初めてシステム開発を外注する場合、丁寧な社内準備が不可欠です。これにより、開発会社との認識のズレを防ぎ、有意義なコミュニケーションが可能となります。しかし、システム開発のプロジェクト外注化に関する情報は少なく、仮にあったとしてもエンジニア向けで内容が分かりにくいと感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、システム開発のプロジェクトで外注を取り入れる際に必要な基本的な知識を分かりやすく解説します。この記事を読むことで、システム開発における具体的な組織編成やプロジェクトの進行中のコミュニケーションの取り方、納品物の確認方法が理解できます。
さらに、自社開発ではなく外注を選ぶメリットや、完全な丸投げにはデメリットがあることも解説します。システム開発の外注を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
自社開発はダメ？システム開発を外注するメリット
自社でシステム開発を行うことは、コントロールしやすいというメリットがある一方で、専門知識を持ったエンジニアの確保や設備投資など、様々なデメリットがあります。一方、システム開発を外注することで、これらのデメリットを解消し、さらに多くのメリットを得ることができます。
ここでは、自社開発のデメリットを踏まえつつ、システム開発を外注するメリットについて詳しく解説します。
リソース確保が簡単
自社でシステム開発を行う場合、専門知識を持ったエンジニアを確保する必要があります。しかし、優秀なエンジニアを採用・育成することは容易ではありません。一方、システム開発を外注すれば、必要なスキルを持ったエンジニアを簡単に確保できます。
開発会社には様々な経験やスキルを持ったエンジニアが在籍しているため、プロジェクトに適したエンジニアをアサインしてもらえます。これにより、自社での人材確保に比べて、はるかに効率的にリソースを確保できるのです。
コスト削減になる場合もある
自社でシステム開発を行う場合、エンジニアの人件費だけでなく、開発に必要な設備投資なども必要になります。これらのコストは小さくありません。一方、システム開発を外注する場合、開発に必要なコストを開発会社が負担してくれます。
また、プロジェクトの規模や期間に応じて柔軟に対応してくれるため、無駄なコストを抑えることができます。さらに、開発会社には様々なプロジェクトの経験があるため、効率的な開発が可能です。これにより、トータルでのコスト削減につながるケースもあります。
開発リスクを軽減できる
自社でシステム開発を行う場合、プロジェクトの進捗や品質管理など、全てを自社で行う必要があります。しかし、開発経験が豊富でない企業にとって、これらのリスク管理は容易ではありません。一方、システム開発を外注すれば、これらのリスクを開発会社に任せることができます。
開発会社には、様々なプロジェクトの経験があるため、リスクを適切に管理し、問題が発生した場合にも迅速に対応してくれます。これにより、自社でのリスク管理に比べて、開発リスクを大幅に軽減できるのです。
最新技術の導入や専門性の高い開発ができる
IT技術は日々進化しており、常に最新の技術動向を追いかける必要があります。しかし、自社でこれらの最新技術を導入するには、多くの時間と労力が必要です。一方、システム開発を外注すれば、開発会社の持つ最新技術やノウハウを活用できます。
開発会社には、様々な分野に特化した専門性の高いエンジニアが在籍しているため、自社では実現が難しい高度な開発も可能です。これにより、競合他社に差をつけるような、付加価値の高いシステム開発ができるのです。
開発後のサポートもある
自社でシステム開発を行う場合、開発後の保守・運用も自社で行う必要があります。しかし、システムの保守・運用には専門的な知識が必要であり、自社で対応するのは容易ではありません。
一方、システム開発を外注すれば、開発後の保守・運用も開発会社に任せることができます。開発会社には、システムの保守・運用に精通したエンジニアが在籍しているため、安心して任せることができます。これにより、自社での保守・運用に比べて、安定したシステム運用が可能になるのです。
外注できるシステム開発の種類
システム開発と一口に言っても、その種類は多岐にわたります。自社の業務内容や目的に合ったシステムを開発するには、どのような種類のシステム開発を外注すべきか理解しておく必要があります。ここでは、代表的なシステム開発の種類について詳しく解説します。
基幹システム
基幹システムとは、企業の業務の中核を担うシステムのことを指します。具体的には、財務管理、生産管理、販売管理、在庫管理などのシステムが該当します。これらのシステムは、企業の業務に直結するため、高い信頼性と安定性が求められます。
また、企業の業務プロセスに合わせてカスタマイズする必要があるため、開発には高度な技術力が必要です。基幹システムの開発を外注する場合は、開発会社の実績や技術力を十分に確認する必要があります。
業務支援システム
業務支援システムとは、企業の業務を支援するためのシステムのことを指します。具体的には、勤怠管理、経費精算、社内コミュニケーションなどのシステムが該当します。これらのシステムは、業務の効率化や生産性の向上を目的として開発されます。
業務支援システムの開発を外注する場合は、自社の業務プロセスを詳細に分析し、それに合ったシステムを提案してくれる開発会社を選ぶことが重要です。
Webシステム
Webシステムとは、インターネット上で動作するシステムのことを指します。具体的には、ECサイト、会員管理システム、予約管理システムなどが該当します。これらのシステムは、企業とユーザーをつなぐ重要な役割を果たします。
Webシステムの開発を外注する場合は、ユーザビリティやセキュリティに十分注意する必要があります。また、スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスに対応できるレスポンシブデザインが求められます。
組み込み・制御系システム
組み込み・制御系システムとは、機器やデバイスに組み込まれて動作するシステムのことを指します。具体的には、家電製品、自動車、産業機器などに組み込まれるシステムが該当します。これらのシステムは、高い信頼性と安全性が求められます。
また、ハードウェアとソフトウェアが密接に連携する必要があるため、開発には高度な技術力が必要です。組み込み・制御系システムの開発を外注する場合は、開発会社の実績や技術力を十分に確認する必要があります。
システム開発を外注する際に必要な準備
システム開発を外注する際には、事前の準備が非常に重要です。単に開発をお任せするだけでは、期待した成果を得ることはできません。自社の課題や目的を明確にし、適切な開発会社を選ぶ必要があります。
また、契約内容を明確にし、プロジェクト体制を整えることも忘れてはいけません。ここでは、システム開発を外注する際に必要な準備について、注意点を交えながら詳しく解説します。
自社の課題を明確にする
システム開発を外注する前に、まず自社の課題を明確にする必要があります。課題が明確でない状態で開発を進めても、期待した成果を得ることはできません。自社の業務プロセスを詳細に分析し、どのような課題があるのかを洗い出しましょう。
その際、現場の担当者の意見を十分に聞くことが重要です。現場の担当者は、日々の業務の中で様々な課題を感じているはずです。それらの課題を整理し、優先順位をつけることが、システム開発の第一歩となります。
システム開発の目的とゴールを決める
自社の課題が明確になったら、次はシステム開発の目的とゴールを決める必要があります。システム開発の目的は、課題を解決することですが、具体的にどのような状態を目指すのかを明確にしなければなりません。
例えば、業務の効率化を目的とするのであれば、どの程度の効率化を目指すのかを数値化する必要があります。また、システム開発のゴールを明確にすることで、開発会社とのコミュニケーションがスムーズになります。
システム開発の予算とスケジュールを作成する
システム開発には、一定の予算とスケジュールが必要です。予算が不足していては、十分な開発ができませんし、スケジュールが不明確では、プロジェクトの進捗管理ができません。そのため、システム開発の予算とスケジュールを作成することが重要です。
予算は、自社の財務状況を考慮しつつ、適切な金額を設定しましょう。スケジュールは、開発会社とよく相談しながら、現実的な期間を設定することが大切です。
要件定義を行う
システム開発の目的とゴールが決まったら、次は要件定義を行います。要件定義とは、システムに必要な機能や性能、制約条件などを明確にすることです。要件定義が不十分だと、開発中に要件が変更になったり、想定外の機能が必要になったりと、手戻りが発生してしまいます。
そのため、要件定義は、できる限り詳細に行うことが重要です。自社の業務プロセスを詳細に分析し、システムに必要な機能を洗い出しましょう。
システム開発業者を選ぶ
要件定義ができたら、次はシステム開発業者を選ぶ必要があります。システム開発業者は、数多くあるので、自社に合った業者を選ぶことが重要です。業者選定の際は、まず自社の要件にマッチした業者をリストアップしましょう。
次に、リストアップした業者の実績や技術力、コミュニケーション力などを評価します。価格も重要な選定基準ですが、安さだけを重視するのは避けましょう。適切な技術力とコミュニケーション力を持った業者を選ぶことが、システム開発の成功につながります。
契約内容を明確にする
システム開発業者が決まったら、次は契約内容を明確にする必要があります。契約書には、開発の範囲、スケジュール、納品物、検収基準、支払条件などを明記しましょう。また、機密保持や著作権の取り扱いについても、明確にしておく必要があります。
契約内容があいまいだと、トラブルの原因となります。開発業者とよく話し合い、お互いに納得できる契約内容を作ることが重要です。
プロジェクト体制を作る
最後に、プロジェクト体制を作ります。プロジェクト体制には、自社側とシステム開発業者側の両方が関わります。自社側は、プロジェクトマネージャーとシステムの利用部門の担当者を決めます。
プロジェクトマネージャーは、開発業者との連絡窓口となり、プロジェクトの進捗管理を行います。利用部門の担当者は、要件定義や受け入れ検査に関わります。一方、開発業者側は、プロジェクトリーダーとチームメンバーを決めます。プロジェクトリーダーは、開発チームを統括し、自社側との連絡窓口となります。チームメンバーは、設計や開発を担当します。また、自社側と開発業者側で、定期的に会議を開き、プロジェクトの進捗を確認することが重要です。
システム開発における組織編成
システム開発では、プロジェクトに多くの人が関係しているため、どのような関係性があるのか、必要な社内準備として事前に理解しておくことをおすすめします。システム開発では、次のようなメンバーが集まって組織編成がおこなわれています。
プロジェクトマネージャー
システム開発においてプロジェクトマネージャーは、開発の全体管理を担う責任者で、PMと呼ばれています。プロジェクトの全体的な指揮監督役として予算や開発期間、納期までの調整を率先して行います。
プロジェクトリーダー
プロジェクトリーダーとは、開発プロジェクトを進めるにあたって、開発現場の監督を担う責任者でPLと呼ばれています。プロジェクトリーダーの仕事は、要件定義や基本設計などの開発工程で滞りなく進んでいるか、テスト・チェックし、納品までの開発現場を管理します。
プロトタイピングチーム
プロトタイピングチームとは、正式に開発するシステムの簡易版の設計や開発、テストを実施し、その詳細を社内メンバーに伝える役割を担った開発チームメンバーです。このとき、試作品に問題点や改善点が見つかった場合は、その解決策を頭に入れながら正式な開発を進めていきます。
開発チーム・エンジニア
開発チームでは、システムエンジニアやプログラマーが協力して、クライアントの要望通りのシステムを開発しています。プログラマーは、プログラミングが仕事の中心となりますが、システムエンジニアはクライアントの要望をどのような手段で形にしていくかを目標として、プロジェクト全体を俯瞰し、開発を進めていきます。
テストチーム
テストチームには、テストエンジニアと呼ばれる人が働いています。テストエンジニアとは、テスト計画から改善提案を行う工程を請け負う仕事をする人のことです。今まで開発プロジェクトにおけるテストは、システム開発経験の浅いプログラマーがおこなっていることがほとんどでした。しかし、最近は高いセキュリティを有するシステム開発が求められるケースが増えているため、レベルの高いテストを実施できるテストエンジニアの助けを求める声が増えています。
ドキュメンテーションチーム
システム開発では、ドキュメントと呼ばれるシステム仕様書や使用方法がまとまった説明書・資料をもとにして、プロジェクトを進めていきます。たとえば、要件定義書や基本設計書、詳細設計書などがドキュメントとなります。長期的なシステム改善をおこなっていくのなら、丁寧なドキュメントが必要となるため、ドキュメンテーションチームで作成します。
システム開発を外注する際の注意点
システム開発を外注することで、自社にない技術力やリソースを活用できるメリットがあります。しかし、外注だからといって全てを開発会社に任せきりにしてしまうと、期待した成果が得られない可能性があります。ここでは、システム開発を外注する際の注意点について詳しく解説します。
完全に丸投げしない
システム開発を外注する際、全てを開発会社に任せきりにしてしまう「丸投げ」は避けましょう。丸投げをしてしまうと、自社の要件が正しく伝わらなかったり、開発の進捗が把握できなかったりするリスクがあります。
また、開発会社任せにしてしまうと、自社のシステムに対する理解が深まらず、運用・保守の際に困ることにもなりかねません。そのため、自社側もプロジェクトに積極的に関わり、開発会社とコミュニケーションを取ることが重要です。
コミュニケーションを密に取る
システム開発を外注する際は、開発会社とのコミュニケーションが非常に重要です。コミュニケーション不足は、要件の齟齬や開発の手戻りを招く原因となります。そのため、定期的に会議を開き、プロジェクトの進捗を確認することが大切です。
会議では、開発会社からの報告を受けるだけでなく、自社側の要望や変更点を伝えることも重要です。また、会議以外でも、メールや電話、チャットツールなどを活用して、密にコミュニケーションを取ることが求められます。
納品物はしっかり確認する
システム開発の納品物は、しっかりと確認することが重要です。納品物の確認を怠ると、想定外の不具合が発生したり、要件が満たされていなかったりするリスクがあります。
納品物の確認では、単にシステムを動かすだけでなく、要件定義書や設計書などのドキュメントも確認しましょう。また、納品物の確認は、自社側の担当者だけでなく、システムの利用部門の担当者も交えて行うことが重要です。利用部門の担当者は、実際にシステムを使う立場から、要件が満たされているかを確認できます。
運用・保守の体制も作る
システム開発が完了しても、それで終わりではありません。システムを安定的に運用していくためには、運用・保守の体制を作る必要があります。運用・保守には、システムの監視、不具合の修正、機能の追加・変更などが含まれます。
これらの作業を自社だけで行うのは難しいため、開発会社との保守契約を結ぶことが一般的です。ただし、保守契約を結ぶ際は、保守の範囲や対応時間、費用などを明確にしておく必要があります。また、自社側にも、システムに関する知識を持ったスタッフを育成することが重要です。
まとめ：システム開発は自社開発よりも安心
システム開発を自社で行うことは、コントロールしやすいというメリットがある一方で、専門知識を持ったエンジニアの確保や設備投資など、様々なデメリットがあります。一方、システム開発を外注することで、これらのデメリットを解消し、さらに多くのメリットを得ることができます。
外注先の選定や準備には注意が必要ですが、適切な開発会社を選び、綿密なコミュニケーションを取ることで、自社だけでは実現が難しい高品質なシステム開発が可能です。特に、株式会社Jiteraでは、要件定義を書くだけでAIが自動的にアプリやシステムを生成するツールを提供しています。これにより、従来のシステム開発よりも圧倒的に速いスピードで、高品質なアプリやシステムを開発することができます。
また、Jiteraでは、制作している途中で要件が変更になっても柔軟に修正しながら開発を進めることができるため、自社の要望に合わせたシステム開発が可能です。システム開発をお考えの方は、ぜひJiteraにご相談ください。専門知識がなくても、アプリ開発・システム開発を安心して任せることができます。
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