないツールを使用することは、企業のセキュリティ上の脅威となるのはもちろん、個人情報の情報漏洩によって大きな被害につながる可能性があるため、注意が必要です。

【ポイント6】拡張性が高い

RPAツールは、極力拡張性が高いことが望ましいです。なぜなら、企業の成長とともに、自動化すべき仕事や範囲が変わってくるからです。RPAツールには、主に拡張性の高い汎用型と経理や人事などの特定の仕事の効率化を得意とする特化型があります。

汎用型は、拡張性が高いためあらゆる仕事を自動化できますが、扱うには専門知識が必要となります。一方で、特化型は、拡張性は低いものの、専門知識がない初心者でも扱いやすいケースが多いです。

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RPAツールの特徴やクラスの違い、自動化ツールの選び方の6つのポイントについて解説しました。RPAツールといっても、その種類や特徴は会社によって大きく異なります。もし、複雑なRPAツールの採用をお考えであれば、株式会社Jiteraへご相談ください。

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